8 etapas principais para escrever a agenda da reunião com exemplos e modelos gratuitos

Então, qual é o Agenda da reunião? A verdade é que todos nós já participamos de reuniões em que nos sentimos sem sentido, nem mesmo entendendo por que temos que nos reunir para discutir informações que podem ser resolvidas por e-mail. Algumas pessoas podem até ter que assistir a reuniões que se arrastam por horas sem resolver nenhum problema.

No entanto, nem todas as reuniões são improdutivas, e se você quiser trabalhar com sua equipe de forma eficaz, uma reunião com uma agenda irá salvá-lo desses desastres acima.

Uma agenda bem elaborada estabelece metas e expectativas claras para a reunião, garantindo que todos saibam seu propósito e o que precisa acontecer antes, durante e depois.

Portanto, este artigo irá orientá-lo sobre a importância de ter uma agenda de reuniões, etapas para criar uma eficaz e fornecer exemplos (+modelos) para usar em sua próxima reunião.

• Por que toda reunião precisa de pauta
• 8 etapas principais para escrever uma agenda de reunião eficaz
• Exemplos de Agenda de Reunião e Modelos Gratuitos
• Configure sua agenda de reunião com AhaSlides
• Principais lições 

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Por que toda reunião precisa de pauta

Toda reunião precisa de uma agenda para garantir que seja produtiva e eficiente. Uma agenda de reunião fornecerá os seguintes benefícios:

• Esclareça o propósito e os objetivos da reuniãoe ajudar a manter a discussão focada e no caminho certo.
• Gerencie o tempo e o ritmo da reunião, verifique se não há argumentos inúteis e economize o máximo de tempo possível.
• Defina expectativas para os participantes, e certifique-se de que todas as informações relevantes e itens de ação sejam cobertos.
• Promove responsabilidade e organização, levando a reuniões mais eficazes e eficientes.

8 etapas principais para escrever uma agenda de reunião eficaz

Aqui estão algumas dicas importantes para ajudá-lo a escrever uma agenda de reunião eficaz:

1/ Determine o tipo de reunião 

Como diferentes tipos de reuniões podem envolver diferentes participantes, formatos e objetivos, é importante escolher a mais adequada para a situação.

• Reunião inicial do projeto: Uma reunião que fornece uma visão geral do projeto, seus objetivos, cronograma, orçamento e expectativas.
• Reunião geral: Um tipo de reunião de toda a empresa onde todos os funcionários são convidados a participar. Informar a todos sobre o desempenho, metas e planos da empresa e promover um senso de propósito e direção comuns dentro da organização.
• Reunião na prefeitura: uma reunião na prefeitura da empresa em que os funcionários podem fazer perguntas, receber atualizações e fornecer feedback à alta administração e outros líderes.
• Encontro de Gestão Estratégica: Uma reunião na qual líderes seniores ou executivos se reúnem para discutir e planejar a direção de longo prazo. 
• Reunião de Equipe Virtual: o formato das reuniões de equipe virtual pode incluir apresentações, discussões e atividades interativas e pode ser realizado usando software de videoconferência, mensagens instantâneas ou outras ferramentas de comunicação digital. 
• Sessão de Brainstorming: Um encontro criativo e colaborativo no qual os participantes geram e discutem novas ideias.
• Reunião individual: Uma reunião privada entre duas pessoas, geralmente usada para avaliações de desempenho, coaching ou desenvolvimento pessoal.

2/ Definir o propósito e os objetivos da reunião

Indique claramente por que a reunião está sendo realizada e o que você ou sua equipe esperam alcançar.

3/ Identifique os tópicos principais 

Liste os principais tópicos que precisam ser abordados, incluindo quaisquer decisões importantes que precisam ser tomadas.

4/ Atribuir um limite de tempo

Aloque uma quantidade adequada de tempo para cada tópico e toda a reunião para garantir que a reunião permaneça dentro do cronograma.

5/ Identifique os participantes e suas funções

Faça uma lista de quem participará da reunião e especifique suas funções e responsabilidades.

6/ Preparar materiais e documentos de apoio

Reúna todas as informações ou materiais relevantes que serão necessários durante a reunião.

7/ Distribua a pauta com antecedência

Envie a agenda da reunião a todos os participantes para garantir que todos estejam prontos e preparados.

8/ Revise e revise a agenda conforme necessário

Revise a agenda antes da reunião para garantir que esteja completa e precisa e faça as revisões necessárias.

Exemplos de Agenda de Reunião e Modelos Gratuitos 

Aqui estão alguns exemplos de agendas de reuniões que podem ser usadas para diferentes tipos de reuniões:

1/ Agenda da Reunião de Equipe

Data: 

Localização: 

Participantes: 

Objetivos da Reunião de Equipe:

• Para atualizar o progresso da implementação do projeto
• Revisar problemas e soluções atuais

Agenda da Reunião de Equipe: 

• Apresentação e boas-vindas (5 minutos) | @Quem
• Revisão da reunião anterior (10 minutos) | @Quem
• Atualizações do projeto e relatórios de progresso (20 minutos) | @Quem
• Resolução de problemas e tomada de decisão (20 minutos) | @Quem
• Discussão aberta e feedback (20 minutos) | @Quem
• Ação e próximos passos (15 minutos) | @Quem
• Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos) | @Quem

Modelo de reunião mensal grátis com AhaSlides

2/ Agenda da Reunião Geral

Data: 

Localização: 

attendes: 

Objetivos da reunião:

• Atualizar o desempenho da empresa e introduzir novas iniciativas e planos para os funcionários.

Uma Ordem do Dia da Reunião: 

• Boas-vindas e introdução (5 minutos)
• Atualização de desempenho da empresa (20 minutos)
• Introdução de novas iniciativas e planos (20 minutos)
• Sessão de perguntas e respostas (30 minutos)
• Reconhecimento e premiação dos funcionários (15 minutos)
• Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos)

Modelo de Reunião de Todas as Mãos

3/ Agenda da reunião de lançamento do projeto

Data: 

Localização: 

Participantes:

Objetivos da reunião:

• Estabelecer metas e expectativas claras para o projeto
• Para apresentar a equipe do projeto
• Para discutir os desafios e riscos do projeto

Uma Ordem do Dia da Reunião: 

• Boas-vindas e introdução (5 minutos) | @Quem
• Visão geral e objetivos do projeto (15 minutos) | @Quem
• Apresentações dos membros da equipe (5 minutos) | @Quem
• Atribuição de funções e responsabilidades (20 minutos) | @Quem
• Cronograma e visão geral do cronograma (15 minutos) | @Quem
• Discussão dos desafios e riscos do projeto (20 minutos) | @Quem
• Itens de ação e próximos passos (15 minutos) | @Quem
• Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos) | @Quem

Observe que esses são apenas exemplos, e os itens e o formato da agenda podem ser ajustados com base nas necessidades e objetivos específicos da reunião. 

Configure sua agenda de reunião com AhaSlides 

Para definir uma pauta de reunião com AhaSlides, Siga esses passos:

• Crie a sua conta aqui: Se ainda não o fez, inscreva-se AhaSlides e crie uma conta. Ou dirija-se ao nosso Biblioteca de modelos públicos.

• Escolha um modelo de agenda de reunião: Temos uma variedade de modelos de agenda de reuniões que você pode usar como ponto de partida. Basta escolher aquele que melhor se adapta às suas necessidades e clicar "Obter modelo".

• Personalize o modelo: Depois de escolher um modelo, você pode personalizá-lo adicionando ou removendo itens, ajustando a formatação e alterando o esquema de cores.

• Adicione seus itens de agenda: Use o editor de slides para adicionar seus itens de agenda. Você pode adicionar texto, uma roda giratória, enquetes, imagens, tabelas, gráficos e muito mais.

• Colabore com sua equipe: Se estiver trabalhando em equipe, você pode colaborar na agenda. Basta convidar os membros da equipe para editar a apresentação e eles poderão fazer alterações, adicionar comentários e sugerir edições.

• Compartilhe a agenda: Quando estiver pronto, você poderá compartilhar a agenda com sua equipe ou com os participantes. Você pode compartilhar um link ou por meio de um código QR.

Com AhaSlides, você pode criar facilmente uma pauta de reunião profissional e bem estruturada que o ajudará a permanecer no caminho certo e a atingir seus objetivos.

Principais lições 

Seguindo estas etapas e exemplos principais com a ajuda de AhaSlides modelos, esperamos que você consiga criar uma pauta de reunião bem estruturada que o prepare para o sucesso.

Perguntas Frequentes