Lielākā daļa grupu diskusiju neizdodas, pirms kāds pasaka kaut vārdu. Darba kārtība ir pārāk gara, klusāki dalībnieki nekad netiek pie vārda, un sesijas vadītājs pārāk daudz runā. Laba vadīšana to visu novērš — un viss atkarīgs no četrām prasmēm, kuras var apgūt ar praksi.
Starptautiskā Koordinatoru asociācija (IAF) definē koordinētāja kompetenci sešās jomās, taču ikdienas darbs, ar ko saskaras lielākā daļa mācību un attīstības speciālistu un personāla vadības komandu, koncentrējas uz mazāku praktiskas uzvedības kopumu: laba klausīšanās, pareizo jautājumu uzdošana, visu iesaistīšana un godīga laika pārvaldība [1]. Šajā ierakstā ir aplūkotas šīs četras prasmes, katrai no tām piedāvājot konkrētas metodes un kontrolsarakstu, ko varat izmantot nākamajā sesijā.
Kas īsti ir fasilitācijas prasmes
Modilēcija ir spēja vadīt grupu caur kopīgu procesu, to nedominējot. Modilētājs ir atbildīgs par struktūru, nevis par atbildēm. Šī atšķirība ir svarīga, jo daudzi cilvēki, kas vada sanāksmes vai apmācības, jauc šīs divas lomas — viņi ierodas ar risinājumiem, nevis jautājumiem, un grupai nekad nav iespējas padomāt.
Četras tālāk minētās prasmes pievēršas uzvedībai, kas vistiešāk ietekmē to, vai grupa rada noderīgu rezultātu vai tikai piepilda telpu uz stundu.
1. Aktīvā klausīšanās
Aktīva klausīšanās nav pasīva uzmanība. Tā prasa apzināti sekot līdzi katra cilvēka teiktajam, atzīmēt viņa izvēlēto valodu un reaģēt tā, lai signalizētu par satura nonākšanu galamērķī. Koordinētāja skatījumā tā ir arī diagnostikas funkcija: tas, ko cilvēki saka sesijas pirmajās desmit minūtēs, parāda, kur atrodas enerģija un pretestība.
Praktiski aktīva klausīšanās moderēšanas procesā izskatās šādi:
- Pirms atbildēšanas vai pāradresācijas atkārtojiet daļu no teiktā: "Tātad tas, ko jūs aprakstāt, ir plaisa starp to, kas teikts politikā, un to, ko vadītāji faktiski dara — vai ne?"
- Lūdziet paplašināt informāciju, nevis virzīties uz priekšu: "Vai varat pastāstīt vairāk par to, kas notika, kad izmēģinājāt šo pieeju?"
- Pēc izteikuma ievērojiet klusumu. Lielākā daļa moderatoru pārāk ātri pāriet uz turpinājumu; dažas klusuma sekundes bieži vien izraisa no runātāja saturīgāku otro atbildi.
- Izvairieties no vairāku uzdevumu veikšanas vienlaikus. Acu kontakts un fiziskā orientācija runātāja virzienā ir svarīga — tie signalizē visai grupai, ka viedoklis tiek uztverts nopietni.
2013. gada pētījums Komunikāciju pētījumu pārskati atklāja, ka cilvēki, kuri saņēma aktīvas klausīšanās atbildes — atšķirībā no padomiem vai vienkāršiem atzinības vārdiem —, jutās ievērojami labāk saprasti [2]. Šī uztvertā izpratne rada psiholoģisku drošību grupā, un psiholoģiskā drošība ir tas, kas liek cilvēkiem būt gataviem pateikt sarežģītas lietas, kas virza darbu uz priekšu.
2. Stratēģiska jautājumu uzdošana
Jautājumi ir moderatora galvenais instruments. Pareizi izmantoti, tie atver diskusiju; nepareizi izmantoti, tie to noslēdz. Atšķirība gandrīz vienmēr ir starp atvērtiem un slēgtiem jautājumiem.
Slēgti jautājumi ("Vai visi izlasīja sagatavošanās darbu?") sniedz atbildes ar vārdiem "jā"/"nē", un vadītājam nav ar ko strādāt. Atvērti jautājumi, kas sākas ar "kas", "kā" vai "kāpēc", rada grupu, lai tā varētu skaļi pārdomāt.
Noderīgi jautājumu veidi moderēšanai:
Izpētes: "Kādas iespējas mēs vēl neesam apsvēruši?"
Saistviela: "Kā šis lēmums varētu ietekmēt komandu otrā birojā?"
Betons: "Vai kāds var minēt piemēru, kad tas nesen notika?"
Prioritātes noteikšana: "Ja mēs šodien varētu atrisināt tikai vienu no šīm trim problēmām, kurai būtu vislielākā ietekme?"
Viena metode, ko ir vērts ieaudzināt ieradumā: uzdot vienu jautājumu vienlaikus un pēc tam apstāties. Daudzdaļīgi jautājumi ("Ko jūs domājat par X un kā tas ir saistīts ar Y?") izkliedē uzmanību un parasti uz tiem tiek atbildēts nepilnīgi.
Reālas dzīves piemērs: vidēja lieluma tehnoloģiju uzņēmumā, kas vadīja kultūras semināru pēc apvienošanās, ārējais vadītājs sāka ar jautājumu: "Kas ir viena lieta, kas labi darbojās jūsu iepriekšējā komandā, ko jūs nevēlaties zaudēt?" Tā vietā, lai sāktu vērtību vingrinājumu, jautājums izvirzīja konkrētus uzvedības veidus un praksi, kas grupai patiešām rūpēja, un deva vadītājam materiālu, ar ko strādāt nākamās divas stundas.
3. Visu dalībnieku iesaistīšana
Trīs skaļākie cilvēki jebkurā telpā dominēs diskusijā, ja vadītājs viņiem to ļaus. Iesaistīšanās nenozīmē tikai uzturēt enerģiju; tā ir par to, lai telpā nonāktu grupas faktiskais zināšanu un viedokļu klāsts.
Metodes, kas darbojas:
Uzdodot jautājumus, izmantojiet vārdus. “Prija, tu pagājušajā ceturksnī strādāji pie ieviešanas — kāds bija lielākais strīdus punkts?” ir efektīvāks jautājums nekā “Vai kāds, kas bija iesaistīts ieviešanā, vēlas dalīties?” Pēdējais dod cilvēkiem atļauju klusēt; pirmais padara dalību par noklusējuma vērtību.
Īpaši atzīmējiet ieguldījumu. “Tas ir labs arguments” ir vispārīgs un neko nedod. “Markus, tas, ko tu teici par nodošanas procesu, ir tieši saistīts ar to, ko Hloja iepriekš izteica” atalgo ieguldījumu un saista idejas kopā, kas ir daļa no koordinatora lomas procesā.
Uzaiciniet klusākus dalībniekus, nenostādinot viņus uz vietas. Mazāk likmju versija ir izmantot apļa diskusiju ("Uzklausīsim vienu vārdu no katra cilvēka par to, kā viņš jūtas par šo lēmumu") vai nelielas sadalījuma grupas, pirms diskusijas atgriešanas pilnā telpā. Sadalījuma grupas samazina likmes cilvēkiem, kuriem šķiet neērti runāt lielā grupā.
Padariet fizisko vai virtuālo vidi sev piemērotu. Virtuālajās sesijās izmantojiet aptaujas vai vārdu mākoņus, lai vienlaikus iegūtu visu viedokli, nevis lūdziet cilvēkiem runāt secīgi videozvanā — audio aizkave un neērtā sarunu maiņa konferenču zvanos nomāc dalību.
4. Laika vadība
Laika pārvaldība moderēšanas procesā nenozīmē tikai savlaicīgu pabeigšanu. Tā ir sesijas tempa noteikšana tā, lai pareizais laika daudzums tiktu veltīts pareizajām daļām — tas prasa iepriekš zināt, kuras daļas ir vissvarīgākās, un būt gatavam saīsināt vai samazināt laiku, ja grupai ir pārāk daudz laika, lai paveiktu kaut ko mazāk svarīgu.
Daži ieradumi, kas rada reālas pārmaiņas:
Iebūvēt buferzonu. Ja 90 minūšu sesijai ir astoņi darba kārtības punkti, ieplānojiet sešus un pēdējos divus uzskatiet par neobligātiem. Grupas gandrīz vienmēr svarīgāko punktu izskatīšanai velta ilgāku laiku nekā paredzēts.
Nosauciet laiku skaidri. "Mums šai tēmai ir atlikušas desmit minūtes" grupai ir noderīgāk nekā vienkārši turpināt. Tas dod dalībniekiem iespēju pateikt to, kas vēl jāsaka, pirms notiek pāreja.
Atzīmējiet, kad diskusija tuvojas beigām, un ļaujiet grupai izlemt. "Mēs esam izmantojuši šim nolūkam plānoto laiku. Mums ir divas iespējas: veltīt vēl piecas minūtes un saīsināt nākamo sadaļu vai atlikt šo un turpināt darba kārtībā. Kuru jūs dodat priekšroku?" Tas saglabā moderatora neitralitāti attiecībā uz saturu, vienlaikus atgriežot procesa kontroli grupai.
Iestatiet taimerus atsevišķām aktivitātēm. Apziņa, ka piecu minūšu uzdevums beidzas pēc piecām minūtēm, maina dalībnieku darba veidu — viņi nosaka prioritātes un pārtrauc pilnveidot uzdevumu.
Izplatītas kļūdas, no kurām jāizvairās
Pat pieredzējuši grupas vadītāji iekrīt modeļos, kas ierobežo grupas iespējas sasniegt. Šie četri modeļi atkārtoti parādās mācību un attīstības, kā arī cilvēkresursu kontekstā.
Pārāk agra ķeršanās pie risinājumiem. Kad grupa atklāj problēmu, instinkts liek nekavējoties pāriet risināšanas režīmā. Kļūda ir diagnostikas fāzes pārtraukšana, pirms visiem ir bijusi iespēja aprakstīt to, ko viņi faktiski novēro. Grupa, kas steidzas pie risinājumiem, bieži vien atrisina nepareizo problēmu vai vienojas par darbību, kuru neviens neplāno veikt. Risinājums ir vienkāršs: turiet jautājumu "kas mums jādara?", līdz grupai ir bijis pietiekami daudz laika, lai atbildētu uz "ko mēs zinām?" un "ko katrs no mums redz?". Šāda secība noved pie labākiem lēmumiem un patiesākas piekrišanas.
Konflikta neatzīšana. Saspīlējums starp dalībniekiem ir viens no biežākajiem iemesliem, kāpēc vadītā sesija apstājas. Daži vadītāji maina tēmu vai pāriet uz nākamo darba kārtības punktu, cerot, ka berze izzudīs. Tas notiek reti. Efektīvāka pieeja ir nosaukt notiekošo, neieņemot pusi: "Izskatās, ka šeit ir divi dažādi viedokļi. Palēnināsim tempu un pārliecināsimies, ka saprotam abus." Domstarpību nosaukšana skaļi bieži vien mazina to lādiņu un paver durvis produktīvai salīdzināšanai, nevis paralēlai sarunai.
Pārmērīga atvieglošana. Pievienojot struktūru, procesu vai jautājumu katram sesijas brīdim, grupa var justies vadīta, nevis atbalstīta. Klusums ir produktīvs. Nevadīta saruna starp dalībniekiem dažreiz norit ātrāk nekā formāls vingrinājums. Ja grupa strādā, vadītāja uzdevums ir atkāpties un sekot līdzi teiktajam, nevis ieviest jaunu sistēmu. Īpaši jauni vadītāji mēdz aizpildīt pauzes ar aktivitāti; labāks instinkts ir nogaidīt un redzēt, vai grupa pati aizpilda pauzi. Labs īkšķa noteikums: ja pēdējo piecu minūšu laikā esat trīs reizes iejaucies bez skaidra iemesla, atkāpieties un uz brīdi novērojiet, pirms atkal runājat.
Izlaižot noslēgumu. Sesijas, kurām pietrūkst laika un kuras beidzas bez pienācīga noslēguma, atstāj dalībniekus neziņā par to, kas tika nolemts, kas ir atbildīgs un vai laiks tika lietderīgi izmantots. Pat divas noslēguma minūtes ir pietiekamas, lai apkopotu lēmumus, kopā ar īpašniekiem nosauktu rīcības punktus un apstiprinātu nākamos soļus. Tieši šīs divas minūtes pārvērš labu diskusiju par kaut ko praktiski īstenojamu. Tās arī liecina par cieņu pret dalībnieku laiku un pūlēm — cilvēki, visticamāk, atgriezīsies pie nākamās sesijas, ja iepriekšējā sesija noslēdzās ar skaidru progresa sajūtu. Ja darba kārtība pastāvīgi ir pārāk pilna, lai to pienācīgi noslēgtu, tā ir plānošanas problēma, kas ir vērts atrisināt pirms nākamās sesijas. Iekļaujiet noslēgumu grafikā kā neapspriežamu bloku, nevis pēcdomu.
Koordinatora prasmju kontrolsaraksts
Lietojiet to pirms, sesiju laikā un pēc tām.
Pirms sesijas
- Darba kārtība ir sagatavota un izplatīta iepriekš
- Pētāmās tēmas, īpaši jebkādi tehniski sarežģīti jautājumi
- Telpas iekārtojums (vai virtuālā platforma) ir apstiprināts
- Sagatavotie materiāli
atklāšana
- Sveicināt dalībniekus un noteikt toni
- Pārskatīt darba kārtību, mērķus un laika plānu
- Noteikt grupas normas (bez telefoniem, viens runātājs vienlaikus)
- Ja grupa viena otrai ir jaunums, veiciet īsu ievadu.
Sesijas laikā
- Uzturēt acu kontaktu un fizisku klātbūtni
- Pirms atbildes sniegšanas precizējiet apgalvojumus
- Uzdodiet vienu atvērtu jautājumu vienlaikus
- Uzrunājiet klusākus dalībniekus vārdā
- Īpaši atzīstiet ieguldījumu
- Sekojiet līdzi laikam atbilstoši darba kārtībai un nosauciet pārejas
- Brīdināt grupu pirms tēmas slēgšanas
Lēmumu pieņemšanas brīži
- Palīdziet grupai izcelt dažādas iespējas, nevis aizstāvēt vienu.
- Skaidri norādiet vienošanās jomas
- Reāllaikā tveriet darbības vienumus un to īpašniekus
Slēgšana
- Apkopojiet, kas tika nolemts un kas notiks tālāk
- Pateikties dalībniekiem
- Lūdziet īsu atsauksmi par pašu sesiju
Vadītu sesiju vadīšana ar AhaSlides
Tiešraides aptaujas, vārdu mākoņi un jautājumu un atbilžu rīki maina dalības dinamiku vadītās sesijās, īpaši hibrīdās vai virtuālās vidēs, kur mutiska kārtas uzņemšana ir lēna un neveikla. AhaSlides Ļauj moderatoriem vienlaikus uzdot jautājumus visai grupai un reāllaikā attēlot rezultātus, lai ikviena viedoklis būtu redzams pirms diskusijas sākuma, nevis tikai no tā, kurš runā pirmais.
Īpaši iesaistes nolūkos tiešraides aptaujas diskusijas sākumā dod klusākiem dalībniekiem līdzvērtīgu ieejas punktu. Vārdu mākonis ar jautājumu "Kāds viens vārds raksturotu jūsu viedokli par šīm izmaiņām?" atklāj telpas emocionālo temperatūru trīsdesmit sekundēs — pirms vadītājs ir pateicis kaut ko, kas varētu nostiprināt sarunu. Jautājumu un atbilžu slaidi ļauj dalībniekiem anonīmi iesniegt jautājumus, kas atklāj bažas, kuras cilvēki skaļi neizteiktu.
Šie rīki neaizstāj iepriekš minētās četras prasmes. Taču tie atvieglo aktīvas klausīšanās, iesaistīšanās un laika plānošanas darbu, samazinot strukturālos šķēršļus, kas kavē dalību grupu vidē. Ja šīs metodes pārveidojat par atkārtojamu apmācību programmu, nevis vienreizēju sesiju, tiešsaistes kursu veidotājs var palīdzēt tos apkopot strukturētā kursā, ar kuru var strādāt jaunie vadītāji.
Avoti
[1] Starptautiskā koordinatoru asociācija. IAF pamatkompetences. https://iaf-world.org/the-iaf-core-competencies/
[2] Weger, H., Bell, GC, Minei, EM un Robinson, MC (2014). Aktīvas klausīšanās relatīvā efektivitāte sākotnējā mijiedarbībā. Komunikāciju pētījumu pārskati, 31 (2), 197 – 204. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/10904018.2013.813234
