회의 초대 이메일 | 최고의 팁, 예제 및 템플릿(100% 무료)

회의는 팀 효율성, 조율, 그리고 단결에 필수적인 요소가 될 수 있습니다. 많은 기업들이 일주일에 한 번 이상 회의를 개최하는데, 이는 직원들과 심도 있는 대화를 나누는 비공식 회의일 수도 있고, 회사의 미래 계획과 연말 보고서를 논의하는 경영진 회의일 수도 있습니다. 관리자, 임원 또는 리더는 참석자나 내빈에게 회의 초대장을 발송하는 것이 의무적입니다.

회의 초대는 공식 회의를 효과적이고 원활하게 진행하는 데 중요합니다. 회의 초대장을 보내는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 이 기사에서는 처리에 중점을 둡니다. 회의 초대 이메일, 사람들을 회의에 초대하는 가장 편리하고 대중적인 방법입니다.

차례

• 회의 초대 이메일이란 무엇인가요?
• 회의 초대 이메일은 왜 중요한가요?
• 단계별로 회의 초대 이메일 작성
• 회의 초대 이메일 유형 및 예
• 히프 라인

AhaSlides를 사용한 빠른 회의 템플릿

회의 초대 이메일이란 무엇인가요?

비즈니스 활동의 핵심 요소인 회의 초대 이메일은 회의 목적을 설명하고, 구체적인 날짜와 장소를 명시한 후 회의 참석을 요청하는 내용과 함께, 필요한 경우 더 자세한 첨부 파일을 첨부하는 서면 메시지입니다. 회의의 성격에 따라 격식적인 스타일이나 비격식적인 스타일로 작성될 수 있습니다. 비즈니스 이메일 에티켓에 맞게 적절한 어조와 스타일로 작성해야 합니다.

하지만 회의 초대 이메일과 회의 요청 이메일을 혼동하지 마세요. 두 이메일의 주요 차이점은 회의 요청 이메일은 누군가와 약속을 잡는 것을 목표로 하는 반면, 회의 초대 이메일은 정해진 날짜와 장소에 회의에 초대하는 것을 목표로 한다는 것입니다.

회의 초대 이메일은 왜 중요한가요?

이메일 초대를 사용하면 많은 이점이 있습니다. 이메일 초대의 장점은 다음과 같습니다.

• 캘린더에 직접 연결됩니다. 수신자가 초대를 수락하면 비즈니스 캘린더에 다시 추가되고, 캘린더에 기록된 다른 이벤트와 마찬가지로 알림이 전송됩니다.
• 편리하고 빠릅니다. 보내기 버튼을 클릭하면 수신자가 즉시 이메일에 도달할 수 있습니다. 받는 사람에게 바로 가기 때문에 이메일 주소가 틀리면 바로 공지를 받아보고 빠르게 추가 해결을 할 수 있습니다.
• 시간이 절약됩니다. 동시에 수천 개의 이메일 주소로 그룹 이메일을 보낼 수 있습니다.
• 비용 절감 효과가 있습니다. 우편물에 예산을 쓸 필요가 없습니다.
• 선호하는 웨비나 플랫폼에서 직접 생성할 수 있습니다. 대면 회의를 하지 않는 한 첫 번째 선택은 아마도 Zoom일 것입니다. Microsoft Teams, 또는 그에 상응하는 것. RSVP가 확인되면 모든 링크와 타임프레임이 이메일을 통해 동기화되므로 참석자는 다른 이벤트와의 혼란을 피할 수 있습니다.

매일 수십억 개의 이메일이 발송되고 그중 상당수가 스팸이라는 것은 사실입니다. 누구나 업무, 구매, 회의 등 중요한 메시지를 주고받기 위해 적어도 한 통의 이메일을 사용합니다. 하지만 매일 엄청난 양의 이메일을 읽어야 하기 때문에 "이메일 피로" 현상이 나타나는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 따라서 좋은 초대장을 보내면 수신자의 불필요한 오해나 무지를 피할 수 있습니다.

단계별 회의 초대 이메일 작성

좋은 회의 초대 이메일은 필수입니다 그리고 일반적으로 이메일 배달 율.

수신자에 대한 존중의 의미로 비즈니스 회의 초대 이메일을 작성할 때 누구나 따라야 할 에티켓과 원칙이 있습니다. 다음 단계에 따라 표준 회의 초대 이메일 작성 방법을 알아보세요.

1단계: 강력한 제목을 작성하세요

이메일 수신자의 47%가 명확하고 간결한 제목의 이메일을 꼼꼼히 읽는다는 것은 사실입니다. 첫인상은 중요합니다. 첫인상은 수신자에게 긴박감이나 중요성을 느끼게 하여 높은 오픈율로 이어질 수 있습니다.

• 짧고 목표가 있습니다. 수수께끼가 아니라 사실에 입각하십시오.
• 긴급의 표시로 제목에 출석 확인을 요청할 수 있습니다.
• 또는 중요성, 긴급성을 잊지 마세요...와 같은 감정 톤을 추가하세요.
• 시간에 민감한 문제를 강조하려면 시간을 추가하십시오. 

예를 들어: "4/12 회의: 프로젝트 브레인스토밍 세션" 또는 "중요합니다. 참석 여부를 회신해 주세요: 10/6 신제품 전략 회의"

2단계: 빠른 소개로 시작

첫 번째 줄에는 자신이 누구인지, 조직에서 직위가 무엇인지, 왜 그들에게 연락하는지 간략하게 설명하는 것이 좋습니다. 그러면 회의의 목적을 직접적으로 보여줄 수 있습니다. 많은 사람들이 회의의 목적을 모호하게 전달하는 실수를 저지르는데, 이는 참가자들이 이를 반드시 알아야 한다고 가정하기 때문입니다.

• 소개를 기분 좋게 하거나 작업과 관련되게 하십시오.
• 작업을 완료해야 하거나 회의에 가져가야 할 것이 있으면 참가자에게 상기시킵니다.

예를 들어: 안녕하세요 팀원 여러분, 다음 주 월요일 신제품 출시 행사에서 뵙기를 기대합니다.

3단계: 시간과 장소 공유

정확한 회의 시간을 포함해야 합니다. 또한 직접 또는 온라인으로 회의가 열리는 방법과 장소를 알려주고 필요한 경우 가이드라인이나 플랫폼 링크를 제공해야 합니다.

• 직원이 세계 여러 지역에서 근무하는 경우 시간대를 추가하세요.
• 회의 예상 시간 언급
• 지시를 내릴 때는 가능한 한 자세하게 설명하거나 지도 지침을 첨부하세요.

예를 들어: 10월 6일 금요일 오후 1시에 행정동 2층 회의실 2에 참석해 주시기 바랍니다.

4단계: 회의 안건 개요

주요 목표나 예정된 회의 안건을 다루세요. 세부 사항은 언급하지 마세요. 주제와 일정만 명시해도 됩니다. 공식 회의의 경우, 자세한 문서를 첨부할 수 있습니다. 이는 참석자들이 사전에 준비할 수 있도록 돕는 데 특히 유용합니다.

예를 들어, 다음과 같이 시작할 수 있습니다: 우리는 논의할 계획입니다..../ 우리는 몇 가지 문제를 다루고 싶습니다. 또는 다음과 같이:

• 8:00-9:30: 프로젝트 소개
• 9:30-11:30: Howard(IT), Nour(마케팅) 및 Charlotte(영업)의 프레젠테이션

5단계: RSVP 요청

회신을 요구하면 수신자의 응답을 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 모호함을 방지하기 위해 참석자가 참석 또는 결석을 알리는 데 선호하는 응답 및 시간 제한을 이메일에 포함해야 합니다. 이를 통해 규제 시점에 RSVP를 받지 못한 경우 빠른 후속 조치를 취할 수 있습니다.

예를 들어: [날짜]까지 [이메일 주소 또는 전화번호]로 회신 부탁드립니다.

6단계: 전문적인 이메일 서명 및 브랜딩 추가

비즈니스 이메일 서명에는 전체 이름, 직책, 회사 이름, 연락처 정보가 포함되어야 합니다. 개인 웹 사이트 및 기타 하이퍼링크 주소.

다음을 사용하여 서명을 쉽게 사용자 정의할 수 있습니다. Gmail.

예를 들어:

제시카 매디슨

지역 최고 마케팅 책임자, Inco 산업

555-9577-990

시간과 노력을 절약할 수 있는 무료 이메일 서명 생성기가 많이 있습니다. 내 서명.

회의 초대 이메일 유형 및 예

다양한 유형의 회의에는 따라야 할 기준과 작성 스타일이 다르다는 점을 명심하세요. 일반적으로 우리는 가상 회의 또는 순수 온라인 회의를 포함하거나 제외하는 공식 또는 비공식 수준에 따라 회의 초대 이메일을 구분합니다. 이번 편에서는 비즈니스 미팅 초대 이메일에 널리 사용되는 대표적인 미팅 초대장 유형과 각 유형별 템플릿을 모아 소개합니다.

#1. 공식 회의 요청 이메일

공식 회의 요청 이메일은 보통 1년에 1~3회 열리는 대규모 회의에 사용됩니다. 대규모 공식 회의이므로 이메일은 공식적인 문체로 작성해야 합니다. 첨부된 부록은 참석자에게 회의 참여 방법, 장소 찾는 방법, 그리고 세부적인 의제를 더 명확하게 전달하기 위해 필요합니다.

공식 회의에는 다음이 포함됩니다.

• 경영회의
• 위원회 회의
• 이사회 회의 
• 주주총회 
• 전략회의 

예 1 : 주주' 초대장 이메일 템플릿

제목: 중요. 연례 주주총회에 초대합니다. [시간]

[받는 사람 이름]

[회사 이름]

[직책]

[회사 주소]

[데이트]

주주 여러분,

에 개최되는 정기총회에 귀하를 초대하게 된 것을 기쁘게 생각합니다. [시간], [주소]

연례 주주 총회는 정보, 교환 및 토론을 위한 예외적인 기회입니다. [회사 이름] 그리고 우리의 모든 주주.

또한 주요 결정을 내리는 데 적극적인 역할을 하기 위해 자신을 표현하고 투표할 수 있는 기회입니다. [회사 이름], 당신이 소유한 주식의 수에 관계없이. 회의는 다음과 같은 주요 의제를 다룰 것입니다.

의제 1 :

의제 2 :

의제 3 :

의제 4 :

본 회의 참석 방법, 의제 및 승인을 위해 제출할 결의문은 아래 첨부된 문서에서 확인할 수 있습니다.

이사회를 대표하여 귀하의 기여와 위원회에 대한 충성심에 감사드립니다. [회사 이름] 회의에 오신 것을 환영합니다. [데이트]

친애하는,

[이름]

[직책]

[회사 이름]

[회사주소 및 홈페이지]

예 2 : 전략회의 초대장 이메일 템플릿

[받는 사람 이름]

[회사 이름]

[직책]

[회사 주소]

[데이트]

제목 : 프로젝트 런칭 마케팅 캠페인 회의: 2/28

대신에 [회사 이름], 다음에서 열리는 비즈니스 미팅에 귀하를 초대하고 싶습니다. [회의장명, 건물명] [날짜 및 시간]. 회의는 다음 기간 동안 지속됩니다. [지속].

다가오는 제안 [세부 사항]을 논의하기 위해 프로젝트의 첫 번째 단계에 오신 것을 환영하며 이에 대한 귀중한 통찰력에 감사드립니다. 오늘의 일정을 간략하게 요약하면 다음과 같습니다.

의제 1 :

의제 2 :

의제 3 :

의제 4 :

이 제안은 저희 팀 전체가 가장 중요한 제안 중 하나로 간주합니다. 참고하실 수 있도록, 회의를 미리 준비하실 수 있도록 더 자세한 정보를 제공하는 문서를 본 서한에 첨부했습니다.

이 제안이 성공적으로 진행될 수 있도록 저희가 더 노력할 수 있는 방안에 대해 논의하기 위해 여러분과 함께 이야기 나눌 수 있기를 기대합니다. 회의에 대한 질문이나 제안 사항이 있으시면 회의 전에 제출해 주시기 바랍니다. [마감 시간] 이 이메일에 답장하여 직접 나에게.

앞으로 좋은 하루 되세요.

잘 부탁드립니다,

따뜻한 감사합니다

[이름]

[직책]

[회사 이름]

[회사주소 및 홈페이지]

#2. 비공식 회의 초대 이메일

공식적인 회의 초대 이메일은 단순히 관리직 이하 직원이나 팀원들과의 회의일 뿐입니다. 적절한 글쓰기 방법을 생각해 내는 것이 훨씬 쉽습니다. 친근하고 즐거운 어조로 편안한 분위기로 작성할 수 있습니다.

비공식 회의에는 다음이 포함됩니다.

• 브레인스토밍 회의
• 문제 해결 회의
• 트레이닝
• 체크인 미팅
• 팀 빌딩 회의
• 커피 채팅 

예 3: 체크인 회의 초대장 이메일 템플릿

제목: 긴급. [프로젝트 이름] 업데이트. [데이트]

팀 여러분,

인사말!

당신과 함께 일하는 시간이 즐겁고 즐거웠습니다. [프로젝트 이름]. 그러나 우리의 계획을 효과적으로 진행하기 위해서는 지금까지의 진행 상황을 보고할 수 있는 시기라고 생각하며, [위치] 에서 문제를 더 논의하기 위해 [날짜와 시간].

또한 우리가 논의해야 할 모든 의제 목록도 첨부했습니다. 작업 완료 보고서를 준비하는 것을 잊지 마세요. 이것을 이용해주세요 [링크] 해낼 수 있을지 알려주기 위해.

최대한 빨리 확인 이메일을 보내주세요.

따뜻한 감사합니다

[이름]

[직책]

[회사 이름]

예 4 : 팀부ilding 초대 이메일 템플릿

팀원 여러분,

이는 귀하에게 [부서 이름] 을 조직하고 있다 전 직원을 위한 팀빌딩 회의 회원 [날짜와 시간]

더 나은 전문성 개발을 위해 우리가 함께 성장하는 것은 매우 중요하며 이는 우리의 기술과 재능을 활용하여 더 나은 성과를 낼 수 있도록 팀으로 일할 때만 가능합니다. 그래서 저희 학과에서는 매월 다양한 팀빌딩 활동을 꾸준히 추진하고 있습니다.

더 나은 지원을 제공하기 위해 개선할 수 있는 방법에 대한 여러분의 목소리를 들을 수 있도록 이벤트에 참여하십시오. 또한 몇 가지가있을 것입니다 팀 빌딩 게임, 회사에서 가벼운 다과를 제공해 드립니다.

우리 모두의 성장을 돕기 위해 마련된 이 팀 빌딩 행사에서 즐거운 시간을 보내시기를 기대합니다. 만약 이 모임에 참석하실 수 없다고 생각되시면, [코디네이터 이름] at [전화 번호]

감사합니다.

[이름]

[직책]

[회사 이름]

#삼. 초청 연사 초대 이메일

초청 연사 초대 이메일에는 회의 및 연사 기회와 관련하여 연사와 관련된 정보가 포함되어야 합니다. 연사가 행사에 어떻게 기여할 수 있는지, 그리고 행사에 참여하면 어떤 혜택을 받을 수 있는지 아는 것이 중요합니다.

예 5: 초청 연사 초대 이메일 템플릿

친애하는 [스피커],

이 메시지가 귀하에게 잘 전달되길 바랍니다! 우리는 오늘 당신의 묵상을 위한 환상적인 연설의 기회를 가지고 다가가고 있습니다. 저희의 명예로운 연사가 되어 주시기를 부탁드립니다. [회의 이름]에 초점을 맞춘 이벤트 [행사의 목적과 청중에 대한 설명]. 전체 [회의 이름] 팀은 귀하의 업적에 영감을 받았으며 귀하가 같은 생각을 가진 전문가 청중에게 연설할 수 있는 완벽한 전문가가 될 것이라고 생각합니다.

[회의 이름] 에서 일어날 것입니다 [장소, 시 및 주 포함] on [날짜]. 이벤트는 최대 약 [예상참가인원#]. 우리의 목표는 [회의 목적].

당신은 훌륭한 연설가라고 생각하며, [전문 분야]에서 폭넓은 활동을 해오신 당신의 목소리는 그 대화에 중요한 역할을 할 것입니다. 최대 [시간]분 동안 해당 분야와 관련된 아이디어를 발표해 주시면 감사하겠습니다. [회의 주제]. [마감일] 전에 제안서를 보내면 [링크]를 따라가서 저희 팀이 귀하의 아이디어를 듣고 미리 연설의 세부 사항을 결정할 수 있습니다.

혹시 참석이 어려우시다면 [링크]를 통해 연락해 주시기 바랍니다. 시간 내주셔서 감사드리며, 긍정적인 답변을 기다리겠습니다.

최고의,
[이름]
[직책]
[연락처]
[회사 홈페이지 주소]

#4. 웨비나 초대 이메일

오늘날의 추세에 따라, 특히 원격 근무 팀의 경우 시간과 비용을 절약할 수 있기 때문에 점점 더 많은 사람들이 온라인 회의를 주최하고 있습니다. 컨퍼런스 플랫폼을 사용하는 경우, Zoom 초대 이메일 템플릿과 같이 회의 ​​시작 전에 참석자에게 직접 전송되는 맞춤화된 초대 메시지가 있습니다. 가상 웨비나의 경우 다음 샘플을 참조하세요.

힌트 : “축하합니다”, “곧”, “완벽합니다”, “업데이트”, , “사용 가능”, “궁극적으로”, “인기”, “특별”, “가입하세요”, “무료” 등과 같은 키워드를 사용하세요.

예 6 : 웨비나 초대 이메일 템플릿

제목: 축하합니다! 당신은 초대 [웨비나 이름]

친애하는 [입후보자 이름],

[회사 이름] [웨비나 주제] 에 [날짜] 에 [Time], 을 목표로 [[웨비나 목적]

[웨비나 주제] 분야의 전문가를 초빙하여 엄청난 혜택을 받고 사은품도 받을 수 있는 좋은 기회가 될 것입니다. 우리 팀은 당신의 존재에 매우 열정적입니다.

참고: 이 웨비나는 다음으로 제한됩니다. [인원]. 좌석을 확보하려면 등록하십시오 [링크], 친구들과 자유롭게 공유하세요. 

거기서 뵙기를 바랍니다!

좋은 하루 되세요

[당신의 이름]

[서명]

히프 라인

다행스럽게도 인터넷에는 몇 초 안에 사용자 정의하여 참석자에게 보낼 수 있는 비즈니스 미팅 초대장 템플릿이 많이 있습니다. 특히 긴급한 경우 완벽한 글쓰기로 이메일을 준비할 수 있도록 일부를 클라우드에 저장하는 것을 잊지 마세요.

귀사가 사업을 위해 다른 솔루션을 찾고 있다고 가정해 보겠습니다. 이 경우, AhaSlides는 웨비나 이벤트, 팀 빌딩 활동, 컨퍼런스 등을 지원하는 놀라운 기능을 많이 갖춘 훌륭한 프레젠테이션 도구입니다.

자주 묻는 질문들 (FAQ)

참고 : 과연 | 셰르파니