Іскерлік кездесу тек оның форматы мақсатына сәйкес келгенде ғана жұмыс істейді. Ми шабуылы мәртебені жаңарту сияқты идеяларды өлтіреді, ал ми шабуылы сияқты шешім қабылдау кездесуі ешқашан шешімге келмейді. Бұл нұсқаулықта көптеген бизнестер өткізетін кездесулердің 10 түрі, әрқайсысы не үшін, қанша уақытқа созылуы керек және оны қалай пайдалы ету керектігі қарастырылады.
Масштаб үшін, Гарвард бизнес шолу басшылардың аптасына кездесулерге шамамен 23 сағат жұмсайтынын хабарлайды, бұл 1960 жылдардағы 10 сағаттан аз уақытпен салыстырғанда көп. Дұрыс түрін таңдау және оны жақсы жүргізу сол уақыттың көп бөлігін қайтарып береді.
Іскерлік кездесу дегеніміз не?
Іскерлік кездесу – ақпарат алмасу, мәселелерді шешу немесе жұмыс туралы шешім қабылдау үшін бас қосатын адамдардың бас қосуы. Ол жеке, виртуалды немесе аралас, сондай-ақ ресми немесе бейресми түрде болуы мүмкін, күнделікті 10 минуттық стенд-аптан бастап толық күндік жоспарлау сессиясына дейін. Әрбір жақсы адамның бөлісетіні – мақсат: бір нәрсе соңына дейін алға жылжуы керек.
Қысқаша нұсқаулық: сізге қандай кездесу түрі қажет?
| Егер сізге қажет болса... | Іске қосу... | Әдеттегі ұзындық |
|---|---|---|
| Команданы басымдықтар бойынша біртұтас ұстаңыз | Ай сайынғы топ жиналысы | 30 дейін 60 минутқа |
| Беттік блокаторларды жылдам | Күту | 15 минутқа дейін |
| Мақсаттарға сәйкес прогресті бақылаңыз | Мәртебені жаңарту кездесуі | 30 минут |
| Қате кеткен нәрсені түзетіңіз | Мәселелерді шешуге арналған кездесу | 45 дейін 60 минутқа |
| Бір нақты шешімге келу | Шешім қабылдау кездесуі | 30 дейін 60 минутқа |
| Опцияларды жасау | Миға шабуыл кездесуі | 45 дейін 60 минутқа |
| Ұзақ мерзімді бағытты белгілеу | Стратегиялық басқару жиналысы | Жарты күн немесе одан да көп |
| Жобаны жақсы бастаңыз | Жобаның басталу отырысы | 60 дейін 90 минутқа |
| Адамдардың бір-бірін тануына көмектесіңіз | Кіріспе кездесу | 30 минут |
| Басшыларға қызметкерлердің сұрақтарына жауап беруге мүмкіндік беріңіз | Қалалық мәжіліс | 45 дейін 60 минутқа |
Ұзындықтар ережелер емес, жалпы бастапқы нүктелер болып табылады. Ерте аяқталған кез келген кездесуді қысқартыңыз.
Бизнестегі кездесулердің 10 түрі
1. Ай сайынғы топтық кездесулер
Ай сайынғы командалық кездесу – бұл команданың жұмыс барысын қарастыратын, алдағы жұмыстарды тағайындайтын және басымдықтарды келісетін қайталанатын тексеру. Ол тез арада жұмыстан шығуға мүмкіндік беретіннен гөрі көп нәрсе қамтылатын кезде өз орнын табады. Әдеттегі сәтсіздік – оны ақпарат қоқысына айналдыру: егер бөлісілгеннің бәрі электрондық пошта бола алса, электрондық поштаны жіберіп, кездесуді блоктаушылар, бірнеше адамға әсер ететін шешімдер және бағыттың өзгеруі үшін сақтаңыз.
Оны ...-пен шатастырмаңыз жан-жақты кездесу, бұл бүкіл компанияны біріктіреді, әдетте бір команда емес, жоғары басшылық басқарады.
2. Стенд-ап кездесулері
Стенд-ап, күнделікті скрам деп те аталады, бұл 15 минуттан аз уақыт ішінде жүргізілетін қысқа күнделікті тіркелу. Atlassian оны әр адам үш сұраққа жауап беретін жылдам айналма ойын ретінде сипаттайды: кеше не істедім, бүгін не істеймін және маған не кедергі келтіреді. Уақыт шектеуі оны күй туралы есеп емес, үйлестіру құралы ретінде қалдырады. Стэнд-аптар күнделікті бірлескен жобада жұмыс істейтін командаларға сәйкес келеді. Таратылған топтар үшін ортақ арнадағы жазбаша стэнд-ап кестесіз бірдей жұмысты орындай алады.
3. Мәртебені жаңарту кездесулері
Әдетте мәртебе жаңартулары апта сайын болып тұрады және нақты мақсаттарға сәйкес прогресті бақылайды. Стенд-аптан айырмашылығы, мәселе жобаның дұрыс жолда екенінде, оның қай жерде алда немесе артта екенінде және бұл келесі кезең үшін нені білдіретінінде. Оны құрылымдаңыз: барлығы бірдей форматта есеп береді, ал нақты талқылауды қажет ететін кез келген нәрсе өз отырысын өткізеді, сондықтан 30 минуттық жаңарту жоспарланбаған сағатқа айналмайды.
4. Мәселелерді шешуге арналған кездесулер
Бұлар бірдеңе дұрыс болмағанда немесе қателесуге жақын қалғанда және топ оны диагностикалап, түзету туралы келісуі қажет болғанда шақырылады. Олар көбінесе жоспарланбаған және бірнеше бөлімнен адамдарды тартуы мүмкін. Кінәлауға емес, мәселеге назар аударыңыз және келісілген шешіммен, иесін тағайындаумен және мерзімін белгілеумен аяқтаңыз. Тиісті деректерді алдын ала жіберіңіз, сонда барлығы мәселенің шын мәнінде не екенін бірдей түсіне бастайды.
5. Шешім қабылдау кездесулері
Шешім қабылдау кездесуі бірнеше адамның пікірін немесе өкілеттігін қажет ететін бір шешім қабылдау үшін өткізіледі. Қол қоюы қажет барлық адамдарды шақырыңыз, басқа ешкімді шақырмаңыз. Шешімді жоспарламас бұрын оны бір сұрақ ретінде жазыңыз: «Іске қосуды 3-тоқсаннан 4-тоқсанға ауыстыру керек пе?» - шешім қабылдау кездесуі, ал «Іске қосу мерзімі туралы не ойлаймыз?» - бұл шешім қабылдау кездесуі емес. Содан кейін, шешім мен оның негіздемесін жазып алыңыз, сонда ол бірнеше айдан кейін қайта ашылмауы керек.
6. Ми шабуылы бойынша кездесулер
Ми шабуылы кездесулері идеялар тудырады; оларды бағалау кейінірек келеді. Екеуі де бірден болған кезде, бағалау инстинкті идеяларды басып тастайды, ал сізде қауіпсіз ұсыныстардың қысқа тізімі қалады. Бірінші бөлімді түсініктемесіз идеялар жасауға, ал екінші бөлімді оларды топтастыруға және рейтингтеуге жұмсаңыз. Тікелей эфир сөз бұлты немесе ашық слайд тыныш адамдарға әңгімедегі үзілісті күтудің орнына, басқалармен бір уақытта үлес қосуға мүмкіндік береді.
7. Стратегиялық басқару кездесулері
Стратегиялық кездесулер – бұл жоғары лауазымды басшылар ұзақ мерзімді бағытты қарастыратын, стратегиялық мақсаттарға сәйкес өнімділікті бағалайтын және алдағы тоқсанға немесе жылға басымдықтарды белгілейтін кездесулер. Олар әдетте тоқсандық немесе жылдық болып табылады және нақты дайындықты қажет етеді: талқылау үстірт болмауы үшін алдын ала оқылған материалдарды кем дегенде 48 сағат бұрын бөлісіңіз. Нәтиже басымдықтар мен шешімдердің нақты тізімі болуы керек, «әрі қарай зерттеуге» арналған нәрселердің тізімі емес. Біздің нұсқаулықта толығырақ ақпарат бар. стратегиялық басқару жиналысы.
8. Жобаның басталу кездесулері
A жоба бастау кездесуі жобаның ресми басталуын білдіреді. Бұл жоба менеджерін, команданы және мүдделі тараптарды жобаның неге қол жеткізуі керектігін, неге кім жауапты екенін, команда қалай байланысатынын және табыстың қандай болатынын талқылау үшін біріктіреді. Сондай-ақ, бұл жұмыс бір бағытта қарқын алғанға дейін болжамдар мен тәуекелдерді анықтаудың ең арзан сәті.
9. Кіріспе кездесулер
An таныстыру кездесуі біреу командаға қосылғанда, екі топ бірге жұмыс істей бастағанда немесе адам жаңа рөлге ауысқанда болады. Мақсат - қарым-қатынасты құру: өмірбаян, жұмыс стилі және күтілетін нәтижелер. Ашық чат үзіліп қалады, сондықтан адамдарға қысқа сұрақ немесе шағын ортақ тапсырма сияқты нақты әңгімелесуге мүмкіндік беріңіз.
10. Қалалық жиналыстар
A қалалық мәжіліс бұл компания бойынша немесе бөлім бойынша жоспарланған сессия, онда басшылар жаңалықтармен бөліседі және қызметкерлердің сұрақтарына жауап береді. Уикипедия форматтың 17 ғасырдан басталған Жаңа Англия қалалық жиналысына негізделгенін, бірақ қалалық кеңеске қатысушылар міндетті шешімдерге дауыс бермейтінін атап өтеді. Құндылығы - ашықтық және екі жақты байланыс, және бұл сұрақ-жауаптың шынайы болуына байланысты. Алдын ала тексерілген софтбол сұрақтары мақсатқа сай келмейді, сондықтан қызметкерлерге сессия алдында және сессия барысында сұрақтар қоюдың анонимді тәсілін беріңіз.
Кез келген кездесуді қалай тиімді өткізуге болады
Формат 10 түрде өзгереді, бірақ кездесуге қатысуға тұрарлық әдеттер өзгеріссіз қалады.
- Жоспар жасамас бұрын мақсатты анықтаңыз. Қандай шешім қабылданатынын, қандай ақпарат бөлісілетінін немесе қандай мәселе шешілетінін айта аласыз ба? Егер жоқ болса, кездесу әлі қажет емес шығар.
- Күн тәртібімен бөлісіңіз. A отырыстың күн тәртібі талқылауды дұрыс жолға қойып, адамдарға дайындалуға мүмкіндік береді. Әр тақырыпқа уақыт көрсетілген тізім жеткілікті.
- Дұрыс адамдарды шақырыңыз. Пікірлері немесе өкілеттіктері қажет адамдарды қосып, жазбаларды басқаларға жіберіңіз.
- Әр тақырыпқа уақыт бөліңіз. Күрделі тапсырмаларды орындауға көбірек уақыт беріңіз, кестеге жабысыңыз және бір сағаттан астам уақытқа қысқа үзіліс жасаңыз.
- Оны интерактивті етіп жасаңыз. Бір адам сөйлеп, қалғандары тыңдайтын кездесу назарды тез жоғалтады. Тікелей эфир сауалнамалар, жылдам сұрақ-жауап және ашық сұрақтар адамдардың қатысуына ықпал етеді. Тегін AhaSlides жоспар 50 қатысушыға дейін қолдайды, бұл командалық кездесулердің көпшілігін қамтиды.
- Шешімдерді жазып алыңыз және олардың орындалуын бақылаңыз. Хаттамада тек қабылданған шешімдер, тағайындалған әрекеттер, кімге тиесілі және қашанға дейін жазылғаны жеткілікті. Оларды 24 сағат ішінде жіберіңіз, содан кейін келесі кездесуді жақсарту үшін пікір сұраңыз.
Болдырмауға болатын жалпы қателіктер
- Мақсатқа сәйкес келмейтін түрді пайдалану. Қандай шығыс қажет екенін шешіңіз, содан кейін оны шығаратын пішімді таңдаңыз.
- Тым көп адам шақыру. Үлкен бөлмелер шешімдер қабылдауды баяулатады және әр адамның қатысуын азайтады.
- Келесі әрекетті өткізіп жіберу. Жазбаша түрде қабылданбаған шешім шешім қабылданбаған шешіммен бірдей әсер етеді.
- Қайталанатын кездесулердің автопилотта жұмыс істеуіне мүмкіндік беру. Бірнеше ай сайын кездесудің бастапқы мақсатына қызмет ете ме, жоқ па, соны сұраңыз. Егер қызмет етпесе, оны болдырмаңыз немесе форматын өзгертіңіз.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Бизнесте кездесулер неге маңызды?
Кездесулер ақпараттың, идеялардың және кері байланыстың ұйым бойынша жоғары және төмен таралуына мүмкіндік береді және адамдарды шешім қабылдауға ең жылдам бағыттайтын орын болып табылады.
Бизнесте қандай кездесулер болуы керек?
Көптеген бизнестер жан-жақты кездесулерді, көшбасшылық кездесулерді, командалық кездесулерді, жобалық кездесулерді және жеке кездесулерді, сондай-ақ сату, маркетинг, қаржы және жалдау бойынша шолулар, оқыту сессиялары және клиенттермен кездесулер сияқты функцияға тән сессияларды өткізеді. Жоғарыда аталған 10 түрден бастаңыз және басқаларын тек нақты мақсат қажет болған жағдайда ғана қосыңыз.
Іскерлік кездесу қанша уақытқа созылуы керек?
Мақсатқа мүмкіндік беретіндей қысқа мерзімде. Стенд-аптар 15 минуттан аз уақытқа, мәртебені жаңарту және шешімдер қабылдау шамамен 30 минутқа созылуы керек, ал тек стратегиялық немесе жоспарлау сессиялары жарты күнге немесе одан да ұзақ уақытқа созылуы керек.
Стенд-ап пен мәртебені жаңарту кездесуінің айырмашылығы неде?
Стенд-ап - бұл жеке тапсырмалар мен блокаторлар бойынша күнделікті, өте қысқа тексеру. Әдетте, мәртебені жаңарту апта сайын жүргізіледі және бүкіл жобаның мақсаттарына сәйкес келе ме, жоқ па, соны қарастырады.
