Panduan Pertemuan Semua Tangan Terunggul: Agenda + Templat Percuma!

Memo besar hilang? Kakitangan baru menunggu untuk diperkenalkan? Pasukan memecahkan matlamat mereka tetapi tidak mendapat pengiktirafan? Nampak macam an pertemuan semua tangan dalam agenda!

Syarikat serba boleh mungkin merupakan cara terbaik untuk menyatukan seluruh pasukan anda dalam mesyuarat yang santai tetapi sangat produktif.

Inilah cara untuk melakukannya dengan betul, dengan contoh agenda dan templat interaktif percuma!

Apakah itu Mesyuarat Semua Tangan?

An pertemuan semua tangan hanyalah pertemuan yang melibatkan semua kakitangan sesebuah syarikat. Ia adalah mesyuarat biasa - berlaku mungkin sekali sebulan - dan biasanya dikendalikan oleh ketua syarikat.

Mesyuarat semua pihak cuba mencapai beberapa perkara penting...

• untuk mengemas kini kakitangan dengan mana-mana pengumuman baru tidak sesuai untuk e-mel.
• untuk menetapkan matlamat syarikat dan mengesan kemajuan ke arah yang sedia ada.
• untuk memberi ganjaran pencapaian cemerlang daripada individu dan pasukan.
• kepada mengiktiraf kakitangan yang telah menyertai dan juga yang telah pergi.
• untuk menjawab soalan pekerja dari setiap sudut perniagaan.

Menurut Kajian 2013, mesyuarat semua tangan boleh memberi inspirasi kepada perbualan yang jujur. Pemimpin mempunyai peluang untuk mendengar secara langsung daripada orang di pelbagai peringkat dalam sesebuah organisasi.

Dengan semua itu, the muktamad matlamat mesyuarat semua tangan adalah untuk menyuntik rasa perpaduan ke dalam sebuah syarikat. Tidak menghairankan, hari ini, itu adalah sesuatu yang semakin diminati, dan mesyuarat semua pihak menikmati lonjakan populariti di kalangan syarikat yang ingin mengekalkan hubungan yang kukuh dalam barisan mereka.

Fakta Fun ⚓ Maksud 'pertemuan semua tangan' berasal daripada panggilan tentera laut lama, 'semua tangan di atas dek', digunakan untuk membawa semua anak kapal ke dek atas untuk membantu mengharungi ribut.

Mengapa Menjalankan Mesyuarat Semua Tangan?

Saya faham; kita semua cuba mengelakkan sindrom 'bukan pertemuan lain'. Menambah satu lagi pada senarai mesyuarat mingguan, bulanan dan tahunan mungkin kelihatan seperti cara yang baik untuk menjadikan kakitangan anda menentang anda, tetapi sebenarnya, ia boleh kurangkan bilangan mesyuarat yang anda adakan.

Bagaimana? Kerana pertemuan semua tangan adalah menyeluruh. Ia mengambil bahagian penting dalam kebanyakan mesyuarat lain yang akan anda ada pada bulan bekerja anda dan memekatkannya kepada slot masa 1 jam yang ketat.

Menurut Kajian 2013, mesyuarat semua tangan boleh memberi inspirasi kepada perbualan yang jujur. Pemimpin mempunyai peluang untuk mendengar secara langsung daripada orang di pelbagai peringkat dalam sesebuah organisasi.

Akhirnya, ini benar-benar boleh membebaskan sedikit masa dalam jadual anda. Berikut ialah beberapa faedah lain daripada mesyuarat semua tangan...

1. Jadilah inklusif - Sukar untuk menyatakan betapa bermakna kepada pasukan anda bahawa anda bersedia untuk duduk bersama mereka setiap minggu atau bulan. Memberi peluang kepada mereka untuk bertanya soalan-soalan hangat mereka melalui Soal Jawab dan bersikap terbuka dan jujur ​​dengan mereka yang mungkin membina budaya syarikat yang menarik.
2. Jadilah satu pasukan - Sama seperti seronok untuk mendengar daripada bos, ia juga hebat untuk melihat wajah rakan sekerja. Kerja jauh dan pejabat bersegmen selalunya boleh mengasingkan orang-orang yang paling kerap menjadi gelling. Pertemuan semua tangan menawarkan mereka peluang tidak rasmi untuk melihat dan berbual antara satu sama lain lagi.
3. Jangan rindu sesiapa - Keseluruhan idea di sebalik mesyuarat semua tangan ialah ia semua tangan di atas dek. Walaupun anda mungkin mempunyai beberapa ketidakhadiran, anda boleh menyampaikan mesej anda dengan pengetahuan bahawa semua orang, termasuk pekerja jauh, sedang mendengar apa yang mereka perlu dengar.

Angkat tangan untuk Semua Tangan!

Jika semua orang akan berada di sana, mengadakan persembahan. Dapatkan templat persembahan interaktif percuma ini untuk mesyuarat semua tangan anda yang seterusnya!

Agenda Mesyuarat Semua Tangan

Perlukan contoh agenda mesyuarat semua tangan untuk benar-benar membungkus kepala anda tentang apa sebenarnya berlaku dalam semua tangan?

Berikut ialah 6 perkara biasa yang mungkin anda lihat dalam agenda, serta had masa yang disyorkan untuk memastikan segala-galanya menjadi kurus 1 jam.

1. Pemecah Ais

⏰ 5 minit

Sebagai mesyuarat seluruh syarikat dengan beberapa muka baharu yang berpotensi, terdapat peluang yang baik bahawa sesetengah rakan sekerja tidak berpeluang untuk duduk dan bersembang antara satu sama lain untuk seketika. Gunakan 1 atau 2 pemecah ais untuk disimpan semangat berpasukan kuatkan dan hangatkan otak-otak yang cantik itu sebelum kesibukan mesyuarat bermula.

Mereka penting pada permulaan mesyuarat semua tangan, kerana mereka memecahkan suasana formal yang boleh menjejaskan penglibatan pekerja sambil membantu rakan sekerja menemui hubungan yang tidak dijangka merentas jabatan.

Cuba beberapa idea ini:

• GIF manakah yang menerangkan perasaan anda? - Berikan beberapa GIF kepada semua orang dan minta mereka mengundi yang paling sesuai dengan perasaan mereka.
• Kongsi cerita yang memalukan - Ini adalah salah satu yang terbukti menjana idea yang baik. Minta semua orang menulis cerita yang pendek dan memalukan dan menyerahkannya tanpa nama. Membaca ini boleh menjadi permulaan lucu untuk agenda mesyuarat semua tangan anda.
• Pop kuiz! - Tiada situasi yang tidak boleh dipertingkatkan dengan sedikit perkara remeh. Kuiz 5 minit pantas tentang acara semasa atau amalan syarikat boleh memberi inspirasi kepada kreativiti dan memulakan semua tangan anda dengan keseronokan bersih yang baik.

💡 Lihat 10 pemecah ais untuk sebarang perjumpaan - dalam talian atau sebaliknya!

2. Kemas Kini Pasukan

⏰ 5 minit

Terdapat kemungkinan anda akan melihat beberapa muka baharu dalam mesyuarat ini, serta kehilangan beberapa perlepasan baru-baru ini. Sebaiknya atasi awal ini dalam agenda supaya tidak ada yang duduk dengan kekok menunggu untuk diperkenalkan.

Mengucapkan terima kasih yang besar kepada kakitangan yang baru sahaja pergi bukan sahaja kepimpinan yang baik, ia memanusiakan anda di hadapan orang ramai. Begitu juga, memperkenalkan muka baharu kepada syarikat lebih awal ialah cara terbaik untuk membantu mereka berasa disertakan dan menenangkan semua orang untuk sepanjang mesyuarat.

Hanya ucapan terima kasih dan ucapan yang cepat akan membantu untuk ini, tetapi anda boleh berusaha lebih keras dengan membuat pembentangan ringkas.

Adalah penting untuk meletakkan ini awal dalam agenda (dalam 10 minit pertama) untuk menunjukkan rasa hormat kepada bekas rakan sekerja sambil menyediakan penutupan untuk ahli pasukan yang masih ada.

Ini juga membantu pekerja baharu berasa benar-benar dialu-alukan dan bukannya seperti memikirkan semula, akhirnya menetapkan nada positif yang mengurangkan kebimbangan untuk semua orang yang hadir.

3. Berita Syarikat

⏰ 5 minit

Satu lagi perkara yang pantas tetapi penting dalam agenda mesyuarat semua tangan anda ialah mengemas kini pasukan anda tentang aktiviti syarikat. Mengapa perkara ini penting? Ia adalah untuk memastikan semua orang sejajar dan dimaklumkan tentang perkembangan syarikat yang lebih luas, acara dan nota logistik yang memberi kesan kepada semua orang.

Perlu diingat bahawa ini bukan mengenai projek dan matlamat (yang datang dalam satu minit), tetapi lebih lanjut mengenai pengumuman yang mempengaruhi seluruh syarikat. Ini boleh jadi tentang tawaran baharu yang dicapai, rancangan pembinaan pasukan baharu dalam perancangan dan juga semua perkara yang membosankan yang perlu, seperti hari yang tukang paip itu datang untuk mengambil cawan kopi yang dia tinggalkan kali terakhir.

Aktiviti ini bertujuan untuk memastikan ketelusan dan penjajaran tentang perkara yang berlaku di seluruh syarikat, sambil mengekalkan nada yang terang dan bermaklumat.

4. Kemajuan Matlamat

⏰ 20 minit

Sekarang kami berada dalam daging sebenar semua tangan anda. Di sinilah anda akan menunjukkan matlamat dan bermegah dengan bangga (atau menangis secara terbuka) tentang kemajuan pasukan anda ke arah mereka.

Segmen ini biasanya datang selepas pengumuman umum dan selalunya diketuai oleh ketua jabatan atau ketua pasukan, dengan hos atau moderator membimbing aliran.

Ini mungkin bahagian paling penting dalam mesyuarat anda, jadi semak petua cepat ini...

• Gunakan data visual - Ini mungkin tidak mengejutkan, tetapi graf dan carta melakukan a banyak kerja yang lebih baik untuk menjelaskan data daripada teks. Tunjukkan kemajuan setiap jabatan sebagai titik pada graf untuk memberi mereka petunjuk yang lebih jelas tentang dari mana mereka datang dan ke mana mereka (semoga) pergi.
• Tahniah dan dorong - Bagi pasukan anda, ini mungkin bahagian yang paling menyayat hati dalam keseluruhan agenda mesyuarat semua pihak. Hilangkan ketakutan dengan mengucapkan tahniah kepada pasukan atas kerja baik mereka, dan perlahan-lahan mendorong pasukan yang berprestasi rendah dengan bertanya kepada mereka perkara yang mereka perlukan untuk mempunyai peluang yang lebih baik untuk mencapai matlamat mereka.
• Jadikannya interaktif - Sebagai bahagian terpanjang dalam mesyuarat semua tangan anda, dan dengan banyak aspek yang tidak digunakan secara langsung kepada semua orang, anda mungkin mahu mengekalkan tumpuan di dalam bilik dengan sedikit interaktiviti. Cuba tinjauan pendapat, penilaian skala, awan perkataan atau kuiz untuk melihat caranya atas landasan pasukan anda fikir mereka begitu.

Sebaik sahaja anda telah menyampaikan bahagian ceramah ini, adalah idea yang baik untuk meletakkan pasukan ke dalam bilik pecahan supaya mereka boleh sumbang saran untuk memberikan respons 3 serampang...

1. Perkara yang mereka suka tentang kemas kini kemajuan mereka.
2. Perkara yang mereka tidak suka tentang kemas kini kemajuan mereka.
3. Penghalang yang menghalang kemajuan yang lebih baik.

Aktiviti ini bertujuan untuk memupuk ketelusan dan akauntabiliti sambil memotivasikan pasukan dengan pengiktirafan atau galakan yang membina.

5. Pengiktirafan Kakitangan

⏰ 10 minit

Pengiktirafan ialah pendorong yang kuat, dan pertemuan semua tangan anda ialah masa yang sesuai untuk menyerlahkan wira yang tidak didendang di seluruh organisasi anda.

Anda tidak perlu menyanyikan keseluruhan lagu dan tarian (ramai kakitangan anda mungkin berasa tidak selesa dengan ini), tetapi beberapa pengiktirafan dan mungkin hadiah kecil boleh memberi banyak manfaat, bukan hanya untuk individu, tetapi untuk pertemuan anda sebagai satu keseluruhan.

Secara umumnya, terdapat dua cara untuk melakukan ini:

1. Sebelum mesyuarat, semua ketua pasukan menyerahkan nama seseorang dalam pasukan mereka yang telah melampaui peranan mereka. Gunakan mesyuarat untuk mengiktiraf nama yang paling banyak dihantar daripada setiap pasukan.
2. Semasa mesyuarat - Pegang awan perkataan langsung untuk 'wira senyap' semua orang. Nama yang paling banyak diserahkan daripada khalayak anda akan kelihatan besar di tengah-tengah perkataan awan, memberi anda peluang untuk mengakui secara terbuka siapa pun ia.

Ritual pengiktirafan kakitangan boleh meningkatkan semangat, membina rasa hormat merentas pasukan dan menambah peningkatan emosi yang positif pada mesyuarat semua tangan anda.

Petua 💡 Roda pemutar ialah alat pemberian hadiah yang sempurna. Tiada yang seumpamanya untuk penglibatan penonton!

6. Buka Soal Jawab

⏰ 15 minit

Selesaikan perkara yang dianggap oleh ramai sebagai keutamaan tertinggi dalam mesyuarat semua tangan: Soal Jawab secara langsung.

Ini adalah peluang untuk sesiapa sahaja dari mana-mana jabatan untuk melontarkan soalan kepada pegawai tertinggi. Jangkakan apa sahaja dan segala-galanya daripada segmen ini, dan mengalu-alukannya juga, kerana pasukan anda mungkin merasakan ini satu-satunya masa mereka boleh mendapatkan jawapan terus kepada kebimbangan yang sah.

Jika anda mempunyai pasukan yang besar, satu cara untuk menangani Soal Jawab dengan cekap ialah dengan bertanya soalan beberapa hari sebelum mesyuarat semua tangan anda, kemudian menapisnya untuk mencari soalan yang patut dijawab di hadapan orang ramai.

Tujuan segmen ini bukan sahaja untuk memberikan jawapan—ia adalah untuk memberi suara kepada pasukan anda, menunjukkan bahawa kepimpinan sedang mendengar dan menutup mesyuarat dengan nada keterbukaan dan rasa hormat.

Tetapi, jika anda ingin lebih telus tentang keseluruhan proses, biarkan pasukan anda bertanya soalan kepada anda melalui platform Soal Jawab secara langsung. Dengan cara ini, anda boleh menyimpan segala-galanya tersusun, disederhanakan dan 100% mesra untuk pekerja jauh.

Cara Mengendalikan Mesyuarat Semua Tangan Menggunakan AhaSlides

1. Sediakan Persembahan Anda

• Buat pembentangan baharu di AhaSlides.
• Susun slaid anda dengan topik utama yang ingin anda bincangkan: kemas kini syarikat, pencapaian pasukan, pengumuman, Soal Jawab, dsb.
• Gunakan campuran slaid bermaklumat (teks, imej, carta) dan slaid interaktif (polling, kuiz, awan perkataan, Soal Jawab).

2. Tambah Elemen Interaktif

• Undian: Kumpul pendapat atau maklum balas pantas tentang inisiatif baharu.
• Slaid Soal Jawab: Benarkan pekerja menyerahkan soalan secara langsung, yang boleh anda jawab semasa atau selepas pembentangan.
• Awan Kata: Tangkap sentimen pasukan atau serlahkan tema utama.
• Kuiz: Libatkan pasukan dengan semakan pengetahuan yang menyeronokkan atau trivia syarikat.

3. Akses Kongsi

• Sebelum mesyuarat, kongsi pautan atau kod gabungan unik dengan semua peserta supaya mereka boleh mengambil bahagian menggunakan telefon pintar atau peranti mereka.
• Galakkan semua orang untuk menyertai beberapa minit lebih awal untuk mengelakkan kelewatan.

4. Semasa Mesyuarat

• Bentangkan slaid anda, bertukar antara kandungan bermaklumat dan aktiviti interaktif.
• Gunakan keputusan tinjauan langsung dan jawapan Soal Jawab untuk merangsang perbincangan.
• Pastikan sesi dinamik dengan melibatkan semua orang dan bukannya komunikasi sehala sahaja.

5. Libatkan dan Susulan

• Gunakan pandangan daripada tinjauan pendapat dan Soal Jawab untuk menangani kebimbangan dan meraikan pencapaian.
• Simpan respons dan keputusan untuk rujukan masa hadapan atau untuk dikongsi dengan pasukan yang lebih luas.
• Secara pilihan, kongsi pembentangan atau ringkasan penuh selepas mesyuarat.

Bantuan Tambahan untuk Perjumpaan Semua Tangan

Jika anda ingin menyempurnakan semua tangan anda menjadi sesuatu yang lebih lama daripada 1 jam, cuba aktiviti tambahan ini...

1. Cerita Pelanggan

Masa, apabila syarikat anda telah menyentuh pelanggan, boleh menjadi motivasi yang sangat kuat untuk pasukan anda.

Sama ada sebelum atau semasa mesyuarat, minta pasukan anda menghantar sebarang ulasan menarik daripada pelanggan kepada anda. Baca ini untuk seluruh pasukan, atau buat kuiz supaya semua orang boleh meneka pelanggan yang memberikan ulasan yang mana.

2. Bicara Pasukan

Sejujurnya, ahli pasukan selalunya lebih rapat dengan ketua pasukan mereka berbanding CEO mereka.

Biarkan semua orang mendengar daripada suara yang dikenali dengan menjemput ketua setiap pasukan untuk tampil ke pentas dan menyampaikan versi mereka kemajuan matlamat langkah. Ini lebih berkemungkinan boleh dikaitkan dan tepat, dan ia memberi orang lain rehat daripada suara anda!

3. Masa Kuiz!

Serlahkan semua tangan anda dengan kuiz kompetitif. Anda boleh meletakkan setiap pasukan ke dalam... pasukan, kemudian minta mereka mencabar papan pendahulu melalui soalan yang berkaitan dengan kerja.

Apakah unjuran keluaran kandungan kami tahun ini? Apakah kadar penggunaan ciri terbesar kami tahun lepas? Soalan seperti ini bukan sahaja mengajar beberapa metrik syarikat yang penting, ia juga membuat mesyuarat anda bersemangat dan membantu membina pasukan yang anda inginkan.