회의록: 2024년 최고의 글쓰기 가이드, 예시(+ 무료 템플릿)

회의는 비즈니스와 조직에서 중요한 역할을 하며, 문제를 논의하고 해결하고 내부 문제를 관리하여 발전을 이끄는 플랫폼 역할을 합니다. 가상이든 대면이든 이러한 모임의 본질을 포착하기 위해 회의록 or 회의록(MoM) 메모를 작성하고, 논의된 주요 주제를 요약하고, 도달한 결정 및 해결 방법을 추적하는 데 매우 중요합니다.

이 문서는 따라야 할 모범 사례뿐만 아니라 사용할 예제와 템플릿을 통해 효과적인 회의록을 작성하는 방법을 안내합니다.

차례

• 회의록이란 무엇입니까?
• 미닛 테이커는 누구입니까?
• 회의록 작성 방법
• 회의록 예시(+ 템플릿)
• 좋은 회의록을 작성하는 방법
• 주요 요점

이 기사가 더 이상 회의록 작성의 어려움을 느끼지 않는 데 도움이 되기를 바랍니다. 다음과 함께 각 회의에서 창의적이고 상호 작용하는 것을 잊지 마십시오.

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회의록이란 무엇입니까?

회의록은 회의 중에 발생하는 토론, 결정 및 조치 항목에 대한 서면 기록입니다. 

• 모든 참석자와 참석할 수 없는 사람들을 위한 참조 및 정보 출처 역할을 합니다.
• 그들은 중요한 정보가 잊혀지지 않고 모든 사람이 논의된 내용과 취해야 할 조치에 대해 같은 페이지에 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다.
• 또한 회의 중에 이루어진 결정과 약속을 문서화하여 책임과 투명성을 제공합니다.

미닛 테이커는 누구입니까?

Minute-Taker는 회의 중에 이루어진 토론과 결정을 정확하게 기록할 책임이 있습니다.

그들은 행정관, 비서, 비서 또는 관리자 또는 작업을 수행하는 자원 봉사 팀원이 될 수 있습니다. 회의록을 작성하는 사람은 체계적이고 메모를 잘 하고 토론을 효과적으로 요약할 수 있어야 합니다.

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회의록 작성 방법

효과적인 회의록을 위해, 첫째, 객관적이어야 하며 회의에 대한 사실에 근거한 기록이어야 합니다., 토론의 개인적인 의견이나 주관적인 해석을 피하십시오. 다음, 짧고 명확하며 이해하기 쉬워야 합니다. 요점에만 집중하고 불필요한 세부 사항을 추가하지 마십시오. 마지막으로, 정확해야 하며 기록된 모든 정보가 신선하고 관련성이 있어야 합니다.

다음 단계에 따라 회의록 작성에 대해 자세히 알아보겠습니다!

회의록의 8가지 필수 구성요소

1. 회의 날짜, 시간 및 장소
2. 참석자 명단 및 불참에 대한 사과
3. 회의 의제 및 목적
4. 토론 및 결정 요약
5. 취해진 모든 투표 및 그 결과
6. 책임자 및 완료 기한 등 조치 항목
7. 다음 단계 또는 후속 항목
8. 폐회 발언 또는 회의 연기

효과적인 회의록 작성 단계

1/ 준비

회의 전에 회의 의제 및 관련 배경 자료를 숙지하십시오. 노트북, 메모장 및 펜과 같은 필요한 모든 도구가 있는지 확인하십시오. 이전 회의록을 검토하여 포함할 정보와 형식을 지정하는 방법을 파악하는 것도 좋은 생각입니다.

2/ 메모하기

회의 중에 논의 및 결정에 대해 명확하고 간결하게 메모하십시오. 전체 회의 내용을 그대로 기록하기보다는 핵심 사항, 결정 및 작업 항목을 캡처하는 데 집중해야 합니다. 연사 이름이나 주요 인용문, 실행 항목 또는 결정을 포함해야 합니다. 그리고 다른 사람들이 이해하지 못하게 하는 약어나 속기로 쓰는 것을 피하십시오.

3/ 의사록 정리

회의 후 회의록에 대한 일관되고 간결한 요약을 만들기 위해 메모를 검토하고 구성합니다. 회의록을 쉽게 읽을 수 있도록 제목과 글머리 기호를 사용할 수 있습니다. 토론에 대한 개인적인 의견이나 주관적인 해석을 받아들이지 마십시오. 사실과 회의 중에 합의된 내용에 초점을 맞춥니다.

4/ 세부 사항 기록

회의록에는 날짜, 시간, 장소 및 참석자와 같은 모든 관련 세부 정보가 포함되어야 합니다. 그리고 논의된 중요한 주제, 결정 및 할당된 조치 항목을 언급하십시오. 채택된 투표와 토론 결과를 반드시 기록하십시오.

5/ 조치 항목

담당자 및 완료 기한을 포함하여 할당된 모든 작업 항목을 나열해야 합니다. 이는 모든 사람이 자신의 책임과 완료 일정을 알 수 있도록 하기 때문에 회의록의 중요한 부분입니다.

6/ 검토 및 배포

회의록의 정확성과 완전성을 검토하고 필요한 수정을 해야 합니다. 모든 핵심 사항과 결정이 기록되어 있는지 확인하십시오. 그런 다음 회의록을 직접 또는 이메일을 통해 모든 참석자에게 배포할 수 있습니다. 공유 드라이브 또는 클라우드 기반 스토리지 플랫폼과 같이 쉽게 액세스할 수 있도록 중앙 위치에 회의록 사본을 저장합니다.

7/ 후속 조치

회의의 작업 항목이 후속 조치되고 신속하게 완료되는지 확인하십시오. 의사록을 사용하여 진행 상황을 추적하고 결정이 구현되었는지 확인하십시오. 책임을 유지하는 데 도움이 되며 회의가 생산적이고 효과적이 되도록 합니다.

회의록 예시(+ 템플릿)

1/ 회의록 예: 간단한 회의 템플릿

간단한 회의록의 세부 수준과 복잡성은 회의 목적과 조직의 필요에 따라 달라집니다. 

일반적으로 간단한 회의록은 내부 목적으로 사용되며 다른 유형의 회의록만큼 공식적이거나 포괄적일 필요는 없습니다. 

따라서 긴급한 도움이 필요하고 회의가 간단하고 그다지 중요하지 않은 콘텐츠를 중심으로 진행되는 경우 다음 템플릿을 사용할 수 있습니다.

2/ 회의록 예시: 이사회 회의 템플릿

이사회 회의록은 기록되어 모든 구성원에게 배포되어 조직의 결정과 방향에 대한 기록을 제공합니다. 따라서 명확하고 완전하며 상세하고 형식적이어야 합니다. 다음은 이사회 회의록 템플릿입니다.

이것은 기본적인 이사회 회의 템플릿일 뿐이며 회의 및 조직의 필요에 따라 요소를 추가하거나 제거할 수 있습니다.

3/ 회의록 예: 프로젝트 관리 템플릿 

다음은 프로젝트 관리 템플릿의 회의록 예입니다.

좋은 회의록을 작성하는 방법

모든 단어를 캡처하는 데 스트레스를 받지 말고 주요 주제, 결과, 결정 및 작업 항목을 기록하는 데 집중하세요. 라이브 플랫폼에 토론을 올려 모든 단어를 하나의 큰 네트워크에 담을 수 있습니다🎣 – AhaSlides의 아이디어 보드는 직관적이고 간단한 도구입니다 모두가 자신의 아이디어를 빠르게 제출할 수 있도록 말이죠. 방법은 다음과 같습니다.

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주요 요점

회의록의 목적은 참석하지 못한 사람들에게 회의에 대한 높은 수준의 개요를 제공하고 회의 결과를 기록하는 것입니다. 따라서 의사록은 구성되고 이해하기 쉬워야 하며 가장 중요한 정보를 명확하고 간결하게 강조해야 합니다.