ഒരു ഇവന്റ് ഓർഗനൈസേഷൻ പ്രോ ആകാൻ നിങ്ങൾ തയ്യാറാണോ? കൂടുതൽ നോക്കരുത് ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് - ഓരോ ഇവന്റ് പ്ലാനർക്കുമുള്ള ആത്യന്തിക ഉപകരണം.
ഇതിൽ blog പോസ്റ്റ്, ഉദാഹരണങ്ങൾക്കൊപ്പം ഒരു ഇവൻ്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡ് ഞങ്ങൾ കണ്ടെത്തും. പ്രധാനപ്പെട്ട ജോലികളിൽ തുടരുന്നത് മുതൽ എല്ലാം സുഗമമായി നടക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നത് വരെ, വിജയകരമായ ഇവൻ്റുകൾ ഹോസ്റ്റുചെയ്യുന്നതിന് നന്നായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌ത ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് നിങ്ങളുടെ രഹസ്യ ആയുധമാകുന്നത് എങ്ങനെയെന്ന് കണ്ടെത്തുക.
നമുക്ക് തുടങ്ങാം!
ഉള്ളടക്ക പട്ടിക
- പൊതു അവലോകനം
- എന്താണ് ഒരു ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്?
- ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡ്
- ഒരു ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിന്റെ ഉദാഹരണങ്ങൾ
- കീ ടേക്ക്അവേസ്
- പതിവ്
പൊതു അവലോകനം
| "ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്" എന്താണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്? | നിങ്ങൾ പരിശോധിച്ച് പൂർത്തിയാക്കേണ്ട ജോലികളുടെയോ കാര്യങ്ങളുടെയോ ഒരു ലിസ്റ്റ് ആണ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്. |
| ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റുകളുടെ പ്രയോജനങ്ങൾ | പിന്തുടരാൻ എളുപ്പമാണ്, സമയം ലാഭിക്കുകയും പരിശ്രമം ഓർമ്മിക്കുകയും ചെയ്യുക, ഉൽപ്പാദനക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്തുക, എന്തെങ്കിലും ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കുമ്പോഴെല്ലാം കൂടുതൽ എൻഡോർഫിൻസ് നേടുക. |
എന്താണ് ഒരു ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്?
നിങ്ങൾ ഒരു ജന്മദിന പാർട്ടി അല്ലെങ്കിൽ ഒരു കമ്പനി ഒത്തുചേരൽ പോലെയുള്ള ഒരു അതിശയകരമായ ഇവൻ്റ് നടത്താൻ പോകുകയാണെന്ന് സങ്കൽപ്പിക്കുക. എല്ലാം സുഗമമായി നടക്കാനും വലിയ വിജയമാകാനും നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു, അല്ലേ? ഒരു ഇവൻ്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് അതിന് സഹായിക്കും.
ഇവന്റ് പ്ലാനർമാർക്കായി പ്രത്യേകം രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌ത ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ പട്ടികയായി ഇതിനെ കരുതുക. വേദി തിരഞ്ഞെടുക്കൽ, അതിഥി ലിസ്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ്, ബജറ്റിംഗ്, ലോജിസ്റ്റിക്സ്, അലങ്കാരങ്ങൾ, കാറ്ററിംഗ്, വിനോദം എന്നിവയും അതിലേറെയും പോലുള്ള ഇവന്റ് ഓർഗനൈസേഷന്റെ വിവിധ വശങ്ങൾ ഇത് ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് ഒരു റോഡ്‌മാപ്പായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു, തുടക്കം മുതൽ അവസാനം വരെ പിന്തുടരുന്നതിന് ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ചട്ടക്കൂട് നൽകുന്നു.
ഒരു ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടായിരിക്കുന്നത് പല കാരണങ്ങളാൽ പ്രയോജനകരമാണ്.
- പുരോഗതി ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും പൂർത്തിയാക്കിയ ടാസ്ക്കുകൾ അടയാളപ്പെടുത്താനും ഇനിയും എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടതെന്ന് എളുപ്പത്തിൽ കാണാനും ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.
- എല്ലാ അടിസ്ഥാനങ്ങളും ഉൾക്കൊള്ളാനും നന്നായി വൃത്താകൃതിയിലുള്ള ഇവന്റ് അനുഭവം സൃഷ്ടിക്കാനും ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു.
- റിയലിസ്റ്റിക് ഡെഡ്‌ലൈനുകൾ സജ്ജീകരിക്കാനും ഓരോ ജോലിക്കും സമയം അനുവദിക്കാനും ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.
- ഇത് ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ടീം തമ്മിലുള്ള ഫലപ്രദമായ സഹകരണവും ഏകോപനവും പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.
മികച്ച ഇടപെടലിനുള്ള നുറുങ്ങുകൾ
നിങ്ങളുടെ ഇവന്റ് പാർട്ടികൾ ചൂടാക്കാനുള്ള ഒരു സംവേദനാത്മക മാർഗത്തിനായി തിരയുകയാണോ?
നിങ്ങളുടെ അടുത്ത ഒത്തുചേരലുകൾക്കായി കളിക്കാൻ സൗജന്യ ടെംപ്ലേറ്റുകളും ക്വിസുകളും നേടുക. സൗജന്യമായി സൈൻ അപ്പ് ചെയ്ത് നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത് എടുക്കുക AhaSlides!
🚀 സൗജന്യ അക്കൗണ്ട് നേടൂ
ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡ്
ഒരു ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് നിർമ്മിക്കുന്നത് സങ്കീർണ്ണമായിരിക്കണമെന്നില്ല. ഒരു ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡ് പിന്തുടർന്ന് നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട ഇവന്റിനായി സമഗ്രവും വിജയകരവുമായ ഒരു ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് നിങ്ങൾക്ക് സൃഷ്ടിക്കാം:
ഘട്ടം 1: ഇവന്റ് സ്കോപ്പും ലക്ഷ്യങ്ങളും നിർവചിക്കുക
നിങ്ങളുടെ ഇവൻ്റിൻ്റെ ഉദ്ദേശ്യവും ലക്ഷ്യങ്ങളും മനസ്സിലാക്കിക്കൊണ്ട് ആരംഭിക്കുക. നിങ്ങൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്ന ഇവൻ്റ് തരം നിർണ്ണയിക്കുക, അത് ഒരു കോൺഫറൻസ്, കല്യാണം അല്ലെങ്കിൽ കോർപ്പറേറ്റ് പാർട്ടി എന്നിവയാണെങ്കിലും. ഇവൻ്റ് ലക്ഷ്യങ്ങൾ, ടാർഗെറ്റ് പ്രേക്ഷകർ, ഏതെങ്കിലും നിർദ്ദിഷ്ട ആവശ്യകതകൾ എന്നിവ വ്യക്തമാക്കുക. ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റും ഇവൻ്റ് പ്ലാനിംഗ് ജോലികളും അതിനനുസരിച്ച് ക്രമീകരിക്കാൻ ഈ വിവരങ്ങൾ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും.
നിർവചിക്കുന്നതിന് ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ നിങ്ങൾക്ക് ചില ചോദ്യങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാം:
- നിങ്ങളുടെ ഇവന്റിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം എന്താണ്?
- നിങ്ങളുടെ ഇവന്റ് ലക്ഷ്യങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
- നിങ്ങളുടെ ടാർഗെറ്റ് പ്രേക്ഷകർ ആരാണ്?
- നിങ്ങൾ പാലിക്കേണ്ട എന്തെങ്കിലും പ്രത്യേക ആവശ്യകതകളുണ്ടോ?
ഘട്ടം 2: പ്രധാന ആസൂത്രണ വിഭാഗങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുക
അടുത്തതായി, ആസൂത്രണ പ്രക്രിയയെ ലോജിക്കൽ വിഭാഗങ്ങളായി വിഭജിക്കുക. സ്ഥലം, ബജറ്റ്, അതിഥി മാനേജ്മെന്റ്, ലോജിസ്റ്റിക്സ്, മാർക്കറ്റിംഗ്, അലങ്കാരങ്ങൾ, ഭക്ഷണ പാനീയങ്ങൾ, വിനോദം, മറ്റ് പ്രസക്തമായ മേഖലകൾ എന്നിവ പോലുള്ള വശങ്ങൾ പരിഗണിക്കുക. ഈ വിഭാഗങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിന്റെ പ്രധാന വിഭാഗങ്ങളായി വർത്തിക്കും.
ഘട്ടം 3: മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭം നടത്തി അവശ്യ ജോലികൾ പട്ടികപ്പെടുത്തുക
ഓരോ ആസൂത്രണ വിഭാഗത്തിലും, മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭം നടത്തി പൂർത്തിയാക്കേണ്ട എല്ലാ അവശ്യ ജോലികളും പട്ടികപ്പെടുത്തുക.
- ഉദാഹരണത്തിന്, വേദി വിഭാഗത്തിന് കീഴിൽ, വേദികൾ ഗവേഷണം ചെയ്യുക, വെണ്ടർമാരെ ബന്ധപ്പെടുക, കരാറുകൾ ഉറപ്പിക്കുക തുടങ്ങിയ ജോലികൾ നിങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തിയേക്കാം.
വ്യക്തമായിരിക്കുക, ഒന്നും ഉപേക്ഷിക്കരുത്. ഓരോ വിഭാഗത്തിനും നിങ്ങൾ നിർവഹിക്കേണ്ട പ്രധാന ജോലികൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
ഘട്ടം 4: കാലക്രമത്തിൽ ചുമതലകൾ സംഘടിപ്പിക്കുക
ടാസ്ക്കുകളുടെ ഒരു സമഗ്രമായ ലിസ്റ്റ് നിങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, അവ യുക്തിസഹവും കാലക്രമവുമായ ക്രമത്തിൽ ക്രമീകരിക്കുക.
ഇവന്റ് തീയതി സജ്ജീകരിക്കുക, വേദി സുരക്ഷിതമാക്കുക, ഒരു ബഡ്ജറ്റ് സൃഷ്ടിക്കുക തുടങ്ങിയ ആസൂത്രണ പ്രക്രിയയുടെ തുടക്കത്തിൽ ചെയ്യേണ്ട ജോലികൾ ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക. തുടർന്ന്, ക്ഷണങ്ങൾ അയയ്‌ക്കുന്നതും ഇവന്റ് പ്രോഗ്രാം അന്തിമമാക്കുന്നതും പോലുള്ള ഇവന്റ് തീയതിയോട് അടുത്ത് പൂർത്തിയാക്കാൻ കഴിയുന്ന ടാസ്‌ക്കുകളിലേക്ക് നീങ്ങുക.
ഘട്ടം 5: ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും സമയപരിധികളും നൽകുക
ഇവന്റ് ആസൂത്രണ പ്രക്രിയയിൽ ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന വ്യക്തികൾക്കോ ടീം അംഗങ്ങൾക്കോ ഓരോ ടാസ്ക്കിന്റെയും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ ഏൽപ്പിക്കുക.
- ഓരോ ജോലിയും പൂർത്തിയാക്കുന്നതിന് ആരാണ് ഉത്തരവാദിയെന്ന് വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുക.
- ഡിപൻഡൻസികളും ഇവന്റിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള ടൈംലൈനും പരിഗണിച്ച് ഓരോ ടാസ്‌ക്കിനും റിയലിസ്റ്റിക് ഡെഡ്‌ലൈനുകൾ സജ്ജമാക്കുക.
- നിങ്ങളുടെ ടീമിൽ ടാസ്ക്കുകൾ എങ്ങനെ വിതരണം ചെയ്യും?
ഈ പ്രവർത്തനം ടീമുകൾക്കിടയിൽ ടാസ്ക്കുകൾ വിതരണം ചെയ്യപ്പെടുന്നുവെന്നും പുരോഗതി ഫലപ്രദമായി നിരീക്ഷിക്കപ്പെടുന്നുവെന്നും ഉറപ്പാക്കുന്നു.
ഘട്ടം 6: ഒരു പടി പിന്നോട്ട് പോയി നിങ്ങളുടെ ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് അവലോകനം ചെയ്യുക
ഒരു ഇവന്റ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് ഓർഗനൈസുചെയ്യുമ്പോൾ, അത് ആവശ്യമായ എല്ലാ ജോലികളും ഉൾക്കൊള്ളുന്നുണ്ടെന്നും നന്നായി ഘടനാപരമായതാണെന്നും നിങ്ങൾ ഉറപ്പാക്കണം. വിലയേറിയ ഉൾക്കാഴ്ചകളും നിർദ്ദേശങ്ങളും ശേഖരിക്കുന്നതിന് മറ്റ് ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് പ്രൊഫഷണലുകളിൽ നിന്നോ സഹപ്രവർത്തകരിൽ നിന്നോ ഇൻപുട്ട് തേടുന്നത് പരിഗണിക്കുക. ഫീഡ്‌ബാക്കും നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട ഇവന്റ് ആവശ്യകതകളും അടിസ്ഥാനമാക്കി ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് പരിഷ്‌ക്കരിക്കുക.
ഘട്ടം 7: കൂടുതൽ വിശദാംശങ്ങളും കുറിപ്പുകളും ചേർക്കുക
കൂടുതൽ വിശദാംശങ്ങളും കുറിപ്പുകളും ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് മെച്ചപ്പെടുത്തുക. വെണ്ടർമാർക്കുള്ള കോൺടാക്റ്റ് വിവരങ്ങൾ, പ്രധാനപ്പെട്ട ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ, പാലിക്കേണ്ട ഏതെങ്കിലും നിർദ്ദിഷ്ട നിർദ്ദേശങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുത്തുക. സുഗമമായ ടാസ്‌ക് നിർവ്വഹണത്തിന് എന്ത് അധിക വിവരങ്ങൾ സഹായിക്കും?
ഘട്ടം 8: ആവശ്യാനുസരണം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുകയും പരിഷ്‌ക്കരിക്കുകയും ചെയ്യുക
ഓർക്കുക, നിങ്ങളുടെ ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് കല്ലിൽ സജ്ജീകരിച്ചിട്ടില്ല. ആവശ്യാനുസരണം പരിഷ്കരിക്കാനും പരിഷ്കരിക്കാനും കഴിയുന്ന ഒരു ചലനാത്മക പ്രമാണമാണിത്. പുതിയ ടാസ്ക്കുകൾ ഉണ്ടാകുമ്പോഴോ അഡ്ജസ്റ്റ്‌മെൻ്റുകൾ ചെയ്യേണ്ടി വരുമ്പോഴോ അത് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക. എന്തെങ്കിലും മാറ്റങ്ങൾ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നതിന് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് പതിവായി അവലോകനം ചെയ്യുകയും പരിഷ്‌ക്കരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
ഒരു ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിന്റെ ഉദാഹരണങ്ങൾ
1/ വിഭാഗം അനുസരിച്ച് ഒരു ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്
വിഭാഗം അനുസരിച്ച് ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിന്റെ ഒരു ഉദാഹരണം ഇതാ:
ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്:
എ. ഇവന്റ് സ്കോപ്പും ലക്ഷ്യങ്ങളും നിർവചിക്കുക
- ഇവന്റ് തരം, ലക്ഷ്യങ്ങൾ, ടാർഗെറ്റ് പ്രേക്ഷകർ, നിർദ്ദിഷ്ട ആവശ്യകതകൾ എന്നിവ നിർണ്ണയിക്കുക.
ബി. വേദി
- ഗവേഷണം നടത്തി സാധ്യതയുള്ള സ്ഥലങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- സ്ഥലങ്ങൾ സന്ദർശിച്ച് ഓപ്ഷനുകൾ താരതമ്യം ചെയ്യുക.
- വേദി അവസാനിപ്പിച്ച് കരാർ ഒപ്പിടുക.
C. ബജറ്റ്
- ഇവന്റിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള ബജറ്റ് നിർണ്ണയിക്കുക.
- വിവിധ വിഭാഗങ്ങൾക്കായി ഫണ്ട് അനുവദിക്കുക (വേദി, കാറ്ററിംഗ്, അലങ്കാരങ്ങൾ മുതലായവ).
- ചെലവുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുകയും ആവശ്യാനുസരണം ബജറ്റ് ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
D. അതിഥി മാനേജ്മെന്റ്
- ഒരു അതിഥി ലിസ്റ്റ് സൃഷ്‌ടിക്കുകയും RSVP-കൾ നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ക്ഷണങ്ങൾ അയയ്ക്കുക.
- ഹാജർ സ്ഥിരീകരിക്കാൻ അതിഥികളെ പിന്തുടരുക.
- ഇരിപ്പിട ക്രമീകരണങ്ങളും നെയിം ടാഗുകളും സംഘടിപ്പിക്കുക
ഇ. ലോജിസ്റ്റിക്സ്
- ആവശ്യമെങ്കിൽ അതിഥികൾക്ക് ഗതാഗതം ക്രമീകരിക്കുക.
- ഓഡിയോവിഷ്വൽ ഉപകരണങ്ങളും സാങ്കേതിക പിന്തുണയും ഏകോപിപ്പിക്കുക.
- ഇവന്റ് സജ്ജീകരണത്തിനും തകർച്ചയ്ക്കും ആസൂത്രണം ചെയ്യുക.
ഡി. മാർക്കറ്റിംഗും പ്രമോഷനും
- ഒരു മാർക്കറ്റിംഗ് പ്ലാനും ടൈംലൈനും വികസിപ്പിക്കുക.
- പ്രൊമോഷണൽ മെറ്റീരിയലുകൾ സൃഷ്ടിക്കുക (ഫ്ലൈയറുകൾ, സോഷ്യൽ മീഡിയ പോസ്റ്റുകൾ മുതലായവ).
ഇ. അലങ്കാരങ്ങൾ
- ഇവന്റ് തീമും ആവശ്യമുള്ള അന്തരീക്ഷവും തീരുമാനിക്കുക.
- പൂക്കൾ, മധ്യഭാഗങ്ങൾ, അടയാളങ്ങൾ എന്നിവ പോലുള്ള അലങ്കാരങ്ങൾ ഉറവിടവും ഓർഡർ ചെയ്യലും.
- ഇവന്റ് സൈനേജുകളും ബാനറുകളും ക്രമീകരിക്കുക.
F. ഭക്ഷണവും പാനീയവും
- ഒരു കാറ്ററിംഗ് സേവനം തിരഞ്ഞെടുക്കുക അല്ലെങ്കിൽ മെനു ആസൂത്രണം ചെയ്യുക.
- ഭക്ഷണ നിയന്ത്രണങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ പ്രത്യേക അഭ്യർത്ഥനകൾ ഉൾക്കൊള്ളുക.
ജി. വിനോദവും പരിപാടിയും
- ഇവന്റ് പ്രോഗ്രാമും ഷെഡ്യൂളും നിർണ്ണയിക്കുക.
- ബാൻഡ്, ഡിജെ അല്ലെങ്കിൽ സ്പീക്കറുകൾ പോലുള്ള വിനോദങ്ങൾ വാടകയ്‌ക്കെടുക്കുക.
- ഏതെങ്കിലും അവതരണങ്ങളോ പ്രസംഗങ്ങളോ ആസൂത്രണം ചെയ്യുകയും റിഹേഴ്സൽ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
എച്ച്. ഓൺ-സൈറ്റ് കോർഡിനേഷൻ
- ഇവന്റ് ദിവസത്തിനായി വിശദമായ ഷെഡ്യൂൾ സൃഷ്ടിക്കുക.
- ഇവന്റ് ടീമുമായി ഷെഡ്യൂളും പ്രതീക്ഷകളും ആശയവിനിമയം നടത്തുക.
- സജ്ജീകരണം, രജിസ്ട്രേഷൻ, മറ്റ് ഓൺ-സൈറ്റ് ടാസ്ക്കുകൾ എന്നിവയ്ക്കായി ടീം അംഗങ്ങൾക്ക് പ്രത്യേക ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ നൽകുക.
I. ഫോളോ-അപ്പും മൂല്യനിർണ്ണയവും
- അതിഥികൾക്കും സ്പോൺസർമാർക്കും പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കും നന്ദി കുറിപ്പുകളോ ഇമെയിലുകളോ അയയ്ക്കുക.
- പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ നിന്ന് ഫീഡ്ബാക്ക് ശേഖരിക്കുക.
- ഇവൻ്റിൻ്റെ വിജയവും മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള മേഖലകളും അവലോകനം ചെയ്യുക.
2/ ടാസ്‌ക്കും ടൈംലൈനുകളും അനുസരിച്ച് ഒരു ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്
ഒരു സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റായി ഫോർമാറ്റ് ചെയ്‌ത ടാസ്‌ക്കുകളും ടൈംലൈൻ കൗണ്ട്‌ഡൗണും ഉൾപ്പെടുന്ന ഇവൻ്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിൻ്റെ ഒരു ഉദാഹരണം ഇതാ:
| ടൈംലൈൻ | ചുമതലകൾ |
| 8 - 12 മാസം | - ഇവൻ്റ് ലക്ഷ്യങ്ങൾ, ലക്ഷ്യങ്ങൾ, ടാർഗെറ്റ് പ്രേക്ഷകർ എന്നിവ നിർവ്വചിക്കുക. |
| ഇവന്റിന് മുമ്പ് | - ഇവൻ്റ് തീയതിയും സമയവും നിർണ്ണയിക്കുക. |
| - ഒരു പ്രാഥമിക ബജറ്റ് സൃഷ്ടിക്കുക. | |
| - ഗവേഷണം നടത്തി ഒരു സ്ഥലം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. | |
| - ഒരു ടീം നിർമ്മിക്കാൻ ആരംഭിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ഇവൻ്റ് പ്ലാനറെ നിയമിക്കുക. | |
| - വെണ്ടർമാരുമായും വിതരണക്കാരുമായും പ്രാരംഭ ചർച്ചകൾ ആരംഭിക്കുക. | |
| 6 - 8 മാസം | - സ്ഥലം തിരഞ്ഞെടുക്കൽ പൂർത്തിയാക്കി കരാർ ഒപ്പിടുക. |
| ഇവന്റിന് മുമ്പ് | - ഇവൻ്റ് തീമും ആശയവും വികസിപ്പിക്കുക. |
| - വിശദമായ ഇവൻ്റ് പ്ലാനും ടൈംലൈനും സൃഷ്ടിക്കുക. | |
| - ഇവൻ്റ് മാർക്കറ്റിംഗും പ്രമോട്ടും ആരംഭിക്കുക. | |
| 2 - 4 മാസം | - ഇവൻ്റ് ഷെഡ്യൂളും പ്രോഗ്രാമും പൂർത്തിയാക്കുക. |
| ഇവന്റിന് മുമ്പ് | - നിർദ്ദിഷ്ട ആവശ്യകതകളിൽ വെണ്ടർമാരുമായി ഏകോപിപ്പിക്കുക. |
| - ആവശ്യമായ പെർമിറ്റുകൾക്കോ ലൈസൻസുകൾക്കോ വേണ്ടി ക്രമീകരിക്കുക. | |
| - സജ്ജീകരണവും തകർച്ചയും ഉൾപ്പെടെ ഇവൻ്റ് ലോജിസ്റ്റിക്സ് ആസൂത്രണം ചെയ്യുക. | |
| മാസം മാസം | - പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പട്ടികയും ഇരിപ്പിട ക്രമീകരണങ്ങളും അന്തിമമാക്കുക. |
| ഇവന്റിന് മുമ്പ് | - വിനോദം അല്ലെങ്കിൽ സ്പീക്കറുകൾ ഉപയോഗിച്ച് വിശദാംശങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കുക. |
| - വിശദമായ ഓൺ-സൈറ്റ് ഇവൻ്റ് പ്ലാൻ സൃഷ്‌ടിക്കുകയും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ ഏൽപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക. | |
| - ഇവൻ്റ് വേദിയുടെ അവസാന വാക്ക്-ത്രൂ നടത്തുക. | |
| ആഴ്ചത്തെ ആഴ്ച | - എല്ലാ വിശദാംശങ്ങളും വെണ്ടർമാരുമായും വിതരണക്കാരുമായും സ്ഥിരീകരിക്കുക. |
| ഇവന്റിന് മുമ്പ് | - അന്തിമ കണക്കെടുപ്പ് നടത്തി അത് വേദിയുമായും കാറ്ററിംഗ് നടത്തുന്നവരുമായും പങ്കിടുക. |
| - ഇവൻ്റ് മെറ്റീരിയലുകൾ, നെയിം ടാഗുകൾ, രജിസ്ട്രേഷൻ മെറ്റീരിയലുകൾ എന്നിവ തയ്യാറാക്കുക. | |
| - ഓഡിയോവിഷ്വൽ ഉപകരണങ്ങളും സാങ്കേതിക ആവശ്യകതകളും രണ്ടുതവണ പരിശോധിക്കുക. | |
| - ഒരു അടിയന്തര, ആകസ്മിക പദ്ധതി സജ്ജീകരിക്കുക. | |
| സംഭവത്തിന്റെ ദിവസം | - സജ്ജീകരണത്തിന് മേൽനോട്ടം വഹിക്കാൻ വേദിയിൽ നേരത്തെ എത്തിച്ചേരുക. |
| - എല്ലാ വെണ്ടർമാരും വിതരണക്കാരും ഷെഡ്യൂളിൽ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. | |
| - എത്തിച്ചേരുമ്പോൾ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അഭിവാദ്യം ചെയ്യുകയും രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക. | |
| - ഇവൻ്റ് ഫ്ലോ മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക, അവസാന നിമിഷത്തെ മാറ്റങ്ങളോ പ്രശ്നങ്ങളോ കൈകാര്യം ചെയ്യുക. | |
| - ഇവൻ്റ് പൂർത്തിയാക്കുക, പങ്കെടുത്തവർക്ക് നന്ദി, ഫീഡ്ബാക്ക് ശേഖരിക്കുക. | |
| ഇവന്റിന് ശേഷമുള്ളത് | - പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കും സ്പോൺസർമാർക്കും നന്ദി കുറിപ്പുകളോ ഇമെയിലുകളോ അയയ്ക്കുക. |
| - പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ നിന്നും പങ്കാളികളിൽ നിന്നും ഇവൻ്റ് ഫീഡ്ബാക്ക് ശേഖരിക്കുക. | |
| - ഇവൻ്റിന് ശേഷമുള്ള വിലയിരുത്തലും ചർച്ചയും നടത്തുക. | |
| - ഇവൻ്റ് ഫിനാൻസ് അന്തിമമാക്കുകയും കുടിശ്ശികയുള്ള പേയ്‌മെൻ്റുകൾ തീർക്കുകയും ചെയ്യുക. | |
| - ഇവൻ്റിൻ്റെ വിജയവും മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള മേഖലകളും അവലോകനം ചെയ്യുക. |
നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട ഇവന്റ് ആവശ്യകതകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി നിങ്ങളുടെ ഇവന്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാനും ആവശ്യാനുസരണം ടൈംലൈൻ ക്രമീകരിക്കാനും ഓർമ്മിക്കുക.
കീ ടേക്ക്അവേസ്
ഒരു ഇവൻ്റ് പ്ലാനിംഗ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിൻ്റെ സഹായത്തോടെ, ഇവൻ്റ് പ്ലാനർമാർക്ക് അവരുടെ ടാസ്ക്കുകളുടെ മുകളിൽ തുടരാനും പുരോഗതി ട്രാക്കുചെയ്യാനും പ്രധാനപ്പെട്ട വിശദാംശങ്ങൾ അവഗണിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കാനും കഴിയും. ഒരു ഇവൻ്റ് ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് ഒരു റോഡ്‌മാപ്പായി വർത്തിക്കുന്നു, ഇവൻ്റ് ആസൂത്രണ പ്രക്രിയയുടെ ഓരോ ഘട്ടത്തിലും പ്ലാനർമാരെ നയിക്കുകയും ഓർഗനൈസേഷനും കാര്യക്ഷമവും ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുകയും ചെയ്യാൻ അവരെ സഹായിക്കുന്നു.
കൂടാതെ, AhaSlides പ്രേക്ഷകരുടെ ഇടപഴകലിനായി സംവേദനാത്മക സവിശേഷതകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു തത്സമയ പോളിംഗ്, ചോദ്യോത്തര സെഷനുകൾ, ഒപ്പം സംവേദനാത്മക അവതരണം ഫലകങ്ങൾ. ഈ ഫീച്ചറുകൾക്ക് ഇവന്റ് അനുഭവം കൂടുതൽ ഉയർത്താനും പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പങ്കാളിത്തം പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കാനും വിലപ്പെട്ട ഉൾക്കാഴ്ചകളും ഫീഡ്‌ബാക്കും ശേഖരിക്കാനും കഴിയും.
പതിവ് ചോദ്യങ്ങൾ
ഇവന്റ് ആസൂത്രണത്തിനുള്ള ഒരു ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് എന്താണ്?
വേദി തിരഞ്ഞെടുക്കൽ, അതിഥി മാനേജ്മെന്റ്, ബജറ്റിംഗ്, ലോജിസ്റ്റിക്സ്, അലങ്കാരങ്ങൾ മുതലായവ പോലുള്ള ഇവന്റ് ഓർഗനൈസേഷന്റെ എല്ലാ വശങ്ങളും ഉൾക്കൊള്ളുന്ന സമഗ്രമായ ഒരു ഗൈഡാണിത്. തുടക്കം മുതൽ അവസാനം വരെ ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ചട്ടക്കൂട് നൽകിക്കൊണ്ട് ഈ ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് ഒരു റോഡ്‌മാപ്പായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു.
ഒരു ഇവന്റ് ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള എട്ട് ഘട്ടങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
ഘട്ടം 1: ഇവന്റ് സ്കോപ്പും ലക്ഷ്യങ്ങളും നിർവചിക്കുക | ഘട്ടം 2: പ്രധാന ആസൂത്രണ വിഭാഗങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുക | ഘട്ടം 3: മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭം, അവശ്യ ജോലികൾ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുക | ഘട്ടം 4: സമയക്രമത്തിൽ ചുമതലകൾ സംഘടിപ്പിക്കുക | ഘട്ടം 5: ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും സമയപരിധികളും നൽകുക | ഘട്ടം 6: അവലോകനം ചെയ്ത് ശുദ്ധീകരിക്കുക | ഘട്ടം 7: കൂടുതൽ വിശദാംശങ്ങളും കുറിപ്പുകളും ചേർക്കുക | ഘട്ടം 8: ആവശ്യാനുസരണം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുകയും പരിഷ്‌ക്കരിക്കുകയും ചെയ്യുക
ഒരു സംഭവത്തിന്റെ ഏഴ് പ്രധാന ഘടകങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
(1) ലക്ഷ്യം: ഇവന്റിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം അല്ലെങ്കിൽ ലക്ഷ്യം. (2) തീം: ഇവന്റിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള ടോൺ, അന്തരീക്ഷം, ശൈലി. (3) സ്ഥലം: ഇവന്റ് നടക്കുന്ന ഭൗതിക സ്ഥാനം. (4) പ്രോഗ്രാം: ഇവന്റ് സമയത്തെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഷെഡ്യൂളും ഒഴുക്കും. (5) പ്രേക്ഷകർ: ഇവന്റിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന വ്യക്തികൾ അല്ലെങ്കിൽ ഗ്രൂപ്പുകൾ. (6) ലോജിസ്റ്റിക്സ്: ഇവന്റിന്റെ ഗതാഗതവും താമസവും പോലുള്ള പ്രായോഗിക വശങ്ങൾ. കൂടാതെ (7) പ്രമോഷൻ: അവബോധം പ്രചരിപ്പിക്കുകയും ഇവന്റിൽ താൽപ്പര്യം ജനിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക.
Ref: ജോർജിയ ഇൻസ്റ്റിറ്റിയൂട്ട് ഓഫ് ടെക്നോളജി
