Mesyuarat memainkan peranan penting dalam perniagaan dan organisasi, berfungsi sebagai platform untuk membincangkan dan menangani isu dan mengurus hal ehwal dalaman untuk memacu kemajuan. Untuk menangkap intipati perhimpunan ini, sama ada maya atau secara peribadi, Minit mesyuarat or minit mesyuarat (MoM) adalah penting dalam mengambil nota, meringkaskan topik utama yang dibincangkan dan menjejaki keputusan dan resolusi yang dicapai.
Artikel ini akan membimbing anda menulis minit mesyuarat yang berkesan, dengan contoh dan templat untuk digunakan, serta amalan terbaik untuk diikuti.
Jadual Kandungan
- Apakah Minit Mesyuarat?
- Siapa Pengambil Minit?
- Cara Menulis Minit Mesyuarat
- Contoh Minit Mesyuarat (+ Templat)
- Petua untuk Mencipta Minit Mesyuarat yang Baik
- Takeaways Utama
Semoga artikel ini dapat membantu anda tidak lagi merasai cabaran menulis minit mesyuarat. Dan jangan lupa untuk menjadi kreatif dan interaktif dalam setiap pertemuan anda dengan:
- AhaSlides Templat Awam
- Mesyuarat Permulaan Projek
- Mesyuarat Pengurusan Strategik
- Mesyuarat Dalam Perniagaan |10 Jenis dan Amalan Terbaik
- Agenda mesyuarat | 8 Langkah Utama, Contoh & Templat Percuma
- E-mel Jemputan Mesyuarat | Petua, Contoh dan Templat Terbaik
- Pencipta Kuiz Dalam Talian AI | Buat Kuiz Secara Langsung | 2024 Mendedahkan
- Pencipta Awan Word Percuma
- 14 Alat Terbaik untuk Sumbangsaran di Sekolah dan Tempat Kerja pada 2024
- Apakah Skala Penilaian? | Pencipta Skala Tinjauan Percuma
- Penjana Pasukan Rawak | 2024 Pendedahan Pembuat Kumpulan Rawak
Apakah Minit Mesyuarat?
Minit mesyuarat ialah rekod bertulis tentang perbincangan, keputusan, dan item tindakan yang berlaku semasa mesyuarat.
- Ia berfungsi sebagai rujukan dan sumber maklumat untuk semua hadirin dan mereka yang tidak dapat hadir.
- Mereka membantu memastikan bahawa maklumat penting tidak dilupakan dan semua orang berada di halaman yang sama tentang perkara yang dibincangkan dan tindakan yang perlu diambil.
- Mereka juga menyediakan akauntabiliti dan ketelusan dengan mendokumentasikan keputusan dan komitmen yang dibuat semasa mesyuarat.
Siapa Pengambil Minit?
Pencatat Minit bertanggungjawab merekod perbincangan dan keputusan yang dibuat dengan tepat semasa mesyuarat.
Mereka boleh menjadi pegawai tadbir, setiausaha, pembantu atau pengurus, atau ahli pasukan sukarelawan yang melaksanakan tugas. Adalah penting bahawa pencatat minit mempunyai organisasi yang baik dan pencatatan nota, dan boleh merumuskan perbincangan dengan berkesan.
Seronok Kehadiran Mesyuarat dengan AhaSlides
Dapatkan orang berkumpul pada masa yang sama
Daripada datang ke setiap meja dan 'menyemak' orang sekiranya mereka tidak muncul, kini, anda boleh mengumpulkan perhatian orang dan menyemak kehadiran melalui kuiz interaktif yang menyeronokkan dengan AhaSlides!
🚀 Dapatkan Templat Percuma ☁️
Cara Menulis Minit Mesyuarat
Untuk minit mesyuarat yang berkesan, pertama, mereka harus objektif, menjadi rekod fakta mesyuarat, dan elakkan pendapat peribadi atau tafsiran subjektif perbincangan. Seterusnya, ia hendaklah pendek, jelas dan mudah difahami, hanya fokus pada perkara utama, dan elakkan menambah butiran yang tidak perlu. Akhirnya, ia mestilah tepat dan memastikan semua maklumat yang direkodkan adalah segar dan relevan.
Mari kita masuk ke butiran menulis minit mesyuarat dengan langkah-langkah berikut!
8 Komponen Penting Minit Mesyuarat
- Tarikh, masa dan lokasi mesyuarat
- Senarai kehadiran dan sebarang permohonan maaf atas ketidakhadiran
- Agenda dan tujuan mesyuarat
- Ringkasan perbincangan dan keputusan yang dibuat
- Sebarang undian yang diambil dan keputusannya
- Item tindakan, termasuk pihak yang bertanggungjawab dan tarikh akhir untuk disiapkan
- Sebarang langkah seterusnya atau item susulan
- Ucapan penutup atau penangguhan mesyuarat
Langkah-langkah menulis minit mesyuarat yang berkesan
1/ Persediaan
Sebelum mesyuarat, biasakan diri anda dengan agenda mesyuarat dan sebarang bahan latar belakang yang berkaitan. Pastikan anda mempunyai semua alatan yang diperlukan, seperti komputer riba, pad nota dan pen. Ia juga merupakan idea yang baik untuk menyemak minit mesyuarat sebelumnya untuk mengetahui maklumat yang perlu disertakan dan cara memformatkannya.
2/ Mencatat nota
Semasa mesyuarat, ambil nota yang jelas dan padat tentang perbincangan dan keputusan yang dibuat. Anda harus menumpukan pada menangkap perkara penting, keputusan dan item tindakan, dan bukannya menyalin keseluruhan mesyuarat secara verbatim. Pastikan anda memasukkan nama pembesar suara atau mana-mana petikan utama dan sebarang item tindakan atau keputusan. Dan elakkan menulis dengan singkatan atau trengkas yang membuatkan orang lain tidak faham.
3/ Atur minit
Semak dan susun nota anda untuk mencipta ringkasan minit anda yang koheren dan padat selepas mesyuarat. Anda boleh menggunakan tajuk dan titik tumpu untuk menjadikan minit mudah dibaca. Jangan mengambil pendapat peribadi atau tafsiran subjektif perbincangan. Fokus kepada fakta dan perkara yang dipersetujui semasa mesyuarat.
4/ Merekod butiran
Minit mesyuarat anda hendaklah mengandungi semua butiran yang berkaitan, seperti tarikh, masa, lokasi dan hadirin. Dan sebutkan sebarang topik penting yang dibincangkan, keputusan dan item tindakan yang diberikan. Pastikan anda merekodkan sebarang undian yang telah diambil dan hasil daripada sebarang perbincangan.
5/ Item tindakan
Pastikan anda menyenaraikan sebarang item tindakan yang telah ditetapkan, termasuk siapa yang bertanggungjawab dan tarikh akhir untuk disiapkan. Ini adalah bahagian penting dalam minit mesyuarat, kerana ia memastikan semua orang mengetahui tanggungjawab mereka dan garis masa untuk menyelesaikannya.
6/ Semakan dan pengedaran
Anda harus menyemak minit untuk ketepatan dan kesempurnaan, dan membuat sebarang semakan yang diperlukan. Pastikan semua perkara penting dan keputusan dicatatkan. Kemudian, anda boleh mengedarkan minit kepada semua peserta, sama ada secara peribadi atau melalui e-mel. Simpan salinan minit di lokasi terpusat untuk akses mudah, seperti pemanduan kongsi atau platform storan berasaskan awan.
7/ Susulan
Pastikan item tindakan daripada mesyuarat disusuli dan diselesaikan dengan segera. Gunakan minit untuk mengesan kemajuan dan pastikan keputusan dilaksanakan. Ia membantu anda mengekalkan akauntabiliti dan memastikan mesyuarat itu produktif dan berkesan.
Contoh Minit Mesyuarat (+ Templat)
1/ Minit Mesyuarat Contoh: Templat Mesyuarat Mudah
Tahap perincian dan kerumitan minit mesyuarat mudah akan bergantung pada tujuan mesyuarat dan keperluan organisasi anda.
Secara umumnya, minit mesyuarat ringkas digunakan untuk tujuan dalaman dan tidak perlu seformal atau menyeluruh seperti jenis minit mesyuarat lain.
Jadi, jika anda memerlukan segera dan mesyuarat itu berkisar pada kandungan yang ringkas dan tidak terlalu penting, anda boleh menggunakan templat berikut:
| Tajuk Mesyuarat: [Sisipkan Tajuk Mesyuarat] Tarikh: [Masukkan Tarikh] Masa: [Masa Sisipkan] Location: [Sisipkan Lokasi] Para hadirin: [Sisipkan Nama Hadirin] Mohon maaf atas ketidakhadiran: [Sisipkan Nama] agenda: [Sisipkan Item Agenda 1] [Sisipkan Item Agenda 2] [Sisipkan Item Agenda 3] Ringkasan Mesyuarat: [Sisipkan ringkasan perbincangan dan keputusan yang dibuat semasa mesyuarat, termasuk sebarang perkara penting atau perkara tindakan.] Item Tindakan: [Masukkan senarai sebarang item tindakan yang telah ditetapkan semasa mesyuarat, termasuk pihak yang bertanggungjawab dan tarikh akhir untuk disiapkan.] Langkah Seterusnya: [Masukkan sebarang langkah seterusnya atau perkara susulan yang telah dibincangkan semasa mesyuarat.] Ucapan penutup: [Masukkan sebarang ucapan penutup atau penangguhan mesyuarat.] Ditandatangani: [Sisipkan Tandatangan Orang yang Mengambil Minit] |
2/ Minit Mesyuarat Contoh: Templat Mesyuarat Lembaga
Minit mesyuarat lembaga direkodkan dan diedarkan kepada semua ahli, menyediakan rekod keputusan yang dibuat dan hala tuju organisasi. Oleh itu, ia harus jelas, lengkap, terperinci, dan formal. Berikut ialah templat minit mesyuarat lembaga:
| Tajuk Mesyuarat: Mesyuarat Lembaga Pengarah Tarikh: [Masukkan Tarikh] Masa: [Masa Sisipkan] Location: [Sisipkan Lokasi] Para hadirin: [Sisipkan Nama Hadirin] Mohon maaf atas ketidakhadiran: [Masukkan Nama mereka yang Memohon Maaf Atas Ketidakhadiran] agenda: 1. Kelulusan minit mesyuarat yang lepas 2. Semakan laporan kewangan 3. Perbincangan pelan strategik 4. Sebarang perniagaan lain Ringkasan Mesyuarat: 1. Kelulusan minit mesyuarat sebelumnya: [Sisipkan sorotan daripada mesyuarat sebelumnya telah disemak dan diluluskan] 2. Semakan laporan kewangan: [Sisipkan sorotan situasi kewangan semasa dan cadangan untuk perancangan kewangan masa hadapan] 3. Perbincangan pelan strategik: [Sisipkan yang dibincangkan oleh lembaga dan membuat kemas kini kepada pelan strategik organisasi] 4. Sebarang urusan lain: [Masukkan sebarang perkara penting lain yang tidak dimasukkan dalam agenda] Item Tindakan: [Masukkan senarai sebarang item tindakan yang telah ditetapkan semasa mesyuarat, termasuk pihak yang bertanggungjawab dan tarikh akhir untuk disiapkan] Langkah Seterusnya: Lembaga akan mengadakan mesyuarat susulan dalam [Insert Date]. Ucapan penutup: Mesyuarat ditangguhkan pada [Masa Masukkan]. Ditandatangani: [Sisipkan Tandatangan Orang yang Mengambil Minit] |
Ini hanyalah templat mesyuarat lembaga asas dan anda mungkin mahu menambah atau mengalih keluar elemen bergantung pada keperluan mesyuarat dan organisasi anda.
3/ Contoh Minit Mesyuarat: Templat Pengurusan Projek
Berikut ialah contoh minit mesyuarat untuk templat pengurusan projek:
| Tajuk Mesyuarat: Mesyuarat Pasukan Pengurusan Projek Tarikh: [Masukkan Tarikh] Masa: [Masa Sisipkan] Location: [Sisipkan Lokasi] Para hadirin: [Sisipkan Nama Hadirin] Mohon maaf atas ketidakhadiran: [Masukkan Nama mereka yang Memohon Maaf Atas Ketidakhadiran] agenda: 1. Semakan status projek 2. Perbincangan risiko projek 3. Semakan kemajuan pasukan 4. Sebarang perniagaan lain Ringkasan Mesyuarat: 1. Semakan status projek: [Masukkan sebarang kemas kini tentang kemajuan dan serlahkan sebarang isu yang perlu ditangani] 2. Perbincangan tentang risiko projek: [Masukkan potensi risiko kepada projek dan rancangan untuk mengurangkan risiko tersebut] 3. Semakan kemajuan pasukan: [Sisipkan kemajuan yang disemak dan bincangkan sebarang isu yang timbul] 4 Sebarang urusan lain: [Masukkan sebarang perkara penting lain yang tidak dimasukkan dalam agenda] Item Tindakan: [Masukkan senarai sebarang item tindakan yang telah ditetapkan semasa mesyuarat, termasuk pihak yang bertanggungjawab dan tarikh akhir untuk disiapkan] Langkah Seterusnya: Pasukan akan mengadakan mesyuarat susulan dalam [Insert Date]. Ucapan penutup: Mesyuarat ditangguhkan pada [Masa Masukkan]. Ditandatangani: [Sisipkan Tandatangan Orang yang Mengambil Minit] |
Petua untuk Mencipta Minit Mesyuarat yang Baik
Jangan tekankan untuk menangkap setiap perkataan, fokus pada pengelogan topik utama, hasil, keputusan dan item tindakan. Letakkan perbincangan pada platform langsung supaya anda boleh menangkap semua perkataan ke dalam jaringan yang besar🎣 - AhaSlides' papan idea ialah alat yang intuitif dan mudah untuk semua orang menghantar idea mereka dengan cepat. Begini cara anda melakukannya:
Buat pembentangan baharu dengan anda AhaSlides akaun, kemudian tambahkan slaid Brainstorm dalam bahagian "Poll".
Tuliskan anda topik perbincangan, kemudian tekan "Bentangkan" supaya semua orang dalam mesyuarat boleh menyertai dan menyerahkan idea mereka.
Bunyi mudah-peasy, bukan? Cuba ciri ini sekarang, ia hanyalah salah satu ciri berguna untuk membantu memudahkan mesyuarat anda dengan perbincangan yang rancak dan mantap.
Takeaways Utama
Tujuan minit mesyuarat adalah untuk memberikan gambaran keseluruhan mesyuarat peringkat tinggi bagi mereka yang tidak dapat hadir, serta menyimpan rekod keputusan mesyuarat. Oleh itu, minit hendaklah teratur dan mudah difahami, menonjolkan maklumat yang paling penting dengan jelas dan padat.
