מהו ניהול פרויקטים? | כל מה שצריך לדעת בשנת 2024
טובעים במועדים? מרגישים המום? לִשְׁלוֹט ניהול פרויקטים בשנת 2024 ולשנות את אופן העבודה שלך.
במשך מאות שנים, מערכת התחבורה המהירה (BART) של סן פרנסיסקו, עם 400,000 רוכבים ביום, הייתה אחד הפרויקטים המוצלחים ביותר ובכטל היא מנהלת הפרויקטים המובילה בעולם של פרויקטי בנייה והנדסה מסיביים. דוגמה זו היא עדות מצוינת עד כמה חשוב ניהול פרויקטים יעיל. הליבה של הצלחת כל פרויקט טמונה מאחורי מנהלי פרויקטים טובים.
לכן, במאמר זה, נחקור מהו ניהול פרויקטים, כיצד הוא חשוב והטכניקות הטובות ביותר לתזמן, לתכנן, לשלוט ולהעריך פרויקט.
מחפש דרך אינטראקטיבית לנהל את הפרויקט שלך טוב יותר?.
קבל תבניות וחידונים בחינם כדי לשחק בפגישות הבאות שלך. הירשם בחינם וקבל מה שאתה רוצה ממנו AhaSlides!
🚀 קבל חשבון בחינם
מהו ניהול פרויקטים ודוגמאות?
פרויקטים הם חלק נפוץ בחיי היומיום שלנו. אולי אנחנו מתכננים חתונה או מסיבת יום הולדת בהפתעה, מקשטים את הבית מחדש או מכינים פרויקט של כיתה בסמסטר. ניתן לציין פרויקטים גדולים יותר כמו בניית גשר, העברת תושבים, ייצור קווים חדשים של מטוסים ועוד. כולם צריכים ניהול פרויקטים.
ניהול פרויקטים מתאר את הגישה השיטתית, המתודולוגיות והפרקטיקות המשמשות לתזמון, תכנון, בקרה והערכת פרויקטים מתחילתם ועד סיומם. הוא מקיף מגוון רחב של פעילויות ותהליכים שמטרתם להשיג יעדים ספציפיים במסגרת אילוצים מוגדרים כמו זמן, עלות, היקף, איכות ומשאבים.
מדוע ניהול פרויקטים חשוב?
קשה להכחיש את המשמעות של ניהול בפרויקטים שעוזר לכל פרויקט של העסק להתנהל בצורה יעילה ואפקטיבית יותר. בואו נעבור על שלושת היתרונות העיקריים של ניהול פרויקטים יעיל.
חסוך זמן וכסף
ארגון פרויקט טוב כרוך בתכנון קפדני והקצאת משאבים. מנהלי פרויקט מעריכים את דרישות הפרויקט, מזהים את המשאבים הדרושים ומקצים אותם ביעילות. על ידי אומדן מדויק של צרכי המשאבים והימנעות מהקצאת יתר או תת ניצול, מנהלי פרויקטים מייעלים את השימוש במשאבים, מפחיתים עלויות מיותרות וחוסכים זמן.
שפר את שיתוף הפעולה והתקשורת
מנהלי פרויקטים מגדירים ומתקשרים לתפקידים ואחריות ברורים לחברי הצוות. כל אדם מבין את המשימות הספציפיות שלו, התוצרים ותחומי האחריות שלו. בהירות זו ממזערת בלבול וחפיפות, ומאפשרת לחברי הצוות לעבוד יחד בצורה חלקה ויעילה.
צמצום סיכונים ובעיות
פרויקטים כרוכים מטבעם בסיכונים ואי ודאויות, שאם לא מנוהלים, עלולים להוביל לאתגרים משמעותיים או אפילו לכישלון. ניהול פרויקט טוב שם דגש על אסטרטגיות זיהוי, הערכה והפחתה של סיכונים. על ידי ציפייה וטיפול בבעיות פוטנציאליות בשלב מוקדם, מנהלי פרויקטים יכולים למזער את השפעתם ולהבטיח שהפרויקטים יישארו במסלול, או אפילו יושלמו לפני תאריך היעד הרצוי.
עזיבה: מה עושה מאסטר Scrum?
מהם שלושת השלבים המרכזיים של ניהול פרויקטים?
ניהול הפרויקטים כולל שלושה שלבים: תכנון פרויקט, תזמון פרויקטים ובקרת פרויקטים. להלן פרטים על כל שלב.
תכנון פרוייקט
ניהול וארגון הפרויקט מתחילים בשלב התכנון, בו מוגדרים מטרות הפרויקט, היעדים וההיקף. במהלך שלב זה, מנהלי פרויקטים עובדים בשיתוף פעולה הדוק עם בעלי עניין כדי להבין את הדרישות והציפיות שלהם.
חשוב לציין כי ישנן מספר שיטות בשימוש בתכנון פרויקט, ואחת הדרכים היעילות ביותר לתכנון היא מבנה התמוטטות העבודה (WBS). זה מוגדר כתהליך של חלוקת פרויקט לתת-רכיבי המשנה (או המשימות) העיקריים שלו, אשר מחולקים לאחר מכן לרכיבים מפורטים יותר, ולבסוף לקבוצת פעילויות והעלויות הנלוות להן.
מידע נוסף: מבט ממעוף ציפור על תהליך תכנון הפרויקט
תזמון פרויקט
תזמון פרויקט מתייחס לתהליך של רצף והקצאת זמן לכל פעילויות הפרויקט. בשלב זה מנהלים מחליטים כמה זמן תארך כל פעילות ומחשבים את המשאבים הדרושים בכל שלב של ייצור.
ניתן לסכם את מטרות תזמון הפרויקט כדלקמן:
- מראה את הקשר של כל פעילות לאחרות ולפרויקט כולו
- קביעת הסדר ההגיוני והמתאם בין הפעילויות
- הקלה על קביעת הערכות זמן ועלויות מציאותיות לכל פעילות
- הבטחת אנשים, כסף ומשאבים חומריים מנוצלים בצורה מיטבית על ידי זיהוי צווארי בקבוק קריטיים.
גישה פופולרית אחת לתזמון פרויקטים היא תרשים גנט. תרשימי גנט הם שיטות בעלות נמוכה שמטרתן לעזור למנהלים לוודא ש:
- מתוכננות פעילויות
- סדר הביצוע מתועד
- הערכות זמן פעילות נרשמות
- זמן הפרויקט הכולל מפותח.
מידע נוסף:
בקרת פרויקטים
השליטה בפרויקט מתארת טיפול צמוד במשאבים, עלויות, איכות ותקציבים. שליטה בפרויקטים יכולה להיות קשה. לא כל הפרויקטים מוגדרים היטב בהתחלה, חלקם עשויים להיות לא מוגדרים. פרויקטים בדרך כלל הופכים מוגדרים היטב רק לאחר תכנון ראשוני מקיף ומפורט והגדרה קפדנית של תשומות, משאבים, תהליכים ותפוקות נדרשים.
בשליטה, ישנו מונח שנקרא מתודולוגיה של מפל מים הכולל גישה רציפה שבה הפרויקט מתמקד באופן שלב אחר שלב וכל שלב הושלם לפני המעבר לשלב הבא. מנהל הפרויקט והצוות מתמקדים בתכנון וביצוע שלב אחד בכל פעם, בעקבות רצף שנקבע מראש. כאשר אילוצים ידועים, השינויים קטנים מספיק כדי לנהל אותם מבלי לשנות מהותית את התוכניות.
בניגוד למתודולוגיית מפל, מתודולוגיה זריזה שם דגש על תכנון וביצוע מקבילים או סימולטניים של מרכיבי הפרויקט. זה מקושר בדרך כלל למתודולוגיות Agile כגון סקרום וקנבן. במקום להשלים כל שלב לפני שמתחילים את השלב הבא, צוותים עובדים על מספר היבטי פרויקט בו-זמנית, תוך התמקדות באיטרציות קטנות יותר או במרווחי זמן. ישנן מספר נקודות ביקורת ולולאות משוב למעקב אחר ההתקדמות, מה שיכול לתמוך בך לבצע הערכת פרויקט מאוחר יותר.
עזיבה: יישום הפרויקט ו תהליך הערכת פרויקט
מהן טכניקות ניהול פרויקטים: PERT ו-CPM
הן טכניקת הערכה וביקורת תוכניות (PERT) והן שיטת נתיב קריטי (CPM) הן טכניקות ניהול פרויקטים ידועות המשמשות לתכנון ולתזמון פעילויות, אשר חולקות מאפיינים משותפים מבחינת התהליך הכולל של 6 שלבים כדלקמן:
- הגדירו את פעילויות הפרויקט הנדרשות להשלמת הפרויקט והכנת מבנה פירוט העבודה
- זהה אילו פעילויות תלויות באחרים ובסס קשרים הגיוניים, כגון "סיום-להתחיל" או "התחל-להתחיל".
- צייר את הרשת המחברת את כל הפעילויות על ידי שימוש בצמתים לייצוג פעילויות וחצים כדי להראות את הזרימה והתלות ביניהן
- הערך את משך הפעילות והעלות של כל פעילות
- קבע את הנתיב הקריטי (הרצף הארוך ביותר של פעילויות תלויות שקובע את משך הזמן המינימלי של הפרויקט)
- לאורך כל הפרויקט, מתבצע מעקב אחר ההתקדמות מול לוח הזמנים, ונעשות התאמות לפי הצורך כדי להבטיח סיום בזמן.
מהם היתרונות והחסרונות של PERT ו-CPM?
יש ביקורת על PERT ו-CPM האם הם חשובים לניהול פרויקטים. להלן היתרונות והמגבלות של שתי הטכניקות:
| יתרונות | מגבלות |
| - הם מספקים גישה שיטתית לתכנון פרויקטים, במיוחד עבור פרויקטים גדולים ומורכבים עם פעילויות רבות. - על ידי התמקדות בפעילויות קריטיות בנתיב קריטי, מנהלי פרויקטים יכולים לתעדף משאבים ומאמצים כדי להבטיח השלמת פרויקט בזמן. - הם גם מציעים מסגרת למעקב אחר התקדמות הפרויקט והשוואתו מול לוח הזמנים המתוכנן. | - זיהוי וכימות מדויק של תלות אלו עלולים להיות מאתגרים - הערכות זמן בניהול פרויקטים יכולות לרוב להיות סובייקטיביות ומושפעות מגורמים שונים, מה שמוביל לסיכון של הערכות מוטות ואי דיוקים פוטנציאליים בציר הזמן של הפרויקט. - חשוב לא פחות לעקוב מקרוב אחר הנתיבים הכמעט קריטיים בתוך הפרויקט. הזנחה של נתיבים כמעט קריטיים אלה עלולה להוות סיכונים אינהרנטיים ועלולה לגרום לעיכובים או שיבושים פוטנציאליים לציר הזמן הכולל של הפרויקט. |
שימוש בתוכנת ניהול פרויקטים לניהול פרויקטים
מה הכי טוב ניהול פרויקטי תוכנה ? ישנן מספר אפשרויות לחברות לנהל פרויקטים. בהתאם להיקף הפרויקט, מנהלים יכולים להחליט להשתמש בגישות המפורטות לעיל לניהול פרויקטים קטנים או לשלב תוכנה מיוחדת לניהול פרויקטים עבור פרויקטים גדולים ומורכבים.
כדאי להציג את Microsoft Project, אחת מהתוכנות המיוחדות הפופולריות ביותר, שהיא שימושית ביותר בשרטוט רשתות פרויקטים, זיהוי לוח הזמנים של הפרויקט, ניהול עלויות הפרויקט ומשאבים אחרים ולערוך הערכת פרויקט. אתה גם יכול לשקול את החלופות שלו כגון Asana, Trello, Jira ו-Basecamp תוכנות לניהול פרויקטים. כולן תוכנות לניהול פרויקטים בתשלום עם ניסיון חינם של תכונות מתקדמות רבות שיכולות לעזור לך לנהל את הפרויקטים והצוותים שלך בצורה יעילה יותר.
מידע נוסף: 10 טיפים לשימוש יעיל בניהול פרויקטים של Asana בשנת 2024 or חלופות לפרויקטים של מיקרוסופט
שאלות נפוצות
מהם 4 כללי הזהב של ניהול פרויקטים?
ארבעת כללי הזהב של ניהול פרויקטים הם: תקשורת נכונה עם הלקוח, פיתוח פרויקט מקיף, שמירה על יחסים אתיים עם הארגון וזכירה שאנשים נחשבים.
מהם 5 השלבים של ניהול פרויקטים?
5 השלבים הבסיסיים של ניהול הפרויקט כוללים: ייזום, תכנון, ביצוע, בקרה וסגירה.
מהם 4 סוגי ניהול הפרויקטים?
כמה סוגים נפוצים של גישות ניהול פרויקטים מורכבות מ: Waterfall, Agile, Scrum ושיטת Kanban.
שלושה שלבים המעורבים בניהול פרויקטים גדולים הם...
תכנון כיצד ליישם את הפרויקט, תהליך תזמון עם ציר זמן וניהול ביצוע.
שורה תחתונה
כפי שאנו יכולים לראות, כדאי לכל חברה להשקיע בשיפור מיומנויות ניהול פרויקטים. ניהול פרויקט יעיל לא יכול לחסר מנהלי פרויקטים בעלי תושייה וצוות ביצועים גבוהים. ישנם קורסים מוסמכים רבים והכשרה יכולה לעזור ללומדים לקבל ידע מעמיק ושימושי יותר על ניהול פרויקטים. אם אתה מספיק בטוח ומוכן היטב, למה לא לקחת אתגר מ מדד מנהלי רכש, הסמכת ניהול פרויקטים המוערכת ביותר בעולם, המאמצת מושגים מסורתיים, זריזים והיברידיים.
עם זאת, אם אתה רוצה לחסוך כסף, קורס ניהול פרויקטים של Coursera הוא גם רעיון מצוין. עבור ה-HR, שימוש באימון מותאם יכול גם להוביל לתוצאות טובות יותר. אתה יכול לעצב שיעורים מרתקים עם AhaSlides הצגה כלי, שבו אתה יכול למצוא תבניות רבות הניתנות להתאמה אישית בחינם של חידונים ומשחקים אינטראקטיביים יחד עם אפקטי מצגת ייחודיים.
עבודה שצוטטה: רנדר, בארי, הייזר, ג'יי, מונסון, צ'אק. (2017). ניהול מבצעים : קיימות ו ניהול שרשרת אספקה ה-12. אד. (עורך 12).
Ref: עבודת צוות | מ' ספריה