Mesmo as empresas mais disciplinadas podem às vezes sentir que seus projetos estão se perdendo. Na maioria das vezes, o problema é um dos preparação. A solução? Um bem estruturado e totalmente interativo reunião inicial do projeto!
Mais do que mera pompa e cerimônia, uma reunião inicial bem executada pode realmente fazer algo bonito com o pé direito. Aqui estão 8 etapas para realizar uma reunião inicial de projeto que crie entusiasmo e obtenha todos Na mesma página.
Hora do pontapé inicial!
Dicas de reuniões a serem lembradas
Você deve ter uma agenda da reunião inicial com antecedência. Enviar um e-mail de início do projeto é muito importante! Então, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de pautas de reunião inicial!
A sessão inicial deve ser curta e concisa, com muitos jogos e atividades, pois é quando o AhaSlides é muito útil! Confira mais dicas conosco abaixo:
Comece a conversa.
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O que é uma reunião de lançamento do projeto?
Como diz na lata, uma reunião inicial de projeto é um reunião onde você inicia seu projeto.
Normalmente, uma reunião inicial do projeto é a primeira reunião entre o cliente que encomendou um projeto e a empresa que o concretizará. Ambos os lados se sentarão juntos e discutirão os fundamentos do projeto, seu propósito, seus objetivos e como ele passará da ideia até a fruição.
De um modo geral, existem Tipos 2 das reuniões iniciais para estar ciente de:
- Início do Projeto Externo - Uma equipe de desenvolvimento se senta com alguém de lado de fora a empresa, como um cliente ou parte interessada, e discute o plano de um projeto colaborativo.
- PKM interno - Uma equipe da dentro a empresa se reúne e discute o plano de um novo projeto interno.
Embora ambos os tipos possam ter resultados diferentes, o procedimento é praticamente o mesmo. Há essencialmente Nenhuma parte de um kickoff de projeto externo que não faz parte de um kickoff de projeto interno - a única diferença será para quem você está planejando.
Mais envolvimento com suas reuniões
Por que as reuniões de lançamento do projeto são tão importantes?
O objetivo das reuniões iniciais deve ser alto e claro! Pode parecer bastante simples iniciar um projeto apenas atribuindo um monte de tarefas às pessoas certas, especialmente no atual local de trabalho obcecado pelo conselho Kanban. No entanto, isso pode fazer com que as equipes se percam continuamente.
Lembre-se, só porque você está no mesma placa não significa que você está no mesma página.
No cerne disso, uma reunião de lançamento de projeto é uma reunião honesta e aberta Diálogo entre um cliente e uma equipe. Isso é não uma série de anúncios de como o projeto vai funcionar, mas um conversa sobre planos, expectativas e objetivos alcançados por um debate desenfreado.
Aqui estão alguns dos benefícios de realizar uma reunião inicial do projeto:
- Pega todos preparado - “Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as quatro primeiras afiando o machado”. Se Abraham Lincoln estivesse vivo hoje, você pode ter certeza de que ele gastaria as primeiras 4 das 6 horas de projeto em uma reunião inicial. Isso porque essas reuniões contêm todos os as etapas necessárias para começar qualquer projeto com o pé direito.
- Envolve todos os jogadores-chave - As reuniões iniciais não podem começar a menos que todos estejam presentes: gerentes, líderes de equipe, clientes e qualquer outra pessoa com interesse no projeto. É tão fácil perder a noção de quem está no comando do quê, sem a clareza de uma reunião inicial para descobrir tudo.
- Está aberto e colaborativo – Como dissemos, reuniões de kickoff de projetos são debates. Os melhores se envolvem todos os participantes e trazer as melhores ideias de todos.
Mais envolvimento com suas reuniões
8 etapas para uma reunião inicial do projeto Kickass
Então, o que exatamente está incluído na agenda de uma reunião inicial do projeto? Reduzimos às 8 etapas abaixo, mas você deve sempre se lembrar de que há nenhum menu fixo para este tipo de reunião.
Use essas 8 etapas como um guia, mas nunca se esqueça de que a agenda final está com você!
Etapa # 1 - Apresentações e quebra-gelos
Naturalmente, a única maneira de iniciar qualquer reunião inicial é familiarizar os participantes uns com os outros. Não importa a duração ou a magnitude do seu projeto, os clientes e os membros da equipe precisam se relacionar pelo primeiro nome antes de poderem trabalhar juntos de forma eficiente.
Embora uma simples introdução do tipo "circule a mesa" seja suficiente para familiarizar as pessoas com os nomes, um quebra-gelo pode adicionar outra camada de personalidade e iluminar o clima antes do início do projeto.
Tente este: Gire a roda 🎡
Esquematize alguns tópicos de introdução simples sobre um roda giratória, em seguida, faça com que cada membro da equipe gire e responda a qualquer tópico em que a roda parar. Perguntas engraçadas são encorajadas, mas certifique-se de mantê-las mais ou menos profissionais!
Quer mais assim? 💡 Nós temos 10 quebra-gelos para qualquer reunião aqui.
Etapa 2 - Plano de Fundo do Projeto
Com as formalidades e festividades fora do caminho, é hora de começar o negócio frio. Para iniciar a reunião com sucesso, você deve ter uma agenda clara para a reunião inicial!
Como acontece com todas as grandes histórias, é melhor começar do início. Descreva toda a correspondência entre você e seus clientes para fazer com que todos os envolvidos no projeto estejam totalmente informados sobre o que aconteceu até agora.
Podem ser capturas de tela de e-mails, textos, atas de reuniões anteriores ou quaisquer recursos que adicionem qualquer tipo de contexto para sua empresa e seu cliente. Facilite a visualização de todos criando uma linha do tempo.
Etapa # 3 - Demanda do Projeto
Além do histórico de correspondência, você vai querer se aprofundar nos detalhes de porque este projeto está sendo iniciado em primeiro lugar.
Esta é uma etapa crucial, pois fornece uma visão geral clara dos pontos problemáticos que o projeto está procurando resolver, que é algo que as equipes e os clientes devem manter em mente o tempo todo.
Protip 👊
Fases como essa estão prontas para discussão. Pergunte aos seus clientes e sua equipe para apresentar suas idéias sobre por que eles acham que este projeto foi idealizado.
Se aplicável, você deve sempre tentar canalizar o voz do cliente nesta secção. Colabore com o cliente para obter exemplos do mundo real de consumidores mencionando pontos problemáticos que seu projeto está tentando corrigir. Suas opiniões devem moldar como sua equipe aborda o projeto.
Etapa 4 - Objetivos do Projeto
Então você olhou para o passado do projeto, agora é hora de olhar para o futuro.
Ter metas diretas e uma definição clara de sucesso para seu projeto realmente ajudará sua equipe a trabalhar nessa direção. Não só isso, ele mostrará ao seu cliente que você leva o trabalho a sério e tem interesses semelhantes em seu andamento.
Pergunte aos participantes da reunião inicial 'como será o sucesso?' São mais clientes? Mais comentários? Uma melhor taxa de satisfação do cliente?
Não importa o objetivo, sempre deve ser ...
- Realizável - Não se esforce demais. Conheça seus limites e estabeleça uma meta para você têm uma chance de alcançar.
- Mensurável - Aumente sua meta com dados. Procure um número específico e acompanhe seu progresso em relação a ele.
- Cronometrado - Dê a si mesmo uma data de término. Faça tudo o que puder para atingir seus objetivos antes desse prazo.
Etapa 5 - A Declaração de Trabalho
Colocando a 'carne' na 'reunião inicial', uma Declaração de Trabalho (SoW) é um mergulho profundo nas especificações do projeto e como ele será executado. É o faturamento principal na pauta da reunião inicial e deve receber a maior parte de sua atenção.
Confira este infográfico sobre o que incluir em sua declaração de trabalho:
Tenha em mente que a declaração de trabalho não é tanto sobre discussão quanto o resto da pauta da reunião inicial do projeto. Este é realmente o momento para um líder de projeto simplesmente estabeleça o plano de ação para o próximo projeto, em seguida, salve a discussão para o próximo item da reunião.
Assim como o resto de sua reunião inicial, sua declaração de trabalho é supervariável. As especificações de sua declaração de trabalho sempre dependerão da complexidade do projeto, do tamanho da equipe, das partes envolvidas, etc.
Gostaria de saber mais? 💡 Veja isso artigo abrangente sobre a elaboração de uma declaração de trabalho.
Etapa 6 - Seção de perguntas e respostas
Embora você possa se sentir obrigado a deixar sua seção de perguntas e respostas para o final, recomendamos mantê-la diretamente após sua declaração de trabalho.
Um segmento tão robusto certamente gerará dúvidas tanto de seu cliente quanto de sua equipe. Com a maior parte da reunião tão recente na mente de todos, é melhor atacar enquanto o ferro está quente.
Usar um software de apresentação interativa para hospedar suas perguntas e respostas pode ajudar a manter tudo funcionando perfeitamente, especialmente se a reunião inicial do projeto tiver um grande número de participantes….
- Está organizado - As perguntas são organizadas por popularidade (por meio de votos positivos) ou por tempo e podem ser marcadas como 'respondidas' ou fixadas no topo.
- Está moderado - As perguntas podem ser aprovadas e descartadas antes de serem mostradas na tela.
- Está anônimo - As perguntas podem ser enviadas anonimamente, o que significa que todos têm voz.
Etapa # 7 - Problemas potenciais
Como dissemos antes, uma reunião inicial de projeto tem a ver com ser o mais aberto e honesto possível. É isso que o como você constrói um senso de confiança com seu cliente desde o início.
Para tanto, é melhor discutir os problemas potenciais que o projeto pode enfrentar ao longo do caminho. Ninguém está pedindo que você preveja o futuro aqui, apenas para fazer uma lista provisória de barreiras que você pode encontrar.
Como você, sua equipe e seu cliente abordarão este projeto com interesses diferentes, é ideal obter todos envolvidos na discussão do problema potencial.
Etapa # 8 - Check-in
Verificar com seu cliente regularmente é outra maneira de solidificar a confiança entre ambas as partes. Na reunião de lançamento do projeto, você tem algumas perguntas a responder sobre o que, quando quem e como esses check-ins vão acontecer.
O check-in é um ato de equilíbrio bastante bom entre transparência e esforço. Embora seja bom ser o mais aberto e transparente possível, você deve gerenciar isso dentro do escopo de quão disponível você realmente estará para be aberto e transparente.
Certifique-se de ter estas perguntas respondidas antes do final da reunião:
- O que? - Exatamente em que detalhes o cliente precisa ser atualizado? Eles precisam saber sobre cada pequeno detalhe do progresso, ou são apenas as grandes assinaturas que importam?
- Quando? - Com que frequência sua equipe deve atualizar seu cliente? Eles deveriam retransmitir o que fizeram todos os dias ou apenas resumir o que conseguiram no final da semana?
- Quem? - Qual membro da equipe será aquele que fará a ligação com o cliente? Haverá um membro de cada equipe, em cada etapa, ou apenas um único correspondente ao longo de todo o projeto?
- Como? - Por qual método o cliente e o correspondente manterão contato? Videochamada regular, e-mail ou documento ao vivo atualizado continuamente?
Como acontece com a maioria dos itens da agenda de uma reunião inicial do projeto, é melhor discutir abertamente. Para uma grande equipe e um grande grupo de clientes, pode ser mais fácil fazer um enquete ao vivo a fim de reduzir as opções para estabelecer a melhor fórmula de check-in possível.
Gostaria de saber mais? 💡 Confira alguns práticas recomendadas para fazer check-in com seus clientes.
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Com sua reunião inicial habilmente planejada apenas esperando para explodir algumas mentes na sala de reuniões, o último toque pode ser um pouco de interação para reunir tudo.
Você sabia que apenas 29% de empresas sentir-se conectado com seus clientes (Gallup)? O desligamento é uma epidemia no nível B2B e pode fazer com que as reuniões iniciais pareçam um processo monótono e pouco inspirador devido às formalidades.
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