Nawet najbardziej zdyscyplinowane firmy mogą czasami poczuć, że ich projekty chybiają. Najczęściej problemem jest jeden z przygotowanie. Rozwiązanie? Dobrze zorganizowany i w pełni interaktywny spotkanie inauguracyjne projektu!
Więcej niż tylko pompa i ceremonia, dobrze przeprowadzone spotkanie inauguracyjne może naprawdę przynieść coś pięknego na właściwą stopę. Oto 8 kroków do zorganizowania spotkania inaugurującego projekt, które buduje emocje i dostaje wszyscy na tej samej stronie.
Czas rozpoczęcia!
Wskazówki dotyczące spotkań do zapamiętania
Musisz wcześniej mieć plan spotkania inauguracyjnego. Wysłanie wiadomości e-mail z wczesnym początkiem projektu jest bardzo ważne! Sprawdźmy więc kilka przykładowych programów spotkań inauguracyjnych!
Sesja inauguracyjna powinna być krótka i zwięzła, z dużą ilością gier i zajęć, ponieważ wtedy AhaSlides jest bardzo przydatny! Sprawdź więcej wskazówek z nami, jak poniżej:
Rozpocznij rozmowę.
Uzyskaj cenny wkład od swojego zespołu i klientów podczas spotkania rozpoczynającego projekt. Korzystaj z ankiet na żywo, pytań i odpowiedzi oraz narzędzi do wymiany pomysłów za pomocą tego bezpłatnego szablonu!
🚀 Zobacz szablon
Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?
Jak napisano na puszce, spotkanie inaugurujące projekt to spotkanie, na którym rozpoczynasz swój projekt.
Spotkanie kickoffowe projektu to zazwyczaj pierwsze spotkanie klienta, który zlecił projekt, z firmą, która go zrealizuje. Obie strony usiądą razem i przedyskutują podstawy projektu, jego cel, cele i sposób przejścia od pomysłu do realizacji.
Ogólnie rzecz biorąc, są Typy 2 spotkań inauguracyjnych, o których należy pamiętać:
- Zewnętrzne rozpoczęcie projektu – Zespół programistów siada z kimś z zewnętrzne firma, jak klient lub interesariusz, i omawia plan wspólnego projektu.
- Wewnętrzny PKM – Zespół z w ciągu firma siada razem i omawia plan nowego projektu wewnętrznego.
Chociaż oba te typy mogą mieć różne wyniki, procedura jest prawie taki sam. Jest zasadniczo żadna część zewnętrznego inauguracji projektu, która nie jest częścią wewnętrznego inauguracji projektu – jedyną różnicą będzie to, dla kogo je trzymasz.
Większe zaangażowanie w spotkania
Dlaczego spotkania inauguracyjne projektu są tak ważne?
Cel spotkań inauguracyjnych powinien być głośny i wyraźny! Rozpoczęcie projektu może wydawać się dość proste, po prostu przypisując szereg zadań właściwym osobom, szczególnie w dzisiejszym miejscu pracy, w którym panuje obsesja na punkcie tablic Kanban. Może to jednak prowadzić do ciągłego gubienia się zespołów.
Pamiętaj, tylko dlatego, że jesteś na ta sama tablica nie oznacza, że jesteś na ta sama strona.
Sednem tego spotkania jest spotkanie inauguracyjne projektu, które jest szczerym i otwartym Dialog między klientem a zespołem. Jego nie serię zapowiedzi co do tego, jak projekt ma działać, ale rozmowa o planach, oczekiwaniach i celach osiągniętych przez nieokiełznaną debatę.
Oto niektóre z korzyści płynących z organizacji spotkania inaugurującego projekt:
- Dostaje wszystkich przygotowany - „Daj mi sześć godzin na ścięcie drzewa, a pierwsze cztery spędzę na ostrzeniu siekiery”. Gdyby Abraham Lincoln żył dzisiaj, możesz być pewien, że spędziłby pierwsze 4 z 6 godzin projektu na spotkaniu inauguracyjnym. To dlatego, że te spotkania zawierają cała kolekcja niezbędne kroki, aby każdy projekt był na dobrej stopie.
- To wymaga wszyscy kluczowi gracze – Spotkania inauguracyjne nie mogą się rozpocząć, jeśli nie ma tam wszystkich: menedżerów, kierowników zespołów, klientów i wszystkich innych osób zaangażowanych w projekt. Tak łatwo stracić orientację, kto za co odpowiada, bez jasności spotkania inauguracyjnego, aby to wszystko rozgryźć.
- Jego otwarty i oparty na współpracy – Jak powiedzieliśmy, spotkania inauguracyjne projektu to debaty. Najlepsi angażują się cała kolekcja uczestników i wydobądź najlepsze pomysły z każdego.
Większe zaangażowanie w spotkania
8 kroków do spotkania inauguracyjnego projektu kick-ass
Więc co dokładnie znajduje się w programie spotkania inaugurującego projekt? Zawęziliśmy to do 8 kroków poniżej, ale zawsze należy pamiętać, że jest brak ustalonego menu dla tego typu spotkania.
Użyj tych 8 kroków jako przewodnika, ale nigdy nie zapominaj, że ostateczny plan leży w ty!
Krok #1 – Przedstawienia i łamacze lodu
Oczywiście jedynym sposobem na rozpoczęcie spotkania inauguracyjnego jest zapoznanie się uczestników. Bez względu na długość i wielkość projektu, klienci i członkowie zespołu muszą być ze sobą po imieniu, zanim będą mogli efektywnie ze sobą współpracować.
Podczas gdy proste wprowadzenie typu „idź dookoła stołu” wystarczy, aby ludzie zapoznali się z nazwiskami, lodołamacz może dodać kolejną warstwę osobowość i rozjaśnić nastrój przed rozpoczęciem projektu.
Spróbuj tego: Zakręć kołem 🎡
Przedstaw proste tematy wprowadzające na koło zamachowe, a następnie poproś każdego członka zespołu, aby zakręcił nim i odpowiedział na dowolny temat, na który wyląduje koło. Zachęcamy do zadawania zabawnych pytań, ale pamiętaj, aby były mniej lub bardziej profesjonalne!
Chcesz więcej podobnych? 💡 Mamy 10 lodołamaczy na każde spotkanie właśnie tutaj.
Krok #2 – Tło projektu
Skoro formalności i uroczystości mamy już za sobą, czas przystąpić do bezczynnych spraw. Aby pomyślnie rozpocząć spotkanie, powinieneś mieć jasny plan spotkania inaugurującego!
Jak wszystkie wspaniałe historie, najlepiej zacząć od początku. Zarysuj całą korespondencję między Tobą a Twoimi klientami, aby wszyscy zaangażowali się w projekt w pełni zapoznali się z tym, co wydarzyło się do tej pory.
Mogą to być zrzuty ekranu e-maili, SMS-ów, minut z poprzednich spotkań lub wszelkich zasobów, które dodają kontekst dla Twojej firmy i Twojego klienta. Ułatw wszystkim wizualizację, tworząc oś czasu.
Krok #3 – Zapotrzebowanie na projekt
Oprócz tła korespondencji będziesz chciał nurkować głęboko w szczegóły dlaczego ten projekt jest uruchamiany w pierwszej kolejności.
Jest to kluczowy krok, ponieważ zapewnia jasny przegląd problemów, które projekt ma rozwiązać, co jest czymś, co zarówno zespoły, jak i klienci muszą przez cały czas utrzymywać na czele swoich umysłów.
Protip 👊
Takie etapy są gotowe do dyskusji. Zapytaj swoich klientów i Twój zespół do przedstawienia swoich pomysłów, dlaczego uważają, że ten projekt został wymyślony.
Jeśli ma to zastosowanie, należy zawsze starać się przekierować głos klienta w tej sekcji. Współpracuj z klientem, aby znaleźć rzeczywiste przykłady konsumentów, którzy wspominają o problemach, które Twój projekt próbuje naprawić. Ich opinie powinny kształtować podejście zespołu do projektu.
Krok #4 – Cele projektu
Więc zajrzałeś do Przeszłość projektu, teraz czas przyjrzeć się przyszłość.
Posiadanie bezpośrednich celów i jasna definicja sukcesu Twojego projektu naprawdę pomoże Twojemu zespołowi w pracy nad nim. Co więcej, pokaże to Twojemu klientowi, że poważnie podchodzisz do pracy i masz podobnie wysoką stawkę w jej przebiegu.
Zapytaj uczestników spotkania inauguracyjnego „jak będzie wyglądał sukces?” Czy to więcej klientów? Więcej recenzji? Lepszy wskaźnik satysfakcji klienta?
Bez względu na cel, zawsze powinno być…
- Osiągalny – Nie przeciążajcie się. Poznaj swoje ograniczenia i wymyśl sobie cel faktycznie mieć szansę na osiągnięcie.
- Wymierny – Wspieraj swój cel danymi. Celuj w określoną liczbę i śledź swoje postępy w jej realizacji.
- Czasowy – Podaj sobie datę zakończenia. Zrób wszystko, co możesz, aby osiągnąć swoje cele przed tym terminem.
Krok #5 – Zestawienie pracy
Umieszczenie „mięsa” na „spotkaniu inauguracyjnym”, Zestawienie Pracy (SoW) jest mocnym zanurzeniem się w specyfikę projektu i sposób jego realizacji. To jest rozliczenie główne w programie spotkania inauguracyjnego i powinien przyciągnąć większość twojej uwagi.
Sprawdź tę infografikę o tym, co należy zawrzeć w swoim oświadczeniu o pracy:
Należy pamiętać, że zestawienie pracy nie dotyczy tak bardzo dyskusji, jak reszta programu spotkania inauguracyjnego projektu. . To naprawdę czas, aby projekt prowadził po prostu ułożyć plan działania dla nadchodzącego projektu, a następnie zapisz dyskusję na kolejny punkt spotkania.
Podobnie jak reszta twojego spotkania inauguracyjnego, twoje zestawienie pracy to: super zmienna. Specyfika Twojego zestawienia pracy zawsze będzie zależeć od złożoności projektu, wielkości zespołu, zaangażowanych części itp.
Chcesz wiedzieć więcej? 💡 Sprawdź to obszerny artykuł na temat tworzenia zestawienia pracy.
Krok #6 – Sekcja pytań i odpowiedzi
Chociaż możesz czuć się zmuszony do opuszczenia sekcji pytań i odpowiedzi do końca, zalecamy jej zatrzymanie bezpośrednio po rozliczeniu pracy.
Taki mięsisty segment z pewnością wywoła pytania zarówno od Twojego klienta, jak i Twojego zespołu. Ponieważ większość spotkania jest tak świeża w pamięci wszystkich, najlepiej uderzać, gdy żelazko jest gorące.
Korzystanie z interaktywnego oprogramowania do prezentacji do hostowania pytań i odpowiedzi może pomóc w utrzymaniu płynnego przebiegu wszystkiego, zwłaszcza jeśli spotkanie inaugurujące projekt ma wysoką frekwencję….
- Jego zorganizowany – Pytania są uporządkowane według popularności (poprzez głosowanie) lub według czasu i mogą być oznaczone jako „odpowiedzi” lub przypięte do góry.
- Jego moderowany – Pytania można zatwierdzać i odrzucać, zanim zostaną wyświetlone na ekranie.
- Jego anonimowy – Pytania można zgłaszać anonimowo, co oznacza, że każdy ma głos.
Krok #7 – Potencjalne problemy
Jak powiedzieliśmy wcześniej, spotkanie inaugurujące projekt polega na byciu tak otwartym i szczerym, jak to tylko możliwe. To jest jak budujesz poczucie zaufania z klientem od samego początku.
W tym celu najlepiej jest przedyskutować potencjalne problemy, które projekt może napotkać po drodze. Nikt nie prosi cię o przewidzenie przyszłości tutaj, tylko o wymyślenie wstępnej listy barier, na które możesz natknąć się.
Ponieważ Ty, Twój zespół i Twój klient będziecie podchodzić do tego projektu z różnymi stawkami, jest to idealne rozwiązanie wszyscy zaangażowani w dyskusję na temat potencjalnego problemu.
Krok #8 – Odprawa
Regularne kontaktowanie się z klientem to kolejny sposób na umocnienie zaufania między obiema stronami. Na spotkaniu inauguracyjnym masz kilka pytań, na które należy odpowiedzieć address co, kiedy kto i w jaki sposób te odprawy będą miały miejsce.
Odprawa jest dość dobrym balansowaniem między transparentność i wysiłek. Chociaż fajnie jest być tak otwartym i przejrzystym, jak to możliwe, musisz zarządzać tym w zakresie, w jakim faktycznie będziesz dostępny be otwarte i przejrzyste.
Upewnij się, że masz odpowiedzi na te pytania przed zakończeniem spotkania:
- Jakie? – Dokładnie w jakich szczegółach klient potrzebuje aktualizacji? Czy muszą wiedzieć o każdym najmniejszym szczególe postępu, czy to tylko wielkie znaki, które mają znaczenie?
- Kiedy? – Jak często Twój zespół powinien aktualizować klienta? Czy powinni przekazywać to, co zrobili każdego dnia, czy po prostu podsumować to, co udało im się pod koniec tygodnia?
- Kto? – Który członek zespołu będzie tym, który będzie kontaktował się z klientem? Czy na każdym etapie będzie członek każdego zespołu, czy tylko jeden korespondent w całym projekcie?
- W jaki sposób? – W jaki sposób klient i korespondent będą pozostawać w kontakcie? Regularna rozmowa wideo, e-mail czy stale aktualizowany dokument na żywo?
Podobnie jak w przypadku większości punktów programu spotkania inaugurującego projekt, najlepiej jest dyskutować na otwartej przestrzeni. W przypadku dużego zespołu i dużej grupy klientów może być łatwiej zrobić: sonda na żywo w celu ograniczenia możliwości ustalenia najlepszej możliwej formuły odprawy.
Chcesz wiedzieć więcej? 💡 Sprawdź niektóre najlepsze praktyki dotyczące kontaktowania się z klientami.
Skutecznie ankietuj za pomocą AhaSlides
Szablon planu spotkania inaugurującego projekt
Ponieważ twoje fachowo zaplanowane spotkanie inauguracyjne tylko czeka, aby wysadzić kilka umysłów w sali konferencyjnej, ostatni akcent może być trochę wzajemne oddziaływanie aby to wszystko połączyć.
Czy wiesz, że tylko 29% firm czują się związani ze swoimi klientami (Gallup)? Brak zaangażowania jest epidemią na poziomie B2B i może sprawić, że spotkania inauguracyjne będą wydawać się nudnym i mało inspirującym procesem, mimo formalności.
Angażowanie klientów i zespołów za pomocą interaktywnych slajdów może naprawdę zwiększyć uczestnictwo i zwiększyć zakresy uwagi.
AhaSlides ma arsenał narzędzi w tym ankiety na żywo, slajdy pytań i odpowiedzi i burzy mózgów, a nawet quizy na żywo i gry, które rozpalą Twój projekt we właściwy sposób.
Kliknij poniżej, aby pobrać darmowy szablon spotkania inauguracyjnego bez pobierania. Zmień co chcesz i zaprezentuj za darmo!
Kliknij poniżej, aby utworzyć bezpłatne konto AhaSlides i zacznij tworzyć własne, angażujące spotkania poprzez interaktywność!
