11 žingsnių sėkmingam strateginio valdymo susitikimui

A strateginio valdymo susitikimas yra vienas geriausių metodų, padedančių aukšto našumo komandoms peržiūrėti ir pagerinti darbo kokybę bei produktyvumą, kad būtų sukurti geriausi verslo rezultatai. Šiame straipsnyje rasite viską, ką reikia žinoti apie strateginio valdymo susitikimą ir kaip efektyviai pradėti susitikimą. 

Turinys

• #1 – Kas yra strateginio valdymo susitikimas?
• #2 – Strateginio valdymo susitikimo privalumai
• 3 – kas turėtų dalyvauti strateginio valdymo susitikime? 
• 4 – Kaip surengti veiksmingą strateginio valdymo susitikimą (SMM planas)

Kas yra strateginio valdymo susitikimas?

Strateginis susitikimų valdymas (SMM) Yra valdymo modelis, orientuotas į bendrą įmonės strategiją, apimančią procesų valdymą, biudžetą, kokybę, standartus ir tiekėjus, siekiant įvertinti darbo efektyvumą ir veiklos rezultatus.

Šis susitikimas gali vykti kas ketvirtį ir gali prireikti duomenų, surinktų iš rinkodaros strategijos susitikimo, verslo strategijos susitikimo ar pardavimo strategijos susitikimo.

Trumpai tariant, strateginių susitikimų tikslas – išsiaiškinti, kaip efektyviausiai panaudoti įmonės išteklius, siekiant konkrečių tikslų ir uždavinių.

Daugiau darbo patarimų su AhaSlides

• Susitikimai versle | 10 tipų ir geriausios praktikos
• 8 geriausi patarimai Gero susitikimo
• Strateginio valdymo susitikimas

Strateginio valdymo susitikimo privalumai

Strateginio valdymo susitikimas ne tik padeda dalyviams būti aktyvesniems, nes jie atvyksta laiku ir ruošia dokumentus bei klausimus, kuriuos reikia užduoti strateginio planavimo metu, bet ir suteikia 5 privalumus:

Sumažinti išlaidas

Daugelis organizacijų perėjo prie strateginio valdymo susitikimų sistemos. SMM planas padeda įmonėms dabar naudoti nebrangius (netgi nemokamus) įrankius ir paslaugas, kad galėtų kryžmiškai analizuoti duomenis tarp susitikimų, kad sužinotų, kas veikia, kas ne ir kas gali gerai. 

Tai padeda kuo protingiau ir efektyviau išleisti, paskirstyti ir investuoti išteklius.

Taupykite laiką ir energiją

Veiksmingų susitikimų planavimas leidžia padaliniams ar dalyviams suprasti strateginės diskusijos tikslą ir ką jiems reikia pasiruošti bei prisidėti.

Pavyzdžiui, kokius dokumentus atneš, kokius skaičius pateikti ir kokias užduotis ar sprendimus parengti po susitikimo.

Išskaidžius užduotis ruošiantis susitikimui, sutaupoma daug laiko ir pastangų, nes nesiblaškoma ir netampama kritika dėl kieno kaltės, bet pamirštamas susitikimo tikslas.

Padidinkite derybų galią

Susitikimo metu nebus išvengta ginčų ar nesutarimų. Tačiau tai padidina komandos narių derybines galias, nes turi diskutuoti ir rasti geriausią sprendimą, kaip išspręsti klientų ir įmonių problemas. Galbūt nustebsite savo komandoje radę puikų derybininką!

Valdykite riziką 

Niekas nenori dalyvauti susitikime, kuris bus atšauktas įpusėjus, nes nėra duomenų ar problemų sprendimo.

Todėl tolesnis susitikimas reiškia, kad kiekvienas turi planuoti, rinkti ir pateikti duomenis iš ankstesnių susitikimų, analizuoti tuos duomenis ir padėti tą analizę paversti veiksmingais tolesniais veiksmais. Ši veikla užtikrina geresnį rizikos valdymą. Ar net padarykite susitikimą produktyvesnį ar labiau orientuotą į tikslą nei praėjusį. 

Atidžiai stebėkite biudžetą ir išteklius

Vesdami efektyvius komandos susitikimus galėsite stebėti ir koreguoti išteklius bei priimti pagrįstus biudžeto sprendimus. Strategijos peržiūros susitikimai padės pabrėžti skyrius ar programas, kurioms gali prireikti papildomo finansavimo, kad jos būtų sėkmingos. Jie taip pat yra gera vieta sužinoti, ar jums reikia padidinti / sumažinti biudžetą arba darbo jėgą.

Kas turėtų dalyvauti strateginio valdymo susitikime? 

Susitikime privalo dalyvauti aukštesnieji asmenys, pvz generalinis direktorius (vykdomasis direktorius, vykdomasis direktorius, miesto vadovas ir kt.) ir tiesioginis projekto vadovas.

Pagrindiniai žaidėjai privalo turėti savo nuomonę planuojant, bet ne visi tiesiogine prasme yra prie stalo.

Per daug žmonių kambaryje gali sukelti stresą, chaosą ir sumaištį. Jei šiame procese nori dalyvauti keli žmonės, įtraukite juos tokiu būdu, kaip surinkti darbuotojų nuomones per apklausas ir apmokestinti ką nors iš susitikimo, kad šie duomenys patektų į lentelę ir būtų laikomi proceso dalimi.

Kaip surengti veiksmingą strateginio valdymo susitikimą (SMM planas) 

Užtikrinti, kad strateginio valdymo susitikimai būtų patrauklūs ir produktyvūs, prasidės nuo tinkamo planavimo. Su šiais žingsniais

Pasiruošimas susirinkimui

Nepamirškite vadovautis šiomis gairėmis planuodami susitikimą su 4 etapais:

• Suplanuokite laiką ir surinkite būtinus duomenis / ataskaitą

Suplanuokite ir būtinai pakvieskite visus vadovus ir pagrindinius darbuotojus, kurie privalo dalyvauti šiame susitikime. Įsitikinkite, kad patalpoje yra žmonių, kurie gali aktyviai dalyvauti susitikime.

Kartu surinkite reikiamus duomenis ir ataskaitas, atnaujinkite būsenos indikatorius ir net klausimus, į kuriuos reikia atsakyti susitikime. Įsitikinkite, kad pateikimai nėra per arti susitikimo datos, kad kiekvienas galėtų peržiūrėti naujausius duomenis ir parašyti naujų tendencijų ar problemų analizę.

• Plano darbotvarkės šablonas

Darbotvarkė padeda jums ir dalyviams nenutrūkti. Susitikimo darbotvarkės idėjos užtikrins atsakymus į klausimus:

• Kodėl mes rengiame šį susitikimą?
• Ką turime nuveikti susitikimui pasibaigus?
• Kokių tolesnių veiksmų turėtume imtis?

Atminkite, kad a strateginio valdymo susirinkimo darbotvarkė gali būti tarsi tikslų, priemonių ir iniciatyvų peržiūra, strategijos įteisinimas ir esamos strateginės krypties bei projektų tęsimas.

Štai darbotvarkės pavyzdys:

1. 9.00–9.30 val.: Susitikimo tikslo apžvalga
2. 9.30–11.00 val.: iš naujo įvertinkite visą procesą
3. 1.00–3.00 val.: skyrių ir vadovų atnaujinimai
4. 3.00–4.00 val.: neišspręstos problemos
5. 4.00–5.00 val.: pateikti sprendimai
6. 5.00–6.00 val.: veiksmų planas
7. 6.00–6.30: QnA sesija
8. 6.30–7.00 val.: Pabaiga

• Nustatykite pagrindines taisykles

Galite nustatyti taisykles, kurias kiekvienas turi pasiruošti prieš susitikimą.

Pavyzdžiui, jei jie negali dalyvauti, jie turi atsiųsti asistentą. 

Arba dalyviai privalo laikytis tvarkos, gerbti kalbėtoją, netrukdyti (ir pan.)

• Kasmėnesinė Visų rankų susitikimai

Kaip minėta aukščiau, strateginio valdymo konferencija yra didelis renginys, paprastai vykstantis kas ketvirtį. Taigi, jei norite, kad jūsų darbuotojai susipažintų su šia praktika ir būtų kiek įmanoma pasiruošę. Turite peržiūrėti susitikimą ir kas mėnesį organizuoti bendrus susitikimus, kad informuotumėte darbuotojus apie visus naujus pranešimus, kurie netinka el. paštu, ir nustatytumėte įmonės tikslus bei stebėtumėte pažangą siekiant esamų.

• Atlikite projekto pradžios susitikimą

Jei visų rankų susitikimas padės darbuotojams susipažinti ir paruošti duomenis strateginiam valdymui tada projekto pradžios susitikimas yra pirmasis susitikimas tarp kliento, kuris užsakė projektą, ir įmonės, kuri jį įgyvendins. Šiam susitikimui reikės tik pagrindinių dalyvių, kurie aptars projekto pagrindus, tikslą ir tikslus.

Susitikimas

• Apibrėžkite susitikimo tikslą ir norimus rezultatus

Strateginio planavimo susitikimas gali visiškai suklysti, jei jis surengtas nenustačius visiems nustatytų tikslų ir reikalaujančių rezultatų. Štai kodėl pirmasis žingsnis yra apibrėžti aiškų, apčiuopiamą susitikimo tikslą.

Keletas aiškių tikslų pavyzdžių:

• Strategija socialinėje žiniasklaidoje pasiekti jaunesnę auditoriją. 
• Planas sukurti naują produktą, naują funkciją.

Taip pat galite nustatyti konkrečias strateginio valdymo susitikimų temas kaip dalį savo tikslų, pavyzdžiui, verslo augimo antroje metų pusėje.

Būkite kiek įmanoma konkretesni su savo tikslu. Taip visiems lengviau dirbti ir priimti teisingus sprendimus.

• Sulaužyk ledą 

Pasikeitus darbo būdui po dvejų pandemijos metų, įmonės visada turi būti pasiruošusios virtualiems susitikimams ir tradiciniams susitikimams kartu. Žmonės, bendraujantys per kompiuterių ekranus, o kiti sėdi biure, kartais privers jūsų bendradarbius jaustis mažiau susijaudinę ir atsiriboję.

Todėl jums reikia a komandos susitikimas su ledlaužiais ir bendravimo užsiėmimai susitikimo pradžioje, kad sušildytų atmosferą.

• Padarykite susitikimą interaktyvų

Kad jūsų komanda būtų visiškai investuota į strategijos sesiją, reikia skatinti tikrą interaktyvumą. Užuot pateikę atskirus pristatymus, pabandykite suskirstyti į atskiras dalis, kur skirtingi skyriai gali ieškoti būdų, kaip išspręsti pastarojo meto kliūtis.

Kiekvienai grupei priskirkite iššūkį, su kuriuo susiduria jūsų įmonė. Tada leiskite jų kūrybiškumui išsiveržti – nesvarbu komandos formavimo žaidimai, greitos apklausos ar apgalvoti diskusijų klausimai. Toks požiūrių dalijimasis žemesnio slėgio formatu gali sukelti netikėtų įžvalgų.

Susirinkdami iš naujo pateikite struktūrinio, bet atviro atsiliepimo užklausą iš kiekvienos grupės. Priminkite visiems, kad šiame etape nėra „klaidingų“ idėjų. Jūsų tikslas yra suprasti visas perspektyvas, kad galiausiai kartu įveiktumėte kliūtis.

• Nustatykite galimus iššūkius

Kas nutiks, jei susitikimas viršys skirtą laiką? Ką daryti, jei vadovybės komanda neturi dalyvauti, kad išspręstų kitas netikėtas problemas? Jei visi kaltina kitus ir negauna norimų rezultatų?

Išvardykite visas galimas rizikas su sprendimais, kad gerai pasiruoštumėte!

Pavyzdžiui, apsvarstykite galimybę naudoti atgalinės atskaitos laikmatį konkretiems darbotvarkės klausimams ar pristatymams. 

• Naudokite internetinius įrankius 

Jei norite lengvai ir greitai perduoti idėjas, šiandien susitikime būtina naudoti vaizdus ir įrankius. Ataskaitos ir statistika taip pat bus pateikiamos vizualiai ir dėl šių įrankių yra lengvai suprantamos. Tai taip pat skatina žmones pateikti informaciją ir padeda greitai priimti sprendimus, gaunant atsiliepimus realiuoju laiku. Galite rasti nemokamų įrankių ir šablonų teikėjų, tokių kaip „AhaSlide“, „Miro“ ir „Google Slide“.

Pavyzdžiui, Naudokite Interaktyvūs pristatymai ir įrankiai, pvz., apklausos ir apklausos, siekiant generuoti kūrybines idėjas ir rodyti jas realiuoju laiku.

• Pabaiga su Rotušės susirinkimo formatu 

Užbaikime susitikimą klausimų ir atsakymų sesija Tnuosavas salės susirinkimo formatas.

Dalyviai gali kelti norimus klausimus ir gauti greitus atsakymus iš lyderių. Tai įrodo, kad lyderiai yra ne tik beveidžiai sprendimų priėmėjai, bet ir apgalvoti mąstytojai, kurie ne tik iškelia įmonės interesus į pirmą vietą, bet ir galvoja apie savo darbuotojų interesus.

• Patarimai, kaip palengvinti strateginio valdymo susitikimą

Be anksčiau nurodytų veiksmų, pateikiame keletą nedidelių pastabų, kurios padės geriau organizuoti strateginio planavimo sesiją:

• Įsitikinkite, kad visi dalyvauja diskusijoje.
• Įsitikinkite, kad visi aktyviai klausosi.
• Įsitikinkite, kad visi taiko savo komandinio darbo įgūdžius.
• Stenkitės kuo mažiau susiaurinti pasirinkimo galimybes.
• Nebijokite kviesti balsuoti, kad pamatytumėte nuomonės ir sutarimo lygį.
• Būk kūrybingas! Strateginis planavimas – tai laikas tyrinėti kūrybiškumą ir pamatyti visos komandos reakcijas bei sprendimus situacijose.

Apibendrinant

Surengti sėkmingą strateginio valdymo susitikimą. Turite gerai pasiruošti kiekvienam žingsniui iš žmonių, dokumentų, duomenų ir įrankių. Pateikite darbotvarkę ir jos laikykitės, kad dalyviai žinotų, ką jie ketina daryti ir kokios užduotys bus skirtos. 

„AhaSlide“ tikisi pateikti visus atsakymus į jūsų klausimus apie tai, kaip vadovauti strateginio planavimo sesijai. Tikimės, kad jums patiks šiame straipsnyje aprašyti patarimai ir pagalbos būdai, kaip užtikrinti, kad strateginio valdymo susitikimai ir grupės veikla būtų aktyvi ir produktyvi neprisijungus ar prisijungus.

Dažnai užduodami klausimai