Reuniões de negócios são familiares para aqueles em posições de liderança, como gerentes de projeto ou cargos seniores em uma empresa. Essas reuniões são essenciais para melhorar a comunicação, incentivar a colaboração e promover o sucesso dentro da organização.
No entanto, nem todos podem estar cientes das definições, tipos e propósitos dessas reuniões. Este artigo serve como um guia abrangente e fornece dicas para conduzir reuniões produtivas nos negócios.
O que é reunião de negócios?
Uma reunião de negócios é uma reunião de indivíduos que se reúnem para discutir e tomar decisões sobre tópicos específicos relacionados aos negócios. Os objetivos desta reunião podem incluir atualizar os membros da equipe sobre os projetos atuais, planejar esforços futuros, resolver problemas ou tomar decisões que impactem toda a empresa.
As reuniões de negócios podem ser realizadas pessoalmente, virtual, ou uma combinação de ambos e pode ser formal ou informal.
O objetivo de uma reunião de negócios é trocar informações, alinhar os membros da equipe e tomar decisões que ajudem a empresa a atingir seus objetivos.
Tipos de reuniões de negócios
Existem vários tipos de reuniões nos negócios, mas os 10 tipos mais comuns incluem:
1/ Reuniões Mensais da Equipe
As reuniões mensais da equipe são reuniões regulares dos membros da equipe de uma empresa para discutir projetos em andamento, atribuir tarefas e manter as pessoas informadas e alinhadas. Essas reuniões geralmente acontecem mensalmente, no mesmo dia, e duram de 30 minutos a várias horas (dependendo do tamanho do grupo e da quantidade de informações abordadas).
As reuniões mensais da equipe fornecem uma oportunidade e orientação para os membros da equipe trocarem informações e ideias, discutirem o andamento do projeto e garantirem que todos estejam trabalhando para o mesmo objetivo.
Essas reuniões também podem ser usadas para abordar quaisquer desafios ou problemas enfrentados pela equipe, identificar soluções e tomar decisões que afetem a direção do projeto ou o trabalho da equipe.
An reunião geral é simplesmente uma reunião envolvendo todos os colaboradores de uma empresa, ou seja, uma reunião mensal de equipe. É uma reunião regular – que acontece talvez uma vez por mês – e geralmente é comandada pelos diretores da empresa.
2/ Reuniões Stand Up
A reunião em pé, também conhecido como daily stand-up ou daily scrum meeting, é um tipo de reunião curta, geralmente com duração não superior a 15 minutos, e realizada diariamente para fornecer à equipe atualizações rápidas sobre o andamento do projeto ou carga de trabalho concluída, planejar para trabalhar hoje.
Ao mesmo tempo, ajuda a identificar e resolver os obstáculos que os membros da equipe estão enfrentando e como eles afetam os objetivos comuns da equipe.
3/ Reuniões de atualização de status
As reuniões de atualização de status concentram-se em fornecer atualizações dos membros da equipe sobre o andamento de seus projetos e tarefas. Eles podem acontecer com mais frequência do que reuniões mensais, como semanais.
O objetivo das reuniões de atualização de status, é claro, é fornecer uma visão transparente do progresso de cada projeto e identificar quaisquer desafios que possam afetar o sucesso do projeto. Essas reuniões não serão apanhadas em questões como discussão ou solução de problemas.
Para uma reunião de maior escala, a reunião de atualização de status também pode ser chamada de 'Reunião na prefeitura', Uma reunião na prefeitura é simplesmente uma reunião planejada para toda a empresa, na qual o foco é a administração respondendo às perguntas dos funcionários. Portanto, esta reunião envolveu uma sessão de perguntas e respostas, tornando-a mais aberta e menos estereotipada do que qualquer outro tipo de reunião!
4/ Reuniões de Resolução de Problemas
São reuniões que giram em torno da identificação e resolução de desafios, crises ou problemas enfrentados por uma organização. Eles geralmente são inesperados e precisam trazer indivíduos de diferentes departamentos ou equipes para colaborar e encontrar soluções para problemas específicos.
Nesta reunião, os participantes compartilharão suas opiniões, identificarão conjuntamente as causas dos problemas e oferecerão possíveis soluções. Para que esta reunião seja eficaz, eles devem ser encorajados a discutir aberta e honestamente, evitar a culpa e se concentrar em encontrar respostas.
5/ Reuniões de Decisão
Essas reuniões têm o objetivo de tomar decisões importantes que afetam a direção do projeto, da equipe ou de toda a organização. Os participantes geralmente são indivíduos com a autoridade e experiência necessárias para a tomada de decisões.
Esta reunião precisará ser fornecida com antecedência com todas as informações relevantes, precisando de partes interessadas. Então, para garantir que as decisões tomadas durante a reunião sejam executadas, as ações de acompanhamento são estabelecidas com um tempo de conclusão.
6/ Reuniões de Brainstorming
As reuniões de brainstorming focam na geração de ideias novas e inovadoras para o seu negócio.
A melhor parte de uma sessão de brainstorming é como ela promove o trabalho em equipe e a invenção enquanto se baseia na inteligência coletiva e na imaginação do grupo. Todos podem expressar suas opiniões, extrair ideias uns dos outros e apresentar soluções originais e de ponta.
7/ Reuniões de Gestão Estratégica
Reuniões de gestão estratégica são reuniões de alto nível que se concentram na revisão, análise e tomada de decisões em relação aos objetivos, direção e desempenho de longo prazo de uma organização. Os executivos seniores e a equipe de liderança participam dessas reuniões, que são realizadas trimestralmente ou anualmente.
Durante essas reuniões, a organização é revisada e avaliada, assim como a competitividade ou identificação de novas oportunidades de crescimento e melhoria.
8/ Reuniões iniciais do projeto
A reunião inicial do projeto é uma reunião que marca o início oficial de um novo projeto. Ele reúne pessoas-chave da equipe do projeto, incluindo gerentes de projeto, membros da equipe e partes interessadas de outros departamentos, para discutir metas, objetivos, cronogramas e orçamentos.
Também oferece uma oportunidade para o gerente de projeto estabelecer canais de comunicação claros, definir expectativas e garantir que os membros da equipe entendam suas funções e responsabilidades.
Esses são alguns dos tipos de reuniões mais comuns nas empresas, e o formato e a estrutura podem mudar dependendo do tamanho e tipo de organização.
9/ Reuniões introdutórias
An reunião introdutória é a primeira vez que os membros da equipe e seus líderes se encontram oficialmente, para determinar se os indivíduos envolvidos desejam construir uma relação de trabalho e se comprometer com a equipe no futuro.
Esta reunião visa dar aos membros da equipe tempo para ficarem juntos para conhecer o histórico, interesses e objetivos de cada participante. Dependendo da sua preferência e da sua equipe, você pode marcar reuniões introdutórias formais ou informais, dependendo dos diferentes contextos.
10/ Reuniões da Câmara Municipal
Este conceito originou-se de reuniões municipais locais da Nova Inglaterra, onde os políticos se reuniam com os constituintes para discutir questões e legislação.
Hoje, um reunião na prefeitura é uma reunião planejada para toda a empresa, onde a administração responde perguntas diretamente dos funcionários. Permite comunicação aberta e transparência entre liderança e equipe. Os funcionários podem fazer perguntas e obter feedback imediato.
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Como conduzir reuniões de negócios
A fim de tenha uma boa reunião, em primeiro lugar, você deve enviar um e-mail de convite de reunião.
A realização de reuniões eficazes nos negócios requer planejamento e preparação cuidadosos para garantir que a reunião seja produtiva e atinja os objetivos pretendidos. Os conselhos a seguir podem ajudá-lo a realizar reuniões de negócios produtivas:
1/ Defina o propósito e os objetivos
Definir o propósito e os objetivos de uma reunião de negócios é fundamental para garantir que a reunião seja produtiva e produza o resultado pretendido. Eles precisam garantir o seguinte:
- O objetivo. Certifique-se de que a reunião tenha como objetivo discutir tópicos específicos, tomar decisões ou fornecer atualizações. Você precisa definir por que a reunião é necessária e o resultado esperado.
- Objectivos. Os objetivos de uma reunião de negócios são resultados específicos e mensuráveis que você deseja alcançar ao final da reunião. Eles devem estar alinhados com o objetivo geral da reunião com o cronograma, KPI, etc.
Por exemplo, uma reunião para discutir o lançamento de um novo produto deve ter metas alinhadas com o objetivo geral de aumentar as vendas ou melhorar a participação no mercado.
2/ Prepare uma agenda de reuniões
A reunião agenda serve como um roteiro para a reunião e ajuda a manter a discussão focada e no caminho certo.
Portanto, ao preparar uma agenda eficaz, você pode garantir que as reuniões de negócios sejam produtivas e focadas e que todos saibam o que discutir, o que esperar e o que precisa ser alcançado.
3/ Convide os participantes certos
Considere quem deve participar da reunião com base em sua função e nos tópicos a serem discutidos. Convide apenas aqueles que precisam estar presentes para garantir que a reunião ocorra sem problemas. Alguns fatores a serem considerados para ajudar a selecionar os participantes certos incluem adequação, nível de especialização e autoridade.
4/ Alocar tempo de forma eficaz
Certifique-se de alocar tempo suficiente para cada tópico em sua agenda, levando em consideração a importância e a complexidade de cada assunto. Isso ajudará a garantir que todos os tópicos recebam atenção total e que a reunião não ultrapasse o tempo.
Além disso, você deve cumprir o cronograma o máximo possível, mas também ser flexível o suficiente para fazer alterações, se necessário. Você também pode considerar fazer pausas curtas para ajudar os participantes a recarregar e reorientar. Isso pode manter a energia e o interesse da reunião.
5/ Tornar as reuniões mais interativas e envolventes
Torne as reuniões de negócios mais interativas e envolventes, incentivando todos os participantes a falar e compartilhar seus pensamentos e ideias. Além de usar atividades interativas, como pesquisas ao vivo or sessões de brainstorming e as rodas giratórias ajudam a manter os participantes envolvidos e focados na discussão.
Ou use o AhaSlides biblioteca de modelos pré-fabricados para dizer adeus a reuniões chatas e olhos vidrados.
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6/ Atas da Reunião
Tomar atas da reunião durante uma reunião de negócios é uma tarefa importante que ajuda a documentar as principais discussões e decisões tomadas durante a reunião. Também ajuda a melhorar a transparência e garante que todos estejam na mesma página antes de ir para a próxima reunião.
7/ Acompanhe os itens de ação
Ao acompanhar os itens de ação, você pode garantir que as decisões tomadas durante a reunião sejam colocadas em prática e que todos tenham clareza sobre suas responsabilidades.
E SEMPRE obtenha feedback dos participantes para tornar as próximas reuniões de negócios ainda melhores – você pode compartilhar o feedback após o encerramento, por meio de e-mails ou slides de apresentação. Isso faz com que as reuniões não sejam tediosas e todos se divirtam💪
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Principais lições
Espero que com este artigo de AhaSlides, você pode distinguir os tipos de reuniões de negócios e suas finalidades. Além disso, seguindo essas etapas e práticas recomendadas, você pode ajudar a garantir que suas reuniões de negócios sejam eficientes, focadas e produzam os resultados desejados.
A realização eficaz de reuniões de negócios pode ajudar a melhorar a comunicação, a colaboração e o sucesso dentro de uma organização e é um componente essencial do gerenciamento de negócios bem-sucedido.
Perguntas Frequentes
Por que as reuniões são importantes nos negócios?
As reuniões permitem uma comunicação eficaz tanto para baixo quanto para cima dentro de uma organização. Atualizações importantes, ideias e comentários podem ser compartilhados.
Que reuniões uma empresa deve realizar?
– Reuniões gerais/todos os funcionários: reuniões em toda a empresa para compartilhar atualizações, anúncios e promover a comunicação entre departamentos.
– Reuniões executivas/de liderança: Para que a alta administração discuta estratégias e planos de alto nível e tome decisões importantes.
– Reuniões de departamento/equipe: para que departamentos/equipes individuais sincronizem, discutam tarefas e resolvam problemas dentro de seu escopo.
– Reuniões de projeto: para planejar, acompanhar o progresso e resolver obstáculos para projetos individuais.
– One-on-one: Check-ins individuais entre gestores e subordinados diretos para discutir trabalho, prioridades e desenvolvimento profissional.
– Reuniões de vendas: Para a equipe de vendas avaliar o desempenho, identificar oportunidades e planejar estratégias de vendas.
– Reuniões de marketing: Utilizadas pela equipe de marketing para planejamento de campanhas, calendário de conteúdo e medição de sucesso.
– Reuniões de orçamento/finanças: Para revisão financeira de despesas versus orçamento, previsões e discussões de investimentos.
– Reuniões de contratação: Para triagem de currículos, realização de entrevistas e tomada de decisões sobre novas vagas de emprego.
– Reuniões de treinamento: Para planejar e realizar sessões de integração e desenvolvimento de habilidades para os funcionários.
– Reuniões com clientes: para gerenciar o relacionamento com os clientes, feedback e definir o escopo de trabalhos futuros.
