Uma pauta bem elaborada define objetivos e expectativas claros, para que todos saibam o propósito da reunião e o que precisa ser feito antes, durante e depois dela. Este guia aborda a importância das pautas, oito passos para escrever uma pauta eficaz e exemplos (com modelos) que você pode usar na sua próxima reunião.
Por que toda reunião precisa de uma pauta
As reuniões consomem muito tempo de trabalho. Um estudo da Harvard Business Review descobriu que os executivos passam quase 23 horas por semana nelas, um aumento em relação às menos de 10 horas na década de 1960 (Perlow, Hadley e Eun, “Pare com a loucura das reuniões”, 2017Uma agenda ajuda você a usar esse tempo de forma produtiva. Ela irá:
- Esclareça o propósito e os objetivos. da reunião e manter a discussão focada.
- Gerenciar o tempo e o ritmoAssim, há menos discussões inúteis.
- Defina expectativas para os participantes e certifique-se de que todas as decisões e ações a serem tomadas estejam contempladas.
- Promover a responsabilização, porque cada item tem um dono.
Uma ressalva da pesquisa: o pesquisador Steven Rogelberg afirma que sua pesquisa mostra que ter uma agenda Por si só, não contribui em nada para a eficácia das reuniões.E muitas vezes os líderes simplesmente “colocam uma data diferente no topo da pauta” e repetem a da semana passada. Os passos a seguir são sobre como escrever uma pauta específica para esta reunião, e não uma cópia da anterior.
8 passos essenciais para elaborar uma agenda de reunião eficaz
1. Determine o tipo de reunião
Diferentes reuniões envolvem pessoas, formatos e objetivos diferentes, portanto, escolha o tipo primeiro.
- Reunião inicial do projetoUma visão geral dos objetivos, cronograma, orçamento e expectativas do projeto.
- Reunião geral: uma reunião que envolve toda a empresa, compartilhando desempenho, metas e planos, e construindo um senso comum de direção.
- Reunião na prefeituraOs funcionários fazem perguntas, recebem atualizações e dão feedback aos líderes seniores.
- Reunião de gestão estratégicaOs líderes seniores planejam a direção a longo prazo.
- Reunião virtual da equipeApresentações, discussões e atividades interativas por vídeo ou chat.
- Sessão de brainstorming: um encontro criativo onde as pessoas geram e discutem novas ideias.
- Reunião individualUma conversa privada para avaliações de desempenho, coaching ou desenvolvimento.
2. Defina o propósito e os objetivos.
Explique por que a reunião está sendo realizada e o que você espera alcançar. Se não souber o resultado desejado, pergunte se uma mensagem seria suficiente. Rogelberg faz a mesma observação: às vezes, você pode enviar as informações e usar a reunião para cinco minutos de perguntas (Entrevista sobre conhecimento na Wharton).
3. Identifique os tópicos principais
Liste os tópicos que devem ser abordados, incluindo quaisquer decisões a serem tomadas. Coloque o item mais importante em primeiro lugar, quando a energia e a atenção estão no auge.
4. Defina um limite de tempo.
Atribua um horário específico a cada tópico e um horário de término para toda a reunião, para que ela permaneça dentro do cronograma.
5. Identifique os participantes e seus respectivos papéis.
Liste quem participará e qual será a responsabilidade de cada pessoa, como apresentar uma atualização, fazer anotações ou controlar o tempo.
6. Preparar materiais e documentos de apoio
Reúna os materiais que as pessoas precisarão durante a reunião e compartilhe qualquer coisa que precise ser lida com antecedência.
7. Distribua a agenda com antecedência.
Envie a pauta a todos os participantes para que todos cheguem preparados. Convide-os a adicionar seus próprios itens antes da reunião.
8. Revise e faça as alterações necessárias.
Confira a pauta antes da reunião para garantir que esteja completa e correta, e elimine qualquer item que não precise da presença de todos na sala.
Exemplos de pautas de reuniões e modelos gratuitos
Aqui estão três pautas que você pode adaptar. Os itens da pauta e os tempos devem ser ajustados às necessidades e aos objetivos da sua reunião.
1. Pauta da reunião de equipe
Data:
Localização:
Participantes:
Objetivos: Atualizar o progresso do projeto; analisar os problemas e soluções atuais.
- Apresentação e boas-vindas (5 minutos) | @Quem
- Revisão da reunião anterior (10 minutos) | @Quem
- Atualizações do projeto e relatórios de progresso (20 minutos) | @Quem
- Resolução de problemas e tomada de decisão (20 minutos) | @Quem
- Discussão aberta e feedback (20 minutos) | @Quem
- Ações e próximos passos (15 minutos) | @who
- Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos) | @Quem
Modelo gratuito para reunião mensal
2. Pauta da reunião geral
Data:
Localização:
Participantes:
Objetivo: Compartilhar o desempenho da empresa e apresentar novas iniciativas e planos.
- Boas-vindas e introdução (5 minutos)
- Atualização de desempenho da empresa (20 minutos)
- Novas iniciativas e planos (20 minutos)
- Sessão de perguntas e respostas (30 minutos)
- Reconhecimento e premiação dos funcionários (15 minutos)
- Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos)
3. Agenda da reunião de início do projeto
Data:
Localização:
Participantes:
Objetivos: Defina metas e expectativas claras; apresente a equipe; discuta os desafios e riscos.
- Boas-vindas e introdução (5 minutos) | @Quem
- Visão geral e objetivos do projeto (15 minutos) | @Quem
- Apresentações dos membros da equipe (5 minutos) | @Quem
- Atribuição de funções e responsabilidades (20 minutos) | @Quem
- Cronograma e visão geral do cronograma (15 minutos) | @Quem
- Desafios e riscos do projeto (20 minutos) | @who
- Itens de ação e próximos passos (15 minutos) | @Quem
- Disposições de encerramento e próxima reunião (5 minutos) | @Quem
Mais ideias para o pontapé inicial estão em nosso Guia para reunião inicial do projeto.
Configure a agenda da sua reunião com AhaSlides
Para transformar uma agenda em algo que sua equipe possa visualizar, votar e editar em conjunto:
- Criar uma conta. Registe-se para AhaSlides ou navegue no biblioteca de modelos públicos.
- Escolha um modelo de agenda de reunião e clique Obter modelo.
Adicione os itens da sua agenda. Substitua o slide de lista do modelo pela sua própria agenda. Em seguida, adicione uma atividade rápida para quebrar o gelo, uma enquete ou uma pergunta aberta para que as pessoas participem desde o primeiro slide.
Colabore e compartilhe. Convide os membros da equipe para editar a apresentação e, em seguida, compartilhe a agenda como um link ou código QR antes da reunião.
Principais takeaways
- Escolha o tipo de reunião e um objetivo claro antes de listar os tópicos.
- Coloque o item mais importante em primeiro lugar e atribua a cada item um horário e um responsável.
- Envie a agenda com antecedência e convide os participantes a acrescentarem itens.
- Elabore uma nova pauta a cada reunião. Uma pauta por si só não garante a eficácia da reunião.
Perguntas frequentes
O que significa a pauta de uma reunião?
A pauta é o esboço planejado do que acontecerá em uma reunião, também chamada de cronograma ou ordem do dia. Ela lista os tópicos, os horários e quem conduzirá cada item.
O que é uma reunião para definição de pauta?
Uma reunião de definição de agenda é realizada para planejar e decidir a pauta de uma reunião maior que ocorrerá em breve.
Qual é a pauta de uma reunião de projeto?
A pauta de uma reunião de projeto descreve os tópicos, discussões e ações relacionadas ao projeto, como progresso, riscos e próximos passos.
