Model de analiză a decalajelor de formare: un diagnostic al decalajelor de învățare pentru echipele de formare și dezvoltare

Un director de vânzări solicită echipei de formare și dezvoltare un curs despre gestionarea obiecțiilor legate de prețuri, deoarece ratele de câștig sunt în scădere. Echipa creează unul, reprezentanții promovează chestionarul de la sfârșitul modulului, iar șase săptămâni mai târziu ratele de câștig nu s-au modificat. Când echipa ascultă în sfârșit apelurile, reprezentanții cunosc perfect tipurile de obiecții. Regula de aprobare a reducerilor s-a schimbat în trimestru și nimeni nu le-a spus când ar putea oferi una.

Acesta este un scenariu ilustrativ, nu un caz documentat al unui client. Este costul omiterii diagnosticului: echipa a avut o solicitare, nu o dovadă, așa că nu a putut distinge un deficit de competențe de o problemă de flux de lucru.

Acest ghid este destinat liderilor de formare și dezvoltare, designerilor de instruire și managerilor de formare. Vă oferă un șablon de analiză a decalajelor de formare pe care îl puteți copia într-un document sau într-o foaie de calcul: cinci pași care compară performanța necesară unui rol cu ​​dovezile de formare și evaluare pe care le dețineți deja și se încheie cu o descriere a decalajelor și o listă de acțiuni de validare, nu cu un scor.

Ce este o analiză a decalajelor de instruire?

O analiză a decalajelor de formare compară ceea ce oamenii trebuie să fie capabili să facă cu ceea ce arată formarea și evaluările actuale că pot face și apoi întreabă ce explică diferența. Ultima parte contează. Unele lacune sunt lacune de învățare: o condiție prealabilă lipsă, prea puțină practică, feedback care nu sosește niciodată, o evaluare care testează reamintirea atunci când jobul necesită o judecată. Altele nu sunt deloc lacune de învățare.

Două surse clasice de îmbunătățire a performanței susțin același lucru. Mager și Pipe Analizarea problemelor de performanță este o abordare pas cu pas a problemelor în care oamenii nu fac ceea ce ar trebui să facă (Consorțiul Mager), iar diagrama sa logică întreabă de la început dacă persoana ar putea îndeplini sarcina dacă ar fi cu adevărat necesară (rezumatul schemei de flux). Dacă ar putea, antrenamentul probabil nu este soluția. A treia teoremă a lui Gilbert privind relaxarea spune că o deficiență de performanță constă în repertoriul comportamental al interpretului, în mediul care îl susține sau în ambele (Manualul HPT al statului Georgia). Prin urmare, un diagnostic trebuie să analizeze ambele părți înainte de a recomanda ceva.

Scurte

1. Colectați informații despre sarcină și context

Nu pune diagnosticul pe baza unui titlu de post. „Managerul de succes al clienților” nu spune aproape nimic. Scrie sarcina așa cum ar descrie-o un observator: „Răspunde unui client care a reînnoit contractul și care spune că prețul a crescut, folosind întrebările de descoperire aprobate și oferă o reducere doar în limita regulii de aprobare actuale.”

Apoi înregistrați câmpurile de mai jos. Lăsați un câmp gol, în loc să îl ghiciți.

• Rol și sarcină. Cine face asta și ce fac mai exact?
• Context. Unde, cu ce instrumente, sub ce presiune a timpului?
• Risc. Ce se întâmplă când lucrurile merg prost: o vânzare pierdută, un incident de siguranță, o încălcare a conformității?
• Dovezi actuale ale performanței. Recenzii ale apelurilor, jurnale de erori, observații ale managerilor, feedback-ul clienților. Notați cât de recent este fiecare.
• Constrângeri. Buget, timp liber de la locul de muncă, sisteme, reguli de aprobare.

Coloana cu dovezi este locul unde majoritatea solicitărilor se destramă. „Ratele de succes sunt în scădere” este un simptom al afacerii. Arată că ceva este în neregulă, nu că lipsește ceva din instruire.

2. Revizuirea dovezilor de instruire și evaluare

Enumerați ce acoperă instruirea actuală și, separat, ce anume le cer cursanților să facă evaluările sale. Acestea sunt adesea diferite. Un curs poate preda tipurile de obiecții într-un videoclip, în timp ce evaluarea le cere cursanților să aleagă definiția corectă din patru opțiuni. Evaluarea confirmă apoi reamintirea, și nimic din aceasta nu arată că cineva poate răspunde unui client real.

Pentru fiecare activitate, înregistrați trei lucruri: ce face cursantul, ce dovezi produce și dacă ați confirmat acest lucru sau dacă îl presupuneți. Marcați fiecare presupunere. „Repelentii completează scenariile practice” este o presupunere până când ați văzut datele de finalizare și un eșantion de răspunsuri.

De asemenea, înregistrați cu cât timp în urmă au fost colectate dovezile. O notă de trecere de anul trecut spune puțin despre o regulă care s-a schimbat în ultimul trimestru. Dacă doriți un model pentru separarea unei verificări a reamintirii de dovezile de competență, ghidul nostru pentru învățarea stăpânirii și verificări ale condițiilor preliminare acoperă modul de verificare a condițiilor preliminare fără a trata o acceptare ca fiind pregătită pentru job.

3. Identificați lacunele cognitive și non-învățare

Acum comparați pașii 1 și 2 și sortați fiecare nepotrivire într-una din cele două liste.

Lacune cognitive și de învățare sunt cele pe care designul le poate rezolva:

• Cunoștințe prealabile. Sarcina presupune un concept pe care elevul nu l-a întâlnit niciodată.
• Practică. Cursantul a auzit despre sarcină, dar nu a încercat niciodată să o prezinte cu un caz realist.
• Parere. Exersează, dar nimeni nu explică ce a fost slab și de ce.
• Evaluare. Evaluarea testează un nivel de gândire mai scăzut decât cel necesar sarcinii. Potrivirea activității și a evaluării cu gândirea necesară postului este abordată în ghidul nostru pentru Taxonomia lui Bloom pentru training corporativ.

Bariere în fluxul de lucru și stimulare sunt cele pe care designul nu le poate rezolva singur:

• O regulă, un instrument sau un pas de aprobare care blochează acțiunea corectă.
• Informații lipsă sau învechite în momentul sarcinii.
• Stimulente care recompensează un comportament diferit de cel pe care îl antrenezi.
• Nu există timp de exersare sau un manager care nu întărește comportamentul.

Separați cele două liste. Combinându-le, o echipă ajunge să construiască un curs pentru o problemă de politică. În exemplul de stabilire a prețurilor, tipurile de obiecții se află pe prima listă, acoperite de instruire, în timp ce regula de reducere neanunțată se află pe a doua și niciun modul nu o va repara.

4. Recomandați o călătorie de învățare

Pentru fiecare element de pe lista lacunelor de învățare, recomandați o activitate și oferiți motivul, legat de sarcină. O recomandare fără un motiv este o preferință.

Un model rezonabil pentru majoritatea lacunelor este o etapă scurtă, în ritm propriu, pentru condiția prealabilă lipsă, o etapă de practică cu un caz realist și feedback și o etapă de transfer pe o lucrare reală sau supravegheată. Cea mai bună combinație de livrare live, interactivă și adaptivă pentru fiecare etapă este o întrebare de design separată, pe care ghidul nostru o prezintă. când să folosim învățarea adaptivă, interactivă și live te ajută să răspunzi.

Formatele interactive ajută în etapa de practică. Când fiecare persoană se angajează să răspundă la un caz înainte de discuție, vezi imediat distribuția răspunsurilor și poți afla ce condiție prealabilă lipsește fără a aștepta rezultatul unui test. AhaSlides acceptă învățarea interactivă și trecerea de la livrarea live la cea în ritm propriu. Verifică orice funcție specifică de creare, feedback sau raportare pe care intenționezi să te bazezi în raport cu propriul flux de lucru și tratează funcțiile de inteligență artificială, simulare și integrare ca fiind externe sau neconfirmate până când le vezi funcționând.

Adăugați două câmpuri în foaia de lucru la fiecare recomandare: lacune în dovezi (ceea ce încă nu știi) și dependențe (ceea ce trebuie să fie adevărat pentru ca activitatea să funcționeze, cum ar fi un manager care este de acord să protejeze timpul de practică).

5. Validarea planului și acțiunile următoare

Rezultatul diagnosticului este o scurtă descriere scrisă, nu un număr. Are patru părți:

1. Decalajul de sarcini. O propoziție despre ce necesită sarcina și unde dovezile actuale sunt insuficiente.
2. Lacune în dovezi. Ceea ce nu ai putut confirma.
3. Activități recomandate. Cu motivul pentru fiecare.
4. Acțiuni de validare. Ce veți verifica în continuare și cine o va face.

Nu returnați un procent sau un scor de nivel Bloom construit din întrebări pe care nimeni nu le-a validat. O cifră precum „62% din diferență este cognitivă” pare precisă și nu are nimic în spate.

Acțiunile de validare transformă diagnosticul în ceva testabil. Rugați un practician să revizuiască cazul și criteriile de răspuns. Comparați o bază cu o sarcină de urmărire nevăzută. Definiți cine este inclus, numitorul și momentul și verificați ce altceva s-a schimbat în aceeași perioadă înainte de a acorda credit instruirii. Centrele pentru Controlul și Prevenirea Bolilor din SUA separă evaluarea învățării de evaluarea cât de bine o aplică oamenii la locul de muncă (CDC, evaluarea instruirii: măsurarea eficacității). Este vorba despre îndrumări de măsurare, nu despre o prognoză a rezultatelor.

Un exemplu practic: obiecții privind prețurile

Ilustrativ. Un practician care efectuează această activitate ar trebui să valideze cazul și criteriile de răspuns înainte de utilizare.

Cazul. Echipa nu are dovezi pentru a distinge un deficit de competențe dintr-o problemă de flux de lucru. Rugați cursantul, în acest caz analistul L&D, să explice decizia, să citeze dovezile și să spună ce informații sau susținere suplimentară este necesară.

Un răspuns slab. „Ratele de câștig sunt în scădere, așa că avem nevoie de un curs de stabilire a prețurilor.” Nu citează nicio dovadă și nu menționează nicio lacună.

Un răspuns mai puternic. „Rezultatele testelor arată că reprezentanții cunosc tipurile de obiecții, deci reamintirea nu este problema. Evaluările apelurilor arată reduceri oferite în afara noii reguli, iar regula nu a fost comunicată. Aceasta este o lacună în fluxul de lucru și în informații. Aș remedia mai întâi comunicarea regulii și aș adăuga un scurt caz practic privind aplicarea regulii. Încă nu știu dacă reprezentanții noi diferă de cei experimentați, așa că aș lua în considerare apelurile de la ambele părți.”

Ceea ce învață echipa. Prima acțiune nu este un curs. Este o modificare a modului în care regula de aprobare ajunge la reprezentanți, cu un mic caz practic ulterior.

O rubrică pe care o poți adapta

Acordați fiecărui criteriu un scor de la 0 la 2. Aceasta este o propunere de adaptare cu ajutorul unui practician din domeniu, nu un standard de pregătire validat.

Ancore: 0 = absent sau nejustificat. 1 = parțial, cu omisiuni relevante. 2 = complet și justificat în funcție de criteriile convenite. Definiți separat erorile critice, de exemplu, recomandarea de instruire pentru o lacună despre care dovezile arată că este o problemă de politică. Un scor total nu trebuie să ascundă o defecțiune critică.

Constrângeri care pot rămâne

Chiar și un diagnostic atent lasă unele lucruri nerezolvate:

• Calitatea dovezilor. Recenziile apelurilor, rezultatele testelor și opinia managerului diferă în ceea ce privește fiabilitatea. Spuneți pe care l-ați folosit.
• Corecțiile fluxului de lucru se află în afara departamentelor de formare și dezvoltare. Proprietarul sau administratorul regulii trebuie să acționeze, așadar recomandarea dvs. necesită un proprietar numit.
• Schimbări concomitente. O nouă listă de prețuri, un nou instrument sau un mix de clienți poate duce la o creștere a rezultatelor, indiferent de nivelul de instruire.
• Transfer la locul de muncă. Ce se întâmplă după curs depinde de manageri și de volumul de muncă. Verificați separat.

Întrebări frecvente

Ce este un șablon de analiză a lacunelor de instruire?

O fișă de lucru structurată care înregistrează performanța necesară pentru o sarcină, dovezile de instruire și evaluare pe care le aveți, decalajele dintre acestea și ce trebuie făcut în continuare.

Care este diferența dintre un deficit de formare și un deficit de competențe?

Un decalaj de competențe este diferența dintre competențele necesare unui rol și competențele pe care le posedă angajații. Un decalaj de formare analizează formarea și evaluarea în sine: dacă aceștia predau, practică și testează ceea ce este necesar pentru sarcină. Un decalaj de competențe poate proveni dintr-un decalaj de formare sau din probleme de flux de lucru.

Ar trebui un diagnostic să acorde un scor?

Nu, decât dacă aveți un model validat în spate. O descriere a lacunelor, cu dovezi și acțiuni de validare, este mai sinceră și mai utilă.

Unde să încep

Alege o cerere de instruire care ți-a ajuns pe birou luna aceasta. Scrie sarcina într-o singură propoziție, enumeră dovezile pe care le deții deja și sortează fiecare nepotrivire în lista de învățare sau în lista de fluxuri de lucru. Trimite lista de fluxuri de lucru proprietarului acesteia și proiectează restul.

Pentru a vedea cum o verificare a rechemării, un caz practic live și o urmărire s-ar putea integra pentru propria ta sarcină, explorează AhaSlides.