Оқиғаларды жоспарлау 101 | Жаңадан бастаушыларға арналған түпкілікті нұсқаулық

Біздің бастаушы нұсқаулығымызға қош келдіңіз оқиғаларды жоспарлау! Егер сіз осы қызықты әлемге жаңадан кірсеңіз және саяхатыңызды бастағыңыз келсе, сізде рахат болады! Бұнда blog пост, біз іс-шараны жоспарлаудың маңызды элементтерін қамтамасыз етеміз және іс-шараны жоспарлаудың негізгі қадамдары (+тегін үлгі), тамаша орын таңдаудан бастап бюджетті құруға және логистиканы үйлестіруге дейін бағыттаймыз. 

Есте қаларлық оқиғалардың есігін ашуға дайын болыңыз!

Мазмұны

• қайта қарау
• Оқиғаны жоспарлау дегеніміз не?
• Неліктен оқиғаны жоспарлау маңызды?
• Іс-шараны жоспарлауға кім жауапты?
• Оқиғаны жоспарлаудың 7 кезеңі қандай?
• Сәтті оқиғаны жоспарлауды қалай жасауға болады
• Оқиғаларды жоспарлаудың тегін үлгісі 
• Негізгі тағамдар
• Жиі қойылатын сұрақтар 

қайта қарау

Жақсырақ араласуға арналған кеңестер

• Сізге бәрі білуі керек оқиғаларды басқару
• Оқиға түрлері
• Іскерлік желі

Оқиғаны жоспарлау дегеніміз не?

Сәтті оқиғаны құру үшін қажетті барлық компоненттер мен тапсырмаларды ұйымдастыру және үйлестіру оқиғаны жоспарлау деп аталады. Ол іс-шараның мақсаты, мақсатты аудитория, бюджет, логистика, өткізу орнын таңдау, жеткізушілерді үйлестіру, уақыт кестесі және жалпы орындау сияқты әртүрлі факторларды мұқият басқаруды қамтиды. 

Мысалы, сіз досыңызға туған күн кешін жоспарлап жатырсыз. Іс-шараны жоспарлау кезеңдері мыналарды қамтиды:

• Кештің күнін, уақытын және орнын шешіңіз. 
• Қонақтар тізімін жасаңыз және шақыруларды жіберіңіз.
• Кештің тақырыбын немесе стилін, әшекейлерді және қосқыңыз келетін кез келген нақты әрекеттерді немесе ойын-сауықты таңдаңыз. 
• Тамақты, сусындарды және отыруды ұйымдастырыңыз.
• Кез келген күтпеген мәселелерді басқарыңыз және бәрі жоспарға сәйкес келетініне көз жеткізіңіз.

Неліктен оқиғаны жоспарлау маңызды?

Оқиғаны жоспарлаудың мақсаттары ұйымыңыз алғысы келетін мақсаттар болуы мүмкін. Бұл оқиғаны жоспарлау іс-шараны ұйымдастыру процесіне тәртіп пен құрылым әкелетінін білдіреді. Мысалы, барлық қажетті элементтерді алдын ала мұқият жоспарлау және үйлестіру соңғы минуттағы хаостың алдын алуға көмектеседі және барлығының біркелкі өтуін қамтамасыз етеді. Тиісті жоспарлау болмаса, оқиға кезінде ұйымдаспау, шатасу және ықтимал келеңсіздіктер қаупі жоғары.

• Мысалы, спикерлер келмейтін конференцияны елестетіп көріңізші, қатысушылар өткізілетін орында жол табуда қиындықтарға тап болады және тұсаукесерлер кезінде техникалық мәселелер туындайды. Мұндай жағдайлар іс-шараның тиімділігіне кедергі келтіруі және қатысушылардың жағымсыз тәжірибесін тудыруы мүмкін. Оқиғаларды тиімді жоспарлау мұндай мәселелерді болдырмауға көмектеседі және әрекеттердің үздіксіз және тиімді ағынын қамтамасыз етеді.

Іс-шараны жоспарлауға кім жауапты?

Іс-шараны жоспарлауға жауапты адам немесе топ оқиғаның сипаты мен ауқымына байланысты. Кішігірім іс-шараларды жеке адам немесе шағын команда жоспарлап, орындауы мүмкін, ал үлкенірек іс-шаралар жоспарлау процесін тиімді басқару үшін көбінесе мамандар мен еріктілердің кең желісін қажет етеді. 

Оқиғаны жоспарлауға әдетте қатысатын бірнеше негізгі рөлдер:

• Іс-шараны жоспарлаушы/үйлестіруші: Оқиғаларды жоспарлаушы немесе үйлестіруші - іс-шараларды ұйымдастыруға және басқаруға маманданған кәсіпқой. Олар іс-шараны жоспарлаудың барлық аспектілеріне, бастапқы тұжырымдаманы әзірлеуден бастап орындауға дейін жауапты. Бұған қоса, олар іс-шараның мақсаттарының орындалуын қамтамасыз ету үшін клиентпен немесе оқиғаның мүдделі тараптарымен тығыз жұмыс істейді.
• Оқиға комитеті/Ұйымдастыру комитеті: Үлкен іс-шаралар немесе ұйымдар немесе қауымдастықтар ұйымдастыратын оқиғалар үшін іс-шаралар комитеті немесе ұйымдастыру комитеті құрылуы мүмкін. Олар маркетинг және жылжыту, демеушілік сатып алу, бағдарламаны әзірлеу, логистика және еріктілерді үйлестіру сияқты әртүрлі аспектілерді шешу үшін ынтымақтасады.

Қатысу деңгейі мен нақты рөлдер оқиғаның өлшеміне, күрделілігіне және қолжетімді ресурстарға байланысты өзгеруі мүмкін екенін ескеру маңызды.

Оқиғаны жоспарлаудың 7 кезеңі қандай?

Сонымен, іс-шараны жоспарлау процесі дегеніміз не және ол қанша кезеңнен тұрады? Оқиғаны жоспарлау процесі әдетте келесі жеті кезеңнен тұрады: 

1-кезең: Зерттеу және концептуализация: 

Іс-шараның мақсатын, мақсатты аудиториясын және салалық трендтерді түсіну үшін мұқият зерттеу жүргізіңіз. Іс-шараның мақсатын, тақырыбын және қалаған нәтижелерін көрсете отырып, оның нақты тұжырымдамасын жасаңыз.

2-кезең: Жоспарлау және бюджеттеу: 

Барлық қажетті элементтерді, тапсырмаларды және уақыт кестелерін қамтитын егжей-тегжейлі жоспар жасаңыз. Іс-шараның әртүрлі аспектілеріне қаражат бөлетін кешенді бюджетті әзірлеу.

3 кезең: Өткізілетін орынды таңдау және жеткізушілерді үйлестіру: 

Оқиғаның талаптары мен бюджетіне сәйкес келетін қолайлы орынды анықтаңыз және қамтамасыз етіңіз. Жеткізушілермен және қызмет көрсетушілермен, мысалы, тамақтандырушылар, аудиовизуалды техниктер, декораторлар және көлік қызметтері іс-шараның қажеттіліктерін қанағаттандыра алатындығына көз жеткізу үшін үйлестіріңіз.

4-кезең: Маркетинг және жылжыту: 

Маркетинг және жылжыту іс-шараны жоспарлаудағы ең маңызды екі қадам болып табылады. Хабардар болу және қатысушыларды тарту үшін стратегиялық маркетинг және жылжыту жоспарын жасаңыз. Мақсатты аудиторияға тиімді жету және оқиғаның құнды ұсынысын жеткізу үшін әртүрлі арналарды, соның ішінде онлайн платформаларды, әлеуметтік медианы, электрондық пошта маркетингін және дәстүрлі жарнаманы пайдаланыңыз.

5-кезең: Оқиғаны орындау: 

Іс-шараның логистикалық аспектілерін, соның ішінде тіркеу мен билеттерді сатып алуды, отыруды ұйымдастыруды, аудиовизуалды орнатуды және жергілікті басқаруды бақылаңыз. Іс-шаралардың біркелкі өтуін қамтамасыз ету және іс-шара барысында туындауы мүмкін мәселелерді шешу үшін қызметкерлермен, жеткізушілермен және еріктілермен үйлестіріңіз.

6-кезең: Қатысушылардың қатысуы және тәжірибесі: 

Қатысушылар үшін тартымды және есте қаларлық тәжірибе жасаңыз. Олардың қызығушылықтары мен үміттерін қанағаттандыратын әрекеттерді, презентацияларды, ойын-сауықты және желілік мүмкіндіктерді жоспарлаңыз және ұйымдастырыңыз. Қатысушылардың жалпы тәжірибесін жақсарту үшін белгілер, әшекейлер және жекелендірілген жанасулар сияқты мәліметтерге назар аударыңыз.

7 кезең: Оқиғадан кейінгі бағалау және бақылау: 

Қатысушылардан, мүдделі тараптардан және топ мүшелерінен кері байланыс жинау арқылы оқиғаның сәттілігін бағалаңыз. Белгіленген мақсаттарға сәйкес іс-шараның нәтижелерін талдаңыз және қаржылық аспектілерді қарастырыңыз. 

Болашақ оқиғаларды жоспарлау процестерін нақтылау үшін жақсарту бағыттарын анықтаңыз және алынған сабақтарды алыңыз. Бұған қоса, ризашылық білдіру және қарым-қатынасты сақтау үшін қатысушылармен, демеушілермен және серіктестермен қадағалаңыз.

Сәтті оқиғаны жоспарлауды қалай жасауға болады

Оқиғаларды жоспарлау үшін әмбебап келісілген элементтер жиынтығы болмаса да, іс-шараны тиімді жоспарлау үшін жиі маңызды болып саналатын негізгі элементтер мыналар:

1/ Ашық мақсаттар:  

Іс-шараның мақсаттары мен міндеттерін белгілеңіз. Неге қол жеткізгіңіз келетінін түсініңіз және барлық жоспарлау күш-жігерін соған сәйкес реттеңіз, ол қаражат жинау, желіні дамыту, өнімді жылжыту немесе маңызды кезеңді атап өту. 

2/ Бюджетті басқару: 

Іс-шараның әртүрлі аспектілеріне, соның ішінде өтетін орынға, тамақтануға, безендіруге, маркетингке және логистикаға нақты бюджетті жасаңыз және қаражат бөліңіз. 

Шығындарды үнемі қадағалап отырыңыз және бюджетте қалуыңызды қамтамасыз етіңіз. Қажетті нәтижелерге қол жеткізу үшін қаражатты стратегиялық түрде бөліңіз, сонымен бірге үнемді опцияларға басымдық беріңіз.

3/ Стратегиялық жоспарлау және уақыт кестесі: 

Барлық тапсырмаларды, жауапкершіліктерді және орындау мерзімдерін көрсететін кешенді жоспар жасаңыз. Жоспарлау процесін бастапқы тұжырымдаманы әзірлеуден оқиғадан кейінгі бағалауға дейін басқарылатын қадамдарға бөліңіз. 

Егжей-тегжейлі уақыт кестесі біркелкі үйлестіруді қамтамасыз етеді және қажет болған жағдайда түзетулерге мүмкіндік береді.

4/ Оқиға дизайны және тақырыбы: 

Қажетті атмосфераны немесе тақырыпты көрсететін біртұтас және тартымды оқиға дизайнын жасаңыз. Бұл іс-шараның атмосферасына ықпал ететін декорациялар, маңдайшалар, жарықтандыру және жалпы эстетика сияқты элементтерді қамтиды.

5/ Логистика және операциялар: 

Логистикалық мәліметтерге, соның ішінде оқиғаны тіркеу, билеттерді сату, көлік, тұрақ, аудиовизуалды талаптар және жергілікті басқаруға мұқият назар аударыңыз. Барлық қажетті ресурстарды тиімді үйлестіру арқылы үздіксіз жұмыстарды қамтамасыз етіңіз.

6/ Бағалау және кері байланыс: 

Кері байланыс жинау және оның әсерін бағалау арқылы оқиғаның сәттілігін бағалаңыз. 

Қатысушылардың қанағаттануын талдаңыз, нәтижелерді белгіленген мақсаттарға қарсы өлшеңіз және болашақ оқиғаларда жақсарту бағыттарын анықтаңыз.

Оқиғаларды жоспарлаудың тегін үлгісі 

Міне оқиғаны жоспарлаудың жеті кезеңін қамтитын оқиғаны жоспарлау үлгісі:

Негізгі тағамдар 

Іс-шараны жоспарлау - сәтті және ұмытылмас оқиғаларға қол жеткізу үшін мұқият зерттеуді, стратегиялық жоспарлауды және мінсіз орындауды талап ететін динамикалық процесс. Корпоративтік конференция, үйлену тойы немесе қауым жиналысы болсын, іс-шараны тиімді жоспарлау мақсаттарға жетуді, қатысушылардың белсенді қатысуын және жағымды тәжірибені жеткізуді қамтамасыз етеді.

Сонымен қатар, AhaSlides интерактивті мүмкіндіктері бар бірегей оқиғаларды жасауға көмектеседі. Қызықты презентациялардан нақты уақыттағы аудиторияның өзара әрекеттестігіне дейін, AhaSlides оқиғаңызды жаңа биіктерге көтеретін бірқатар құралдарды ұсынады. Біздің кітапханамызды зерттеңіз дайын шаблондар енді және қатысушыларыңыздың толқуының куәсі болыңыз!

Жиі Қойылатын Сұрақтар

Сілтеме: Жабайы өрік | Жоба басқарушы