利益相反の例：職場における20の状況

利益相反とは、仕事のやり方に影響を与える可能性のある、あるいは影響を与えているように見える私的な利害関係のことです。利益相反があること自体は不正行為ではありません。問題なのは、それを隠蔽することです。

2024 ACFEの各国への報告 1,921件の職業上の不正行為を調査した結果、48%に何らかの形の汚職が関わっていたことが判明した。この汚職には利益相反も含まれる。これは汚職の件数であって利益相反率ではないが、私的な利益が公にされない場合に何が危険にさらされるかを示している。

以下に、金銭、家族、社外の仕事、贈答品と役員報酬の4つのグループに分かれた、計20の状況を5つずつ挙げます。それぞれの状況について、なぜそれが重要なのか、そして何を開示すべきかを説明しています。これらはどれも決定的なものではありません。最終的な判断は雇用主の方針によって決まるため、どの状況も最後に同じアドバイスで締めくくられています。つまり、雇用主の方針を確認し、問い合わせてください。

テストは3行で

1. 自問自答してみましょう。常識的な人であれば、これがあなたの判断力に影響を与えていると考えるでしょうか？
2. もしそうなら、行動を起こす前に誰かに伝えましょう。行動を起こした後では遅すぎます。
3. 上司またはコンプライアンスチームに判断を委ね、彼らが判断を下すまでは、あなた自身は判断を保留してください。

米国の連邦規則も同じ考え方に基づいている。 5 CFR 2635.502 世帯員の経済的利益や対象となる関係などのケースにおいて、関連事実を知っている合理的な人物が従業員の公平性を疑うかどうか、そして 5 CFR 2635.402 これは、従業員が担当する業務によって影響を受ける可能性のある経済的利益を対象とするものです。これらの規則は、米国連邦政府行政機関の職員のみに適用されます。その他の職員については、雇用主の規定が基準となります。

第1ラウンド：資金と投資

セット1：5つの金銭状況

1. あなたは、あなたのチームの契約獲得を目指して入札に参加しているサプライヤーの株式を保有しています。 利益か損失かは、その決定次第です。保有状況を上司またはコンプライアンスチームに報告し、決定からは一旦身を引いてください。
2. あなたが一部出資している会社が入札を提出します。 少額の出資でも意味があります。なぜなら、最終的に資金はあなたに渡るからです。入札開始前に出資額を文書で開示し、評価には関与しないでください。
3. あなたは競合他社で副業を始める。 あなたは彼らに役立つ情報を握っているかもしれませんし、2つの雇用主の間で板挟みになっているかもしれません。承諾する前に上司に伝え、社内規定で認められているかどうかを確認してください。
4. 販売業者があなたに融資や有利な取引を提案する。 仕入先への債務は、その仕入先への対応に影響を与える可能性があります。債務を放棄するか、開示してコンプライアンス部門の判断に委ねるか、どちらかを選択してください。
5. あなたは、自身が投資している企業に助言を行う。 あなたは自分の利益を優先するアドバイスをしてしまう可能性があります。アドバイスを求めた相手には、その投資について開示してください。

私たちのおすすめ：あなたが一部所有するサプライヤー。 これは、人々が「ほんのわずかな割合だから」と考えて問題ないと思い込んでいるケースです。

第2ラウンド：家族と人間関係

セット2：5つの恋愛状況

1. あなたは従兄弟を雇うよう依頼されました。 候補者に対するあなたの判断は偏っている可能性があり、他の人もそう思うかもしれません。その関係を明かし、他の人に選考プロセスを任せましょう。
2. あなたはパートナーのマネージャーになる。 彼らの給与、評価、業務量を設定するのはあなたです。変更が生じたらすぐに人事部に報告し、報告系統の変更について相談してください。
3. 友人の会社に契約を発注することもできます。 友情関係が意思決定に影響を与えたり、そう見える可能性がある。そのことを伝え、他の人に決定を委ねよう。
4. あなたの配偶者は、あなたが担当する顧客企業に勤務しています。 お互いの勤務先について何かを知ることがあるかもしれません。その場合は、上司に報告して、その点を考慮して業務を進めてもらえるようにしてください。
5. 親しい友人が求人に応募し、あなたは面接官として参加することになった。 どの職場でも起こりうることです。面接前に面接委員長にその旨を伝え、その候補者の面接は辞退しましょう。

私たちのイチオシ：審査員席にいる友人。 どの職場でも起こることで、言うのに10秒しかかからず、お互いを守ることになる。

第3ラウンド：社外での仕事と役割

セット3：仕事以外の5つの状況

1. あなたはクライアントの競合他社でフリーランスとして働く。 どちらの側も、あなたの忠誠心を疑う可能性があります。上司にその旨を伝え、社外勤務に関する社内規定を確認してください。
2. あなたは勤務時間中に副業を営んでいる。 そうなると、あなたの時間と注意は雇用主に向けられることになります。業務内容を開示し、何がいつ許可されるのかについて合意しましょう。
3. あなたは学会での講演に招待され、謝礼金が支払われることになった。 主催者はサプライヤーまたは顧客の場合があります。承諾する前に上司に報告し、報酬が自分のものになるかどうかを確認してください。
4. あなたは別の組織の理事会への参加を依頼されました。 その組織の利益は、あなたの雇用主の利益と重複する可能性があります。上司にその旨を伝え、その組織が関わるあらゆる案件から身を引いてください。
5. あなたは個人的なプロジェクトのために機密情報を使用しました。 仕事を通じて得た情報は、仕事以外の目的で使用してはいけません。使用しないでください。もし既に使用してしまった場合は、上司に報告してください。

私たちのおすすめ：勤務時間中にできる副業。 それは小さなことから始まる。1通のメール、あるいは1回の電話から。そして、それはほとんどの人が自分にもできると思えることだ。

英国の2つの事例は、法律と公共部門において同じ考え方を示しており、どちらも民間部門の従業員全般に適用される規則ではない。 公務員法 公務員は、職務で得た情報を私的な利益や他者の利益のために利用するなど、公職を濫用してはならないと述べている。 2006年会社法第175条 会社の取締役は、取締役会が承認した場合を除き、会社の利益と相反する、または相反する可能性のある利益を現在または将来的に有する状況を避けなければならないと規定している。

第4ラウンド：贈答品、接待、役員席

セット4：5つのギフトとボードのシチュエーション

1. 業者がホリデーギフトセットを送ってくれた。 感謝の言葉は、いつしか当然のこととなってしまうことがあります。そのことを相手に伝え、お礼を返すべきか、チームで共有すべきか、それとも自分だけで受け取るべきかを尋ねてみましょう。
2. 入札者が入札中にチケットをあなたに提供します。 問題はタイミングだ。辞退するか、オファーを開示して、入札終了前にコンプライアンス部門に判断を委ねるかのどちらかだ。
3. サプライヤーが意思決定者に贈り物をする。 それは意思決定を買収しようとする試みのように見えるかもしれない。その事実を記録し、贈答品が高額な場合は、そのサプライヤーの意思決定プロセスからその意思決定者を外しておくべきだ。
4. あなたは、あなたの取引先の一つから商品を購入している慈善団体の理事を務めている。 二つの忠誠心が一つの決断の中で交錯する。役員会でそのつながりを宣言し、投票の際には退席せよ。
5. 講演料は、あなたが購入した会社から送られてきます。 仕入先からの支払いは、実際には贈与とみなされます。受け取る前に必ずその旨を開示してください。

私たちのおすすめ：入札中に落札者から入手したチケット。 一見無害に見えるが、まさにこうした状況こそ、認識された対立が最も大きな損害をもたらすのだ。

贈与に関しては、連邦規則では、 5 CFR 2635.202連邦法では、当該条項に規定されている場合を除き、従業員は禁止されている情報源からの贈り物、または公務上の地位を理由に贈られた贈り物を受け取ってはならないと規定されています。これは米国の連邦職員に適用される規定です。民間企業は独自の制限を設けているため、贈り物を受け取る前に、贈答品および接待に関する規定を確認してください。

紛争の開示と管理方法

1. 早めに、そして書面で伝えましょう。 上司やコンプライアンスチームへのメールは記録として残ります。
2. 事実だけでなく、興味の理由を説明してください。 「私の兄がその会社のオーナーです」と言う方が、「私は彼らと知り合いです」と言うよりも良い。
3. その決定から一旦離れてみよう。 結果が記録されるまでは、投票、レビュー、助言を行わないでください。
4. 結果を上司またはコンプライアンスチームに記録してもらいましょう。 決定権は彼らにあるのであって、あなたにはない。
5. 状況が変わったら見直しましょう。 新たな役割、新たな入札、あるいは新たな株式取得は、従来の取り決めを紛争へと変える可能性がある。

ACFEの数字を思い出してください。調査した1,921件のケースのうち48%が汚職に関係していました。早期に発見された紛争は、後になって発見されたものよりもはるかに管理しやすいものです。安心して発言できる環境を作るための詳細については、当社のガイドをご覧ください。 匿名調査 そして私たちの投稿 コンプライアンスの罠.

チームセッションとして開催する方法

一度読んだ政策は忘れられてしまう。短いライブセッションなら、人々は自分がどう行動するかを語ってくれる。

• 答えを選んでください: 画面に一つの状況を表示し、「これは対立ですか？はい、いいえ、または開示して質問してください」と問いかけます。意見の相違点を示し、人々が意見を異にした例について話し合います。
• ワードクラウド： 「開示をためらう理由は何ですか？」と尋ねてみましょう。最も大きな障壁は、解決すべき問題である言葉です。
• 評価尺度: セッションの前後で、「当社の利益相反に関する方針はどの程度明確ですか？」と質問してください。
• 自由回答、匿名： チームメンバーが実際に経験したシナリオを一つ挙げてもらい、名前は伏せて話し合ってみてください。
• 質疑応答（匿名）： 人々が声に出して尋ねないような質問のために、それを開きます。 質疑応答セッションを成功させるためのヒント うまく運営できるようお手伝いします。

上記の20の状況を質問として活用してください。すぐに使えるスライドが必要な場合は、利益相反に関するコーステンプレートがそのために作成されています。

よくある質問

利益相反とは何ですか？

仕事上の意思決定に影響を与える可能性のある、あるいは影響を与えているように見える個人的な利害関係。それは、お金、家族、別の仕事、あるいは贈り物などである。

職場における利益相反の例にはどのようなものがありますか？

仕入先の株式の一部を所有する、親族を雇用する、入札者から贈与を受け取る、競合他社のために副業を営むなど。上記の20の事例は、さらに多くの例を示しています。

利益相反は違法ですか？

それ自体では問題になりません。ほとんどの従業員にとって、それは雇用主の方針の問題であり、それを開示しないことが害を及ぼしますが、英国の会社法2006年第175条に基づく会社取締役など、一部の役割には法的義務が伴います。米国の連邦職員は、18 USC 208という刑法を含む特定の規則に直面しており、 5 CFR 2635.402 説明します。

利益相反をどのように開示すればよいですか？

発見したらすぐに上司またはコンプライアンスチームに書面で報告し、決定を保留してください。事実だけでなく、どのような関心があったのかを具体的に説明してください。

実際の紛争と認識上の紛争の違いは何ですか？

実際の利害対立は判断力に影響を与えますが、認識上の利害対立は、そう見えるだけのものです。どちらも開示する価値があります。

どこから始めれば

5つの選択肢の中から1つを選び、次のチームミーティングで活用してください。もし1つしか時間がない場合は、面接官を務める友人から始めてください。

この記事は一般的な情報提供であり、法的助言ではありません。ご自身の職場に関する決定については、資格のある労働弁護士または規制当局にご相談ください。