Upewnianie się, że masz odpowiednich ludzi z odpowiednimi umiejętnościami, gotowych do pracy, kiedy ich potrzebujesz – to jest planowanie siły roboczej.
Nie ma znaczenia, czy jesteś startupem, czy firmą o ugruntowanej pozycji, posiadanie inteligentnego, przemyślanego planu kadrowego ma ogromny wpływ na osiągnięcie Twoich celów.
W tym przewodniku omówimy podstawy ustalania Twojego proces planowania siły roboczej, dlaczego jest to ważne i jak sporządzić plan, który pomoże Twojej firmie odnieść sukces niezależnie od tego, co się zmienia.
Rozsiądź się więc wygodnie, wkraczamy w świat strategii kadrowych!
Spis treści
- Co to jest planowanie siły roboczej?
- Jakie są kluczowe elementy procesu planowania siły roboczej?
- Jaki jest cel planowania siły roboczej w ZZL?
- Jakie są 4 kroki w procesie planowania siły roboczej?
- Przykład planowania siły roboczej
- Podsumowanie
- Często Zadawane Pytania
Wskazówki dotyczące zaangażowania organizacji
Stwórz własny quiz i zorganizuj go na żywo.
Rozpal radość w swoim zespole. Wywołaj zaangażowanie, zwiększ produktywność!
Zacznij już za darmo
Co to jest planowanie siły roboczej?
Planowanie siły roboczej lub Planowanie zasobów ludzkich to proces prognozowania przyszłych potrzeb organizacji w zakresie zasobów ludzkich i określania, w jaki sposób te potrzeby zostaną zaspokojone. To wymaga:
• Analizowanie aktualnej siły roboczej – jej umiejętności, kompetencji, stanowisk pracy i ról
• Prognozowanie przyszłych potrzeb w zakresie zasobów ludzkich na podstawie celów biznesowych, strategii i przewidywanego wzrostu
• Określenie luk pomiędzy obecnymi i przyszłymi potrzebami – pod względem ilości, jakości, umiejętności i ról
• Wypracowywanie rozwiązań pozwalających wypełnić te luki – poprzez rekrutację, szkolenia, programy rozwojowe, dostosowanie wynagrodzeń itp.
• Stworzenie planu wdrożenia tych rozwiązań w pożądanych ramach czasowych i budżetach
• Monitorowanie realizacji iw razie potrzeby dostosowywanie planu zatrudnienia
Jakie są kluczowe elementy procesu planowania siły roboczej?
Głównymi składnikami procesu planowania siły roboczej są zazwyczaj:
Zakres: obejmuje zarówno analizę ilościową, jak i jakościową. Analiza ilościowa obejmuje obliczanie obecnego i przyszłego poziomu zatrudnienia w oparciu o prognozy obciążenia pracą. Analiza jakościowa uwzględnia potrzebne umiejętności, kompetencje i role.
Czas trwania: Plan dotyczący siły roboczej zwykle obejmuje okres od 1 do 3 lat, z uwzględnieniem prognoz długoterminowych. Równoważy krótkoterminowe potrzeby taktyczne z długoterminowymi celami strategicznymi.
Źródła: Dane z różnych źródeł są wykorzystywane jako dane wejściowe do procesu planowania, w tym biznesplany, prognozy rynkowe, trendy ścierania, analizy wynagrodzeń, miary produktywności itp.
Metoda: Metody prognozowania mogą obejmować zarówno prostą analizę trendów, jak i bardziej wyrafinowane techniki, takie jak symulacja i modelowanie. Często ocenia się wiele scenariuszy „co jeśli”.
Zastosowanie: Plan siły roboczej określa rozwiązania w zakresie uzupełniania luk w umiejętnościach, w tym rekrutacji, szkoleń, zmian wynagrodzeń, outsourcingu/offshoringu i przesunięć istniejącego personelu. Tworzone są plany działania w celu wdrożenia rozwiązań w ramach harmonogramu i ograniczeń kosztowych. Odpowiedzialność i odpowiedzialność są przypisane.
Plan kadrowy jest na bieżąco monitorowany. Plany awaryjne są opracowywane na wypadek, gdyby prognozy nie spełniły się zgodnie z planem.
Skuteczne planowanie siły roboczej wymaga wkładu i współpracy ze wszystkich kluczowych obszarów funkcjonalnych, zwłaszcza operacji, finansów i różnych jednostek biznesowych.
Narzędzia technologiczne mogą pomóc w planowaniu siły roboczej, zwłaszcza w przypadku analizy ilościowej i modelowania siły roboczej. Ale ludzki osąd pozostaje kluczowy.
Jaki jest cel planowania siły roboczej w ZZL?
#1 – Dostosuj potrzeby kadrowe do celów i strategii biznesowej: Planowanie siły roboczej pomaga określić liczbę i rodzaj pracowników potrzebnych do realizacji celów firmy, planów rozwoju i inicjatyw strategicznych. Zapewnia rozmieszczenie zasobów ludzkich tam, gdzie mogą wywrzeć największy wpływ.
#2 – Zidentyfikuj i uzupełnij luki w umiejętnościach: Prognozując przyszłe zapotrzebowanie na umiejętności, planowanie siły roboczej może zidentyfikować wszelkie luki między obecnymi umiejętnościami pracowników a przyszłymi potrzebami. Następnie określa, w jaki sposób wypełnić te luki poprzez rekrutację, szkolenia lub programy rozwojowe.
#3 – Optymalizacja kosztów siły roboczej: Planowanie siły roboczej ma na celu dopasowanie kosztów pracy do zapotrzebowania na pracę. Może identyfikować obszary nadmiaru lub niedoboru personelu, aby można było zatrudnić odpowiednią liczbę pracowników o odpowiednich umiejętnościach. Pomaga to kontrolować koszty pracy.
#4 – Popraw produktywność talentów: Dzięki zapewnieniu, że właściwi ludzie zajmują właściwe stanowiska i posiadają odpowiednie umiejętności, planowanie siły roboczej może zwiększyć ogólną produktywność i efektywność. Pracownicy są lepiej dopasowani do swoich ról, a organizacja maksymalizuje ich kapitał ludzki.
#5 – Przewiduj przyszłe potrzeby: Planowanie siły roboczej pomaga przewidywać zmiany w środowisku biznesowym i potrzeby pracowników. W związku z tym HR może z wyprzedzeniem przygotować strategie, aby zapewnić spełnienie wymagań dotyczących siły roboczej. To proaktywne podejście pomaga w tworzeniu zwinnej i zdolnej do adaptacji siły roboczej, co ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej organizacji.
#6 – Zwiększ motywację pracowników: Precyzyjnie prognozując i spełniając wymagania dotyczące zasobów ludzkich, firma może zminimalizować wszelkie niejasności dotyczące obowiązków służbowych, przytłaczającego obciążenia pracą i braków kompetencyjnych, z których wszystkie mogą negatywnie wpłynąć na zadowolenie pracowników.
Jakie są 4 kroki w procesie planowania siły roboczej?
Organizacje mogą planować efektywne planowanie siły roboczej proces, biorąc pod uwagę te cztery proste kroki, nie przesadzając:
# 1. Prognozowanie popytu
- Na podstawie celów, strategii i prognoz firmy dotyczących wzrostu, ekspansji, wprowadzania nowych produktów itp.
- Bierze pod uwagę takie czynniki, jak organizacja firmy, jakich nowych technologii mogą używać i w jakim stopniu wykorzystują swoich pracowników.
- Określa liczbę potrzebnych osób według roli, zestawu umiejętności, rodziny stanowisk, poziomu, lokalizacji itp.
- Często ocenia się wiele scenariuszy, aby zapewnić pewną elastyczność.
#2. Analiza podaży
- Rozpoczyna się od aktualnej liczby pracowników i ich zadań/roli.
- Analizuje trendy odpływu, prognozy emerytalne i wskaźniki wakatów, aby określić, ile osób pozostanie.
- Uwzględnia terminy rekrutacji zewnętrznej i dostępność potrzebnych umiejętności na rynku pracy.
- Ocenia możliwości przesunięć, podziału pracy, pracy w niepełnym wymiarze godzin i outsourcingu.
#3. Analiza luki
- Porównaj prognozy tego, czego ludzie będą potrzebować w przyszłości, z tym, co już mamy. W ten sposób możemy zobaczyć, czy jakieś luki wymagają uzupełnienia.
- Kwantyfikuje luki pod względem liczby osób i określonych zestawów umiejętności.
- Identyfikuje luki w wymiarach, takich jak kompetencje, poziomy doświadczenia, role zawodowe, lokalizacje itp.
- Pomaga określić skalę wymaganych rozwiązań, na przykład liczbę nowych pracowników, stażystów i przeprojektowanie stanowisk pracy.
#4. Planowanie działań
- Określa rozwiązania takie jak rekrutacja, szkolenia, promocje, programy premiowe itp.
- Ustala terminy realizacji, przydziela obowiązki i szacuje budżety.
- Opracowuje plany awaryjne na wypadek niższego niż oczekiwano zużycia, wyższego popytu itp.
- Definiuje kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) do pomiaru sukcesu planu siły roboczej.
- Napędza ciągłe dostosowywanie i ulepszanie procesu planowania siły roboczej w czasie.
Przykład planowania siły roboczej
Nie masz jeszcze wyraźnego obrazu? Oto przykład procesu planowania siły roboczej składający się z 4 podstawowych kroków, które pomogą Ci lepiej zrozumieć koncepcję:
Firma programistyczna przewiduje 30% wzrost w ciągu najbliższych 2 lat na podstawie nowych kontraktów i projektów w przygotowaniu. Muszą opracować plan zatrudnienia, aby upewnić się, że mają wystarczającą liczbę programistów, aby sprostać temu zapotrzebowaniu.
Krok 1: Prognozowanie popytu
Obliczają, że aby wesprzeć prognozowany wzrost o 30%, będą potrzebować:
• 15 dodatkowych starszych programistów
• 20 dodatkowych programistów średniego poziomu
• 10 dodatkowych młodszych programistów
W oparciu o ich obecną strukturę i wymagania projektowe.
Krok 2: Analiza podaży
Obecnie mają:
• 50 starszych programistów
• 35 programistów średniego poziomu
• 20 młodszych programistów
Opierając się na trendach ścierania, spodziewają się stracić:
• 5 starszych programistów
• 3 programistów średniego poziomu
• 2 młodszych programistów
Przez następne 2 lata.
Krok 3: Analiza luk
Porównanie popytu i podaży:
• Potrzebują 15 starszych programistów więcej, ale zyskają tylko 5, pozostawiając lukę 10
• Potrzebują 20 dodatkowych programistów średniego poziomu, a zyskują tylko 2, pozostawiając lukę 18
• Potrzebują jeszcze 10 młodszych programistów, tracąc tylko 2, pozostawiając lukę 12
Krok 4: Planowanie działań
Opracowują plan:
• Zatrudnij 8 starszych programistów i 15 programistów średniego poziomu z zewnątrz
• Awans 5 wewnętrznych programistów średniego szczebla na wyższy poziom
• Zatrudnij 10 początkujących stażystów na 2-letni program rozwojowy
Przydzielają rekruterów, ustalają ramy czasowe i ustalają kluczowe wskaźniki efektywności, aby mierzyć wyniki.
To tylko jeden przykład tego, jak organizacja może podejść do planowania siły roboczej, aby zaspokoić swoje przyszłe potrzeby w zakresie zasobów ludzkich w oparciu o przewidywane zapotrzebowanie biznesowe. Kluczem jest posiadanie systematycznego, opartego na danych procesu, który identyfikuje luki i opracowuje inteligentne rozwiązania.
Podsumowanie
W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu niezwykle ważne jest, aby wyprzedzać konkurencję. Proces planowania siły roboczej pozwala prognozować przyszłe potrzeby Twojej firmy i odpowiednio planować, pomagając w ten sposób zachować konkurencyjność i zapewniając, że będziesz przygotowany na wszystko, co Cię czeka.
Często Zadawane Pytania
Jakie są 4 główne cele zarządzania siłą roboczą?
Zarządzanie siłą roboczą gwarantuje, że organizacja ma odpowiednią liczbę osób z odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą specjalistyczną, aby osiągnąć swoje cele. Ma na celu produktywne wykorzystywanie ludzi, rozwijanie ich potencjału oraz budowanie pozytywnych relacji między pracownikami a firmą. Osiąga się to poprzez praktyki takie jak rekrutacja, szkolenia, zarządzanie wydajnością i zarządzanie wynagrodzeniami.
Jakie są 6 kroków planowania zasobów ludzkich?
5 etapów skutecznego procesu planowania siły roboczej to · Prognozowanie zapotrzebowania · Ocena aktualnej siły roboczej · Analiza luk · Planowanie rozwiązań w celu wypełnienia luk · Wdrożenie i przegląd.
