Jautājumu un atbilžu sesija ir vieta, kur prezentācijas vai nu apvienojas, vai izjūk. Viss iepriekš tika kontrolēts: jūs izvēlējāties saturu, jūs noteicāt tempu, jūs nolēmāt, ko uzsvērt. Tad kāds paceļ roku, un jūs strādājat bez tīkla.
Vairums prezentētāju jautājumu un atbilžu sesiju uztver kā kaut ko tādu, kam jāizdzīvo, nevis ko izmantot. Viņi to izdara steigā, velta atlikušo laiku pēc tam, kad sagatavotais saturs ir garš, un uzskata to par panākumu, ja nekas noiet greizi. Tā ir palaista garām iespēja. Labi vadīta… Jautājumu un atbilžu sesija paveic lietas, ko nevar jūsu sagatavotās piezīmes: tas atklāj to, kas patiesībā rūp jūsu auditorijai, veido uzticību, izmantojot godīgu apmaiņu, un rada patiesu mijiedarbību, ko cilvēki atceras ilgi pēc slaidu izgaisšanas.
Šajā rokasgrāmatā ir aplūkotas deviņas stratēģijas veiksmīgu jautājumu un atbilžu sesiju vadīšanai, kā arī praktiski norādījumi par to, kā labi atbildēt uz jautājumiem un kā tikt galā ar sarežģītiem jautājumiem, nezaudējot vietu.
Kāpēc jautājumu un atbilžu sesijas ir svarīgākas, nekā vairums prezentētāju apzinās
Prezentācijas sagatavotā daļa ir kaut kas tāds, ko saņem jūsu auditorija. Jautājumu un atbilžu sesijā viņi piedalās. Šī atšķirība ir svarīgāka, nekā varētu šķist.
Kad kāds uzdod jautājumu un saņem pārdomātu, godīgu atbildi, kaut kas mainās. Viņš vairs nav pasīvs informācijas saņēmējs. Viņš ir devis savu ieguldījumu sesijā un ir uzklausīts. Šī pieredze rada cita veida iesaisti, nekā spēj radīt pat visspilgtāk sagatavotas piezīmes. Cilvēki atceras sarunas. Viņi atceras, ka jutās uzklausīti. Tieši jautājumu un atbilžu sesijā tas notiek.
Tas arī sniedz jums reāllaika signālu par to, ko jūsu auditorija saprata, par ko viņi ir neskaidri un kas viņiem rūp, ko jūs nepieminējāt. Šī informācija ir vērtīga konkrētajā brīdī, un tā ir vērtīga katrai prezentācijai, ko jūs sniedzat par to pašu tēmu vēlāk.
1. Piešķiriet tam reāllaiku
Jautājumu un atbilžu sesijas visbiežāk neizdodas, pirms tās sākas, brīdī, kad prezentētājs nolemj atvēlēt viņiem atlikušo laiku pēc tam, kad sagatavotais saturs ir garš. Tās parasti ir piecas minūtes, parasti sasteigtas un parasti nav pietiekami, lai notiktu kaut kas jēgpilns.
Noderīgs īkšķa noteikums: aptuveni divdesmit līdz divdesmit piecus procentus no kopējā sesijas laika veltiet jautājumu un atbilžu sesijai. Sešdesmit minūtes nozīmē piecpadsmit minūtes jautājumiem. Divdesmit minūtes nozīmē piecas. Šāds atvēlējums auditorijai signalizē, ka viņu ieguldījums ir patiesa sesijas sastāvdaļa, nevis pieklājības izpausme beigās. Tas arī dod iespēju sarunām attīstīties. Labi jautājumi noved pie papildu jautājumiem. Steidzamā vidē neko nevar izpētīt.
2. Izveidojiet jautājumu nosacījumus, pirms tie ir nepieciešami
Auditorija neuzdod jautājumus aukstās telpās. Ja jūsu prezentācija šķiet formāla un atturīga, cilvēki vilcināsies. Viņi uztraucas par to, ka kolēģu priekšā uzdos kaut ko acīmredzamu vai pateiks nepareizu.
Problēmas risināšana sākas pirms jautājumu un atbilžu sadaļas. Izmantojiet sarunvalodu, nevis formālu reģistru. Izveidojiet acu kontaktu. Savā ievadā skaidri aiciniet uzdot jautājumus: "Ja kaut kas nav skaidrs vai vēlaties kaut ko sīkāk apspriest, lūdzu, pārtrauciet mani." Šī atļauja ir svarīga. Tā noņem barjeru, pirms tā izveidojas.
Virtuālajām prezentācijām tas ir vēl svarīgāk, jo telpas enerģiju nevar nolasīt tāpat. Periodiski uzaicinājumi sesijas laikā, piemēram, "Es labprāt uzklausītu jūsu domas par šo" vai "vai kāds vēlas to izpētīt sīkāk", nodrošina iespēju piedalīties, nevis kaut ko tādu, kas notiek tikai noteiktā brīdī.
3. Sagatavojiet jautājumus, kurus jūs vēlētos, lai jums uzdod
Ne katra jautājumu un atbilžu sesija rit dabiski. Dažreiz auditorija ir nogurusi, nezina, ar ko sākt, vai vienkārši nav bijusi situācijā, kurā jautājumi būtu patiesi gaidīti. Klusums pēc jautājuma "vai ir kādi jautājumi?" ir neveikls un no tā ir grūti atgūties.
Risinājums ir vienkāršs: sagatavojiet piecus līdz astoņus jautājumus, kurus jūs sagaidāt, ka uzdos jūsu auditorija, un pārdomājiet savas atbildes. Ne jau lai tos uzrakstītu, bet gan lai jūsu domāšana būtu skaidra. Ja telpā iestājas klusums, uzdodiet sagatavotos jautājumus dabiski: "kaut kas, ko man bieži jautā par šo, ir..." vai "cilvēki parasti vēlas zināt..." Jūs joprojām sniedzat vērtīgu informāciju, un saruna turpinās.
Tu, iespējams, tos nekad neizmantosi. Taču, ja tie ir gatavi, klusums tevi nepārsteidz nesagatavotu, un šī mierīgums ir redzams.
4. Izmantojiet tehnoloģijas, lai apkopotu jautājumus
Digitālie jautājumu un atbilžu rīki maina dalības nosacījumus tā, kā to nevar izdarīt, paceļot balsi. Anonīma iesniegšana novērš sociālo risku, kas saistīts ar jautājuma uzdošanu kolēģu vai vecākā vadītāja klātbūtnē. Pozitīva balsošana atklāj to, ko auditorija patiesībā vēlas zināt, nevis to, ko viens cilvēks nejauši uzdod pirmais. Rakstiski iesniegumi dod klusākiem dalībniekiem iespēju piedalīties, ko skaļāka izteikšanās nedara.
Rīki, piemēram, AhaSlides, Slido, un Mentimeter piedāvā tiešraides jautājumu iesniegšanu. Attēlojiet jautājumus ekrānā, tiklīdz tie tiek saņemti. Šī caurspīdīgums ļauj visiem iesaistīties, tostarp tiem, kas neuzdod jautājumus: viņi var redzēt jautājumus un sekot līdzi atbildēm reāllaikā.
Ja atrodaties telpā bez uzticamām tehnoloģijām, derēs fiziskas kartītes. Palūdziet cilvēkiem uzrakstīt jautājumus un nododiet tos moderatoram. Anonimitātes priekšrocība ir tāda pati.
5. Pārfrāzējiet jautājumus pirms atbildēšanas uz tiem
Kad kāds uzdod jautājumu, pirms atbildes sniegšanas atkārtojiet to. Tas izklausās pēc sīkuma. Tam ir trīs dažādi uzdevumi.
Pirmkārt, tas nodrošina, ka visi telpā dzirdēja jautājumu. Lielākās telpās vai ar klusākiem skaļruņiem ne visi dzird sākotnējo jautājumu. Otrkārt, tas dod jums trīs līdz piecas sekundes, lai sakārtotu savu atbildi bez neveikla klusuma. Treškārt, un visnoderīgāk, tas ļauj jums pārformulēt jautājumu, ja nepieciešams. "Vai šī pieeja nav pārāk dārga?" var pārvērsties par "jūs jautājat par izmaksu un ieguvumu analīzi". Būtība paliek tāda pati. Formulējums ir produktīvāks.
Izvairieties pārfrāzēt jautājumus “jā” vai “nē” formā. “Tātad jūs vēlaties zināt, vai tas darbojas?” noslēdz jautājumu. “Jūs jautājat, kā tas darbojas praksē” atver jautājumu.
6. Sākumā pastāstiet auditorijai par jautājumu un atbilžu sadaļu
Jautājumu un atbilžu sesijas izziņošana prezentācijas sākumā maina cilvēku klausīšanās veidu. Viņi sāk pierakstīt jautājumus, kamēr jūs runājat, nevis pasīvi uztver informāciju. Viņi domā par to, ko viņi nesaprot un ko viņi vēlas izpētīt. Jūsu uzdotie jautājumi ir labāki, jo cilvēkiem ir bijis laiks tos formulēt.
Vienkārša frāze ievadā to pietiek: "Beigās es veltīšu divdesmit minūtes jautājumiem, tāpēc sāciet domāt par to, ko jūs vēlaties zināt." Garākās prezentācijās vairāku jautājumu un atbilžu punktu izziņošana, pa vienam pēc katras sadaļas, neļauj dalībniekiem garīgi izvērtēt notiekošo un dod viņiem regulārus brīžus iesaistīties.
7. Turpiniet sarunu pēc sesijas
Divdesmit četru stundu laikā nosūtīts e-pasts sniedz papildu informāciju jūsu jautājumu un atbilžu sesijai ārpus tās robežām. Pateikieties dalībniekiem, atsaucieties uz kaut ko no diskusijas un piedāvājiet turpināt dialogu: "Ja pēc diskusijas beigām rodas papildu jautājumi, droši atbildiet šeit."
Tam ir vairāki mērķi. Tas uzsver galvenos punktus. Tas dod klusākiem dalībniekiem iespēju pajautāt kaut ko tādu, ko viņi nejutās ērti publiski pieminēt. Un tas signalizē, ka jūs interesē saruna, nevis tikai tās norise.
Lielākos pasākumos visbiežāk uzdoto jautājumu apkopošana un atbilžu nosūtīšana visiem dalībniekiem palielina telpā notikušā vērtību.
8. Lielākām sesijām izmantojiet moderatoru
Kad prezentējat vairāk nekā piecdesmit cilvēku priekšā, jautājumu un atbilžu sadaļas pārvaldīšana pašam kļūst patiešām sarežģīta. Jums vienlaikus jāseko līdzi paceltajām rokām, jāizlemj, kura jautājumu uzdot nākamo, un jāseko līdzi laikam. Parasti kaut kas cieš.
Moderators rūpējas par loģistiku, lai jūs varētu koncentrēties uz atbildēm. Viņa uzdevums ir filtrēt jautājumus, grupēt līdzīgus, sekot līdzi laikam un skaļi nolasīt jautājumus, ja izmantojat rakstiskus iesniegumus. Viņš var arī uzdot skaidrojošus jautājumus, ja jautājums ir neskaidrs, kas padarīs jūsu atbildi noderīgāku visiem.
Šī pienākumu nodalīšana noņem kognitīvās slodzes slāni tieši tajā brīdī, kad jums jābūt visvairāk klātesošam un reaģējošam.
9. Padariet anonīmu iesniegšanu par noklusējuma vērtību
Anonīmi jautājumi vienmēr ir labāki jautājumi. Cilvēki uzdod sarežģītākas lietas, atklāj patiesu nenoteiktību un aplūko tēmas, kuras viņi publiski nepieminētu. Sarunas kvalitāte uzlabojas, samazinoties uzdošanas sociālajam riskam.
Ja izmantojat digitālo rīku, anonīma iesniegšana parasti ir iestatījums, nevis noklusējuma iestatījums. Iespējojiet to. Attēlojiet jautājumus ekrānā bez iesniedzēja vārda. Ja jūsu auditorijā ir cilvēki, kuri varētu vilcināties citu klātesošo dēļ, šīs vienas izmaiņas rada ievērojami atšķirīgu jautājumu un atbilžu sadaļu.
Kā pareizi atbildēt uz jautājumiem
Iepriekš minētās stratēģijas nodrošina labu jautājumu un atbilžu sesiju. Jūsu atbilde nosaka, vai tā patiešām ir šāda.
Pirms atbildes ieturiet pauzi. Ne uz ilgu laiku, divām vai trim sekundēm, bet pietiekami, lai sakārtotu savas domas. Šī īsā pauze liecina par pārdomātību, nevis aizsardzības pozīciju, un gandrīz vienmēr rada labāku atbildi nekā pirmā lieta, kas ienāk prātā.
Atbildiet uz uzdoto jautājumu, nevis uz to, uz kuru jūs vēlētos atbildēt. Ja kāds jautā par izmaksām, atbildiet par izmaksām. Ja kāds jautā par ierobežojumu, norādiet uz ierobežojumu. Pāreja uz citu tēmu tiek uzskatīta par izvairīšanos un grauj uzticību, ko jautājumu un atbilžu sesija veidoja.
Atbildēm jābūt kodolīgām. Lielākajai daļai jautājumu piemērotākais laiks ir no trīsdesmit sekundēm līdz divām minūtēm. Garākas atbildes atņem vietu un laiku, ko varētu izmantot citi jautājumi. Ja jautājums patiešām prasa dziļāku izpēti, piedāvājiet turpināt sarunu individuāli pēc sesijas, nevis dominēt grupas laikā.
Atzīstiet labus jautājumus, neizrādot augstprātību. “Tas ir pārdomāts jautājums” ir labs arguments. “Lielisks jautājums!”, kas tiek atkārtots katrā jautājumā, pēc otrās reizes vairs neko nenozīmē.
Ja nezināt atbildi, sakiet to. Auditorija ciena godīgumu vairāk nekā pārliecināti izklausītu nepareizu atbildi. "Tas nav manā kompetencē, bet es varu jūs savienot ar kādu, kurš var palīdzēt" vai "Man nav šo datu pie rokas, bet es tos jums vēlāk nosūtīšu" ir ticamāki apgalvojumi nekā blefošana.
Izvairieties no aizsardzības frāzēm. “Patiesībā” un “nu, tas, ko jūs teicāt, nav gluži pareizi”, rada distanci. “Tas ir interesanti, un lūk, vēl viens veids, kā uz to paskatīties” vai “tev taisnība par X, un turklāt...” uztur sarunu sadarbības, nevis naidīguma virzienā.
Sarežģītu jautājumu risināšana
Grūti jautājumi parasti ir steidzami. Zem konfrontējošas frāzes gandrīz vienmēr slēpjas patiesas bažas, uz kurām ir vērts atbildēt.
Ja kāds šķiet neapmierināts vai naidīgs, pirms pievērsties jautājumam, atzīstiet emocijas. “Es dzirdu, ka tas jums ir svarīgi” vai “Es saprotu jūsu bažas” paveic divas lietas: tas mazina spriedzi un parāda, ka jūs klausāties, nevis tikai gaidāt atbildi. Pēc tam tieši uzdodiet pašu jautājumu.
Saglabājiet mieru. Konfrontējošajam tonim līdzināties nekad nepalīdz. Miera saglabāšana spiediena apstākļos parāda pārliecību tādā veidā, kā to nevar izdarīt ar rūpīgi sagatavotām piezīmēm.
Ja jautājums patiešām neatbilst tēmai vai ir nepiedienīgs, novirziet to uz citu jautājumu, nesamulsinot personu. “Tas ir interesanti, bet ārpus tās, ko mēs šodien apspriežam. Labprāt par to parunāsim vēlāk, ja vēlaties” ir tiešs un bez noraidošas atbildes.
Ja kāds ir apņēmies debatēt, nevis apspriest, piedāvājiet elegantu aiziešanu. "Mēs nepārprotami redzam to citādi, un tā ir saprātīga lieta, par kuru nepiekrist. Priecāšos turpināt šo diskusiju bezsaistē, bet pārliecināsimies, ka citiem ir iespēja uzdot savus jautājumus." Tas noslēdz apli, nepiekāpjoties un neradot neveiklu strupceļu.
Dodamies tālāk ar AhaSlides
Visuzticamākais veids, kā uzlabot jautājumu un atbilžu sesiju, ir mainīt dalības nosacījumus. To panāk, izmantojot anonīmu iesniegšanu, balsošanu ar pozitīvu vērtējumu un jautājumu tiešraides attēlošanu ekrānā. Tie novērš jautājumu sociālo risku, atklāj to, ko telpā patiesībā vēlas zināt, un notur ikviena uzmanību pat tad, ja viņi paši nejautā.
AhaSlides visas šīs funkcijas ir iebūvētas platformā, kas atrodas jūsu prezentācijas plūsmā, nevis blakus tai. Jautājumi tiek ievadīti, izmantojot QR kodu vai pievienošanās saiti, tiek parādīti ekrānā reāllaikā un tos var regulēt pirms to publicēšanas. Pozitīvās balsošanas funkcija automātiski parāda populārākos jautājumus, tāpēc jums nav jāmin, ko auditorija visvairāk vēlas izpētīt.
Ja interaktīviem slaidiem jau izmantojat AhaSlides, jautājumu un atbilžu funkcija paplašina jūsu iespējas. Ja jautājumi un atbildes ir galvenā lieta, kas jums nepieciešama, ir vērts to izmēģināt atsevišķi. Bezmaksas līmenis aptver līdz piecdesmit dalībniekiem, kas apstrādā lielāko daļu klases un sanāksmju iestatījumu bez maksas plāna.
Ietīšanas up
Jautājumu un atbilžu sesija ir tā prezentācijas daļa, kas tikpat lielā mērā pieder jūsu auditorijai, cik jums. Tas, kā jūs to vadāt, nosaka, vai cilvēki aiziet, jūtoties sadzirdēti, vai arī jūtas tā, it kā viņu dalība būtu bijusi formalitāte.
Šajā rokasgrāmatā iekļautās deviņas stratēģijas balstās uz vienu pamatprincipu: radīt apstākļus, kuros jautājumi ir patiesi gaidīti, un uztvert tos nopietni, kad tie tiek uzdoti. Atvēlēt reāllaika laiku. Nodrošināt anonimitāti. Gatavoties klusumam. Risināt grūtības ar savaldību. Darīt šīs lietas konsekventi, un jautājumi un atbildes vairs nebūs kaut kas tāds, ko jūs paciest prezentācijas beigās, bet gan tā daļa, kas padara visu sesiju apmeklēšanas vērtu.
