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8 etapas principais para escrever a agenda da reunião com exemplos e modelos gratuitos

8 etapas principais para escrever a agenda da reunião com exemplos e modelos gratuitos

Trabalho

Jane Ng . 01 Dec 2023 . 6 min ler

Então, qual é o Agenda da reunião? A verdade é que todos nós já participamos de reuniões em que nos sentimos sem sentido, nem mesmo entendendo por que temos que nos reunir para discutir informações que podem ser resolvidas por e-mail. Algumas pessoas podem até ter que assistir a reuniões que se arrastam por horas sem resolver nenhum problema.

No entanto, nem todas as reuniões são improdutivas, e se você quiser trabalhar com sua equipe de forma eficaz, uma reunião com uma agenda irá salvá-lo desses desastres acima.

Uma agenda bem elaborada estabelece metas e expectativas claras para a reunião, garantindo que todos saibam seu propósito e o que precisa acontecer antes, durante e depois.

Portanto, este artigo irá orientá-lo sobre a importância de ter uma agenda de reuniões, etapas para criar uma eficaz e fornecer exemplos (+modelos) para usar em sua próxima reunião.

exemplos de agenda de reuniões
Imagem: freepik

Mais dicas de trabalho com AhaSlides

Por que toda reunião precisa de pauta

Toda reunião precisa de uma agenda para garantir que seja produtiva e eficiente. Uma agenda de reunião fornecerá os seguintes benefícios:

  • Esclareça o propósito e os objetivos da reuniãoe ajudar a manter a discussão focada e no caminho certo.
  • Gerencie o tempo e o ritmo da reunião, verifique se não há argumentos inúteis e economize o máximo de tempo possível.
  • Defina expectativas para os participantes, e certifique-se de que todas as informações relevantes e itens de ação sejam cobertos.
  • Promove responsabilidade e organização, levando a reuniões mais eficazes e eficientes.

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8 etapas principais para escrever uma agenda de reunião eficaz

Aqui estão algumas dicas importantes para ajudá-lo a escrever uma agenda de reunião eficaz:

1/ Determine o tipo de reunião 

Como diferentes tipos de reuniões podem envolver diferentes participantes, formatos e objetivos, é importante escolher o apropriado para a situação.

  • Reunião inicial do projeto: Uma reunião que fornece uma visão geral do projeto, seus objetivos, cronograma, orçamento e expectativas.
  • Reunião geral: um tipo de reunião em toda a empresa onde todos os funcionários são convidados a participar. Informar a todos sobre o desempenho, metas e planos da empresa e promover um senso de propósito e direção comuns dentro da organização.
  • Reunião na prefeitura: uma reunião na prefeitura da empresa em que os funcionários podem fazer perguntas, receber atualizações e fornecer feedback à alta administração e outros líderes.
  • Encontro de Gestão Estratégica: Uma reunião na qual líderes seniores ou executivos se reúnem para discutir e planejar a direção de longo prazo. 
  • Reunião de Equipe Virtual: o formato das reuniões de equipe virtual pode incluir apresentações, discussões e atividades interativas e pode ser realizado usando software de videoconferência, mensagens instantâneas ou outras ferramentas de comunicação digital. 
  • Sessão de Brainstorming: Um encontro criativo e colaborativo no qual os participantes geram e discutem novas ideias.
  • Reunião individual: Uma reunião privada entre duas pessoas, geralmente usada para avaliações de desempenho, coaching ou desenvolvimento pessoal.

2/ Definir o propósito e os objetivos da reunião

Indique claramente por que a reunião está sendo realizada e o que você ou sua equipe esperam alcançar.

3/ Identifique os tópicos principais 

Liste os principais tópicos que precisam ser abordados, incluindo quaisquer decisões importantes que precisam ser tomadas.

4/ Atribuir um limite de tempo

Aloque uma quantidade adequada de tempo para cada tópico e toda a reunião para garantir que a reunião permaneça dentro do cronograma.

5/ Identifique os participantes e suas funções

Faça uma lista de quem participará da reunião e especifique suas funções e responsabilidades.

6/ Preparar materiais e documentos de apoio

Reúna todas as informações ou materiais relevantes que serão necessários durante a reunião.

7/ Distribua a pauta com antecedência

Envie a agenda da reunião a todos os participantes para garantir que todos estejam prontos e preparados.

8/ Revise e revise a agenda conforme necessário

Revise a agenda antes da reunião para garantir que esteja completa e precisa e faça as revisões necessárias.

Exemplos de Agenda de Reunião e Modelos Gratuitos 

Aqui estão alguns exemplos de agendas de reuniões que podem ser usadas para diferentes tipos de reuniões:

1/ Agenda da Reunião de Equipe

Data: 

Locação: 

Participantes: 

Objetivos da Reunião de Equipe:

  • Para atualizar o progresso da implementação do projeto
  • Revisar problemas e soluções atuais

Agenda da Reunião de Equipe: 

  • Apresentação e boas-vindas (5 minutos) | @Quem
  • Revisão da reunião anterior (10 minutos) | @Quem
  • Atualizações do projeto e relatórios de progresso (20 minutos) | @Quem
  • Resolução de problemas e tomada de decisão (20 minutos) | @Quem
  • Discussão aberta e feedback (20 minutos) | @Quem
  • Ação e próximos passos (15 minutos) | @Quem
  • Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos) | @Quem

Modelo de reunião mensal grátis com AhaSlides

modelos de agenda gratuitos AhaSlides

2/ Agenda da Reunião Geral

Data: 

Locação: 

attendes: 

Objetivos da reunião:

  • Atualizar o desempenho da empresa e introduzir novas iniciativas e planos para os funcionários.

Uma Ordem do Dia da Reunião: 

  • Boas-vindas e introdução (5 minutos)
  • Atualização de desempenho da empresa (20 minutos)
  • Introdução de novas iniciativas e planos (20 minutos)
  • Sessão de perguntas e respostas (30 minutos)
  • Reconhecimento e premiação dos funcionários (15 minutos)
  • Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos)

Modelo de Reunião de Todas as Mãos

exemplo de agenda de reunião geral

3/ Agenda da reunião de lançamento do projeto

Data: 

Locação: 

Participantes:

Objetivos da reunião:

  • Estabelecer metas e expectativas claras para o projeto
  • Para apresentar a equipe do projeto
  • Para discutir os desafios e riscos do projeto

Uma Ordem do Dia da Reunião: 

  • Boas-vindas e introdução (5 minutos) | @Quem
  • Visão geral e objetivos do projeto (15 minutos) | @Quem
  • Apresentações dos membros da equipe (5 minutos) | @Quem
  • Atribuição de funções e responsabilidades (20 minutos) | @Quem
  • Cronograma e visão geral do cronograma (15 minutos) | @Quem
  • Discussão dos desafios e riscos do projeto (20 minutos) | @Quem
  • Itens de ação e próximos passos (15 minutos) | @Quem
  • Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos) | @Quem
agenda da reunião de lançamento do projeto

Observe que esses são apenas exemplos, e os itens e o formato da agenda podem ser ajustados com base nas necessidades e objetivos específicos da reunião. 

Configure sua agenda de reuniões com o AhaSlides 

Para configurar uma agenda de reunião com AhaSlides, siga estas etapas:

  • Escolha um modelo de agenda de reunião: Temos uma variedade de modelos de agenda de reuniões que você pode usar como ponto de partida. Basta escolher aquele que melhor se adapta às suas necessidades e clicar “Obter modelo”.
  • Personalize o modelo: Depois de escolher um modelo, você pode personalizá-lo adicionando ou removendo itens, ajustando a formatação e alterando o esquema de cores.
  • Adicione seus itens de agenda: Use o editor de slides para adicionar seus itens de agenda. Você pode adicionar texto, uma roda giratória, enquetes, imagens, tabelas, gráficos e muito mais.
  • Colabore com sua equipe: Se estiver trabalhando com uma equipe, você pode colaborar na agenda. Basta convidar os membros da equipe para editar a apresentação e eles podem fazer alterações, adicionar comentários e sugerir edições.
  • Compartilhe a agenda: Quando estiver pronto, você pode compartilhar a agenda com sua equipe ou com os participantes. Você pode compartilhar um link ou através de um código QR.

Com o AhaSlides, você pode criar facilmente uma agenda de reuniões profissional e bem estruturada que o ajudará a se manter no caminho certo e atingir seus objetivos de reunião.

Principais lições 

Seguindo essas etapas e exemplos principais com a ajuda dos modelos AhaSlides, esperamos que você possa criar uma agenda de reuniões bem estruturada que o prepare para o sucesso.

Perguntas Frequentes

O que se refere à agenda da reunião?

A agenda também é chamada de calendário, cronograma ou súmula da reunião. Refere-se ao esboço planejado ou cronograma criado para estruturar, orientar e documentar o que acontecerá durante uma reunião.

O que é uma reunião de definição de agenda?

Uma reunião de definição de agenda refere-se a um tipo específico de reunião realizada com o propósito de planejar e determinar a agenda de uma próxima reunião maior.

Qual é a agenda da reunião do projeto?

A agenda de uma reunião do projeto é um esboço planejado de tópicos, discussões e itens de ação que precisam ser abordados em relação ao projeto.