Көптеген стратегиялық сессиялар есіктен кіріп келгенге дейін сәтсіздікке ұшырайды. Күн тәртібі түсініксіз, бөлмеде басқа адамдар бар және ешкім жауапты болатын нақты нәтиже жоқ. Үш сағаттан кейін команда шаршайды және стратегия дәл сол жерде болады.
Бұл шешілетін мәселе. Нәтижесіз кездесулер АҚШ бизнесіне жылына шамамен 375 миллиард доллар шығын әкеледі [1], ал бұл шығынның үлкен бөлігі құрылымсыз өтетін қайталанатын стратегиялық сессиялардан келеді. Дұрыс форматты таңдау тез арада өз нәтижесін береді.
Бұл нұсқаулықта стратегиялық басқару кездесуі деген не, оған кімдер қатысатыны және нақты шешімдер қабылдайтын кездесуді өткізудің қадамдық жоспары қарастырылады.
Стратегиялық басқару кездесуі дегеніміз не?
Стратегиялық басқару кездесуі - бұл жоғары басшылар компанияның жұмысын қарастыратын, ағымдағы стратегияның жұмыс істеп тұрғанын бағалайтын және келесі басымдықтар жиынтығы бойынша келісетін құрылымдалған сессия.
Бұл тәжірибенің ресми нұсқасы Стратегиялық кездесулерді басқару (SMM) деп аталады, ол сала бойынша ұйымның стратегиялық көзқарасына сәйкес өлшенетін бизнес мақсаттарына жету үшін кәсіпорын көлемінде кездесулерге қатысты процестерді, шығындарды, көлемді, стандарттарды, жеткізушілерді және деректерді басқару ретінде анықталады [2]. Қарапайым тілмен айтқанда: бұл кездесулерді арнайы күнтізбелік іс-шара емес, басқарылатын ресурс ретінде қарастырады.
Бұл сессиялар әдетте тоқсан сайын өткізіледі. Олар басшылыққа бизнестің қай жерде тұрғаны туралы біріктірілген түсінік беру үшін сату шолуларынан, маркетингтік стратегия сессияларынан және операциялық жаңартулардан алынған деректерге сүйенеді.
Стратегиялық басқару кездесуі жауап беруге тырысатын негізгі сұрақ: біз ресурстарымызды мақсаттарымызға жету үшін ең қолайлы жолмен пайдаланып жатырмыз ба, егер олай болмаса, нені өзгерту керек?
Неліктен бұл кездесулерді дұрыс ұйымдастыру керек?
Құрылымсыз стратегиялық кездесу өткізу ұйымдағы ең қымбат адамдардың уақытын босқа өткізеді. Бірақ жақсы жасалған жағдайда, тәртіпті SMM тәсілі бірнеше нақты артықшылықтар береді.
Ең тікелейсі - шығындарды бақылау. SMM принциптерін қолданатын ұйымдар әдетте жеткізушілермен қарым-қатынасты нығайту, процестерді стандарттау және нашар өткізілген сессияларға кететін уақытты азайту арқылы кездесулерге байланысты шығындарды 10-нан 25%-ға дейін үнемдейді [2].
Келіссөздер жүргізудің де пайдасы бар. Бөлімдер дайындалған деректермен және мақсаттарды ортақ түсінумен үстел басына келгенде, келіспеушіліктер аумақтық дауларға емес, мәселелерді шешуге бағытталған әңгімелерге айналады. Кездесу адамдардың іс жүзінде келісімге келулеріне жағдай жасайды.
Құрылымдық бақылауы бар тоқсан сайынғы ырғақ тәуекелдерді басқаруды жақсартады. Команда бірдей көрсеткіштерді қайта-қайта қарастырады, бұл келесі сессияда алты ай бойы байқалмайтын үрдістердің пайда болатынын білдіреді.
Соңында, стратегияны шолу бюджеттің көрінуінің табиғи сәті болып табылады: белгілі бір бағдарламаларға көбірек қаржыландыру қажет пе, қызметкерлер саны бойынша шешімдер басымдықтарға сәйкес келе ме немесе бір тармақ нәтижелермен ақталмай ма деген сұрақ қойылады.
Кімге қатысуға тура келеді?
Бөлмені шағын етіп сақтаңыз. Бас директор (немесе басқарушы директор, атқарушы директор немесе оған балама тұлға), тиісті бөлім басшылары және жұмысы тікелей қарастырылып отырған жоба жетекшілері негізгі топ болып табылады.
Қатысушылардың тым көп болуы шу тудырады. Бөлмеде 20 адам болған кезде, әңгіме үзінділері, шешім қабылдау баяулайды, ал қоңырау шалуы керек адамдар топтық динамиканы басқаруға мәжбүр болады.
Бұл басқа дауыстар алынып тасталады дегенді білдірмейді. Сауалнамалар, кездесу алдындағы есептер және кеңірек топтардың жазбаша ұсыныстары арқылы алдын ала ақпарат жинау - жақсырақ әдіс. Кездесуге қатысқан бір адам бұл деректерді барлығының қатысуын талап етпей-ақ ұсына алады. AhaSlides мұны практикалық етеді: сіз кездесу алдында компанияның барлық мүшелеріне тікелей сауалнама немесе ашық сұрақ жібере аласыз және жинақталған жауаптарды тікелей сессияға енгізе аласыз.
Тиімді стратегиялық басқару кездесуін қалай өткізуге болады: 11 қадамнан тұратын жоспар
1. Оны алдын ала жоспарлап, деректер иелерін тағайындаңыз
Стратегиялық кездесулер қысқа мерзімде шақырылмауы керек. Күнді кем дегенде екі-үш апта бұрын белгілеп, қаралатын әрбір деректер немесе есеп үшін кім жауапты екенін анықтаңыз.
Қатысушылар оларды кездесудің таңертеңінде емес, іс жүзінде оқи алатындай етіп, ұсыныстар кездесуден бірнеше күн бұрын келуі керек. Алдыңғы түні дайындалған талдау көрсеткендей.
2. Нақты күн тәртібін құрыңыз
Күн тәртібі – тақырыптар тізімі емес. Бұл шешімдер тізбегі. Күн тәртібіндегі әрбір тармақ топтың сол блоктың соңына дейін жауап беруі керек сұраққа сәйкес келуі керек.
Толық күндік стратегиялық шолудың жұмыс күн тәртібі келесідей болуы мүмкін:
УақытБлокМақсат9:00–9:30Бастапқы және контекстМақсат пен негізгі ережелерді сәйкестендіру9:30–11:00Нәтижелерді шолуӨткен тоқсандағы мақсаттармен салыстырғанда нәтижелерді бағалау11:00–12:00Департамент жаңалықтарыБеткі мәселелер және алғашқы белгілер1:00–3:00Стратегиялық басымдықтарАғымдағы бағытты қарап шығу, қарсылық білдіру немесе түзету3:00–4:00Көрінбейтін мәселелерБұғаттауыштар мен шешілмеген шешімдерді шешу4:00–5:00Іс-қимыл жоспарлауМеншік иелерін, мерзімдерді және табыс көрсеткіштерін тағайындау5:00–5:30Сұрақ-жауап және қорытындыСұрақтарды ашу, сессияны жабу
Үзілістер мен ауысулар үшін уақыт бөліңіз. Бір тақырыптан екіншісіне ауысуды қажет ететін тығыз күн тәртібі ойлануға мүмкіндік беретін қысқа күн тәртібінен гөрі нашар шешімдерге әкеледі.
3. Жиналыс басталмас бұрын негізгі ережелерді белгілеңіз
Алдын ала жіберілген негізгі ережелер болжамды мәселелердің алдын алады. Жиі кездесетін ережелер: егер сіз қатыса алмасаңыз, шешім қабылдауға уәкілетті орынбасар жіберуіңіз керек. Талқылау кезінде телефон соғылады. Бір уақытта бір сөйлеуші. Келіспеушілік күтіледі; жеке шабуылдар күтілмейді.
Адамдар отырмас бұрын айтылған қарапайым ережелер бұл сессиялардың жолын бұзатын көптеген үйкелістерді жояды.
4. Дайындық ретінде ай сайынғы жан-жақты кездесулерді пайдаланыңыз
Тоқсан сайынғы стратегиялық сессия ұйым үйлесімді қарым-қатынас жасау әдетіне ие болған кезде жақсырақ жұмыс істейді. Ай сайынғы жан-жақты кездесулер осы функцияны атқарады. Олар команданың барлық мүшелерін бағыт-бағдардан хабардар етіп отырады, сұрақтарды ертерек шешеді және тоқсан сайынғы стратегиялық сессияның уақытының жартысын негізгі жаңартуларға жұмсаудың қажеті жоқ дегенді білдіреді.
5. Жаңа нәрсе үшін жобаның басталу кездесуін өткізіңіз
Егер стратегиялық сессияда жаңа бастама пайда болса, оны бір бөлмеде жоспарлауға тырыспаңыз. Тек оны құруы керек адамдармен бөлек кіріспе кездесуді жоспарлаңыз. Бұл кездесу ауқымын, мақсатын, иелерін және мерзімін қамтиды. Оған толық атқарушы топ қажет емес.
6. Бастапқыда кездесудің қажетті нәтижелерін анықтаңыз
Кез келген шолу басталмас бұрын, жетекші топтың соңына дейін қол жеткізуі керек нақты нәтижелерді айтады. «Маркетинг стратегиясын талқыламаңыз» емес, «3-ші тоқсанда ақылы сатып алуға инвестицияны сақтау, кеңейту немесе азайту туралы шешім қабылдаңыз».
Нақты нәтижелер кездесудің стратегиялық сессия ретінде жасалған күй жаңартуы ретінде өтуіне жол бермейді. Нақты мысал: Энди Гроувтың Intel компаниясы әрбір шолу сессиясын слайдтар жиынтығы емес, жазбаша шешім журналы көрсетілген нәтиже ретінде жүргізді. Әрбір талқылау не туралы хабарланып жатқаны емес, не шешіліп жатқаны төңірегінде жүргізіледі [3].
7. Мұзжарғышпен ашыңыз
Бұл жұмсақ ұсыныс емес. Топтық динамика бойынша зерттеулер қысқа мерзімді жылыту жаттығулары кейінгі мазмұнды талқылау кезінде қатысу деңгейін арттыратынын үнемі көрсетеді [4]. Кейбір адамдар бөлмеде, ал басқалары экранда болатын аралас кездесулер үшін жылдам мұзжарғыш әлеуметтік ойын алаңын да теңестіреді.
AhaSlides сайтында «бүгін қандай мәселені шешкіңіз келеді?» деген 60 секундтық сауалнама уақытты босқа өткізбей жұмысты атқарады. Жауаптар сонымен қатар модераторға адамдардың ойында не бар екенін нақты уақыт режимінде көруге мүмкіндік береді.
8. Сессияны презентациялық емес, интерактивті етіп жасаңыз
Бірінен соң бірі өтетін стратегиялық сессиялар пассивті аудиторияны қалыптастырады. Қызметкерлердің 91%-ы кездесулер кезінде армандайтынын мойындайды [1], ал слайдтармен толтырылған бөлме бұл нәтижеге жетудің ең жылдам жолы.
Оның орнына, есептердің орнына мәселелердің айналасында блоктарды құрылымдаңыз. Нақты бір қиындық бойынша, мысалы, тұтынушыларды ұстап тұру мәселесі немесе өнімдегі олқылық бойынша 15-20 минутқа шағын топтарға бөлініңіз. Содан кейін нәтижелерді салыстыру үшін қайта жиналыңыз. Пікірталас блогының соңында консенсустың қай жерде екенін және ең қатты дауыстардың әңгімені қозғағанын көру үшін тікелей сауалнама өткізіңіз. AhaSlides-те жазбаша пікірлерді бір уақытта жинау үшін ашық сұрақтарды пайдаланыңыз, сонда тыныш қатысушылар үзбей үлес қоса алады.
9. Әлеуетті мәселелерді олар орын алмас бұрын анықтаңыз
Егер сессия уақыт өте келе аяқталса не болады? Егер негізгі шешім қабылдаушы ерте кетуге мәжбүр болса не болады? Егер біреу дайындауы керек деректер жоқ болса ше?
Кездесуге дейінгі жоспарлау кезеңінде осы сценарийлерді тізіп, әрқайсысына жауап беріңіз. Күн тәртібіндегі жеке мәселелерге арналған кері санақ таймері уақыттың өтуіне жол бермейді. Белгіленген жазба жүргізуші әңгіме тез жүріп жатқанда да шешімдердің жазылып алынуын қамтамасыз етеді. Қосымша талқылау сұрағының дайын болуы есептің болмауы бүкіл бөлмені тоқтатпайтынын білдіреді.
10. Деректерді жылдам жеткізу үшін онлайн құралдарды пайдаланыңыз
Диаграммалар, бақылау тақталары және тікелей сауалнамалар безендіру емес. 12 жолды электрондық кестені ауызша ұсыну айқын визуалды көрсетуге қарағанда төрт есе көп уақыт алады және сұрақтарды қажет етеді. AhaSlides, Miro және т.б. сияқты құралдар Google Slides деректерді қатысушылар нақты уақыт режимінде өңдеп, жауап бере алатын форматтарда көрсетуге мүмкіндік береді.
Гибридті немесе қашықтағы топтар үшін тікелей сауалнама таратылған қатысушыларға шақыруды күтудің немесе дыбысты қосу түймелерімен күресудің орнына өз пікірлерін тіркеудің тікелей жолын ұсынады.
11. Құрылымдалған сұрақ-жауап және нақты іс-қимылдармен аяқтаңыз
Кез келген стратегиялық сессияның соңғы 30 минутында қабылданған шешімдердің жазбаша тізімі, қосымша қарастыруды қажет ететін ашық сұрақтар және иелері көрсетілген іс-қимыл тармақтары және нақты мерзімдері көрсетілуі керек.
Соңында қалалық әкімдік стиліндегі сұрақ-жауап кездесуі өтеді, онда қатысушылар көшбасшылыққа қатысты сұрақтарды тікелей қоя алады, бұл шешім қабылдаушылар мен команда арасындағы әлеуметтік алшақтықты жояды. Бұл сондай-ақ табиғи тексеруді қамтамасыз етеді: егер қатысушылар кездесу барысында жауап берілуі тиіс сұрақтар қойса, күн тәртібінде осы тақырыптарға көбірек уақыт қажет болды.
Адамдар бөлмеден шыққан кезде жиналыс аяқталмайды. Тапсырмалар таратылып, келесі тіркелу жоспарланған кезде жиналыс аяқталады.
Нақты әлемдегі мысал
Intel компаниясының бұрынғы бас директоры Энди Гроув компанияның басқару жүйесін өзі «жоғары рычагты» деп атаған кездесулердің айналасында құрды, бұл кездесулерде қабылданған шешімдер көптеген кейінгі әрекеттерді біріктіретін [3]. Оның тәсілі кездесуге дайындықты келіссөздерсіз деп санады: егер сіз қолдағы шешімге үлес қосуға дайын болмасаңыз, сіздің бөлмеде болуыңыздың қажеті жоқ еді. Нәтиже әрқашан не шешілгені және әрбір келесі қадамға кім иелік ететіні туралы жазбаша жазба болды.
Пішім экзотикалық емес. Бұл жоғарыдағы 11 қадамдық жоспарда сипатталғандай. Айырмашылық - орындаудағы тәртіп.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Стратегиялық басқарудың бес тұжырымдамасы қандай?
Қоршаған ортаны сканерлеу, стратегияны тұжырымдау, стратегияны іске асыру, бағалау және бақылау, сондай-ақ стратегиялық көшбасшылық. Жақсы өткізілген стратегиялық басқару кездесуі бесеуін де қамтиды, бірақ негізінен бағалау, бақылау және қайта құру кезеңдерінде жүзеге асырылады.
Стратегиялық кездесуде нені талқылайсыз?
Алдыңғы кезеңдегі мақсаттарға сәйкес көрсеткіштер, ағымдағы стратегиялық бағыт және оның нарыққа сәйкес келуі, ресурстарды бөлу, келесі кезеңге арналған басымдықтар және нақты әрекеттер үшін жауапкершілік.
Стратегиялық кездесу мен тактикалық кездесудің айырмашылығы неде?
Тактикалық кездесу жақын арадағы операцияларды қамтиды: осы аптада немесе осы спринтте не болуы керек. Стратегиялық кездесу жоғары деңгейде өтеді: ұйым дұрыс бағытта келе жатыр ма және оған жету үшін ресурстарды қалай бөлу керек. Екеуі де қажет; оларды бір сессияда біріктіру екеуі де жақсы нәтиже бермейтінін білдіреді.
Дереккөздер
[1] Flowtrace. "2026 жылға арналған 100 кездесу статистикасы." https://www.flowtrace.co/collaboration-blog/50-meeting-statisticsЖиналыстардың нәтижесіз шығындары және қызметкерлердің жиналыстар кезіндегі қатысуы бойынша зерттеулерді жинақтайды.
[2] Квент. "Стратегиялық кездесулерді басқаруды түсіну." https://www.cvent.com/en/blog/events/understanding-strategic-meetings-managementСалалық анықтама және SMM шығындарын үнемдеу көрсеткіштері.
[3] Гроув, А. (1983). Жоғары өнімді басқаруRandom House. Intel компаниясының кездесу тәртібі мен шешімдерді тіркеу тәжірибелеріне сілтеме жасалған.
[4] Миро. "Стратегиялық жоспарлау кездесуін қалай өткізу керек." https://miro.com/blog/strategic-planning-meeting/Гибридті сабақтарға арналған жылыту жаттығуларын қоса алғанда, қатысуды арттыратын әдістерді қамтиды.
