We bevinden ons in een periode waarin digitale communicatie een steeds meer gevraagde optie is, en ondanks het verlangen naar menselijke interactie, heeft dit enkele positieve resultaten opgeleverd.
Een daarvan was de verbetering van de digitale mogelijkheden van bedrijven, omdat ze gedwongen waren hun activiteiten online over te zetten en de efficiëntie te behouden.
Hoewel persoonlijke interacties nog steeds bovenaan de lijst staan, is digitale onboarding vanwege het gemak voor veel organisaties een gangbare praktijk gebleven.
Wat is digitale onboarding? Wat zijn de functies? Waarom het een geschikte keuze zou kunnen zijn voor uw bedrijf? Laten we dit in dit artikel onderzoeken.
Ropgetogen: Onboarding proces Voorbeelden
Inhoudsopgave
Tips voor een betere betrokkenheid
Op zoek naar een interactieve manier om je medewerkers te onboarden?
Ontvang gratis sjablonen en quizzen om te spelen voor uw volgende vergaderingen. Meld u gratis aan en neem wat u wilt van AhaSlides!
🚀 Grijp een gratis account
Wat is digitale onboarding?
Wilt u versnellen hoe u nieuwe klanten, klanten of gebruikers binnenhaalt? Dan is digitale onboarding de juiste keuze.
Digitale onboarding betekent het benutten van de kracht van technologie om mensen online welkom te heten bij uw product of dienst.
In plaats van lange papieren formulieren en face-to-face ontmoetingen, kunnen nieuwe gebruikers het hele onboardingproces vanaf hun luie stoel en met elk apparaat voltooien.
Het gaat om identiteitsverificatie zoals gezichtsscanning met de frontcamera, spraakherkenning of biometrische vingerafdrukken.
De klanten moeten ook hun persoonlijke gegevens vrijgeven met behulp van hun overheids-ID, paspoort of telefoonnummer.
Wat zijn de voordelen van onboarding op afstand?
Onboarding op afstand biedt verschillende voordelen voor zowel de klanten als de organisaties. Laten we eens kijken wat ze zijn:
Voor de klanten
• Snellere ervaring – Klanten kunnen onboarding-taken snel en eenvoudig uitvoeren via digitale formulieren en documenten.
• Gemak – Klanten kunnen de onboarding altijd en overal vanaf elk apparaat voltooien. Dit elimineert de noodzaak om zich aan kantooruren te houden en zorgt voor een probleemloze ervaring.
• Vertrouwde technologie – De meeste klanten zijn al vertrouwd met het gebruik van digitale hulpmiddelen en internet, dus het proces voelt vertrouwd en intuïtief aan.
• Gepersonaliseerde ervaring – Digitale tools kunnen de onboarding-ervaring aanpassen op basis van de specifieke behoeften en rol van de klant.
• Minder gedoe – Klanten hoeven zich niet bezig te houden met het afdrukken, ondertekenen en indienen van fysieke documenten. Alle relevante onboarding-informatie is georganiseerd en toegankelijk in één online portal.
Zie ook: Onboardingproces van klanten
Voor de organisaties
• Verhoogde efficiëntie – Digitale onboarding stroomlijnt en automatiseert taken, waardoor tijd en middelen worden bespaard.
• Lagere kosten – Door de noodzaak van papier, afdrukken, mailing en persoonlijke vergaderingen te elimineren, kunnen de kosten aanzienlijk worden verlaagd.
• Hogere voltooiingspercentages – Digitale formulieren zorgen ervoor dat alle verplichte velden worden ingevuld, waardoor fouten en onvolledige onboarding worden verminderd.
• Verbeterde compliance – Digitale tools kunnen compliancegerelateerde taken automatiseren, voldoen aan KYC-, CDD- en AML-verplichtingen voor bepaalde landen waarin het bedrijf actief is, en zorgen voor audittrajecten.
• Betere gegevenstoegang – Alle klantgegevens worden vastgelegd en opgeslagen in gecentraliseerde systemen voor gemakkelijke toegang en rapportage.
• Verbeterde tracering – Taken en documenten kunnen automatisch worden gevolgd om ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt voltooid.
• Analyse – Digitale tools bieden analyses om knelpunten te identificeren, processen te verbeteren en klanttevredenheid te meten.
Hoe creëer je een virtuele onboarding?
Deze stappen geven u een goed overzicht van hoe u een effectieve virtuele onboarding-oplossing voor uw klanten plant en uitvoert:
#1 - Definieer doelen en reikwijdte. Bepaal wat je wilt bereiken met digitale onboarding voor klanten, zoals snelheid, gemak, lagere kosten etc. Maak duidelijk wat er moet gebeuren tijdens de onboarding.
#2 – Verzamel documenten en formulieren. Verzamel alle relevante klantovereenkomsten, vragenlijsten, toestemmingsformulieren, beleid, etc. die moeten worden ingevuld tijdens onboarding.
#3 – Maak online formulieren. Zet papieren formulieren om in bewerkbare digitale formulieren die klanten online kunnen invullen. Zorg ervoor dat alle verplichte velden duidelijk gemarkeerd zijn.
#4 – Ontwerp onboarding-portaal. Bouw een intuïtieve portal waar klanten toegang hebben tot onboarding-informatie, documenten en formulieren. De portal moet een eenvoudige navigatie hebben en klanten bij elke stap begeleiden.
#5 – Voeg e-handtekeningen toe. Integreer een oplossing voor elektronische handtekeningen zodat klanten vereiste documenten digitaal kunnen ondertekenen tijdens onboarding. Dit elimineert de noodzaak om documenten af te drukken en te verzenden.
#6 - Automatiseer taken en workflows. Gebruik automatisering om vervolgtaken te starten, documenten naar klanten te sturen en hen te vragen openstaande punten op hun checklist af te ronden.
#7 - Schakel identiteitsverificatie in. Implementeer verificatietools om de identiteit van klanten digitaal te bevestigen tijdens onboarding om veiligheid en naleving te waarborgen.
#8 – Zorg voor 24/7 toegang en ondersteuning. Zorg ervoor dat klanten de onboarding op elk moment en vanaf elk apparaat kunnen voltooien. Zorg ook voor ondersteuning als klanten vragen of problemen hebben.
#9 – Verzamel feedback. Stuur klanten na onboarding een enquête om feedback te verzamelen over hoe de digitale ervaring kan worden verbeterd. Maak iteraties op basis van deze input.
#10 - Communiceer veranderingen duidelijk. Leg vooraf aan klanten uit hoe het digitale onboardingproces in zijn werk gaat. Zorg indien nodig voor begeleidingsmateriaal en trainingsvideo's.
Hoewel elke organisatie een specifieke behoefte kan hebben, is het belangrijk ervoor te zorgen dat de juiste formulieren/documenten worden verzameld, een intuïtief portaal en workflows worden ontworpen, en dat klanten de nodige ondersteuning krijgen om onboarding-taken efficiënt uit te voeren.
Hoe verschilt digitale onboarding van traditionele onboarding?
| Traditionele onboarding | Digitale introductie | |
| Snelheid en efficiëntie | maakt gebruik van op papier gebaseerde onboarding | maakt gebruik van online formulieren, e-handtekeningen en elektronische documentuploads |
| Gemak | vereist fysiek aanwezig zijn op kantoor | kan op elk moment vanaf elke locatie worden voltooid |
| Kosten | vereist hogere kosten voor papieren formulieren, drukwerk, verzendkosten en personeel | elimineert de kosten die gepaard gaan met het afdrukken en opslaan van fysiek papierwerk |
| Efficiënt | fouten kunnen optreden tijdens handmatige verificatieprocedures | vermindert het risico op fouten en vertragingen met geautomatiseerde gegevensverzameling |
Wat is een voorbeeld van digitale onboarding?
Veel bedrijven maken nu gebruik van digitale onboarding, een manier voor nieuwe werknemers of klanten om aan de slag te gaan zonder al het papierwerk en wachten. Het is gemakkelijker voor alle betrokkenen en bespaart ook tijd!
• Financiële diensten – Banken, hypotheekverstrekkers, verzekeringsmaatschappijen en investeringsmaatschappijen gebruiken digitale onboarding voor het openen van nieuwe rekeningen en het legitimeren van klanten. Dit is inclusief verzamelen KYC (ken uw klant) informatie, het verifiëren van identiteiten en het ondertekenen van elektronische overeenkomsten.
• Zorgverleners – Ziekenhuizen, klinieken en zorgnetwerken gebruiken digitale portalen om nieuwe patiënten aan boord te krijgen. Dit omvat het verzamelen van demografische en verzekeringsinformatie, medische geschiedenis en toestemmingsformulieren. Digitale tools stroomlijnen dit proces.
• e-commercebedrijven – Veel online retailers gebruiken digitale systemen om snel nieuwe klanten aan boord te krijgen. Dit omvat het maken van klantprofielen, het opzetten van accounts, het aanbieden van digitale coupons/promoties en het verstrekken van details over het volgen van bestellingen.
• Telecommunicatie – Mobiele telefoon-, internet- en kabelmaatschappijen hebben vaak digitale onboarding-portalen voor nieuwe abonnees. Klanten kunnen abonnementen bekijken, account- en factureringsgegevens invoeren en serviceopties online beheren.
• Reis- en horecabedrijven – Luchtvaartmaatschappijen, hotels en vakantieverhuurbedrijven maken gebruik van digitale oplossingen om nieuwe gasten en klanten aan boord te krijgen. Dit omvat het maken van reserveringen, het invullen van profielen, het ondertekenen van afstandsverklaringen en het indienen van betalingsgegevens.
• Onderwijsinstellingen – Scholen, hogescholen en opleidingsbedrijven maken gebruik van digitale portalen voor de onboarding van studenten en lerenden. Studenten kunnen online solliciteren, documenten indienen, zich inschrijven voor lessen, betalingsplannen opstellen en inschrijvingsovereenkomsten digitaal ondertekenen.
Kortom, organisaties die nieuwe klanten, cliënten, patiënten, studenten of abonnees binnenhalen, kunnen digitale hulpmiddelen gebruiken om het proces te vereenvoudigen. De voordelen van hogere snelheid, verhoogde efficiëntie en lagere kosten die digitale onboarding van werknemers biedt, gelden ook voor onboarding van klanten.
Check out: Projectplanningsproces en Projectevaluatieproces
Digitale onboardingplatforms om uit te checken
Een digitaal platform voor het onboarden van nieuwe medewerkers moet intuïtief, gemakkelijk te navigeren en gebruiksvriendelijk zijn en geïntegreerd worden met de bestaande workflow. Met dat in gedachten zijn hier onze aanbevelingen voor reguliere digitale onboardingplatforms waar bedrijven dol op zijn:
- BambooHR – Volledige suite HRIS met krachtige onboardingtools zoals checklists, handtekeningen, documenten enz. Integreert nauw met HR-processen.
- Lessonly – Gespecialiseerd in compliance- en soft skills-training tijdens onboarding. Biedt boeiende videolessen en mobiele toegankelijkheid.
- UltiPro – Groot platform voor HR-, loonadministratie- en secundaire arbeidsvoorwaardenadministratie. De onboardingmodule automatiseert het papierwerk en de ondertekening.
- Workday – Krachtig cloud-HCM-systeem voor HR, salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden. De onboardingkit bevat screeningdocumenten en sociale functies voor nieuwe medewerkers.
- Greenhouse – Wervingssoftware met onboardingtools zoals acceptatie van aanbiedingen, referentiecontroles en enquêtes over nieuwe medewerkers.
- Coupa – Source-to-pay-platform bevat een Onboard-module voor papierloze HR-taken en het aansturen van nieuwe medewerkers.
- ZipRecruiter – Naast het plaatsen van vacatures is de Onboard-oplossing bedoeld om nieuwe medewerkers te behouden met checklists, mentoring en feedback.
- Sapling – Gespecialiseerd onboarding- en betrokkenheidsplatform dat is ontworpen om zeer intuïtief te zijn voor nieuwe medewerkers.
- AhaDia's – Een interactief presentatieplatform dat training minder saai maakt door leuke en gebruiksvriendelijke live polls, quizzen, vraag- en antwoordfuncties en nog veel meer.
Tot slot
Met digitale onboardingtools en -processen kunnen bedrijven de nieuwe klantervaring stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren. Van het openen van nieuwe bankrekeningen tot aanmeldingen voor e-commerce tot portals voor patiëntgezondheid, digitale formulieren, e-handtekeningen en documentuploads worden de norm voor de meeste onboarding van klanten.
Onboard uw medewerkers met AhaDia's.
Maak ze vertrouwd met alles met een leuke en boeiende presentatie. We hebben onboarding-sjablonen om u op weg te helpen🎉
Veelgestelde Vragen / FAQ
Is virtuele onboarding effectief?
Ja, als het goed wordt gedaan met de juiste technologie, kan virtuele onboarding ervaringen aanzienlijk verbeteren en tegelijkertijd kosten verlagen door gemak, efficiëntie en voorbereiding. Organisaties moeten hun specifieke behoeften en middelen evalueren om te bepalen hoeveel ze virtuele onboarding-tools kunnen gebruiken.
Welke twee soorten onboarding zijn er?
Er zijn twee hoofdtypen onboarding: operationeel en sociaal. Operationele onboarding richt zich op de logistiek van het opzetten van nieuwe medewerkers, inclusief het invullen van papierwerk, het uitgeven van hulpmiddelen voor werknemers en het uitleggen van werkprocedures. Sociale onboarding is erop gericht nieuwe medewerkers zich welkom te laten voelen en te laten integreren in de bedrijfscultuur door middel van activiteiten zoals introducties, het toewijzen van mentoren, bedrijfsevenementen en het in contact brengen met werknemersgroepen.
Hoe online onboarden?
Er zijn verschillende stappen om effectief online onboarding uit te voeren: Maak online accounts aan voor nieuwe medewerkers en wijs pre-boarding-taken toe. Laat nieuwe medewerkers elektronische formulieren invullen, elektronische handtekeningen gebruiken en documenten digitaal uploaden. Stuur informatie over nieuwe medewerkers automatisch door naar de relevante afdelingen. Zorg voor een checklistdashboard om de voortgang bij te houden. Faciliteer online training en voer virtuele vergaderingen om persoonlijke interacties na te bootsen. Bied technische ondersteuning om nieuwe medewerkers te helpen. Verzend statusupdates wanneer de onboarding is voltooid.
