Жақсы жасалған күн тәртібі нақты мақсаттар мен күтілетін нәтижелерді белгілейді, сондықтан әркім өз мақсатын және кездесуге дейін, кездесу кезінде және кездесуден кейін не істеу керектігін біледі. Бұл нұсқаулықта күн тәртібінің маңыздылығы, тиімді күн тәртібін жазудың сегіз қадамы және келесі кездесуіңізде пайдалана алатын мысалдар (үлгілермен) қарастырылады.
Неліктен әрбір кездесудің күн тәртібі қажет
Жиналыстар көп жұмыс уақытын алады. Harvard Business Review зерттеуі басшылардың кездесулерге аптасына шамамен 23 сағат жұмсайтынын көрсетті, бұл 1960 жылдардағы 10 сағаттан аз уақытпен салыстырғанда жоғары (Перлоу, Хадли және Юн, «Жиналыс ессіздігін тоқтатыңыз», 2017). Күн тәртібі сізге сол уақытты мақсатты түрде өткізуге көмектеседі. Ол:
- Мақсат пен міндеттерді нақтылаңыз кездесу туралы айтып, талқылауды дұрыс жолға қойыңыз.
- Уақыт пен қарқынын басқарыңыз, сондықтан мағынасыз дәлелдер аз болады.
- Қатысушылар үшін күтулерді белгілеңіз және әрбір шешім мен әрекет тармағының қамтылғанына көз жеткізіңіз.
- Жауапкершілікті ынталандырусебебі әрбір заттың иесі бар.
Зерттеуден бір ескерту: зерттеуші Стивен Рогельбергпен кездесу оның зерттеуі күн тәртібінің болуын көрсететінін айтады өздігінен тиімділікке жету үшін ештеңе жасамайдыжәне көшбасшылар көбінесе «күн тәртібінің үстіне басқа күнді қойып», өткен аптадағыны қайталайды. Төмендегі қадамдар алдыңғы кездесуден көшірілмеген, осы кездесуге арналған күн тәртібін жазуға арналған.
Тиімді кездесу күн тәртібін жазудың 8 негізгі қадамы
1. Кездесу түрін анықтаңыз
Әртүрлі кездесулер әртүрлі адамдарды, форматтарды және мақсаттарды қамтиды, сондықтан алдымен түрін таңдаңыз.
- Жобаның басталу отырысыжобаның мақсаттарына, мерзіміне, бюджетіне және күтілетін нәтижелерге шолу.
- Барлық қатысушылардың қатысуымен кездесу: өнімділік, мақсаттар мен жоспарлар туралы бөлісетін және ортақ бағыт-бағдар беретін компания көлемінде өтетін кездесу.
- Қалалық мәжіліс: қызметкерлер сұрақтар қояды, жаңалықтарды тыңдайды және жоғары басшыларға кері байланыс береді.
- Стратегиялық басқару жиналысы: жоғары лауазымды басшылар ұзақ мерзімді бағытты жоспарлайды.
- Виртуалды топтық кездесубейне немесе чат арқылы презентациялар, талқылаулар және интерактивті іс-шаралар.
- Ми шабуылы сессиясы: адамдар жаңа идеялар тудырып, талқылайтын шығармашылық кездесу.
- Жеке кездесу: өнімділікті шолу, коучинг немесе дамыту бойынша жеке әңгіме.
2. Мақсат пен міндеттерді анықтаңыз
Кездесудің не үшін өткізіліп жатқанын және неге қол жеткізгіңіз келетінін айтыңыз. Егер нәтижені атай алмасаңыз, оның орнына хабарлама жібере аласыз ба деп сұраңыз. Рогельберг те дәл осыны айтады: кейде сіз ақпаратты жіберіп, кездесуді бес минуттық сұрақтар үшін пайдалана аласыз (Уортондағы сұхбаттағы білім).
3. Негізгі тақырыптарды анықтаңыз
Қабылданатын шешімдерді қоса алғанда, қарастырылуы тиіс тақырыптарды тізімдеңіз. Ең маңызды мәселені бірінші орынға қойыңыз, ал ең көп күш пен назар аударыңыз.
4. Уақыт шегін белгілеңіз
Әрбір тақырыпқа уақыт аралығын, ал бүкіл кездесуге аяқталу уақытын белгілеңіз, сонда кездесу кесте бойынша өтеді.
5. Қатысушыларды және олардың рөлдерін анықтаңыз
Кім қатысатынын және әр адамның не үшін жауапты екенін, мысалы, жаңартуларды ұсыну, жазбалар жасау немесе уақытты сақтау сияқты әрекеттерді тізімдеңіз.
6. Материалдар мен қосымша құжаттарды дайындаңыз
Кездесу кезінде адамдарға не қажет болатынын жинап алыңыз және алдын ала оқуға болатын кез келген нәрсемен бөлісіңіз.
7. Күн тәртібін алдын ала таратыңыз
Күн тәртібін барлық қатысушыларға жіберіңіз, сонда барлығы дайын болып келеді. Оларды кездесуге дейін өз мәселелерін қосуға шақырыңыз.
8. Қажет болған жағдайда қайта қарап, түзетулер енгізіңіз
Жиналыс алдында күн тәртібінің толық және дәл екеніне көз жеткізу үшін оны тексеріп, бөлмедегі топты қажет етпейтін кез келген нәрсені кесіп тастаңыз.
Жиналыс күн тәртібінің үлгілері және тегін үлгілер
Міне, сіз бейімдей алатын үш күн тәртібі. Күн тәртібіндегі мәселелер мен уақыт кездесуіңіздің қажеттіліктері мен мақсаттарына сәйкес реттелуі керек.
1. Команда отырысының күн тәртібі
Дата:
Орналасқан жері:
Қатысушылар:
Міндеттері: жобаның барысын жаңарту; ағымдағы мәселелер мен шешімдерді қарау.
- Кіріспе және сәлемдесу (5 минут) | @ДДСҰ
- Өткен жиналысқа шолу (10 минут) | @ДДСҰ
- Жоба жаңартулары және орындалу туралы есептер (20 минут) | @ДДСҰ
- Мәселені шешу және шешім қабылдау (20 минут) | @ДДСҰ
- Ашық талқылау және кері байланыс (20 минут) | @ДДСҰ
- Әрекеттер және келесі қадамдар (15 минут) | @who
- Қорытынды және келесі жиналысты ұйымдастыру (5 минут) | @ДДСҰ
Ай сайынғы тегін кездесу үлгісі
2. Барлық қатысушылардың қатысуымен өтетін кездесулердің күн тәртібі
Дата:
Орналасқан жері:
Қатысушылар:
Мақсаты: компанияның жұмыс көрсеткіштерімен бөлісіңіз және жаңа бастамалар мен жоспарларды таныстырыңыз.
- Сәлемдесу және таныстыру (5 минут)
- Компания өнімділігін жаңарту (20 минут)
- Жаңа бастамалар мен жоспарлар (20 минут)
- Сұрақ-жауап сессиясы (30 минут)
- Қызметкерлерді марапаттау және марапаттау (15 минут)
- Жабылу және келесі кездесуді ұйымдастыру (5 минут)
3. Жобаның басталу кездесуінің күн тәртібі
Дата:
Орналасқан жері:
Қатысушылар:
Міндеттері: нақты мақсаттар мен күтілетін нәтижелерді белгілеу; команданы таныстыру; қиындықтар мен тәуекелдерді талқылау.
- Сәлемдесу және кіріспе (5 минут) | @ДДСҰ
- Жобаға шолу және мақсаттар (15 минут) | @ДДСҰ
- Топ мүшелерін таныстыру (5 минут) | @ДДСҰ
- Рөл және жауапкершілік тапсырмалары (20 минут) | @ДДСҰ
- Кесте мен уақыт шкаласына шолу (15 минут) | @ДДСҰ
- Жобаның қиындықтары мен тәуекелдері (20 минут) | @who
- Әрекет элементтері және келесі қадамдар (15 минут) | @ДДСҰ
- Қорытынды және келесі жиналысты ұйымдастыру (5 минут) | @ДДСҰ
Бастапқы идеялар туралы көбірек ақпарат біздің сайтта бар жобаның басталу кездесуінің нұсқаулығы.
Кездесу күн тәртібін келесімен бірге орнатыңыз: AhaSlides
Күн тәртібін командаңыз көре алатын, дауыс бере алатын және бірге өңдей алатын нәрсеге айналдыру үшін:
- Аккаунты жасау. Жазылу AhaSlides немесе шолыңыз жалпы үлгілер кітапханасы.
- Кездесу күн тәртібінің үлгісін таңдаңыз және нұқыңыз Үлгіні алыңыз.
Күн тәртібіңіздегі мәселелерді қосыңыз. Үлгідегі тізім слайдын өзіңіздің күн тәртібіңізбен ауыстырыңыз. Содан кейін адамдар бірінші слайдтан бастап қатыса алатындай етіп, жылдам сұрақ, сауалнама немесе ашық сұрақ қосыңыз.
Бірлесіп жұмыс істеңіз және бөлісіңіз. Командаластарды презентацияны өңдеуге шақырыңыз, содан кейін кездесу алдында күн тәртібін сілтеме немесе QR коды ретінде бөлісіңіз.
Кілттерді алу
- Тақырыптарды тізімдемес бұрын кездесу түрін және нақты мақсатты таңдаңыз.
- Ең маңызды нәрсені бірінші орынға қойып, әр затқа уақыт пен иесін белгілеңіз.
- Күн тәртібін алдын ала жіберіп, қатысушыларды оған толықтырулар енгізуге шақырыңыз.
- Әр жолы жаңа күн тәртібін жазыңыз. Күн тәртібінің өзі кездесуді тиімді етпейді.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Жиналыстың күн тәртібі нені білдіреді?
Күн тәртібі – жиналыста не болатынының жоспарланған жоспары, кейде кесте немесе жұмыс тәртібі деп аталады. Онда тақырыптар, уақыт және әрбір мәселені кім басқаратыны көрсетілген.
Күн тәртібін белгілейтін кездесу дегеніміз не?
Күн тәртібін белгілейтін жиналыс алдағы кең ауқымды жиналыстың күн тәртібін жоспарлау және бекіту үшін өткізіледі.
Жобалық кездесудің күн тәртібі қандай?
Жоба бойынша кездесудің күн тәртібінде жобаға қатысты тақырыптар, талқылаулар және іс-қимыл тармақтары, мысалы, прогресс, тәуекелдер және келесі қадамдар көрсетілген.
