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O Guia de Reunião Geral 2022: Agenda + Modelo Gratuito!

O Guia de Reunião Geral 2022: Agenda + Modelo Gratuito!

Trabalho

Lawrence Haywood . Agosto 16 2022 . 8 min ler

Grandes memorandos desaparecendo? Nova equipe esperando para ser apresentada? Equipes quebrando seus objetivos, mas sem reconhecimento? Parece um reunião geral está na ordem do dia!

Uma empresa all-hands é possivelmente a melhor maneira de unir toda a sua equipe em uma reunião casual, mas intensamente produtiva.

Veja como fazer isso direito, com um exemplo de agenda e um modelo interativo e gratuito!

O que é uma reunião geral?

An reunião geral é simplesmente uma reunião envolvendo todos os funcionários de uma empresa. É uma reunião regular – que acontece talvez uma vez por mês – e geralmente é dirigida pelos chefes da empresa.

Uma reunião geral tenta realizar algumas coisas importantes…

  • atualizar a equipe com qualquer novos anúncios não apto para e-mail.
  • para definir objetivos da empresa e acompanhar o progresso em direção aos já existentes.
  • para recompensar conquista incrível de indivíduos e equipes.
  • para reconhecer a equipe que entraram e também os que saíram.
  • para responder perguntas dos funcionários de todos os cantos do negócio.

Com tudo isso, o final objetivo de uma reunião geral é injetar um sentimento de unidade em uma empresa. Não surpreendentemente, hoje em dia, isso é algo cada vez mais procurado, e as reuniões gerais estão desfrutando de um aumento de popularidade entre as empresas que procuram manter as conexões fortes dentro de suas fileiras.

Fato engraçado ⚓ O significado de 'all-hands meeting' vem do antigo chamado naval, 'all hands on deck', usado para trazer todos os tripulantes de um navio ao convés superior para ajudar a navegar em uma tempestade.

Um 'All-Hands Meeting' é o mesmo que um 'Town Hall'?

Para ser franco, não. Embora bastante semelhante, um reunião na prefeitura é diferente de uma reunião geral em uma grande maneira:

Um all-hands se concentra mais em fornecer informações pré-planejadas, enquanto uma prefeitura se concentra mais em perguntas e respostas.

Isso significa que, enquanto um all-hands tem a sensação de uma reunião regular, uma prefeitura pode parecer mais um evento político descontraído, que é realmente onde recebe seu nome.

Ainda assim, eles são dois iguais em muitos aspectos. Ambas são reuniões regulares em toda a empresa, dirigidas pelo alto escalão, que fornecem aos funcionários as informações e elogios necessários.

Por que fazer uma reunião geral?

Entendi; estamos todos tentando evitar a síndrome do 'não outro encontro'. Adicionar outro à lista de reuniões semanais, mensais e anuais pode parecer uma boa maneira de colocar sua equipe contra você, mas na verdade pode reduza a quantidade de reuniões que você realiza.

Quão? Porque uma reunião geral é abrangente. Ele pega as partes importantes de muitas das outras reuniões que você terá em seu mês de trabalho e as condensa em um intervalo de tempo apertado de 1 hora.

Em última análise, isso pode realmente liberar algum tempo em sua agenda. Aqui estão alguns dos outros benefícios de uma reunião geral…

  1. Seja Inclusivo - É difícil expressar o quanto pode significar para sua equipe que você esteja disposto a se sentar com eles toda semana ou mês. Dar a eles a chance de fazer suas perguntas candentes por meio de perguntas e respostas e ser o mais aberto e honesto possível com eles cria uma cultura de empresa maravilhosa.
  2. Seja uma equipe – Assim como é ótimo ouvir o chefe, também é ótimo ver os rostos dos colegas de trabalho. O trabalho remoto e os escritórios segmentados muitas vezes podem isolar as pessoas que deveriam ser mais gelatinosas. Uma reunião geral oferece a eles uma chance informal de se verem e conversarem novamente.
  3. Não perca ninguém – A ideia por trás de uma reunião geral é que é todas as mãos no convés. Embora você possa ter algumas ausências, pode entregar suas mensagens sabendo que todos, incluindo trabalhadores remotos, estão ouvindo o que precisam ouvir.

Mãos para cima para Todas as mãos!

Se todo mundo vai estar lá, colocar em um show. Pegue este modelo de apresentação interativo e gratuito para sua próxima reunião geral!

Um homem apresentando uma reunião geral no software de apresentação interativa AhaSlides

Agenda de reunião geral

Precisa de um exemplo de agenda de reunião geral para realmente entender o que realmente acontece em um all-hands?

Aqui estão 6 itens típicos que você pode ver na agenda, bem como limites de tempo recomendados para manter tudo em ordem 1 hora.

1. Quebra-gelos

5 minutos

Sendo uma reunião de toda a empresa com potencialmente alguns rostos novos, há uma boa chance de que alguns colegas não tenham a chance de sentar e conversar uns com os outros há algum tempo. Use 1 ou 2 quebra-gelos para manter Espírito de equipe forte e aquecer esses belos cérebros antes que o peso da reunião comece.

Um quebra-gelo para iniciar uma reunião geral no AhaSlides

Experimente algumas destas idéias:

  • Qual GIF descreve seu humor? – Apresente a todos alguns GIFs e peça que votem no que melhor se aplica a como eles estão se sentindo.
  • Compartilhe uma história embaraçosa – Aqui está um que é comprovada para gerar boas ideias. Peça para que todos escrevam uma história curta e embaraçosa e as enviem anonimamente. Ler isso pode ser um começo hilário para sua agenda de reuniões gerais.
  • Quiz pop! – Não há situação que não possa ser intensificada com um pouco de trivialidade. Um teste rápido de 5 minutos sobre eventos atuais ou práticas da empresa pode inspirar a criatividade e começar suas mãos com uma boa diversão limpa.

💡 Confira 10 quebra-gelos para qualquer reunião – online ou não! Junto com algumas ideias sobre reunião inicial do projeto!

2. Atualizações da equipe

5 minutos

Há uma chance de você estar olhando para alguns rostos novos nesta reunião, além de perder algumas partidas recentes. É melhor resolver isso cedo na agenda, para que ninguém fique sentado sem jeito esperando para ser apresentado.

Agradecer aos funcionários que acabaram de sair não é apenas uma boa liderança, mas também humaniza você na frente de seu pessoal. Da mesma forma, apresentar novos rostos à empresa cedo é uma ótima maneira de ajudá-los a se sentirem incluídos e deixar todos à vontade pelo resto da reunião.

Apenas um agradecimento rápido e uma saudação servirão para isso, mas você pode ir além fazendo uma breve apresentação.

3. Notícias da empresa

5 minutos

Outro item rápido, mas essencial em sua agenda geral de reuniões é aquele em que você pode atualizar sua equipe no idas e vindas da empresa.

Tenha em mente que não se trata de projetos e metas (isso vem em um minuto), mas mais sobre anúncios que afetam toda a empresa. Isso pode ser sobre novos negócios fechados, novos team building planos em andamento e também todas aquelas coisas chatas necessárias, como o dia em que o encanador vem buscar a caneca de café que ele deixou da última vez.

4. Progresso da Meta

20 minutos

Agora estamos na verdadeira carne de suas mãos. É aqui que você mostrará os objetivos e se gabará com orgulho (ou chorará publicamente) sobre o progresso de sua equipe em relação a eles.

Esta é possivelmente a seção mais importante da sua reunião, então confira essas dicas rápidas…

  • Usar dados visuais – Isso pode não ser surpresa, mas gráficos e tabelas fazem um muito melhor trabalho de esclarecer os dados do que o texto. Mostre o progresso de cada departamento como um ponto em um gráfico para dar a eles uma indicação mais clara de onde eles estão vindo e para onde estão indo (espero).
  • Parabenize e agradeça – Para sua equipe, essa pode ser a parte mais estressante de toda a agenda de reuniões gerais. Alivie os medos parabenizando as equipes por seu bom trabalho e gentilmente cutucando as equipes com desempenho insatisfatório, perguntando-lhes o que elas precisam para ter uma chance melhor de alcançar seus objetivos.
  • Torne-o interativo – Como a parte mais longa de sua reunião geral, e com muitos aspectos não se aplicando diretamente a todos, você pode querer manter o foco na sala com alguma interatividade. Experimente uma enquete, avaliação de escala, uma nuvem de palavras ou até mesmo um teste para ver como na pista sua equipe pensa que eles são.
Usando um slide de escala para perguntar como o marketing se sente sobre seus números

Depois de entregar esta parte da palestra, é uma boa ideia colocar as equipes em salas de discussão para que elas possam debater uma resposta em três frentes…

  1. O que eles gostaram na atualização de progresso.
  2. O que eles não gostaram na atualização de progresso.
  3. Um bloqueador que está atrapalhando um melhor progresso.

5. Reconhecimento da equipe

10 minutos

Não há nada pior do que se escravizar por algo pelo qual você não recebe crédito. É um desejo fundamental de cada um dos membros de sua equipe ansiar por crédito onde o crédito é devido, então use esta parte de sua reunião geral para dar a eles o destaque que merecem.

Você não precisa colocar uma música inteira e dançar (muitos de sua equipe podem se sentir desconfortáveis ​​com isso de qualquer maneira), mas algum reconhecimento e possivelmente um pequeno prêmio podem fazer muito, não apenas para o indivíduo, mas para sua reunião como um todo.

De um modo geral, existem duas maneiras de fazer isso:

  1. Antes do encontro, todos os líderes de equipe enviam o nome de alguém em sua equipe que se superou em sua função. Use a reunião para reconhecer o nome mais enviado de cada equipe.
  2. Durante o encontro – Segure um nuvem de palavras ao vivo para o 'herói silencioso' de todos. O nome mais enviado do seu público aparecerá no centro da nuvem de palavras, dando a você a chance de reconhecer publicamente quem quer que seja.
Usando uma nuvem de palavras para pedir o herói silencioso de uma empresa em uma reunião geral

Ponta 💡A roda giratória é a ferramenta de distribuição de prêmios perfeita. Não há nada como isso para o engajamento do público!

6. Abrir perguntas e respostas

15 minutos

Termine com o que muitos consideram ser a mais alta prioridade em uma reunião geral: o Q&A ao vivo.

Esta é uma chance para qualquer pessoa de qualquer departamento disparar perguntas ao alto escalão. Espere tudo e qualquer coisa desse segmento e dê as boas-vindas também, pois sua equipe pode sentir que é a única vez que eles podem obter uma resposta direta a uma preocupação válida.

Se você tem uma equipe grande, uma maneira de lidar com as perguntas e respostas com eficiência é fazer perguntas alguns dias antes da reunião geral e filtrá-las para encontrar aquelas que valem a pena responder na frente da multidão.

Um slide de perguntas e respostas para coletar perguntas do público no final de uma reunião geral

Mas, se você quiser ser mais transparente sobre todo o processo, basta deixar sua equipe fazer perguntas por meio de um aplicativo de perguntas e respostas ao vivo. Desta forma, você pode manter tudo organizado, moderado e% 100 amigável para trabalhadores remotos.

Ajudas extras para uma reunião geral

Se você deseja desenvolver suas mãos em algo um pouco mais de 1 hora, tente essas atividades extras…

1. Histórias de clientes

Os momentos em que sua empresa tocou em um cliente podem ser uma motivação extremamente poderosa para sua equipe.

Antes ou durante a reunião, peça para sua equipe enviar comentários elogiosos dos clientes. Leia-os para toda a equipe ou até mesmo faça um teste para que todos possam adivinhar qual cliente deu qual avaliação.

2. Conversa de Equipe

Sejamos honestos, os membros da equipe geralmente estão muito mais próximos de seus líderes de equipe do que de seu CEO.

Permita que todos ouçam uma voz familiar, convidando os líderes de cada equipe para subir ao palco e apresentar sua versão do progresso do objetivo degrau. É mais provável que isso seja relacionável e preciso, e dá aos outros uma pausa na sua voz!

3. Tempo de teste!

Apimente suas mãos com um quiz competitivo. Você pode colocar cada equipe em… equipes, e depois fazer com que eles desafiem o placar de líderes por meio de perguntas relacionadas ao trabalho.

Qual é a nossa produção de conteúdo projetada este ano? Qual foi a taxa de adoção do nosso maior recurso no ano passado? Perguntas como essas não apenas ensinam algumas métricas importantes da empresa, mas também animam sua reunião e ajudam a construa as equipes que você deseja.

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