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Reunião de lançamento do projeto: 8 etapas para transformar os projetos em um folheto em 2021

Reunião de lançamento do projeto: 8 etapas para transformar os projetos em um folheto em 2021

Lawrence Haywood . Outubro 19 2021 . 8 min ler

Mesmo as empresas mais disciplinadas podem às vezes sentir que seus projetos estão se perdendo. Na maioria das vezes, o problema é um dos preparação. A solução? Um bem estruturado e totalmente interativo reunião inicial do projeto!

Mais do que mera pompa e cerimônia, uma reunião inicial bem executada pode realmente fazer algo bonito com o pé direito. Aqui estão 8 etapas para realizar uma reunião inicial de projeto que crie entusiasmo e obtenha todos Na mesma página.

Hora do pontapé inicial!

O que é uma reunião de lançamento do projeto?

Como diz na lata, uma reunião inicial de projeto é um reunião onde você dá o pontapé inicial no seu projeto.

Normalmente, uma reunião de lançamento de projeto é a primeira reunião entre o cliente que solicitou um projeto e a empresa que o concretizará. Ambos os lados se sentarão juntos e discutirão os fundamentos do projeto, seu propósito, seus objetivos e como ele irá da ideia à fruição.

De um modo geral, existem Tipos 2 da reunião inicial para estar ciente de:

  1. Início do Projeto Externo - Uma equipe de desenvolvimento se senta com alguém de lado de fora a empresa, como um cliente ou parte interessada, e discute o plano de um projeto colaborativo.
  2. PKM interno - Uma equipe da dentro a empresa se reúne e discute o plano de um novo projeto interno.

Embora ambos os tipos possam ter resultados diferentes, o procedimento é praticamente o mesmo. Há essencialmente Nenhuma parte de um kickoff de projeto externo que não faz parte de um kickoff de projeto interno - a única diferença será para quem você está planejando.

Por que as reuniões de lançamento do projeto são tão importantes?

Pode parecer simples dar o pontapé inicial de um projeto apenas atribuindo um monte de tarefas às pessoas certas, especialmente no local de trabalho obcecado por quadros kanban de hoje. No entanto, isso pode fazer com que as equipes se percam continuamente.

Lembre-se, só porque você está no mesma placa não significa que você está no mesma página.

No cerne disso, uma reunião de lançamento de projeto é uma reunião honesta e aberta Diálogo entre um cliente e uma equipe. Isso é não uma série de anúncios de como o projeto vai funcionar, mas um conversa sobre planos, expectativas e objetivos alcançados por um debate desenfreado.

Aqui estão alguns dos benefícios de realizar uma reunião inicial do projeto:

  1. Pega todos preparado - “Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as quatro primeiras afiando o machado”. Se Abraham Lincoln estivesse vivo hoje, você pode ter certeza de que ele gastaria as primeiras 4 das 6 horas de projeto em uma reunião inicial. Isso porque essas reuniões contêm todos os as etapas necessárias para começar qualquer projeto com o pé direito.
  2. Envolve todos os jogadores-chave - As reuniões iniciais não podem começar a menos que todos estejam presentes: gerentes, líderes de equipe, clientes e qualquer outra pessoa com interesse no projeto. É tão fácil perder a noção de quem está no comando do quê, sem a clareza de uma reunião inicial para descobrir tudo.
  3. Está aberto e colaborativo - Como dissemos, as reuniões de lançamento de projetos são debates. Os melhores engajam todos os participantes e trazer as melhores ideias de todos.
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Veja o template

8 etapas para uma reunião inicial do projeto Kickass

Então, o que exatamente está incluído na agenda de uma reunião inicial do projeto? Reduzimos às 8 etapas abaixo, mas você deve sempre se lembrar de que há nenhum menu fixo para este tipo de reunião.

Use essas 8 etapas como um guia, mas nunca se esqueça de que a agenda final está com você!

Etapa # 1 - Apresentações e quebra-gelos

Naturalmente, a única maneira de iniciar qualquer reunião inicial é familiarizando-os uns com os outros. Não importa a duração ou a magnitude do seu projeto, clientes e membros da equipe precisam se relacionar com o primeiro nome antes de poderem trabalhar juntos de forma eficiente.

Embora uma simples introdução do tipo "rodeie a mesa" seja suficiente para familiarizar as pessoas com os nomes, um quebra-gelo pode adicionar outra camada de personalidade e iluminar o clima antes do início do projeto.

Tente este: Gire a roda 🎡


Esquematize alguns tópicos de introdução simples sobre um roda giratória, em seguida, peça a cada membro da equipe para girar e responder a qualquer tópico em que a roda cair. Perguntas engraçadas são incentivadas, mas certifique-se de mantê-las mais ou menos profissionais!

Uma roda giratória para quebrar o gelo.

Quer mais assim? 💡 Nós temos 10 quebra-gelos para qualquer reunião aqui.

Etapa 2 - Plano de Fundo do Projeto

Com as formalidades e festividades resolvidas, é hora de começar, dando o pontapé inicial no negócio frio de pedra.

Como acontece com todas as grandes histórias, é melhor começar do início. Descreva toda a correspondência entre você e seus clientes para fazer com que todos os envolvidos no projeto estejam totalmente informados sobre o que aconteceu até agora.

Podem ser capturas de tela de e-mails, textos, atas de reuniões anteriores ou quaisquer recursos que adicionem qualquer tipo de contexto para sua empresa e seu cliente. Facilite a visualização de todos criando uma linha do tempo.

Etapa # 3 - Demanda do Projeto

Além do histórico de correspondência, você vai querer se aprofundar nos detalhes de porque este projeto está sendo iniciado em primeiro lugar.

Esta é uma etapa crucial, pois fornece uma visão geral clara dos pontos problemáticos que o projeto está procurando resolver, que é algo que as equipes e os clientes devem manter em mente o tempo todo.

Perguntar à sua equipe sobre os problemas a serem resolvidos em uma reunião inicial do projeto

Protip 👊


Fases como essa estão prontas para discussão. Pergunte aos seus clientes e sua equipe para apresentar suas idéias sobre por que eles acham que este projeto foi idealizado.

Se aplicável, você deve sempre tentar canalizar o voz do cliente nesta secção. Colabore com o cliente para obter exemplos do mundo real de consumidores que mencionam pontos problemáticos que seu projeto está tentando corrigir. As opiniões deles devem moldar como sua equipe aborda o projeto.

Etapa 4 - Objetivos do Projeto

Então você olhou para o passado do projeto, agora é hora de olhar para o futuro.

Ter metas diretas e uma definição clara de sucesso para seu projeto realmente ajudará sua equipe a trabalhar nessa direção. Não só isso, ele mostrará ao seu cliente que você leva o trabalho a sério e tem interesses semelhantes em seu andamento.

Pergunte aos participantes da reunião inicial 'como será o sucesso?' São mais clientes? Mais comentários? Uma melhor taxa de satisfação do cliente?

Não importa o objetivo, sempre deve ser ...

  1. Realizável - Não se esforce demais. Conheça seus limites e estabeleça uma meta para você realmente têm uma chance de alcançar.
  2. Mensurável - Aumente sua meta com dados. Procure um número específico e acompanhe seu progresso em relação a ele.
  3. Cronometrado - Dê a si mesmo uma data de término. Faça tudo o que puder para atingir seus objetivos antes desse prazo.

Etapa 5 - A Declaração de Trabalho

Colocando a 'carne' na 'reunião inicial', uma Declaração de Trabalho (SoW) é um mergulho profundo nas especificações do projeto e como ele será executado. É o faturamento principal na pauta da reunião inicial e deve receber a maior parte de sua atenção.

Confira este infográfico sobre o que incluir em sua declaração de trabalho:

Infográfico explicando as 6 mini-etapas envolvidas no anúncio de uma declaração de trabalho em uma reunião inicial do projeto.

Tenha em mente que a declaração de trabalho não é tanto sobre discussão quanto o resto da pauta da reunião inicial do projeto. Este é realmente o momento para um líder de projeto simplesmente estabeleça o plano de ação para o próximo projeto, em seguida, salve a discussão para o próximo item da reunião.

Assim como o resto de sua reunião inicial, sua declaração de trabalho é supervariável. As especificações de sua declaração de trabalho sempre dependerão da complexidade do projeto, do tamanho da equipe, das partes envolvidas, etc.

Etapa 6 - Seção de perguntas e respostas

Embora você possa se sentir obrigado a deixar sua seção de perguntas e respostas para o final, recomendamos mantê-la diretamente após sua declaração de trabalho.

Um segmento tão robusto certamente gerará dúvidas tanto de seu cliente quanto de sua equipe. Com a maior parte da reunião tão recente na mente de todos, é melhor atacar enquanto o ferro está quente.

Usar um software de apresentação interativa para hospedar suas perguntas e respostas pode ajudar a manter tudo funcionando perfeitamente, especialmente se a reunião inicial do projeto tiver um grande número de participantes….

  1. Está organizado - As perguntas são organizadas por popularidade (por meio de votos positivos) ou por tempo e podem ser marcadas como 'respondidas' ou fixadas no topo.
  2. Está moderado - As perguntas podem ser aprovadas e descartadas antes de serem mostradas na tela.
  3. Está anônimo - As perguntas podem ser enviadas anonimamente, o que significa que todos têm voz.

Um slide de perguntas e respostas sobre o AhaSlides.


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envolver todos

Etapa # 7 - Problemas potenciais

Como dissemos antes, uma reunião inicial de projeto tem a ver com ser o mais aberto e honesto possível. Isso é como você constrói um senso de confiança com seu cliente desde o início.

Para tanto, é melhor discutir os problemas potenciais que o projeto pode enfrentar ao longo do caminho. Ninguém está pedindo que você preveja o futuro aqui, apenas para fazer uma lista provisória de barreiras que você pode encontrar.

Como você, sua equipe e seu cliente abordarão este projeto com interesses diferentes, é ideal obter todos envolvidos na discussão do problema potencial.

Perguntar aos participantes da reunião inicial sobre problemas em potencial que podem surgir em um projeto.

Etapa # 8 - Check-in

Verificar com seu cliente regularmente é outra maneira de solidificar a confiança entre ambas as partes. Na reunião de lançamento do projeto, você tem algumas perguntas a responder sobre o que, quando quem e como esses check-ins vão acontecer.

O check-in é um ato de equilíbrio bastante bom entre transparência e esforço. Embora seja bom ser o mais aberto e transparente possível, você deve gerenciar isso dentro do escopo de quão disponível você realmente estará para be aberto e transparente.

Certifique-se de ter estas perguntas respondidas antes do final da reunião:

  • O que? - Exatamente em que detalhes o cliente precisa ser atualizado? Eles precisam saber sobre cada pequeno detalhe do progresso, ou são apenas as grandes assinaturas que importam?
  • Quando? - Com que frequência sua equipe deve atualizar seu cliente? Eles deveriam retransmitir o que fizeram todos os dias ou apenas resumir o que conseguiram no final da semana?
  • Quem? - Qual membro da equipe será aquele que fará a ligação com o cliente? Haverá um membro de cada equipe, em cada etapa, ou apenas um único correspondente ao longo de todo o projeto?
  • Como? - Por qual método o cliente e o correspondente manterão contato? Videochamada regular, e-mail ou documento ao vivo atualizado continuamente?

Como acontece com a maioria dos itens da agenda de uma reunião inicial do projeto, é melhor discutir abertamente. Para uma grande equipe e um grande grupo de clientes, pode ser mais fácil fazer um enquete ao vivo a fim de reduzir as opções para estabelecer a melhor fórmula de check-in possível.

O que vem a seguir?

Com sua reunião inicial habilmente planejada apenas esperando para explodir algumas mentes na sala de reuniões, o último toque pode ser um pouco de interação para reunir tudo.

Você sabia que apenas 29% de empresas sentir-se conectado com seus clientes (Gallup)? O desligamento é uma epidemia no nível B2B e pode fazer com que as reuniões iniciais pareçam um processamento monótono e pouco inspirador durante as formalidades.

Texto Alternativo


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