8 etapas principais para escrever a agenda da reunião com exemplos e modelos gratuitos

Então, qual é o Agenda da reunião? A verdade é que todos nós já participamos de reuniões em que nos sentimos sem sentido, nem mesmo entendendo por que temos que nos reunir para discutir informações que podem ser resolvidas por e-mail. Algumas pessoas podem até ter que assistir a reuniões que se arrastam por horas sem resolver nenhum problema.

No entanto, nem todas as reuniões são improdutivas, e se você quiser trabalhar com sua equipe de forma eficaz, uma reunião com uma agenda irá salvá-lo desses desastres acima.

Uma agenda bem elaborada estabelece metas e expectativas claras para a reunião, garantindo que todos saibam seu propósito e o que precisa acontecer antes, durante e depois.

Portanto, este artigo irá orientá-lo sobre a importância de ter uma agenda de reuniões, etapas para criar uma eficaz e fornecer exemplos (+modelos) para usar em sua próxima reunião.

• Por que toda reunião precisa de pauta
• 8 etapas principais para escrever uma agenda de reunião eficaz
• Exemplos de Agenda de Reunião e Modelos Gratuitos
• Configure sua agenda de reunião com AhaSlides
• Principais lições 

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Por que toda reunião precisa de pauta

Toda reunião precisa de uma agenda para garantir que seja produtiva e eficiente. Uma agenda de reunião fornecerá os seguintes benefícios:

• Esclareça o propósito e os objetivos da reuniãoe ajudar a manter a discussão focada e no caminho certo.
• Gerencie o tempo e o ritmo da reunião, verifique se não há argumentos inúteis e economize o máximo de tempo possível.
• Defina expectativas para os participantes, e certifique-se de que todas as informações relevantes e itens de ação sejam cobertos.
• Promove responsabilidade e organização, levando a reuniões mais eficazes e eficientes.

8 etapas principais para escrever uma agenda de reunião eficaz

Aqui estão algumas dicas importantes para ajudá-lo a escrever uma agenda de reunião eficaz:

1/ Determine o tipo de reunião 

Como diferentes tipos de reuniões podem envolver diferentes participantes, formatos e objetivos, é importante escolher a mais adequada para a situação.

• Reunião inicial do projeto: Uma reunião que fornece uma visão geral do projeto, seus objetivos, cronograma, orçamento e expectativas.
• Reunião geral: Um tipo de reunião de toda a empresa onde todos os funcionários são convidados a participar. Informar a todos sobre o desempenho, metas e planos da empresa e promover um senso de propósito e direção comuns dentro da organização.
• Reunião na prefeitura: uma reunião na prefeitura da empresa em que os funcionários podem fazer perguntas, receber atualizações e fornecer feedback à alta administração e outros líderes.
• Encontro de Gestão Estratégica: Uma reunião na qual líderes seniores ou executivos se reúnem para discutir e planejar a direção de longo prazo. 
• Reunião de Equipe Virtual: o formato das reuniões de equipe virtual pode incluir apresentações, discussões e atividades interativas e pode ser realizado usando software de videoconferência, mensagens instantâneas ou outras ferramentas de comunicação digital. 
• Sessão de Brainstorming: Um encontro criativo e colaborativo no qual os participantes geram e discutem novas ideias.
• Reunião individual: Uma reunião privada entre duas pessoas, geralmente usada para avaliações de desempenho, coaching ou desenvolvimento pessoal.

2/ Definir o propósito e os objetivos da reunião

Indique claramente por que a reunião está sendo realizada e o que você ou sua equipe esperam alcançar.

3/ Identifique os tópicos principais 

Liste os principais tópicos que precisam ser abordados, incluindo quaisquer decisões importantes que precisam ser tomadas.

4/ Atribuir um limite de tempo

Aloque uma quantidade adequada de tempo para cada tópico e toda a reunião para garantir que a reunião permaneça dentro do cronograma.

5/ Identifique os participantes e suas funções

Faça uma lista de quem participará da reunião e especifique suas funções e responsabilidades.

6/ Preparar materiais e documentos de apoio

Reúna todas as informações ou materiais relevantes que serão necessários durante a reunião.

7/ Distribua a pauta com antecedência

Envie a agenda da reunião a todos os participantes para garantir que todos estejam prontos e preparados.

8/ Revise e revise a agenda conforme necessário

Revise a agenda antes da reunião para garantir que esteja completa e precisa e faça as revisões necessárias.

Exemplos de Agenda de Reunião e Modelos Gratuitos 

Aqui estão alguns exemplos de agendas de reuniões que podem ser usadas para diferentes tipos de reuniões:

1/ Agenda da Reunião de Equipe

Data: 

Locação: 

Participantes: 

Objetivos da Reunião de Equipe:

• Para atualizar o progresso da implementação do projeto
• Revisar problemas e soluções atuais

Agenda da Reunião de Equipe: 

• Apresentação e boas-vindas (5 minutos) | @Quem
• Revisão da reunião anterior (10 minutos) | @Quem
• Atualizações do projeto e relatórios de progresso (20 minutos) | @Quem
• Resolução de problemas e tomada de decisão (20 minutos) | @Quem
• Discussão aberta e feedback (20 minutos) | @Quem
• Ação e próximos passos (15 minutos) | @Quem
• Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos) | @Quem

Modelo de reunião mensal grátis com AhaSlides

2/ Agenda da Reunião Geral

Data: 

Locação: 

attendes: 

Objetivos da reunião:

• Atualizar o desempenho da empresa e introduzir novas iniciativas e planos para os funcionários.

Uma Ordem do Dia da Reunião: 

• Boas-vindas e introdução (5 minutos)
• Atualização de desempenho da empresa (20 minutos)
• Introdução de novas iniciativas e planos (20 minutos)
• Sessão de perguntas e respostas (30 minutos)
• Reconhecimento e premiação dos funcionários (15 minutos)
• Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos)

Modelo de Reunião de Todas as Mãos

3/ Agenda da reunião de lançamento do projeto

Data: 

Locação: 

Participantes:

Objetivos da reunião:

• Estabelecer metas e expectativas claras para o projeto
• Para apresentar a equipe do projeto
• Para discutir os desafios e riscos do projeto

Uma Ordem do Dia da Reunião: 

• Boas-vindas e introdução (5 minutos) | @Quem
• Visão geral e objetivos do projeto (15 minutos) | @Quem
• Apresentações dos membros da equipe (5 minutos) | @Quem
• Atribuição de funções e responsabilidades (20 minutos) | @Quem
• Cronograma e visão geral do cronograma (15 minutos) | @Quem
• Discussão dos desafios e riscos do projeto (20 minutos) | @Quem
• Itens de ação e próximos passos (15 minutos) | @Quem
• Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos) | @Quem

Observe que esses são apenas exemplos, e os itens e o formato da agenda podem ser ajustados com base nas necessidades e objetivos específicos da reunião. 

Configure sua agenda de reunião com AhaSlides 

Para definir uma pauta de reunião com AhaSlides, Siga esses passos:

• Crie a sua conta aqui: Se ainda não o fez, inscreva-se AhaSlides e crie uma conta. Ou dirija-se ao nosso Biblioteca de modelos públicos.

• Escolha um modelo de agenda de reunião: Temos uma variedade de modelos de agenda de reuniões que você pode usar como ponto de partida. Basta escolher aquele que melhor se adapta às suas necessidades e clicar "Obter modelo".

• Personalize o modelo: Depois de escolher um modelo, você pode personalizá-lo adicionando ou removendo itens, ajustando a formatação e alterando o esquema de cores.

• Adicione seus itens de agenda: Use o editor de slides para adicionar seus itens de agenda. Você pode adicionar texto, uma roda giratória, enquetes, imagens, tabelas, gráficos e muito mais.

• Colabore com sua equipe: Se estiver trabalhando em equipe, você pode colaborar na agenda. Basta convidar os membros da equipe para editar a apresentação e eles poderão fazer alterações, adicionar comentários e sugerir edições.

• Compartilhe a agenda: Quando estiver pronto, você poderá compartilhar a agenda com sua equipe ou com os participantes. Você pode compartilhar um link ou por meio de um código QR.

Com o AhaSlides, você pode criar facilmente uma pauta de reunião profissional e bem estruturada que o ajudará a permanecer no caminho certo e a atingir seus objetivos.

Principais lições 

Seguindo estas etapas e exemplos principais com a ajuda de AhaSlides modelos, esperamos que você consiga criar uma pauta de reunião bem estruturada que o prepare para o sucesso.

Perguntas Frequentes