Spotkanie biznesowe działa tylko wtedy, gdy jego format odpowiada celowi. Burza mózgów, taka jak aktualizacja statusu, zabija pomysły, a spotkanie decyzyjne, takie jak burza mózgów, nigdy nie prowadzi do decyzji. W tym przewodniku omówiono 10 rodzajów spotkań, które większość firm organizuje, cel każdego z nich, jego długość i to, jak sprawić, by były użyteczne.
Dla skali, Harvard Business Review Według doniesień, kadra zarządzająca spędza na spotkaniach prawie 23 godziny tygodniowo, w porównaniu z niecałymi 10 godzinami w latach 1960. XX wieku. Wybór odpowiedniego rodzaju spotkań i sprawne ich przeprowadzenie pozwala zaoszczędzić znaczną część tego czasu.
Czym jest spotkanie biznesowe?
Spotkanie biznesowe to spotkanie ludzi, którzy spotykają się, aby wymienić się informacjami, rozwiązać problemy lub podjąć decyzje zawodowe. Może ono odbywać się osobiście, wirtualnie lub hybrydowo, formalnie lub nieformalnie – od 10-minutowego codziennego spotkania po całodniową sesję planowania. Każdy dobry uczestnik ma jeden cel: do końca coś powinno pójść do przodu.
Krótki przewodnik: jaki typ spotkania jest Ci potrzebny?
| Jeśli potrzebujesz... | Uruchom... | Typowa długość |
|---|---|---|
| Utrzymuj zespół w zgodzie z priorytetami | Miesięczne spotkanie zespołu | Od 30 do 60 minut |
| Szybkie blokowanie powierzchni | Wstań | Do 15 minut |
| Śledź postęp w stosunku do celów | Spotkanie w sprawie aktualizacji statusu | 30 minut |
| Naprawić coś, co poszło nie tak | Spotkanie rozwiązywania problemów | Od 45 do 60 minut |
| Podejmij jedną jasną decyzję | Spotkanie decyzyjne | Od 30 do 60 minut |
| Generuj opcje | Spotkanie burzy mózgów | Od 45 do 60 minut |
| Ustal długoterminowy kierunek | Spotkanie dotyczące zarządzania strategicznego | Pół dnia lub dłużej |
| Rozpocznij projekt dobrze | Spotkanie inauguracyjne projektu | Od 60 do 90 minut |
| Pomóż ludziom poznać się nawzajem | Spotkanie wprowadzające | 30 minut |
| Pozwól liderom odpowiadać na pytania pracowników | Spotkanie w ratuszu | Od 45 do 60 minut |
Długość to raczej punkt wyjścia niż reguła. Skróć każde spotkanie, które kończy się przedwcześnie.
10 rodzajów spotkań biznesowych
1. Miesięczne spotkania zespołu
Miesięczne spotkanie zespołu to cykliczne spotkanie, podczas którego zespół analizuje postępy, przydziela zadania do wykonania i ustala priorytety. Zasługuje na swoje miejsce, gdy jest więcej do omówienia niż pozwala na to krótka rozmowa. Częstą porażką jest przekształcenie spotkania w wysyp informacji: gdyby wszystko, czym się podzielono, można było wysłać e-mailem, wyślij go i zostaw spotkanie na blokery, decyzje dotyczące kilku osób i zmiany kierunku.
Nie mylić z wszystkie ręce się spotykają, która jednoczy całą firmę, zwykle pod przewodnictwem kadry kierowniczej wyższego szczebla, a nie pojedynczego zespołu.
2. Spotkania na stojąco
Stand-up, zwany także daily scrum, to krótkie codzienne spotkanie kontrolne trwające mniej niż 15 minut. Atlassian Opisuje to jako szybką rozmowę, w której każda osoba odpowiada na trzy pytania: co osiągnąłem/am wczoraj, co zrobię dzisiaj i co mnie blokuje. Limit czasu sprawia, że jest to narzędzie do koordynacji, a nie raport o stanie. Stand-upy są odpowiednie dla zespołów pracujących nad wspólnym projektem na co dzień. W przypadku zespołów rozproszonych, pisemne spotkanie w ramach wspólnego kanału może wykonać to samo zadanie bez konieczności planowania.
3. Spotkania dotyczące aktualizacji statusu
Aktualizacje statusu zazwyczaj odbywają się co tydzień i śledzą postępy w realizacji określonych celów. W przeciwieństwie do stand-upu, pytanie brzmi, czy projekt jest na dobrej drodze, gdzie jest postęp, a gdzie opóźnienia i co to oznacza dla kolejnego kamienia milowego. Zadbaj o strukturę: wszyscy raportują w tym samym formacie, a wszystko, co wymaga merytorycznej dyskusji, odbywa się na osobnych spotkaniach, aby 30-minutowa aktualizacja nie przerodziła się w nieplanowaną godzinę.
4. Spotkania poświęcone rozwiązywaniu problemów
Są one uruchamiane, gdy coś poszło nie tak lub ma się zaraz wydarzyć i grupa musi to zdiagnozować i uzgodnić sposób rozwiązania. Często są one nieplanowane i angażują osoby z kilku działów. Skoncentruj się na problemie, a nie na szukaniu winnych, i zakończ uzgodnionym rozwiązaniem, wskazaniem osoby odpowiedzialnej za problem i terminem jego rozwiązania. Prześlij odpowiednie dane z wyprzedzeniem, aby wszyscy mieli ten sam obraz rzeczywistego problemu.
5. Spotkania decyzyjne
Spotkanie decyzyjne ma na celu podjęcie jednej decyzji, która wymaga udziału lub zgody kilku osób. Zaproś wszystkich, których podpis jest wymagany, i nikogo więcej. Zapisz decyzję jako jedno pytanie przed jej zaplanowaniem: „Czy powinniśmy przenieść premierę z 3. na 4. kwartał?” jest spotkaniem decyzyjnym, natomiast „Co sądzimy o harmonogramie premiery?” nie jest. Następnie zapisz decyzję i jej uzasadnienie, aby nie została ponownie ogłoszona po miesiącach.
6. Spotkania burzy mózgów
Burze mózgów generują pomysły; ich ocena następuje później. Kiedy oba procesy zachodzą jednocześnie, instynkt oceniania tłumi pomysły, a Ty zostajesz z krótką listą bezpiecznych sugestii. Poświęć pierwszą część na tworzenie pomysłów bez komentarza, a drugą na ich grupowanie i ocenianie. chmura słów lub slajd otwarty pozwala mniej aktywnym osobom wypowiedzieć się w tym samym momencie co wszyscy pozostali, zamiast czekać na przerwę w rozmowie.
7. Spotkania dotyczące zarządzania strategicznego
Spotkania strategiczne to spotkania, na których liderzy wyższego szczebla dokonują przeglądu długoterminowego kierunku, oceniają realizację celów strategicznych i ustalają priorytety na nadchodzący kwartał lub rok. Zazwyczaj odbywają się kwartalnie lub corocznie i wymagają solidnego przygotowania: należy udostępnić materiały do wstępnej lektury co najmniej 48 godzin wcześniej, aby dyskusja nie była powierzchowna. Rezultatem powinna być jasna lista priorytetów i decyzji, a nie lista rzeczy do „dokładniejszego zbadania”. Więcej szczegółów znajdziesz w naszym przewodniku. spotkanie kierownictwa strategicznego.
8. Spotkania inauguracyjne projektu
A spotkanie inauguracyjne projektu Oznacza oficjalne rozpoczęcie projektu. Gromadzi kierownika projektu, zespół i interesariuszy, aby omówić cele projektu, osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy, sposób komunikacji w zespole i oczekiwania dotyczące sukcesu. Jest to również najlepszy moment na ujawnienie założeń i ryzyka, zanim prace nabiorą rozpędu.
9. Spotkania wprowadzające
An spotkanie wprowadzające Dzieje się tak, gdy ktoś dołącza do zespołu, gdy dwie grupy zaczynają ze sobą współpracować lub gdy ktoś obejmuje nową rolę. Celem jest zbudowanie relacji: doświadczenia, stylów pracy i oczekiwań. Otwarte rozmowy zazwyczaj nie przynoszą rezultatów, więc daj ludziom konkretny temat do rozmowy, na przykład krótkie pytanie lub małe, wspólne zadanie.
10. Spotkania w ratuszu
A spotkanie w ratuszu jest zaplanowaną sesją obejmującą całą firmę lub dział, podczas której liderzy dzielą się aktualnościami i odpowiadają na pytania pracowników. Wikipedia Zauważa, że format jest wzorowany na zebraniach miejskich w Nowej Anglii, które miały swoją historię w XVII wieku, ale uczestnicy zebrania nie głosują nad wiążącymi decyzjami. Wartością jest przejrzystość i dwustronna komunikacja, a to zależy od autentyczności pytań i odpowiedzi. Wstępnie wyselekcjonowane pytania typu softball mijają się z celem, dlatego zapewnij pracownikom anonimowy sposób zadawania pytań przed i w trakcie sesji.
Jak dobrze prowadzić każdy rodzaj spotkania
Format spotkania zmienia się w zależności od 10 typów, ale nawyki, które sprawiają, że warto wziąć udział w spotkaniu, pozostają takie same.
- Określ cel przed zaplanowaniem. Czy możesz powiedzieć, jaka decyzja zostanie podjęta, jakie informacje zostaną przekazane lub jaki problem zostanie rozwiązany? Jeśli nie, spotkanie prawdopodobnie nie jest jeszcze potrzebne.
- Udostępnij agendę. A porządek obrad utrzymuje dyskusję na właściwym torze i pozwala uczestnikom się przygotować. Wystarczy lista tematów z przypisanym czasem.
- Zaproś właściwe osoby. Uwzględnij osoby, których wkład lub upoważnienie jest potrzebne i wyślij notatki wszystkim pozostałym.
- Poświęć każdemu tematowi odpowiednią ilość czasu. Zaplanuj więcej czasu na wykonanie skomplikowanych zadań, trzymaj się harmonogramu i rób krótkie przerwy, gdy zadanie trwa dłużej niż godzinę.
- Spraw, by był interaktywny. Spotkanie, na którym jedna osoba mówi, a wszyscy inni słuchają, szybko traci uwagę. Na żywo ankiet, szybkie pytania i odpowiedzi oraz pytania otwarte zachęcają do udziału. Darmowe AhaSlides plan obsługuje do 50 uczestników, co obejmuje większość spotkań zespołowych.
- Rejestruj decyzje i śledź ich realizację. Protokół powinien zawierać jedynie informacje o podjętych decyzjach, przypisanych działaniach, o tym, kto jest odpowiedzialny za każde z nich i kiedy. Należy go przesłać w ciągu 24 godzin, a następnie poprosić o opinię, aby kolejne spotkanie przebiegało sprawniej.
Typowe błędy, których należy unikać
- Użycie niewłaściwego typu dla danego celu. Zdecyduj, jakiego wyniku potrzebujesz, a następnie wybierz format, w którym ma on zostać wygenerowany.
- Zapraszanie zbyt wielu osób. Duże pomieszczenia spowalniają podejmowanie decyzji i zmniejszają zaangażowanie poszczególnych osób.
- Pomijanie kontynuacji. Decyzja, która nie zostanie zapisana, ma takie same skutki, jak brak decyzji.
- Umożliwienie automatycznego przeprowadzania spotkań cyklicznych. Co kilka miesięcy pytaj, czy spotkanie nadal spełnia swój pierwotny cel. Jeśli nie, odwołaj je lub zmień format.
PYTANIA I ODPOWIEDZI
Dlaczego spotkania są ważne w biznesie?
Spotkania pozwalają informacjom, pomysłom i opiniom krążyć w obrębie organizacji i są najszybszą okazją do uzgodnienia decyzji.
Jakie spotkania powinna odbywać się firma?
Większość firm organizuje różnorodne spotkania z udziałem wszystkich pracowników, spotkania z kierownictwem, spotkania zespołowe, spotkania projektowe i spotkania indywidualne, a także sesje dedykowane konkretnym funkcjom, takie jak spotkania sprzedażowe, marketingowe, finansowe i rekrutacyjne, szkolenia i spotkania z klientami. Zacznij od 10 powyższych typów i dodawaj kolejne tylko wtedy, gdy jasno określony cel ich wymaga.
Jak długo powinno trwać spotkanie biznesowe?
Tak krótkie, jak pozwala na to cel. Stand-upy powinny trwać krócej niż 15 minut, aktualizacje statusu i decyzje około 30 minut, a jedynie sesje strategiczne lub planistyczne powinny trwać pół dnia lub dłużej.
Jaka jest różnica między spotkaniem na stojąco a spotkaniem podsumowującym?
Stand-up to codzienne, bardzo krótkie podsumowanie poszczególnych zadań i blokad. Aktualizacja statusu odbywa się zazwyczaj co tydzień i sprawdza, czy cały projekt jest realizowany zgodnie z celami.
