Кездесулер бизнес пен ұйымдарда шешуші рөл атқарады, проблемаларды талқылау және шешу және прогреске жету үшін ішкі істерді басқару алаңы ретінде қызмет етеді. Виртуалды немесе жеке кездесулердің мәнін түсіру үшін Кездесу хаттамасы or жиналыс хаттамасы (М.М.) ескертпелер жазуда, талқыланған негізгі тақырыптарды қорытындылауда және қабылданған шешімдер мен шешімдерді қадағалауда өте маңызды.
Бұл мақала сізге мысалдар мен үлгілермен, сондай-ақ орындалатын ең жақсы тәжірибелермен тиімді жиналыс хаттамаларын жазуға көмектеседі.
Мазмұны
- Жиналыс хаттамалары дегеніміз не?
- Минуттарды есептейтін кім?
- Жиналыс хаттамасын қалай жазуға болады
- Жиналыс хаттамаларының мысалдары (+ Үлгілер)
- Жақсы жиналыс хаттамаларын жасау бойынша кеңестер
- Негізгі тағамдар
Бұл мақала сізге жиналыс хаттамаларын жазу қиындығын сезінбеуге көмектеседі деп үміттенеміз. Әр кездесуіңізде шығармашылық және интерактивті болуды ұмытпаңыз:
- AhaSlides Жалпыға ортақ үлгі
- Жобаның басталу жиналысы
- Стратегиялық басқару жиналысы
- Іскерлік кездесулер |10 Түрлері және озық тәжірибелері
- Жиналыстың күн тәртібі | 8 негізгі қадамдар, мысалдар және тегін үлгілер
- Кездесуге шақыру электрондық поштасы | Ең жақсы кеңестер, мысалдар және үлгілер
- AI Online Quiz Creator | Тікелей викториналар жасаңыз | 2024 ашылады
- Тегін Word Cloud Creator
- 14 жылы мектепте және жұмыста миға шабуыл жасауға арналған 2024 ең жақсы құрал
- Бағалау шкаласы дегеніміз не? | Сауалнама масштабын жасаушы
- Кездейсоқ топ генераторы | 2024 Кездейсоқ топ жасаушыны көрсетеді
Жиналыс хаттамалары дегеніміз не?
Жиналыс хаттамасы – жиналыс барысында орын алған талқылаулар, шешімдер және әрекеттер туралы жазбаша жазба.
- Олар барлық қатысушылар мен қатыса алмайтындар үшін анықтамалық және ақпарат көзі ретінде қызмет етеді.
- Олар маңызды ақпараттың ұмытылмауын және не талқыланғаны және қандай әрекеттер жасау керектігі туралы барлығының бір бетте болуын қамтамасыз етеді.
- Олар сондай-ақ жиналыс барысында қабылданған шешімдер мен міндеттемелерді құжаттау арқылы есеп берушілік пен ашықтықты қамтамасыз етеді.
Минуттарды есептейтін кім?
Хаттамашы отырыс барысында қабылданған талқылаулар мен шешімдердің дұрыс жазылуына жауапты.
Олар әкімшілік қызметкер, хатшы, көмекші немесе менеджер немесе тапсырманы орындайтын еріктілер тобының мүшесі болуы мүмкін. Минут берушінің ұйымшылдығы мен жазбасын жақсы меңгеруі және талқылауларды тиімді қорытындылай алуы маңызды.
Көңілді жиналысқа қатысу AhaSlides
Адамдарды бір уақытта жинаңыз
Әр үстелге келіп, адамдар келмеген жағдайда оларды «тексерудің» орнына, қазір сіз адамдардың назарын аударып, қызықты интерактивті викториналар арқылы сабаққа қатысуды тексере аласыз. AhaSlides!
🚀 Тегін шаблондарды алыңыз ☁️
Жиналыс хаттамасын қалай жазуға болады
Тиімді жиналыс хаттамалары үшін, біріншіден, олар объективті болуы керек, кездесудің нақты жазбасы болуы керек, және жеке пікірлерден немесе талқылауларды субъективті түсіндіруден аулақ болыңыз. Келесі, ол қысқа, түсінікті және түсінікті болуы керек, тек негізгі нүктелерге назар аударыңыз және қажетсіз мәліметтерді қоспаңыз. Ақырында, ол дәл болуы және барлық жазылған ақпараттың жаңа және өзекті болуын қамтамасыз етуі керек.
Келесі қадамдармен жиналыс хаттамаларын жазудың егжей-тегжейлерін қарастырайық!
Жиналыс хаттамасының 8 негізгі құрамдас бөлігі
- Кездесудің күні, уақыты және орны
- Қатысушылар тізімі және келмегені үшін кешірім сұраймыз
- Жиналыстың күн тәртібі мен мақсаты
- Талқылаулар мен қабылданған шешімдердің қысқаша мазмұны
- Кез келген қабылданған дауыстар және олардың нәтижелері
- Жауапты тарапты және аяқтау мерзімін қоса алғанда, әрекет элементтері
- Кез келген келесі қадамдар немесе кейінгі элементтер
- Қорытынды сөз немесе жиналысты кейінге қалдыру
Тиімді жиналыс хаттамаларын жазу қадамдары
1/ Дайындық
Жиналыс алдында жиналыстың күн тәртібімен және кез келген тиісті фондық материалдармен танысыңыз. Ноутбук, блокнот және қалам сияқты барлық қажетті құралдардың бар екеніне көз жеткізіңіз. Сондай-ақ қандай ақпаратты қосу керектігін және оны қалай пішімдеу керектігін түсіну үшін алдыңғы жиналыс хаттамаларын қарап шығу жақсы идея.
2/ Ескерту
Жиналыс барысында талқылаулар мен қабылданған шешімдер туралы нақты және нақты жазбалар жасаңыз. Бүкіл жиналысты сөзбе-сөз транскрипциялаудың орнына негізгі ойларды, шешімдерді және әрекет элементтерін түсіруге назар аудару керек. Спикерлердің атын немесе кез келген негізгі тырнақшаларды және кез келген әрекет элементтерін немесе шешімдерді қосуды ұмытпаңыз. Басқаларды түсінбейтін қысқартулармен немесе стенографиямен жазудан аулақ болыңыз.
3/ Хаттамаларды реттеңіз
Жиналыстан кейін хаттамаларыңыздың дәйекті және қысқа түйіндемесін жасау үшін жазбаларды қарап шығыңыз және реттеңіз. Хаттамаларды оқуды жеңілдету үшін тақырыптар мен таңбалау нүктелерін пайдалануға болады. Талқылаудың жеке пікірін немесе субъективті түсіндірмелерін қабылдамаңыз. Кездесу барысында келісілген фактілерге назар аударыңыз.
4/ Мәліметтерді жазу
Жиналыс хаттамасында күн, уақыт, орын және қатысушылар сияқты барлық қатысты мәліметтер болуы керек. Талқыланған маңызды тақырыптарды, шешімдерді және тағайындалған әрекеттерді атап өтіңіз. Қабылданған дауыстарды және кез келген талқылаулардың нәтижесін жазып алуды ұмытпаңыз.
5/ Әрекет элементтері
Тағайындалған кез келген әрекет элементтерін, соның ішінде кім жауапты және аяқтау мерзімін тізімдеңіз. Бұл жиналыс хаттамасының маңызды бөлігі болып табылады, өйткені ол әркімнің өз міндеттерін және оларды орындау мерзімін білуін қамтамасыз етеді.
6/ Қарау және тарату
Сіз хаттамалардың дәлдігі мен толықтығын тексеріп, қажетті түзетулер енгізуіңіз керек. Барлық негізгі мәселелер мен шешімдердің ескерілгеніне көз жеткізіңіз. Содан кейін сіз хаттамаларды барлық қатысушыларға жеке немесе электрондық пошта арқылы тарата аласыз. Ортақ диск немесе бұлтқа негізделген сақтау платформасы сияқты оңай қол жеткізу үшін минуттардың көшірмесін орталықтандырылған жерде сақтаңыз.
7/ Бақылау
Жиналыстағы әрекеттер тармақтары қадағаланып, тез арада аяқталатынына көз жеткізіңіз. Прогрессті бақылау және шешімдердің орындалғанына көз жеткізу үшін хаттамаларды пайдаланыңыз. Ол есеп беруді сақтауға көмектеседі және жиналыстың нәтижелі және тиімді болуын қамтамасыз етеді.
Жиналыс хаттамаларының мысалдары (+ Үлгілер)
1/ Жиналыс хаттамалары Мысал: Қарапайым жиналыс үлгісі
Қарапайым жиналыс хаттамаларының егжей-тегжейлі деңгейі мен күрделілігі жиналыстың мақсатына және ұйымыңыздың қажеттіліктеріне байланысты болады.
Жалпы, қарапайым жиналыс хаттамалары ішкі мақсаттар үшін пайдаланылады және жиналыс хаттамаларының басқа түрлері сияқты ресми немесе жан-жақты болуы қажет емес.
Сонымен, егер сізге шұғыл қажет болса және жиналыс қарапайым, тым маңызды емес мазмұнның айналасында болса, келесі үлгіні пайдалана аласыз:
| Жиналыс тақырыбы: [Жиналыс тақырыбын енгізу] Дата: [Күнді енгізу] уақыт: [Уақыт енгізу] Орналасқан жері: [Орынды енгізу] Қатысушылар: [Қатысушылардың атын енгізіңіз] Болмағаны үшін кешірім: [Аттарды енгізу] Күн тәртібі: [Күн тәртібінің 1-тармағын енгізу] [Күн тәртібінің 2-тармағын енгізу] [Күн тәртібінің 3-тармағын енгізу] Жиналыс қорытындысы: [Кез келген негізгі ойларды немесе әрекеттерді қоса, жиналыс барысында қабылданған талқылаулар мен шешімдердің қысқаша мазмұнын енгізіңіз.] Әрекет элементтері: [Кездесу барысында тағайындалған кез келген әрекет тармақтарының тізімін, соның ішінде жауапты тарапты және аяқтау мерзімін енгізіңіз.] Келесі қадамдар: [Кездесу барысында талқыланған келесі қадамдарды немесе қосымша элементтерді енгізіңіз.] Қорытынды сөз: [Кез келген қорытынды сөзді немесе жиналыстың үзілісін енгізіңіз.] Қол қойылды: [Хаттама алатын адамның қолын енгізіңіз] |
2/ Жиналыс хаттамасының мысалы: Басқарма отырысының үлгісі
Басқарма мәжілісінің хаттамасы жазылады және қабылданған шешімдер мен ұйымның бағыты туралы жазбаны қамтамасыз ете отырып, барлық мүшелерге таратылады. Сондықтан ол анық, толық, егжей-тегжейлі және ресми болуы керек. Міне, басқарма отырысының хаттамасының үлгісі:
| Жиналыс тақырыбы: Директорлар кеңесінің отырысы Дата: [Күнді енгізу] уақыт: [Уақыт енгізу] Орналасқан жері: [Орынды енгізу] Қатысушылар: [Қатысушылардың атын енгізіңіз] Болмағаны үшін кешірім: [Жоқтығы үшін кешірім сұрағандардың есімдерін енгізіңіз] Күн тәртібі: 1. Өткен отырыстың хаттамасын бекіту 2. Қаржылық есепті тексеру 3. Стратегиялық жоспарды талқылау 4. Кез келген басқа бизнес Жиналыс қорытындысы: 1. Алдыңғы мәжіліс хаттамаларын бекіту: [Алдыңғы отырыстың қаралған және бекітілген маңызды сәттерін енгізіңіз] 2. Қаржылық есепті шолу: [Ағымдағы қаржылық жағдайдың маңызды сәттерін және болашақ қаржылық жоспарлау бойынша ұсыныстарды енгізіңіз] 3. Стратегиялық жоспарды талқылау: [Ұйымның стратегиялық жоспарына басқарма талқылаған және өзгертулер енгізгенін енгізіңіз] 4. Кез келген басқа бизнес: [Күн тәртібіне енгізілмеген кез келген басқа маңызды мәселелерді енгізіңіз] Әрекет элементтері: [Кездесу кезінде тағайындалған кез келген әрекет тармақтарының тізімін, соның ішінде жауапты тарапты және аяқтау мерзімін енгізіңіз] Келесі қадамдар: Басқарманың келесі отырысы [Күнді енгізу] бөлімінде болады. Қорытынды сөз: Жиналыс [Insert Time] уақытында үзіліс жасады. Қол қойылды: [Хаттама алатын адамның қолын енгізіңіз] |
Бұл жай ғана басқарма жиналысының үлгісі және жиналыс пен ұйымның қажеттіліктеріне байланысты элементтерді қосу немесе жою қажет болуы мүмкін.
3/ Жиналыс хаттамалары Мысал: Жобаны басқару үлгісі
Мұнда жобаны басқару үлгісіне арналған жиналыс хаттамасының мысалы берілген:
| Жиналыс тақырыбы: Жобаны басқару тобының жиналысы Дата: [Күнді енгізу] уақыт: [Уақыт енгізу] Орналасқан жері: [Орынды енгізу] Қатысушылар: [Қатысушылардың атын енгізіңіз] Болмағаны үшін кешірім: [Жоқтығы үшін кешірім сұрағандардың есімдерін енгізіңіз] Күн тәртібі: 1. Жобаның күйіне шолу 2. Жоба тәуекелдерін талқылау 3. Топтың үлгерімін шолу 4. Кез келген басқа бизнес Жиналыс қорытындысы: 1. Жоба күйін шолу: [Барысы туралы кез келген жаңартуды енгізіңіз және шешуді қажет ететін мәселелерді белгілеңіз] 2. Жоба тәуекелдерін талқылау: [Жобаға ықтимал тәуекелдерді және сол тәуекелдерді азайту жоспарын енгізіңіз] 3. Топ үлгерімін шолу: [Қаралған прогресті және туындаған кез келген мәселелерді талқылаңыз] 4 Кез келген басқа бизнес: [Күн тәртібіне енгізілмеген кез келген басқа маңызды мәселелерді енгізіңіз] Әрекет элементтері: [Кездесу кезінде тағайындалған кез келген әрекет тармақтарының тізімін, соның ішінде жауапты тарапты және аяқтау мерзімін енгізіңіз] Келесі қадамдар: Топтың келесі кездесуі [Күнді енгізу] бөлімінде болады. Қорытынды сөз: Жиналыс [Insert Time] уақытында үзіліс жасады. Қол қойылды: [Хаттама алатын адамның қолын енгізіңіз] |
Жақсы жиналыс хаттамаларын жасау бойынша кеңестер
Әрбір сөзді жазуға баса назар аудармаңыз, негізгі тақырыптарды, нәтижелерді, шешімдерді және әрекет элементтерін тіркеуге назар аударыңыз. Барлық сөздерді үлкен бір желіге түсіру үшін талқылауларды тікелей платформаға қойыңыз🎣 - AhaSlides' идеялық тақта - интуитивті және қарапайым құрал әркім өз идеяларын тез жеткізу үшін. Сіз мұны қалай жасайсыз:
Өзіңізбен жаңа презентация жасаңыз AhaSlides шот, содан кейін «Сауалнама» бөліміне «Миға шабуыл» слайдын қосыңыз.
Өзіңізді жазыңыз талқылау тақырыбы, содан кейін жиналысқа қатысушылардың барлығы қосылып, өз идеяларын ұсына алатындай етіп, "Ұсыну" түймесін басыңыз.
Оңай естіледі, солай емес пе? Бұл мүмкіндікті қазір қолданып көріңіз, бұл кездесулеріңізді жанды, сенімді талқылаулар арқылы жеңілдетуге көмектесетін пайдалы мүмкіндіктердің бірі ғана.
Негізгі тағамдар
Жиналыс хаттамасының мақсаты – келе алмағандар үшін жиналыс туралы жоғары деңгейде шолуды қамтамасыз ету, сондай-ақ отырыс нәтижелерінің есебін жүргізу. Сондықтан, хаттамалар ең маңызды ақпаратты нақты және қысқа етіп көрсетумен ұйымдастырылған және түсінікті болуы керек.
