Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 obligātas lietas, lai nodrošinātu veiksmīgu pasākumu

Jūsu sirds sitas, kad iztēlojaties ļaunākos scenārijus:

❗️ Runātājs saslimst minūtes pirms kāpšanas uz skatuves.

❗️ Pasākuma dienā jūsu norises vietai pēkšņi pazūd strāva.

❗️Vai pats ļaunākais – kāds gūst savainojumus tavā pasākumā.

Kuņģa kuņģī esošās domas neļauj jums naktīs nomodā.

Taču pat haotiskākos notikumus var vadīt – ja iepriekš rūpīgi un sistemātiski plāno.

Vienkārša notikumu riska pārvaldības kontrolsaraksts var palīdzēt identificēt iespējamās problēmas, tām sagatavoties un mazināt tās, pirms tās izjauc no sliedēm jūsu notikumu. Izdomāsim 10 obligātās kontrolsarakstā, lai pārvērstu bažas par labi izstrādātu rīcības plānu.

Satura rādītājs

• Pārskats
• Kas ir pasākuma riska pārvaldība?
• Kādi ir 5 soļi riska pārvaldībai kā pasākumu plānotājam?
• Pasākumu riska pārvaldības kontrolsaraksts
• 5 riska pārvaldības elementi?
• Kontrolsaraksts pasākumu pārvaldībā
• Takeaways
• Biežāk uzdotie jautājumi

Pārskats

Kas ir pasākuma riska pārvaldība?

Notikumu riska pārvaldība ietver iespējamo risku vai problēmu identificēšanu, kas varētu apdraudēt notikumu, un pēc tam procesu un piesardzības pasākumu ieviešanu, lai mazinātu šos riskus. Tas palīdz pasākumu organizētājiem sagatavot ārkārtas plānus, lai samazinātu traucējumus un ātri atgūtuos, ja rodas problēmas. Tiek izmantots arī notikumu riska pārvaldības kontrolsaraksts, lai nodrošinātu, ka visi iespējamie draudi tiek pārvarēti.

Kādi ir 5 soļi riska pārvaldībai kā pasākumu plānotājam?

Mēs zinām, ka tas rada stresu kā pasākumu plānotājs ar visām iespējamām iespējām. Lai pasargātu jūs no pārdomām, izpildiet mūsu vienkāršās 5 darbības, lai izveidotu perfektu notikumu riska pārvaldības plānu:

• Identificējiet riskus – Pārdomājiet visas iespējamās lietas, kas jūsu pasākumā varētu noiet greizi. Apsveriet tādus faktorus kā norises vietas problēmas, slikti laikapstākļi, tehnoloģiju kļūmes, runātāju atcelšana, pārtikas problēmas, traumas, mazs apmeklējums utt. Domājiet plaši un ievietojiet to prāta vētras rīks lai idejas paliktu neskartas.

• Novērtējiet iespējamību un ietekmi – Katram identificētajam notikuma riskam novērtējiet tā iestāšanās iespējamību un iespējamo ietekmi uz jūsu notikumu. Tas palīdz noteikt, kuriem riskiem ir nepieciešami visrūpīgākie mazināšanas plāni.

• Izstrādāt ārkārtas rīcības plānus – Augstākas prioritātes riskiem izveidojiet īpašus rezerves plānus, risinājumus un neparedzētas situācijas, lai samazinātu traucējumus, ja šie riski īstenojas. Tas var ietvert alternatīvu norises vietu, piegādātāju, grafiku utt. apstiprināšanu.

• Piešķirt pienākumus - Padariet vienu personu atbildīgu par katra ārkārtas rīcības plāna izpildi un skaidri paziņojiet savas komandas lomas. Tas nodrošina, ka kāds rīkosies, ja patiešām pastāv risks.

• Praktizējiet savus plānus – Izmēģiniet iespējamos scenārijus, lai noteiktu nepilnības savos notikumu riska pārvaldības plānos. Komandas apmācība, kā reaģēt dažādās situācijās, vairos pārliecību, lai viņi varētu veiksmīgi risināt problēmas, kas rodas notikuma dienā.

Padomi labākai iesaistei

• Pasākumu vadība
• Pasākuma noformēšana
• Uzņēmējdarbības tīklošana

Pasākumu riska pārvaldības kontrolsaraksts

Kādi ir vispārīgie punkti, kas jāaptver notikumu riska pārvaldības kontrolsarakstā? Meklējiet iedvesmu mūsu notikumu risku kontrolsaraksta piemēros tālāk.

#1 – Norises vieta
☐ Līgums parakstīts
☐ Iegūtas atļaujas un licences
☐ Stāvu plāns un uzstādīšanas kārtība ir apstiprināta
☐ Norādītas ēdināšanas un tehniskās prasības
☐ Rezerves vieta ir identificēta un atrodas gaidīšanas režīmā

#2 — laikapstākļi
☐ Smagas laikapstākļu uzraudzības un paziņošanas plāns
☐ Ja nepieciešams, pieejama telts vai alternatīva nojume
☐ Ja nepieciešams, organizēta pasākuma pārvietošana uz iekštelpu

3. — tehnoloģija
☐ Testēts A/V un cits tehniskais aprīkojums
☐ Iegūta IT atbalsta kontaktinformācija
☐ Kā rezerves kopija pieejamas materiālu izdrukas uz papīra
☐ Ārkārtas rīcības plāns interneta vai strāvas padeves pārtraukumam

#4 – Medicīna/drošība
☐ Pieejamas pirmās palīdzības aptieciņas un AED
☐ Avārijas izejas ir skaidri marķētas
☐ Personāls, kas apmācīts ārkārtas procedūrās
☐ Pieejama drošības/policijas kontaktinformācija

#5 — skaļruņi
☐ Saņemtas biogrāfijas un fotogrāfijas
☐ Alternatīvi skaļruņi ir atlasīti kā rezerves skaļruņi
☐ Runātāju ārkārtas rīcības plāns ir paziņots

#6 — apmeklējums
☐ Apstiprināts minimālais apmeklējuma slieksnis
☐ Paziņoti atcelšanas noteikumi
☐ Ja pasākums tiek atcelts, ir spēkā atmaksas plāns

#7 - apdrošināšana
☐ Spēkā vispārējās civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise
☐ Iegūta apdrošināšanas apliecība

#8 – dokumentācija
☐ Līgumu, atļauju un licenču kopijas
☐ Visu pārdevēju un piegādātāju kontaktinformācija
☐ Pasākuma programma, dienas kārtība un/vai maršruts

#9 – Personāls/Brīvprātīgie
☐ Personālam un brīvprātīgajam piešķirtās lomas
☐ Ir pieejamas dublējumkopijas, kuras jāaizpilda neierašanās gadījumā
☐ Ir pabeigta ārkārtas procedūru un ārkārtas rīcības plānu apmācība

10 — pārtika un dzērieni
☐ Saņemiet rezerves kopijas visiem ātri bojājošajiem materiāliem
☐ Alternatīvas ēdienu iespējas, kas gatavotas aizkavēta/nepareiza pasūtījuma/alerģiju gadījumā
☐ Ir pieejami papildu papīra izstrādājumi, trauki un servēšanas piederumi

#11 – Atkritumi un otrreizēja pārstrāde
☐ Izdalītas atkritumu urnas un otrreizējās pārstrādes konteineri
☐ Piešķirtās lomas savākt atkritumus pasākuma laikā un pēc tā

#12 – Sūdzību izskatīšanas procedūras
☐ Darbinieks, kas norīkots, lai izskatītu apmeklētāju sūdzības
☐ Protokols problēmu risināšanai un atmaksas/kompensācijas piedāvāšanai, ja nepieciešams

#13 – ārkārtas evakuācijas plāns
☐ Sagatavoti evakuācijas maršruti un tikšanās vietas
☐ Novietojiet darbiniekus pie izejām

#14 – Pazudušās personas protokols
☐ Norādīts personāls, kas atbild par pazaudētiem bērniem/veciem cilvēkiem/invalīdiem
☐ Iegūta nepilngadīgo vecāku/aizbildņu kontaktinformācija

15. — ziņošana par incidentiem
☐ Negadījumu ziņošanas veidlapa, kas izveidota darbiniekiem, lai dokumentētu visas ārkārtas situācijas

Kādi ir pieci riska pārvaldības elementi?

Risks nav tikai slikta veiksme – tā ir daļa no katra riska. Bet ar pareizo notikumu riska pārvaldības plānu jūs varat savaldīt haosa risku un pārvērst draudus iespējās. Piecas riska pārvaldības pieejas ietver:

• Riska identificēšana – Padomājiet par mazām lietām, piemēram, tehniskajām kļūmēm... līdz pat pilnīgai katastrofai. Risku uzskaitīšana liek tos izmest no galvas un uz papīra, kur varat tiem stāties pretī.

• Riska novērtēšana– Novērtējiet katru risku, lai saprastu, kurš rada lielākos draudus. Apsveriet: cik liela ir iespējamība, ka tas notiks? Kāds kaitējums var rasties, ja tas notiek? Risku prioritāšu noteikšana koncentrē savus centienus uz jautājumiem, kas patiešām ir svarīgi.

• Riska mazināšana - Ir plāni cīnīties pretī! Apsveriet veidus, kā samazināt riska iespējamību, samazināt ietekmi, ja tas notiek, vai abus. Jo vairāk jūs varat samazināt riskus iepriekš, jo mazāk tie jūs traucēs.

• Riska uzraudzība – Kad sākotnējie plāni ir izveidoti, esiet modrs. Pārraugiet, vai parādās jauni riski vai mainās vecie riski. Pielāgojiet savas stratēģijas pēc vajadzības, lai neatpaliktu no mainīgās draudu ainavas.

• Riska ziņošana - Kopīgojiet riskus un plānus ar savu komandu. Iesaistot citus, tiek iegūta dalība, tiek atklātas vājās vietas, kuras, iespējams, esat palaidis garām, un tiek sadalīta atbildība par risku pārvaldību.

Kas ir pasākumu pārvaldības kontrolsaraksts?

Pasākumu pārvaldības kontrolsaraksts attiecas uz priekšmetu vai uzdevumu sarakstu, par kuriem pasākuma organizatori pārliecinās, ka tie ir sagatavoti, sakārtoti vai plānoti pirms pasākuma.

Visaptverošs riska pārvaldības kontrolsaraksts palīdz nodrošināt, ka nekas svarīgs netiek aizmirsts, sakārtojot visu nepieciešamo informāciju, lai veiksmīgi izpildītu notikumu.

Kontrolsaraksti ir noderīgi pasākumu vadīšanai, jo tie:

• Nodrošiniet skaidrību un struktūru – Tie ir izlikti secībā, sīki izklāstot visu, kas jādara, tāpēc nekas neizkrīt.

• Veiciniet rūpīgu sagatavošanos - Preču pārbaude motivē organizatorus pārliecināties, ka visi pasākumi un piesardzības pasākumi ir noteikti pirms pasākuma sākuma.

• Uzlabot komunikāciju – Komandas var sadalīt un piešķirt kontrolsaraksta vienumus, lai nodrošinātu, ka visi saprot savas lomas un pienākumus.

• Atbalsta konsekvenci - Viena un tā paša kontrolsaraksta izmantošana atkārtotiem notikumiem palīdz uzturēt standartus un katru reizi uzlabot jomas.

• Atklājiet nepilnības vai trūkumus – Neatzīmēti vienumi izceļ aizmirstas lietas vai prasa lielāku plānošanu, ļaujot jums tās risināt, pirms rodas problēmas.

• Veicināt nodošanu - Kontrolsaraksta nodošana jaunajiem organizatoriem palīdz viņiem saprast visu, kas tika darīts, lai plānotu iepriekšējos veiksmīgos pasākumus.

Takeaways

Izmantojot šīs ekstras savā pasākuma riska pārvaldības kontrolsarakstā, jūs esat labi sagatavots kaujas laukam! Sagatavošanās pārvērš iespējamo haosu mierīgā pārliecībā. Tāpēc pievienojiet katru vienumu savam sarakstam. Pārsvītrojiet tos pa vienam. Skatieties, kā kontrolsaraksts pārvērš bažas par spēku. Jo vairāk jūs paredzat, jo labāki riski tiks pakļauti jūsu rūpīgajai plānošanai un sagatavošanai.