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11 passos para conduzir uma reunião de gestão estratégica bem-sucedida

11 passos para conduzir uma reunião de gestão estratégica bem-sucedida

Trabalho

Jane Ng . Agosto 30 2022 . 8 min ler

Uma reunião de gestão estratégica é um dos melhores métodos que ajudam as equipes de alto desempenho a revisar e melhorar a qualidade do trabalho, bem como a produtividade para criar os melhores resultados para o negócio. Este artigo fornecerá tudo o que você precisa saber sobre uma reunião de gerenciamento estratégico e como abrir uma reunião de maneira eficaz. 

O que é uma Reunião de Gestão Estratégica?

A reunião de gestão estratégica (SMM) é uma modelo de gestão que se concentra na estratégia geral de gestão de uma empresa, que inclui gestão de processos, orçamento, qualidade, padrões e fornecedores para avaliar a eficiência do trabalho e o desempenho do negócio. (Referência: Administração de Serviços Gerais)

Imagem: freepik.com

Essa reunião pode ocorrer a cada trimestre e pode precisar de dados coletados de uma reunião de estratégia de marketing, reunião de estratégia de negócios ou reunião de estratégia de vendas.

Em suma, o propósito das reuniões estratégicas é descobrir como usar os recursos de uma empresa de forma mais eficaz para atingir metas e objetivos específicos.

Os benefícios de uma reunião de gestão estratégica? 

Uma reunião de gestão estratégica não só ajuda os participantes a serem mais proativos com seu trabalho de chegar na hora, preparar documentos, perguntas a serem feitas durante o planejamento estratégico, mas também traz 5 benefícios:

Reduzir custos

Muitas organizações mudaram para a estrutura de reuniões de gerenciamento estratégico. Porque o plano SMM ajuda as empresas agora a usar ferramentas e serviços de baixo custo (até mesmo gratuitos) para analisar dados entre reuniões para ver o que funciona, o que não funciona e o que pode funcionar bem. 

Isso ajuda a gastar, alocar e investir recursos da maneira mais sábia e eficiente possível.

Economize tempo e energia

O planejamento de reuniões eficazes permite que departamentos ou participantes entendam o propósito da discussão estratégica e o que eles precisam preparar e contribuir.

Por exemplo, quais documentos eles trarão, quais números apresentarão e tarefas ou soluções a serem desenhadas após a reunião.

Dividir as tarefas para se preparar para a reunião economiza muito tempo e esforço por não ser divagante ou se tornar uma crítica de quem é a culpa, mas esquecendo o objetivo da reunião.

Aumenta o poder de negociação

Foto: Yanalya

Durante a reunião, discussões ou desentendimentos não serão evitados. Mas isso aumenta o poder de negociação dos membros da equipe, tendo que discutir e descobrir a melhor solução para resolver problemas para clientes e empresas. Você pode se surpreender ao encontrar um excelente negociador em sua equipe!

Gerenciar Riscos 

Ninguém quer participar de uma reunião que será cancelada no meio do caminho porque não há dados ou solução de problemas.

Portanto, a reunião de acompanhamento significa que todos precisam planejar, coletar e fornecer dados de reuniões anteriores, analisar esses dados e ajudar a traduzir essa análise em próximas etapas acionáveis. Essas atividades garantem um melhor gerenciamento dos riscos. Ou até mesmo tornar a reunião mais produtiva ou mais orientada a objetivos do que a anterior. 

Fique de olho nos orçamentos e recursos

A realização de reuniões de equipe eficazes será capaz de monitorar e ajustar recursos e tomar decisões orçamentárias informadas. As reuniões de revisão de estratégia ajudarão a destacar departamentos ou programas que podem precisar de financiamento adicional para serem bem-sucedidos. Eles também são um bom lugar para ver se você precisa aumentar/diminuir seu orçamento ou sua força de trabalho.

Quem deve participar de uma reunião de gestão estratégica? 

As pessoas obrigadas a comparecer à reunião serão líderes como o CEO (diretor administrativo, diretor executivo, gerente municipal etc.) e o gerente direto do projeto.

Os principais atores são obrigados a ter uma palavra a dizer no planejamento, mas nem todos estão literalmente na mesa.

Quem deve participar de uma reunião de gestão estratégica?  Imagem: freepik

Muitas pessoas na sala podem levar ao estresse, caos e confusão. Se você tiver várias pessoas que desejam se envolver nesse processo, inclua-as de maneira como coletar opiniões de funcionários por meio de pesquisas e cobrar de alguém na reunião para garantir que esses dados cheguem à mesa e sejam considerados parte do processo.

Como conduzir uma reunião de gestão estratégica (Plano SMM)? 

Preparação da Reunião

Lembre-se de seguir estas diretrizes para planejar uma reunião com 4 etapas:

  • Agende um horário e colete os dados/relatórios necessários

Agende e certifique-se de convidar todos os líderes e funcionários-chave necessários para participar desta reunião. Certifique-se de que as pessoas na sala sejam pessoas que possam participar ativamente da reunião.

Ao mesmo tempo, colete os dados necessários, relatórios, atualize indicadores de status e até perguntas a serem respondidas na reunião. Certifique-se de que os envios não estejam muito próximos da data da reunião para que todos possam analisar os dados mais recentes e escrever uma análise sobre tendências ou problemas emergentes.

Foto: rawpixel
  • Modelo de Agenda de Plano

Uma agenda ajuda você e os participantes a permanecerem no caminho certo. Reunir ideias de agenda garantirá respostas para as perguntas:

  • Por que temos esta reunião?
  • O que precisamos realizar quando a reunião terminar?
  • Quais são os próximos passos que devemos dar?

Lembre-se que um a agenda da reunião de gerenciamento estratégico pode ser como uma revisão de metas, medidas e iniciativas, validando a estratégia e continuando a direção e os projetos estratégicos atuais.

Aqui está um exemplo de agenda:

  1. 9.00h9.30 – XNUMXhXNUMX: Visão geral do objetivo da reunião
  2. 9.30h11.00 – XNUMXhXNUMX: Reavaliar todo o processo
  3. 1.00h3.00 – XNUMXhXNUMX: Atualizações de Departamentos e Líderes
  4. 3.00h4.00 – XNUMXhXNUMX: Questões Pendentes
  5. 4.00h5.00 - XNUMXhXNUMX: Soluções fornecidas
  6. 5.00h6.00 – XNUMXhXNUMX: Plano de Ações
  7. 6.00h6.30 – XNUMXhXNUMX: Sessão QnA
  8. 6.30h7.00 – XNUMXhXNUMX: Encerramento
  • Defina as regras básicas

Você pode definir regras para que todos se preparem antes da reunião.

Por exemplo, se não puderem comparecer, devem enviar um assistente. 

Ou os participantes devem manter a ordem, respeitar o orador, não interromper (etc.)

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Como mencionado acima, uma conferência de gestão estratégica é um grande evento, geralmente realizado a cada trimestre. Portanto, se você deseja que sua equipe se familiarize com essa prática e esteja o mais preparada possível. Você precisa revisar a reunião e organizar reuniões gerais mensais para atualizar a equipe com quaisquer novos anúncios que não sejam adequados para e-mail e definir as metas da empresa e acompanhar o progresso em relação às existentes.

Se uma reunião geral ajudará a equipe a se familiarizar e preparar dados para gerenciamento estratégico então uma reunião de lançamento do projeto é a primeira reunião entre o cliente que encomendou um projeto e a empresa que o dará vida. Esta reunião precisará apenas de atores-chave para discutir os fundamentos do projeto, seu propósito e seus objetivos.

A reunião

  • Definir o objetivo da reunião e os resultados desejados

Uma reunião de planejamento estratégico pode dar errado se for realizada sem dar a todos metas definidas e resultados exigentes. É por isso que o primeiro passo é definir um objetivo claro e tangível para a reunião.

Foto: rawpixel

Alguns exemplos de objetivos claros:

  • Uma estratégia nas redes sociais para atingir um público mais jovem. 
  • Um plano para desenvolver um novo produto, um novo recurso.

Você também pode definir tópicos específicos de reuniões de gerenciamento estratégico como parte de suas metas, como o crescimento dos negócios no segundo semestre do ano.

Seja o mais específico possível com seu objetivo. Dessa forma, fica mais fácil para todos continuarem trabalhando e tomarem as decisões certas.

  • Quebrar o gelo 

Com a mudança na forma de trabalhar após dois anos da pandemia, as empresas devem estar sempre prontas com reuniões virtuais e reuniões tradicionais combinadas. As pessoas que se comunicam por meio de telas de computador enquanto outras estão sentadas no escritório às vezes fazem com que seus colegas de trabalho se sintam menos animados e desconectados.

Portanto, você precisa quebra-gelo de reunião de equipe virtual e atividades de união no início do encontro para aquecer o ambiente.

  • Torne a reunião interativa

Uma reunião de negócios eficaz requer comunicação e colaboração de todos os participantes. Assim, você também pode atribuir uma lista de tarefas a departamentos específicos de sua empresa para discutir na forma de jogos de reunião de equipe virtual, questionários ou sessões de brainstorming.

Essas atividades devem incentivar o diálogo aberto e honesto sobre os desafios que sua empresa está enfrentando. Se possível, derrube quaisquer barreiras que possam estar no caminho do progresso.

Certifique-se de preparar documentos de estratégia adequados, fornecer atualizações regulares sobre o progresso e discutir questões estratégicas em tempo real.

  • Identificar desafios potenciais

O que acontece se a reunião ultrapassar o tempo previsto? E se a equipe de liderança precisar se ausentar para lidar com outros problemas inesperados? Se todos estão ocupados culpando os outros e não obtendo os resultados desejados?

Por favor, liste todos os riscos possíveis com soluções para se preparar bem!

Por exemplo, considere usar um cronômetro de contagem regressiva para itens específicos da agenda ou apresentações. 

  • Use ferramentas online 

O uso de imagens e ferramentas é uma necessidade hoje em uma reunião se você deseja comunicar ideias com facilidade e rapidez. Relatórios e estatísticas também serão apresentados de forma visual e de fácil compreensão graças a essas ferramentas. Ele também incentiva as pessoas a fornecer informações e ajuda você a tomar decisões rápidas, obtendo feedback em tempo real. Você pode encontrar ferramentas gratuitas e provedores de modelos como AhaSlide, Miro e Google Slide.

Por exemplo, Usar Apresentações interativas e ferramentas como enquetes e pesquisas para gerar ideias criativas e exibi-las em tempo real.

Imagem: AhaSlide
  • Encerramento com formato de Reunião da Câmara Municipal 

Vamos encerrar a reunião com uma sessão de QnA em Tformato próprio de Reunião de Salão.

Os participantes podem fazer as perguntas que quiserem e obter respostas instantâneas dos líderes. Isso prova que os líderes não são apenas tomadores de decisão sem rosto, mas são pensadores ponderados que não apenas colocam os interesses da empresa em primeiro lugar, mas também pensam nos interesses de seus funcionários.

  • Dicas para facilitar uma Reunião de Gestão Estratégica

Além das etapas acima, aqui estão algumas pequenas notas para ajudá-lo a organizar melhor uma sessão de planejamento estratégico:

  • Certifique-se de que todos estão participando da discussão.
  • Certifique-se de que todos estejam ouvindo ativamente.
  • Certifique-se de que todos aplicam suas habilidades de trabalho em equipe.
  • Trabalhe para restringir as opções o mínimo possível.
  • Não tenha medo de pedir uma votação para ver o nível de opinião e consenso.
  • Seja criativo! O planejamento estratégico é um momento para explorar a criatividade e ver as reações e soluções para as situações de toda a equipe.

Em suma

Para executar uma reunião de gestão estratégica bem sucedida. Você deve preparar bem cada passo de pessoas, documentos, dados e ferramentas. Forneça uma agenda e cumpra-a para que os participantes saibam o que vão fazer e quais tarefas serão dadas. 

AhaSlide espera fornecer todas as respostas às suas perguntas sobre como liderar uma sessão de planejamento estratégico. Espero que você goste das dicas e técnicas de assistência descritas neste artigo para manter uma Reunião de Gestão Estratégica e atividades em grupo ativas e produtivas, seja offline ou online.

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