Zelfs de meest gedisciplineerde bedrijven kunnen soms het gevoel hebben dat hun projecten op een dwaalspoor raken. Vaker wel dan niet, is het probleem een van voorbereiding. De oplossing? Een goed gestructureerd en volledig interactief project kick-off bijeenkomst!
Meer dan alleen pracht en praal, een goed uitgevoerde kickoff meeting kan op de juiste manier iets moois op gang brengen. Hier zijn 8 stappen voor het houden van een projectstartbijeenkomst die opwinding opbouwt en krijgt iedereen op dezelfde pagina.
Aftrap tijd!
Vergadertips om te onthouden
U moet vooraf een agenda voor de startvergadering hebben. Het verzenden van een vroege start-e-mail van het project is erg belangrijk! Laten we dus eens kijken naar de paar voorbeelden van de agenda van de kick-offvergadering!
De aftrapsessie moet kort en bondig zijn, met veel spelletjes en activiteiten, want dit is wanneer AhaSlides erg handig is! Bekijk meer tips met ons zoals hieronder:
Kickstart het gesprek.
Krijg waardevolle input van uw team en klanten tijdens de startbijeenkomst van het project. Gebruik live polling, Q&A's en hulpmiddelen voor het uitwisselen van ideeën met deze gratis sjabloon!
🚀 Zie de sjabloon
Wat is een Project Kickoff Meeting?
Zoals op het blik staat, is een project kickoff meeting een bijeenkomst waar je je project aftrapt.
Gewoonlijk is een projectstartbijeenkomst de eerste ontmoeting tussen de klant die een project heeft besteld en het bedrijf dat het tot leven zal brengen. Beide partijen gaan samen zitten en bespreken de fundamenten van het project, het doel, de doelen en hoe het van idee tot realisatie zal komen.
Over het algemeen zijn er 2 types van startbijeenkomsten om op de hoogte te zijn van:
- Externe Project Kickoff – Een ontwikkelteam gaat zitten met iemand van someone buiten het bedrijf, zoals een klant of belanghebbende, en bespreekt het plan voor een samenwerkingsproject.
- Interne PKM- Een team van binnen het bedrijf gaat samen zitten en bespreekt het plan voor een nieuw intern project.
Hoewel beide typen verschillende uitkomsten kunnen hebben, De procedure is ongeveer hetzelfde. Er is in wezen geen deel van een externe project kickoff die geen onderdeel is van een interne project kickoff – het enige verschil is voor wie je het vasthoudt.
Meer betrokkenheid bij uw bijeenkomsten
Waarom zijn Project Kickoff Meetings zo belangrijk?
Het doel van Kickoff Meetings moet luid en duidelijk zijn! Het lijkt misschien eenvoudig genoeg om een project te starten door simpelweg een aantal taken aan de juiste mensen toe te wijzen, vooral op de huidige, door Kanban-bord geobsedeerde werkplek. Dit kan er echter toe leiden dat teams voortdurend de weg kwijtraken.
Onthoud, alleen omdat je op de hetzelfde bord betekent niet dat je op de dezelfde pagina.
In de kern is een projectstartbijeenkomst een eerlijke en open Dialoog tussen een klant en een team. Haar niet een reeks aankondigingen over hoe het project gaat werken, maar a gesprek over plannen, verwachtingen en doelen tot stand gekomen door ongebreidelde discussie.
Hier zijn enkele voordelen van het houden van een kick-offbijeenkomst voor een project:
- Het krijgt iedereen bereid - "Geef me zes uur om een boom om te hakken en ik zal de eerste vier uur besteden aan het slijpen van de bijl". Als Abraham Lincoln vandaag nog leefde, kunt u er zeker van zijn dat hij de eerste 4 van de 6 projecturen zou besteden aan een projectstartbijeenkomst. Dat komt omdat deze bijeenkomsten bevatten: allen de nodige stappen om elk project op de goede weg te krijgen.
- Het heeft betrekking op alle hoofdrolspelers – Kickoff-vergaderingen kunnen pas beginnen als iedereen erbij is: managers, teamleiders, klanten en iedereen met een belang in het project. Het is zo gemakkelijk om uit het oog te verliezen wie de leiding heeft over wat zonder de duidelijkheid van een kick-off meeting om alles uit te zoeken.
- Het is open en samenwerkend – Zoals we al zeiden, zijn startbijeenkomsten voor projecten debatten. De besten doen mee allen aanwezigen en de beste ideeën uit iedereen halen.
Meer betrokkenheid bij uw bijeenkomsten
8 stappen naar een Kickass Project Kickoff Meeting
Wat staat er precies op de agenda van een project kickoff meeting? We hebben het teruggebracht tot de 8 onderstaande stappen, maar je moet altijd onthouden dat er geen vast menu voor dit type vergadering.
Gebruik deze 8 stappen als leidraad, maar vergeet nooit dat de uiteindelijke agenda ligt bij je!
Stap #1 – Introducties en ijsbrekers
De enige manier om een startbijeenkomst te beginnen is natuurlijk door de deelnemers met elkaar vertrouwd te maken. Ongeacht de lengte of omvang van uw project, klanten en teamleden moeten op voornaam met elkaar omgaan voordat ze efficiënt kunnen samenwerken.
Hoewel een eenvoudige 'go-round-the-table'-introductie voldoende is om mensen vertrouwd te maken met namen, kan een ijsbreker nog een laag toevoegen persoonlijkheid en verlicht de stemming voorafgaand aan de start van het project.
Probeer deze: Spin het Wiel 🎡
Leg enkele eenvoudige introductie-onderwerpen op een spinner wiel, laat dan elk teamlid het draaien en het onderwerp beantwoorden waarop het wiel terechtkomt. Grappige vragen worden aangemoedigd, maar zorg ervoor dat je het min of meer professioneel houdt!
Wil je meer zoals dit? We hebben 10 ijsbrekers voor elke vergadering hier.
Stap #2 – Projectachtergrond
Nu de formaliteiten en festiviteiten achter de rug zijn, is het tijd om aan de slag te gaan met de ijskoude business. Om de bijeenkomst succesvol te kunnen lanceren, is het belangrijk dat je een duidelijke agenda hebt voor de kick-off meeting!
Zoals alle geweldige verhalen, is het het beste om bij het begin te beginnen. Overzicht van alle correspondentie tussen u en uw klanten om iedereen die bij het project betrokken is volledig op de hoogte te brengen van wat er tot nu toe is gebeurd.
Dit kunnen schermafbeeldingen zijn van e-mails, sms-berichten, notulen van eerdere vergaderingen of bronnen die enige vorm van context toevoegen voor uw bedrijf en uw klant. Maak het voor iedereen gemakkelijk te visualiseren door een tijdlijn te maken.
Stap #3 – Projectvraag
Naast de correspondentieachtergrond, wil je diep duiken in de details van Waarom dit project wordt in de eerste plaats afgetrapt.
Dit is een cruciale stap omdat het een duidelijk overzicht geeft van de pijnpunten die het project wil oplossen, iets dat zowel teams als klanten te allen tijde in hun achterhoofd moeten houden.
Protip 👊
Stadia als deze zijn rijp voor discussie. Vraag het je klanten en uw team om hun ideeën naar voren te brengen over waarom zij denken dat dit project is bedacht.
Indien van toepassing, moet u altijd proberen de stem van de klant in dit gedeelte. Werk samen met de klant om praktijkvoorbeelden te vinden van consumenten die pijnpunten noemen die uw project probeert op te lossen. Hun mening moet bepalen hoe uw team het project benadert.
Stap #4 – Projectdoelen
Dus je hebt gekeken naar de verleden van het project, nu is het tijd om te kijken naar de toekomst.
Het hebben van directe doelen en een duidelijke definitie van succes voor uw project zal uw team echt helpen ernaartoe te werken. Niet alleen dat, het zal uw klant laten zien dat u het werk serieus neemt en even veel belang hecht aan hoe het gaat.
Vraag je deelnemers aan de kickoff meeting 'hoe ziet succes eruit?' Zijn het meer klanten? Meer recensies? Een betere klanttevredenheid?
Wat het doel ook is, het moet altijd...
- Haalbare – Overspannen jezelf niet. Ken je grenzen en bedenk een doel voor jezelf werkelijk kans hebben om te behalen.
- Meetbaar - Ondersteun uw doel met gegevens. Streef naar een specifiek aantal en volg uw voortgang ernaartoe.
- Timed – Geef jezelf een einddatum. Doe er alles aan om je doelen voor die deadline te bereiken.
Stap #5 – De werkverklaring
Door het 'vlees' in 'kickoff meeting' te plaatsen, een Statement of Work (SoW) is een flinke duik in de details van het project en hoe het zal worden uitgevoerd. Het is de hoofdfacturering op de agenda van de kickoff-vergadering en zou de meeste van uw aandacht moeten krijgen.
Bekijk deze infographic over wat u in uw werkverklaring moet opnemen:
Houd er rekening mee dat de werkverklaring niet zozeer over discussie gaat als de rest van de agenda van de startvergadering van het project. Dit is echt het moment om een project te leiden tot gewoon leg het plan van aanpak uit voor het komende project, bewaar de discussie dan voor de volgend punt van de vergadering.
Net als de rest van je startbijeenkomst, is je werkverklaring super variabel. De bijzonderheden van uw werkopdracht zullen altijd afhangen van de complexiteit van het project, de grootte van het team, de betrokken onderdelen, enz.
Nieuwsgierig naar meer? 💡Bekijk dit uitgebreid artikel over het opstellen van een werkverklaring.
Stap #6 – Q&A-sectie
Hoewel je je misschien genoodzaakt voelt om je Q&A-sectie tot het einde te verlaten, raden we je aan om deze vast te houden direct na uw werkverklaring.
Zo'n vlezige segment zal zeker aanleiding geven tot vragen van zowel uw klant als uw team. Omdat het grootste deel van de vergadering zo vers in het geheugen van iedereen ligt, is het het beste om te strijken terwijl het ijzer heet is.
Door interactieve presentatiesoftware te gebruiken om uw Q&A te hosten, kunt u ervoor zorgen dat alles soepel verloopt, vooral als uw projectstartvergadering een hoog bezoekersaantal heeft....
- Het is georganiseerd – Vragen zijn gerangschikt op populariteit (via upvotes) of op tijd en kunnen worden gemarkeerd als 'beantwoord' of bovenaan worden vastgezet.
- Het is gemodereerde – Vragen kunnen worden goedgekeurd en afgewezen voordat ze op het scherm worden weergegeven.
- Het is anoniem – Vragen kunnen anoniem worden ingediend, zodat iedereen een stem heeft.
Stap #7 - Mogelijke problemen Problem
Zoals we al eerder zeiden, gaat een project kick-off meeting over zo open en eerlijk mogelijk zijn. Dat is hoe bouw je een gevoel van vertrouwen vanaf het begin met uw klant.
Daarom is het het beste om de mogelijke problemen te bespreken waarmee het project onderweg te maken kan krijgen. Niemand vraagt je hier de toekomst te voorspellen, alleen om een voorlopige lijst te maken van barrières waar je tegenaan kunt lopen.
Aangezien jij, je team en je klant dit project met verschillende belangen zullen benaderen, is het ideaal om te krijgen iedereen betrokken bij de mogelijke probleemdiscussie.
Stap #8 – Inchecken
Regelmatig contact opnemen met uw klant is een andere manier om het vertrouwen tussen beide partijen te versterken. Tijdens de startbijeenkomst van je project heb je een paar vragen om over te praten: wat, wanneer wie en hoe deze check-ins gaan gebeuren.
Inchecken is een vrij fijne evenwichtsoefening tussen doorzichtigheid en inspanning. Hoewel het leuk is om zo open en transparant mogelijk te zijn, moet je dit beheren binnen de reikwijdte van hoe beschikbaar je daadwerkelijk bent om be open en transparant.
Zorg ervoor dat deze vragen voor het einde van de vergadering beantwoord zijn:
- Wat? – In welk detail moet de klant geüpdatet worden? Moeten ze op de hoogte zijn van elk klein detail van de vooruitgang, of zijn het alleen de grote tekenen die ertoe doen?
- Wanneer? – Hoe vaak moet uw team uw klant updaten? Moeten ze vertellen wat ze elke dag hebben gedaan, of gewoon samenvatten wat ze aan het eind van de week hebben gedaan?
- Wie? – Welk teamlid zal de contactpersoon zijn met de klant? Zal er een lid zijn van elk team, in elke fase, of slechts één enkele correspondent gedurende het hele project?
- Hoe? – Op welke manier blijven de cliënt en de correspondent in contact? Regelmatig videobellen, e-mailen of continu bijgewerkt live document?
Zoals het geval is met de meeste punten op de agenda van een kick-offbijeenkomst voor een project, kun je dit het beste in het openbaar bespreken. Voor een groot team en een grote groep klanten vind je het misschien makkelijker om een live peiling om de opties te verkleinen om de best mogelijke incheckformule vast te stellen.
Nieuwsgierig naar meer? 💡Kijk eens wat best practices voor het inchecken bij uw klanten.
Effectief onderzoeken met AhaSlides
Project Kickoff Meeting Agenda-sjabloon
Met je vakkundig geplande kickoff-vergadering die erop wacht om wat geesten in de bestuurskamer te blazen, kan de laatste aanraking een beetje wisselwerking om het allemaal samen te brengen.
Wist je dat alleen 29% van bedrijven zich verbonden voelen met hun klanten (Gallup)? Terugtrekking is een epidemie op B2B-niveau en kan ervoor zorgen dat kick-offbijeenkomsten door de formaliteiten als een vlak, weinig inspirerend proces aanvoelen.
Uw klanten en teams betrekken via interactieve dia's kan echt can participatie stimuleren en de aandachtsspanne vergroten.
AhaSlides heeft een arsenaal aan hulpmiddelen inclusief live polls, Q&A en brainstormdia's, en zelfs live quizzen en games om uw project op de juiste manier te ontsteken.
Klik hieronder voor een gratis, niet-downloadsjabloon voor uw kickoff-vergadering. Verander alles wat je wilt en presenteer het gratis!
Klik hieronder om een gratis AhaSlides-account aan te maken en begin met het maken van uw eigen boeiende vergaderingen door middel van interactiviteit!
