שאלות קליטה: מה לשאול עובדים חדשים ומתי

רוב הארגונים מתייחסים לקליטה כאל אירוע חד פעמי: מסירת המחשב הנייד, מעבר על רשימת התיוג לציות, הצגת הצוות. ואז שישה שבועות לאחר מכן, העובד החדש נעלם.

רק 12% מהעובדים אומרים שהחברה שלהם עושה עבודה מצוינת בהטמעתם [1]. הפער בין מה שצוותי משאבי אנוש חושבים שקורה לבין מה שעובדים חדשים חווים בפועל הוא הבעיה ששאלות הקליטה נועדו לסגור.

מדריך זה מכסה מה לשאול, מתי לשאול זאת וכיצד לפעול בהתאם לתשובות - כך שתוכנית הקליטה שלכם תשפר את המספרים החשובים: שימור עובדים, פרודוקטיביות וזמן לתרומה מלאה.

למה סקרי קליטה חשובים יותר ממה שאתם חושבים

קשה להתעלם מהנתונים על נשירה מוקדמת. BambooHR מצאה ש-70% מהעובדים החדשים מחליטים האם משרה מתאימה להם כבר בחודש הראשון שלהם - ו-29% מקבלים החלטה זו כבר בשבוע הראשון [2]. לחברות יש, בממוצע, 44 ימים להשפיע על הישארות עובד חדש.

ארגונים עם תהליך קליטה מובנה משפרים את שימור העובדים החדשים ב-82% ואת הפרודוקטיביות ביותר מ-70% [3]. כאשר מנהלים משתתפים באופן פעיל, עובדים חדשים נוטים פי 3.4 לתאר את חוויית הקליטה שלהם כיוצאת דופן [1].

שאלות קליטה מספקות לכם את המנגנון לזהות בעיות לפני שהן הופכות למכתבי התפטרות. עובד חדש שמתקשה למצוא את איש הקשר הנכון, לא מבין את תפקידו או מרגיש מנותק מהצוות, לא יגיד זאת ללא הנחיה בשבועות הראשונים שלו. סקר קצר ומתוזמן היטב נותן לו דרך מובנית לעשות זאת.

מתי לערוך סקרי קליטה

התזמון חשוב לא פחות מתוכן השאלה. סקר בודד ביום ה-90 מפספס את חלון הרושם הראשוני הקריטי. סקר ביום הראשון מבקש מאנשים להעריך דברים שעדיין לא חוו. קצב הקריאה הנכון מספק לכם נתונים בכל נקודת מפנה.

יום 3 עד 7 - רשמים ראשונים

שאלו רק על לוגיסטיקה ורושם ראשוני. מוקדם מדי להעריך את התרבות או את איכות היחסים עם המנהלים, אבל זה בדיוק הזמן הנכון לזהות כשלים בסיסיים בהתקנה: גישה חסרה למערכת, לוחות זמנים לא ברורים או סיור במשרד שמעולם לא התרחש.

יום 30 - שילוב מוקדם

עד שבוע ארבע, עובד חדש כבר היה בקשר מספיק עם הצוות, המנהל ועם תחומי האחריות היומיומיים שלו כדי לתת לכם משוב משמעותי על בהירות התפקיד והתמיכה. זהו הסקר החשוב ביותר ברצף.

יום 60 - בדיקת מומנטום

לאחר חודשיים, תוכלו להעריך האם הרושם הראשוני מחזיק מעמד. עובדים שמתקשים לחבר את עבודתם למטרות הארגון יופיעו כאן בבירור.

יום 90 - הערכת תוכנית

לאחר 90 יום, בקשו מהעובדים החדשים להעריך את תהליך הקליטה בכללותו. זהו הזמן בו אוספים את הנתונים המשמשים לתכנון התוכנית.

שאלות קליטה לפי קטגוריה

בהירות תפקיד

ציפיות לא ברורות הן אחד הגורמים הנפוצים ביותר לתחלופה מוקדמת של עובדים. על פי סקר שצוטט על ידי מקורות מרובים בתחום משאבי אנוש, 44% מהעובדים החדשים אומרים שאינם יודעים מי המנהל הישיר שלהם, ו-65% אינם יודעים למי לפנות כאשר יש להם שאלה [3]. שאלות בנוגע להבהרת תפקידים חושפות את הפערים הללו מוקדם.

• האם יש לך הבנה ברורה של תחומי האחריות היומיומיים שלך?
• האם משימות העבודה שלך בפועל תואמות את מה שתואר במהלך תהליך הראיון?
• האם אתה יודע איך נראית הצלחה בתפקיד שלך לאחר 30, 60 ו-90 יום?
• האם יש לך את הכלים והגישה למערכת שאתה צריך כדי לבצע את עבודתך?
• האם אתה יודע למי לפנות כשיש לך שאלה לגבי התפקיד שלך?

אלו עובדות היטב כשאלות פשוטות של כן/לא או הסכמה בסולם של 5 נקודות. ציונים נמוכים בכל אחת מהשאלות הללו מצדיקים מעקב ישיר ממנהל הגיוס, ולא מייל כללי.

תמיכה במנהלים

מחקר של גאלופ מראה באופן עקבי כי מערכת היחסים עם המנהלים היא הגורם המנבא הגדול ביותר להצלחת קליטה. כאשר מנהלים מעורבים באופן פעיל, שביעות רצון ומעורבות העובדים החדשים עולים בחדות [1].

• באיזו תדירות המנהל שלך בודקת איתך קשר אחד על אחד?
• האם המנהל שלך נותן לך הנחיות ברורות לגבי סדרי עדיפויות?
• עד כמה אתה מרגיש בנוח לבקש עזרה מהמנהל שלך?
• האם המנהל שלך נותן לך משוב מועיל על עבודתך?
• האם אתה מרגיש שהמנהל שלך משקיע בהצלחתך?

השתמשו בסולם תדירות (לעולם לא / לעתים רחוקות / לפעמים / לעתים קרובות / תמיד) עבור שאלות תדירות בדיקה, ובסולם שביעות רצון (מאוד לא מרוצה עד מאוד מרוצה) עבור שאלות על איכות הקשר.

שילוב צוות

תחושת קשר חברתי מאיצה ביצועים. עובדים שמרגישים שייכים מדווחים על מעורבות גבוהה יותר ופחות נוטים לעזוב בשנה הראשונה.

• האם הציגו לך את כל חברי הצוות שאתה עובד איתם באופן ישיר?
• האם אתה מרגיש כחבר מוערך בצוות שלך?
• האם יש הזדמנויות ליצור קשרים באופן לא פורמלי עם עמיתים?
• האם אתה מבין כיצד עבודת הצוות שלך משתלבת עם מטרות ארגון רחבות יותר?
• האם מישהו מחברי הצוות עשו מאמץ לעזור לך להתעדכן?

תרבות וערכים

עובדים חדשים שאינם מתחברים לתרבות הארגונית נוטים יותר לעזוב, גם כאשר התפקיד עצמו מתאים. BambooHR מצאה ש-91% מהעובדים שקיבלו הכשרה יעילה בתרבות הארגונית מרגישים מחוברים למקום העבודה שלהם, בהשוואה ל-29% בלבד שאמרו כי הקליטה שלהם חסרה מרכיב זה [2].

• האם אתה מבין את ערכי החברה וכיצד הם באים לידי ביטוי בעבודה היומיומית שלך?
• האם אתה מרגיש שתרבות החברה תואמת את מה שנאמר לך בעת הגיוס?
• האם את/ה מרגיש/ה בנוח להיות עצמך בעבודה?
• האם יש משהו בתרבות שהפתיע אותך מאז שהתחלת?
• איך היית מתאר את התרבות לחבר ששוקל להצטרף?

שתי השאלות האחרונות עובדות טוב יותר כשדות טקסט פתוחים. התשובות לעיתים קרובות חושפות דברים ששאלת סולם לעולם לא הייתה לוכדת.

אימון ופיתוח

76% מהעובדים החדשים אומרים שהכשרה חשובה ליכולתם להצליח בתפקיד [2]. אם יש פערים בתוכנית ההכשרה שלכם, תראו זאת כאן.

• האם הכשרת הקליטה שלך הכינה אותך לאחריותך בפועל?
• האם מפגשי ההדרכה היו מאורגנים היטב וקלים למעקב?
• האם יש נושא או מיומנות שאתה מרגיש שאתה זקוק להכשרה נוספת לגביהם?
• האם היה לך מספיק זמן להשלים את ההכשרה שלך לפני שציפו ממך לעבוד באופן עצמאי?
• כיצד היית מדרג את האיכות הכוללת של חוויית ההדרכה שלך?

הערכת תוכנית הקליטה (יום 90)

שאלות אלו נועדו להערכת התוכנית עצמה, ולא את החוויה האישית. השתמשו בהן כדי לקדם שיפור התוכנית ולא כדי לבצע מעקב אישי.

• עד כמה אתה מרוצה מחוויית הקליטה הכוללת שלך?
• מה היה החלק הכי שימושי בהקליטה?
• מה היית משנה אם היית מעצב את התוכנית?
• האם הקליטה עזרה לך להרגיש מוכנה לתפקיד שלך?
• מה הסיכוי שתמליץ על חברה זו לחבר המחפש תפקיד דומה?

דוגמה מהעולם האמיתי: קליטה בקנה מידה גדול

חברת טכנולוגיה בינונית שביצעה גיוס עובדים רבעוני גילתה כי תחלופת עובדים תוך 90 יום הייתה גבוהה למרות משוב חזק מראיונות. כאשר הם הציגו רצף מובנה של שלושה סקרים (יום 7, יום 30, יום 90), תוצאות יום 30 חשפו דפוס עקבי: עובדים חדשים במחלקה אחת דירגו את התקשורת עם המנהלים בצורה נמוכה משמעותית מעמיתים בשאר הארגון.

ללא נתוני הסקר, זה היה בלתי נראה. ראש הצוות הניח שפגישותיהם הקבועות במחלקה נחשבות לתקשורת הולמת. עובדים חדשים פירשו את הפגישות הללו כהכרזות קבוצתיות, ולא כפגישות אישיות שהיו צריכות.

ברגע שהבעיה נקבעה, הפתרון היה פשוט: שיתוף פעולה שבועי חובה של עובדים אישיים במשך 60 הימים הראשונים. תחלופת העובדים במחלקה זו ירדה בכשליש בשתי המחזורים הבאים.

התוצאה הזו - בעיה ספציפית, שינוי ספציפי, תוצאה מדידה - היא המטרה של שאלות כניסה. הן עובדות רק כאשר מישהו באמת קורא את התשובות ופועל לפיהן.

טיפים לעיצוב שאלות

שמרו על סקרים קצרים. סקר של יום 7 צריך לכלול חמש עד שבע שאלות, לא עשרים. שיעורי ההשלמה יורדים משמעותית ככל שאורכו עולה, וסקר לא שלם נותן לכם נתונים גרועים יותר מסקר קצר שזוכה לתשובה.

שלבו שאלות בקנה מידה ושאלות פתוחות. שאלות סולם (1-5, הסכמה, תדירות) קלות לאיסוף על פני קבוצה. שאלות טקסט פתוח חושפות את הפרטים הספציפיים. השתמשו בשתיהן: שאלות סולם כדי לזהות את הדפוס, שאלות טקסט פתוח כדי להבין אותו.

הפוך את התגובות לאנונימיות במידת האפשר. סביר להניח שעובדים חדשים לא יתנו משוב כנה על המנהל שלהם אם הם חושבים שהם יראו אותו. אנונימיות משפרת את איכות התשובות לשאלות החשובות ביותר.

פעלו בצורה גלויה על סמך הנתונים. אם עובדים לא רואים שהמשוב שלהם מוביל לשינוי כלשהו, ​​שיעורי התגובה יורדים במחזורים עתידיים. אפילו סיכום קצר שמשותף עם הקבוצה - "הנה מה שסיפרתם לנו, הנה מה שאנחנו מתאימים" - סוגר את המעגל ובונה אמון בתהליך.

טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן

אפילו תוכניות סקרי קליטה בעלות כוונות טובות נכשלות כאשר כמה טעויות חוזרות ונשנות נבלעות בעיצוב. הנה אלה שמופיעות בתדירות הגבוהה ביותר.

שליחת סקר אחד בסוף תהליך הקליטה

לחכות עד יום 90 כדי לבקש משוב פירושו שכבר איבדתם את העובדים החדשים שהתקשו ביום 30. סקרים בסוף התוכנית שימושיים להערכת התוכנית, אך הם אינם יכולים להחליף את הבדיקות המוקדמות יותר שבהן עדיין ניתן להתערב. אם מישהו לא הבין את תפקידו בשבוע השלישי, הידיעה על כך בשבוע שלוש עשרה לא עוזרת לו.

הפתרון: לבנות את הקצב המלא - יום 7, יום 30, יום 60, יום 90 - גם אם כל סקר קצר. בדיקה של חמש שאלות ביום 30 יעילה יותר מאשר רטרוספקטיבה של עשרים שאלות ביום 90.

לשאול את אותן שאלות בכל שלב

חלק מהצוותים משתמשים שוב ושוב בקבוצת שאלות אחת בכל נקודות המגע עם הסקר כדי לחסוך זמן. הבעיה היא ששאלה כמו "האם אתה מרגיש מוכן לאחריות שלך?" משמעותה שונה מאוד ביום 7 לעומת יום 60. שאילתה מוקדם מדי יוצרת רעש. שאילתה מאוחרת מדי פירושה שחלף חלף חלון הפעולה לתיקון.

הפתרון: למפות כל שאלה לשלב שבו היא ניתנת ליישום. יום 7 מיועד ללוגיסטיקה ורושם ראשוני. יום 30 מיועד להבהרת תפקידים ויחסים עם המנהל. יום 90 מיועד לרפלקציה ברמת התוכנית.

איסוף נתונים אך לא סגירת מעגל

זוהי נקודת הכשל הנפוצה ביותר. צוותי משאבי אנוש מנהלים את הסקר, סוקרים את התוצאות באופן פנימי וממשיכים הלאה. עובדים חדשים שמים לב כאשר המשוב שלהם נעלם לתוך קופסה שחורה, ושיעורי התגובה יורדים בקבוצות עוקבות כתוצאה מכך. חשוב מכך, הבעיות שהופיעו בנתונים אינן מתוקנות.

הפתרון: הקצו בעלות על כל קטגוריית סקר לאדם ספציפי - תשובות תמיכת המנהלים עוברות למנהל משאבי אנוש, פערים בהכשרה עוברים לצוות הלמידה והפיתוח, בעיות לוגיסטיות עוברות לתפעול משאבי אנוש. לאחר מכן, שתפו סיכום קצר עם הקבוצה: מה שמעתם ומה אתם משנים. זה לא חייב להיות ממצה. אפילו הודעה קצרה מאותתת שהמשוב נקרא ונלקח ברצינות.

דילוג על איסוף אנונימי של שאלות מנהלים

איכות היחסים עם מנהלים היא אחד הדברים החשובים ביותר למדידה בסקרי קליטה, וזו גם הקטגוריה שסביר להניח שתייצר נתונים לא מדויקים אם התשובות אינן אנונימיות. עובדים חדשים בשבועות הראשונים שלהם לא ידרגו את המנהל שלהם בצורה גרועה בטופס שמועבר ישירות לאותו מנהל או שנבדק בפגישה בה המנהל נוכח.

התיקון: להפוך שאלות הקשורות למנהלים לאנונימיות כברירת מחדל, ולתקשר זאת בבירור לעובדים חדשים לפני שהם עונים. אם כלי הסקר שלכם אינו תומך באנונימיזציה, התייחסו לשאלות המנהלים כאל טקסט פתוח וצרפו אותן ידנית לפני שיתוף התוצאות.

ביצוע סקרי קליטה עם AhaSlides

לגרום לעובדים חדשים להשלים סקר זה חצי מהאתגר. קל להתעלם מטפסים ארוכים שנשלחים בדוא"ל, במיוחד בשבוע הראשון כאשר תיבות הדואר הנכנס כבר עמוסות.

AhaSlides מאפשר לך להפעיל סקרי קליטה כמפגשים חיים ואינטראקטיביים - בין אם בפגישת קליטה של ​​קבוצה או באופן אסינכרוני באמצעות קישור. ניתן לשלב שאלות סולם דירוג, שאלות רב-ברירה ותשובות טקסט פתוח בזרימה אחת, והתוצאות מופיעות בזמן אמת כך שצוותי משאבי אנוש או למידה ופיתוח יכולים לאתר פערים באופן מיידי במקום להמתין לייצוא גיליון אלקטרוני.

במיוחד עבור קליטת קבוצות עובדים, עריכת סקר חי בסוף המפגש וסקירת התוצאות יחד משנה את הדינמיקה. עובדים חדשים רואים את תשובות עמיתיהם מקובצות על המסך, מה שלעתים קרובות פותח שיחה שטופס פרטי לעולם לא היה פותח. עבור תוכן ההדרכה עצמו, שילוב הסקרים הללו עם יוצר קורסים מקוונים מאפשר לעובדים חדשים לעבור על מודולי הקליטה בקצב שלהם בין צ'ק-אין.

מקורות

[1] גאלופ. מדוע חוויית הקליטה היא המפתח לשימור עובדים. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx

[2] במבוק HR. רושם ראשוני הוא הכל: 44 ימים כדי להצליח או להיכשל בגיוס עובד חדש. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[3] ארגון AIHR. מעל 27 סטטיסטיקות ומגמות של קליטת עובדים. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/