Жобаны басқару оркестрді басқарумен бірдей. Шедеврге жету үшін әрбір бөлік бірлесіп жұмыс істеуі керек. Бірақ барлығын біркелкі ету - бұл бөлшектердің сәйкес келмеуі, қателіктердің орын алуы және бәрі тәртіпсіз болу мүмкіндігі сияқты проблемалармен байланысты нағыз қиындық.
Міне, сол жерде Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымы (WBS) кіреді. Оны жобаның әрбір бөлігін бірге жақсы жұмыс істеуге көмектесетін дирижер таяқшасы деп ойлаңыз.
Бұл blog постта біз жобаны басқарудағы Жұмысты бөлу құрылымының тұжырымдамасына енеміз, оның негізгі мүмкіндіктерін зерттейміз, мысалдар келтіреміз, құру қадамдарын сипаттаймыз және оны дамытуға көмектесетін құралдарды талқылаймыз.
Мазмұны
- Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымы дегеніміз не?
- Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымының негізгі сипаттамалары
- WBS және жұмысты бөлу кестесі арасындағы айырмашылықтар
- Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымының мысалдары
- Жобаны басқаруда жұмыстың бөліну құрылымын қалай құруға болады
- Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымына арналған құралдар
- Bottom Line
Қосымша кеңестер AhaSlides
Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымы дегеніміз не?
Жобаларды басқарудағы жұмысты бөлу құрылымы (WBS) жобаны кішірек және басқарылатын бөліктерге бөлу құралы болып табылады. Бұл жоба менеджерлеріне жобаны аяқтау үшін қажетті жеке тапсырмаларды, жеткізілімдерді және жұмыс пакеттерін анықтауға мүмкіндік береді. Ол нені орындау керектігін нақты және құрылымды шолуды қамтамасыз етеді.
WBS негізгі құрал болып табылады жоба менеджменті өйткені ол не істеу керектігінің нақты негізін береді:
- Жобаның ауқымын тиімді жоспарлаңыз және анықтаңыз.
- Уақыт, шығындар және ресурстар үшін нақты бағалауларды жасаңыз.
- Тапсырмалар мен жауапкершіліктерді тағайындаңыз.
- Прогрессті қадағалаңыз және ықтимал тәуекелдерді немесе мәселелерді ертерек анықтаңыз.
- Жоба командасының ішіндегі байланыс пен ынтымақтастықты жақсартыңыз.
Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымының негізгі сипаттамалары
WBS жобадан жоғарғы деңгей ретінде басталады және кейін жобаның кішірек бөліктерін егжей-тегжейлі көрсететін ішкі деңгейлерге бөлінеді. Бұл деңгейлер жобаны аяқтауға қажетті кезеңдерді, жеткізілімдерді, тапсырмаларды және қосалқы тапсырмаларды қамтуы мүмкін. Бөлу жоба тағайындалу және тиімді басқару үшін жеткілікті шағын жұмыс пакеттеріне бөлінгенше жалғасады.
WBS негізгі ерекшеліктері мыналарды қамтиды:
- Иерархия: Ең жоғары деңгейден ең төменгі жұмыс пакеттеріне дейінгі барлық жоба элементтерінің көрнекі, ағаш құрылымдық көрінісі.
- Өзара ерекшелік: WBS-тің әрбір элементі бір-біріне сәйкес келмейді, бұл нақты жауапкершілік тапсырмаларын қамтамасыз етеді және күштердің қайталануын болдырмайды.
- Анықталған нәтиже: WBS әрбір деңгейінде прогресс пен өнімділікті өлшеуді жеңілдететін анықталған нәтиже немесе нәтиже бар.
- Жұмыс пакеттері: WBS ең кішкентай бөлімшелері, жұмыс пакеттері жоба тобының мүшелері не істеу керектігін түсініп, шығындар мен уақытты дәл есептей алатындай және жауапкершіліктерді тағайындай алатындай егжей-тегжейлі.
WBS және жұмысты бөлу кестесі арасындағы айырмашылықтар
Екеуі де жобаны басқарудағы маңызды құралдар болғанымен, олар әртүрлі мақсаттарға қызмет етеді.
Олардың арасындағы айырмашылықты түсіну жобаны тиімді жоспарлау және орындау үшін өте маңызды.
| ерекшелік | Жұмысты бөлу құрылымы (WBS) | Жұмысты бөлу кестесі (WBSchedule) |
| Фокус | Не жеткізіледі | Қашан ол жеткізілді |
| Бөлшек деңгей | Толығырақ (негізгі компоненттер) | Толығырақ (ұзақтықтар, тәуелділіктер) |
| мақсат | Жобаның көлемін, нәтижелерін анықтайды | Жобаның уақыт кестесін жасайды |
| Жеткізу мүмкіндігі | Иерархиялық құжат (мысалы, ағаш) | Гант диаграммасы немесе ұқсас құрал |
| Аналогия | Азық-түлік тізімі (заттар) | Тамақтану жоспары (не, қашан, қалай пісіру керек) |
| мысал | Жоба кезеңдері, нәтижелер | Тапсырма ұзақтығы, тәуелділіктер |
Қорытындылай келе, Жұмысты бөлу құрылымы келесіні бөледі «не» жобаның - барлық тартылған жұмыстарды анықтау - жұмысты бөлу кестесі (немесе жоба кестесі) «қашан» осы тапсырмаларды уақыт бойынша жоспарлау арқылы.
Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымының мысалдары
Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымы қабылдай алатын әртүрлі пішімдер бар. Міне, кейбір жалпы түрлер қарастырылуы керек:
1/ WBS электрондық кестесі:
Бұл пішім жобаны жоспарлау кезеңінде әртүрлі тапсырмаларды немесе әрекеттерді көрнекі түрде ұйымдастыру үшін тамаша.
- артықшылықтары: Тапсырмаларды ұйымдастыру, мәліметтерді қосу және өзгерту оңай.
- Минус: Күрделі жобалар үшін үлкен және ыңғайсыз болуы мүмкін.
2/ WBS блок-схемасы:
Жобаны басқару жүйесінде жұмыстың бөліну құрылымын блок-схема ретінде ұсыну топ, санат немесе кезең бойынша санатталған жобаның барлық құрамдастарының визуализациясын жеңілдетеді.
- артықшылықтары: Тапсырмалар арасындағы байланыстар мен тәуелділіктерді анық көрсетеді.
- Минус: Қарапайым жобаларға сәйкес келмеуі мүмкін және визуалды түрде шатастырылуы мүмкін.
3/ WBS тізімі:
WBS-те тапсырмаларды немесе мерзімдерді тізімдеу прогресті бір көзқараста бақылаудың қарапайым жолы болуы мүмкін.
- артықшылықтары: Қарапайым және қысқа, жоғары деңгейдегі шолулар үшін тамаша.
- Минус: Тапсырмалар арасындағы мәліметтер мен байланыстар жоқ.
4/ WBS Гантт диаграммасы:
WBS үшін Гант диаграмма пішімі жобаңыздың нақты визуалды уақыт кестесін ұсынады, бұл бүкіл жобаның кестесін түсінуді жеңілдетеді.
- артықшылықтары: Жобаның уақыт кестесін және жоспарлауды визуализациялау үшін тамаша.
- Минус: Жасау және қолдау үшін қосымша күш қажет.
Жобаны басқаруда жұмыстың бөліну құрылымын қалай құруға болады
Мұнда жобаны басқаруда жұмысты бөлу құрылымын құру бойынша нұсқаулық берілген:
Жобаны басқаруда WBS құрудың 6 қадамы:
- Жобаның мақсаты мен көлемін анықтаңыз: Жобаның мақсаттарын және нені жеткізу керек екенін нақты көрсетіңіз.
- Жобаның негізгі кезеңдерін анықтаңыз: Жобаны логикалық, басқарылатын кезеңдерге бөліңіз (мысалы, жоспарлау, жобалау, әзірлеу, тестілеу, орналастыру).
- Негізгі жеткізілімдерді тізімдеңіз: Әрбір кезең ішінде негізгі нәтижелерді немесе өнімдерді (мысалы, құжаттар, прототиптер, соңғы өнім) анықтаңыз.
- Өнімдерді тапсырмаларға бөліңіз: Әр жеткізілімді одан әрі кішірек, орындалатын тапсырмаларға бөліңіз. 8-80 сағат ішінде басқарылатын тапсырмаларды мақсат етіңіз.
- Нақтылау және нақтылау: Барлық қажетті тапсырмалар енгізілгеніне және қайталанбауына көз жеткізіп, WBS толықтығын тексеріңіз. Әрбір деңгей үшін нақты иерархия мен анықталған нәтижелерді тексеріңіз.
- Жұмыс пакеттерін тағайындаңыз: Әрбір тапсырма үшін нақты меншікті анықтаңыз, оларды жеке адамдарға немесе топтарға тағайындаңыз.
Ең жақсы кеңестер:
- Әрекеттерге емес, нәтижелерге назар аударыңыз: Тапсырмалар нақты қадамдарды емес, не істеу керектігін сипаттауы керек. (мысалы, «Нұсқауларды теру» орнына «Пайдаланушы нұсқаулығын жазу»).
- Оны басқарылатын етіп сақтаңыз: Иерархияның 3-5 деңгейіне ұмтылыңыз, егжей-тегжейлі анықтықты теңестіріңіз.
- Көрнекі құралдарды қолданыңыз: Диаграммалар немесе диаграммалар түсінуге және қарым-қатынас жасауға көмектеседі.
- Кері байланыс алу: Әр адам өз рөлдерін түсінетініне көз жеткізіп, WBS-ті қарауға және нақтылауға топ мүшелерін тарту.
Жобаны басқарудағы жұмысты бөлу құрылымына арналған құралдар
Міне, WBS құру үшін қолданылатын кейбір танымал құралдар:
1. Microsoft жобасы
Microsoft Project - Пайдаланушыларға егжей-тегжейлі WBS диаграммаларын жасауға, үлгерімді бақылауға және ресурстарды тиімді басқаруға мүмкіндік беретін жетекші жобаны басқару бағдарламалық құралы.
2. Ереуіл
Жазық бірлесіп жұмыс істеу және нақты уақыттағы жобаны қадағалау мүмкіндіктерімен бірге сенімді WBS жасау функцияларын ұсынатын бұлтқа негізделген жобаны басқару құралы.
3. Люцидчарт
Lucidchart WBS диаграммаларын, блок-схемаларын және басқа ұйымдастыру диаграммаларын жасау үшін диаграммалауды және деректерді визуализациялауды қамтамасыз ететін көрнекі жұмыс кеңістігі болып табылады.
4 Trello
Trello - Әрбір карта тапсырманы немесе WBS компонентін көрсете алатын икемді, картаға негізделген жобаны басқару құралы. Бұл визуалды тапсырмаларды басқару үшін тамаша.
5. MindGenius
MindGenius - Егжей-тегжейлі WBS диаграммаларын жасауға мүмкіндік беретін ақыл-ой картасына, жобаны жоспарлауға және тапсырмаларды басқаруға бағытталған жобаны басқару құралы.
6. Ақылды парақ
Смартфон - Электрондық кестені пайдаланудың қарапайымдылығын WBS үлгілерін жасау үшін тамаша жобаны басқару жиынтығының функционалдығымен біріктіретін жобаны басқарудың онлайн құралы.
Bottom Line
Жұмысты бөлу құрылымы жобаны басқарудағы маңызды құрал болып табылады. Ол жобаны басқаруға оңай кішірек тапсырмаларға ұйымдастыруға көмектеседі. WBS сонымен қатар жобаның мақсаттары мен нәтижелерін нақтылап, жоспарлауды, ресурстарды бөлуді және орындалу барысын бақылауды тиімдірек ете алады.
💡Сіз WBS жасаудың ескі, жалықтыратын әдісінен шаршадыңыз ба? Ал, заттарды өзгерту уақыты келді! сияқты интерактивті құралдармен AhaSlides, сіз WBS-ті келесі деңгейге көтере аласыз. Қызықты және интерактивті ортаны құра отырып, нақты уақыт режимінде командаңызбен пікір алмасу және пікір жинауды елестетіңіз. Ынтымақтаса отырып, сіздің командаңыз моральды көтеретін және барлығының идеяларын тыңдауға кепілдік беретін жан-жақты жоспар жасай алады. 🚀 Бізді зерттеңіз үлгілер бүгін жобаны басқару стратегияңызды жақсарту үшін!
