Wat zijn Gemba-wandelingen? In de wereld van continu verbeteren en lean management komt de term ‘Gemba Walk’ vaak ter sprake. Maar wat is een Gemba-wandeling en waarom is deze belangrijk in de zakenwereld? Als je ooit nieuwsgierig bent geweest naar het concept, sta je op het punt om op reis te gaan om de kracht van Gemba-wandelingen te ontdekken. Laten we eens kijken wat Gemba Walks zijn, waarom ze een cruciaal hulpmiddel zijn en hoe u ze kunt uitvoeren om operationele uitmuntendheid te bereiken.
Inhoudsopgave
- Wat is Gemba Walks? En waarom is het belangrijk?
- 3 elementen van effectieve Gemba-wandelingen
- Hoe Gemba-wandelingen te maken
- 1. Definieer het doel en de doelstellingen
- 2. Bereid je voor op de wandeling
- 3. Kies de timing
- 4. Stel een team samen
- 5. Definieer rollen en verantwoordelijkheden
- 6. Geef prioriteit aan veiligheid
- 7. Bereid observaties en vragen voor
- 8. Bevorder open communicatie
- 9. Actief observeren en betrokken zijn
- 10. Beoordeel de veiligheid en naleving
- 11. Identificeer kansen voor verbetering
- 12. Documenteer bevindingen en implementeer acties
- Wat is een Gemba Walk-checklist
- Key Takeaways
- Veelgestelde vragen Wat is Gemba Walks
Wat is Gemba Walks? En waarom is het belangrijk?
Wat is Gemba Walks? Gemba Walk is een managementpraktijk waarbij leiders of managers naar de plek gaan waar medewerkers werken, de ‘gemba’ genoemd. Het doel van deze praktijk is om medewerkers te observeren, erbij te betrekken en ervan te leren. Deze term is afkomstig uit de Japanse productiepraktijken, met name de Toyota-productiesysteem, waarbij “Gemba” de daadwerkelijke plaats betekent waar waarde wordt gecreëerd in een productieproces.
Maar wat maakt Gemba Walks zo belangrijk? Laten we ons verdiepen in hun betekenis:
- Realtime begrip: Met Gemba Walks kunnen leiders real-time, uit de eerste hand inzicht krijgen in hoe processen en operaties plaatsvinden. Door fysiek aanwezig te zijn op de werkvloer, op kantoor of waar het werk ook gebeurt, kunnen ze direct de uitdagingen, knelpunten en verbetermogelijkheden zien.
- Betrokkenheid van medewerkers: Wanneer leiders Gemba Walks uitvoeren, wordt er een krachtige boodschap naar werknemers gestuurd. Het laat zien dat hun werk wordt gewaardeerd en dat hun inzichten ertoe doen. Deze betrokkenheid kan leiden tot een werkomgeving waarin meer wordt samengewerkt, waarin werknemers zich gehoord voelen en eerder geneigd zijn hun ideeën voor verbetering te delen.
- Gegevensgestuurde besluitvorming: Gemba Walks leveren gegevens en observaties op die datagestuurde besluitvorming kunnen ondersteunen. Dit kan op zijn beurt leiden tot strategische verbeteringen en beter geïnformeerde keuzes.
- Culturele verandering: Het regelmatig implementeren van Gemba Walks kan de cultuur van een organisatie transformeren. Het verschuift de focus van ‘managen vanaf het bureau’ naar ‘managen door rond te lopen’. Deze cultuurverandering leidt vaak tot een meer wendbare, responsieve en op verbetering gerichte organisatie.
3 elementen van effectieve Gemba-wandelingen
Een effectieve Gemba Walk bestaat uit drie essentiële elementen:
1/ Doel en doelstellingen:
- Wat is het hoofddoel van de Gemba wandeling? Duidelijkheid bij het definiëren van het doel en de doelstellingen is van fundamenteel belang. Het begeleidt de wandeling en helpt u zich te concentreren op specifieke doelen, zoals procesverbetering of het verzamelen van feedback van medewerkers.
- De doelstellingen moeten aansluiten bij de bredere prioriteiten van de organisatie, zodat de wandeling bijdraagt aan de overkoepelende doelen.
2/ Actieve observatie en betrokkenheid:
Een effectieve Gemba Walk omvat actieve observatie en betekenisvolle betrokkenheid. Dit is geen passieve wandeling, maar een meeslepende ervaring.
3/ Follow-up en actie:
De Gemba Walk eindigt niet wanneer u de Gemba verlaat. Opvolging en actie zijn essentieel om inzichten te vertalen naar tastbare verbeteringen.
Hoe Gemba-wandelingen te maken
Het uitvoeren van effectieve Gemba Walks omvat een gestructureerd proces dat meerdere stappen omvat om ervoor te zorgen dat de wandeling doelgericht en productief is. Hier zijn 12 stappen om u door het Gemba Walk-proces te begeleiden:
1. Definieer het doel en de doelstellingen:
Vermeld duidelijk de reden voor de Gemba Walk en de specifieke doelstellingen die je wilt bereiken. Bent u gefocust op procesverbetering, probleemoplossing of medewerkersbetrokkenheid? Het kennen van het doel bepaalt de richting voor de hele wandeling.
2. Bereid je voor op de wandeling:
Maak uzelf vertrouwd met relevante gegevens, rapporten en informatie met betrekking tot het gebied dat u gaat bezoeken. Deze achtergrondkennis helpt u de context en potentiële aandachtspunten te begrijpen.
3. Kies de timing:
Kies een geschikt tijdstip om de wandeling uit te voeren, bij voorkeur tijdens reguliere werkuren of relevante diensten. Deze timing zorgt ervoor dat u typische werkomstandigheden in acht neemt.
4. Stel een team samen (indien van toepassing):
Afhankelijk van de complexiteit van het gebied kunt u overwegen een team te vormen dat u zal begeleiden. Teamleden kunnen aanvullende expertise en perspectieven bieden.
5. Definieer rollen en verantwoordelijkheden:
Wijs specifieke rollen en verantwoordelijkheden toe aan teamleden. Rollen kunnen bestaan uit een waarnemer, vragensteller en notulist, zodat elk teamlid bijdraagt aan het succes van de wandeling.
6. Geef prioriteit aan veiligheid:
Zorg ervoor dat veiligheid een topprioriteit is. Controleer of veiligheidsuitrusting en persoonlijke beschermingsmiddelen beschikbaar zijn en worden gebruikt, vooral in omgevingen waar veiligheid een probleem is.
7. Bereid observaties en vragen voor:
Maak een lijst met items, processen of gebieden die u tijdens de wandeling wilt observeren. Bereid daarnaast open vragen voor aan medewerkers en proceseigenaren.
8. Bevorder open communicatie:
Communiceer met medewerkers dat de Gemba Walk een kans is om te leren en inzichten te verzamelen. Moedig open en tweerichtingscommunicatie aan, waarbij het belang van hun inbreng wordt benadrukt.
9. Actief observeren en betrekken:
Observeer tijdens de wandeling actief de werkprocessen, de apparatuur, de workflow en de werkomgeving. Maak aantekeningen en gebruik een camera of mobiel apparaat om te documenteren wat u ziet.
Communiceer met medewerkers door vragen te stellen over hun taken, uitdagingen en mogelijke verbeteringen. Luister aandachtig naar hun antwoorden.
10. Beoordeel veiligheid en naleving:
Besteed speciale aandacht aan veiligheids- en nalevingskwesties. Zorg ervoor dat medewerkers de veiligheidsvoorschriften en -normen naleven en dat de kwaliteitsnormen en -procedures worden nageleefd.
11. Identificeer kansen voor verbetering:
Zoek naar bronnen van verspilling en mogelijkheden om de efficiëntie te verbeteren. Hierbij kunt u denken aan overproductie, defecten, wachttijden en overtollige voorraad.
12. Documenteer bevindingen en implementeer acties:
Documenteer na de wandeling uw observaties en bevindingen. Identificeer specifieke acties die moeten worden ondernomen op basis van de verkregen inzichten. Wijs verantwoordelijkheden toe, stel deadlines voor de implementatie en zorg voor een feedbackloop voor voortdurende verbetering.
Wat is een Gemba Walk-checklist
Hier zijn enkele voorbeeldvragen van de gemba-wandeling die u als checklist kunt gebruiken tijdens uw wandeling:
- Hoe zou u het huidige werkproces omschrijven?
- Worden veiligheidsprotocollen effectief gevolgd?
- Zijn visuele managementtools in gebruik en effectief?
- Kunt u bronnen van verspilling of knelpunten identificeren?
- Zijn medewerkers betrokken bij hun taken?
- Is de werkomgeving bevorderlijk voor de efficiëntie?
- Zijn er veelvoorkomende kwaliteitsproblemen of defecten?
- Zijn gereedschappen en apparatuur goed onderhouden?
- Hebben medewerkers feedback of suggesties gegeven?
- Wordt standaardwerk gedocumenteerd en gevolgd?
- Hoe begrijpen medewerkers de behoeften van klanten?
- Welke verbeteringen kunnen worden doorgevoerd?
Key Takeaways
Wat zijn Gemba-wandelingen? Gemba Walks is een dynamische en essentiële aanpak om de operationele efficiëntie te verbeteren en een cultuur van continue verbetering binnen organisaties te bevorderen.
Vergeet na de Gemba-wandelingen niet AhaSlides te gebruiken. AhaDia's biedt interactieve functies, effectievere vergaderingen, brainstormsessies en gezamenlijke discussies, waardoor het een ideale metgezel is voor het implementeren van de bevindingen en ideeën die tijdens Gemba Walks zijn verzameld.
Veelgestelde vragen over wat Gemba Walks is
Waar staat Gemba Walk voor?
Gemba Walk staat voor ‘Naar de werkelijke plek gaan’. Het is een managementpraktijk waarbij leiders de werkplek bezoeken om werknemers te observeren en met hen in contact te komen.
Wat zijn de drie elementen van de Gemba Walk?
De drie elementen van de Gemba Walk zijn: Doel en doelstellingen, Actieve observatie en betrokkenheid, en Follow-up en actie.
Wat is een Gemba wandeling checklist?
Een Gemba Walk-checklist is een gestructureerde lijst met items en vragen die tijdens de wandeling worden gebruikt om een systematische aanpak te garanderen voor het observeren en verzamelen van inzichten op de werkplek.
ref: KaiNexus | Veiligheidscultuur | Six Sigma DSI
