8 pași cheie pentru a scrie agenda întâlnirii cu exemple și șabloane gratuite

Deci, ce este Agenda întâlnirii? Adevărul este că toți am participat la întâlniri în care ne simțim lipsiți de sens, nici măcar nu înțelegem de ce trebuie să ne întâlnim pentru a discuta despre informații care pot fi rezolvate prin e-mail. Unii oameni ar putea chiar să fie nevoiți să participe la întâlniri care durează ore întregi fără a rezolva probleme.

Cu toate acestea, nu toate întâlnirile sunt neproductive și, dacă doriți să lucrați cu echipa în mod eficient, o întâlnire cu o agendă vă va salva de aceste dezastre de mai sus.

O agendă bine elaborată stabilește obiective și așteptări clare pentru întâlnire, asigurându-se că toată lumea își cunoaște scopul și ce trebuie să se întâmple înainte, în timpul și după.

Prin urmare, acest articol vă va ghida asupra importanței de a avea o agendă de întâlnire, pașii pentru a crea una eficientă și vă va oferi exemple (+șabloane) de folosit în următoarea întâlnire.

• De ce fiecare întâlnire are nevoie de agendă
• 8 pași cheie pentru a scrie o agendă eficientă a întâlnirii
• Exemple de agende pentru întâlniri și șabloane gratuite
• Configurați-vă agenda întâlnirii cu AhaSlides
• Intrebari cu cheie 

Mai multe sfaturi de lucru cu AhaSlides

• 10 tipuri de întâlniri în afaceri
• Ședința minutelor: Cel mai bun ghid de scriere, exemple (+ șablon gratuit) în 2023
• 6 Cel mai bun Meeting Hacks

De ce fiecare întâlnire are nevoie de agendă

Fiecare întâlnire are nevoie de o agendă pentru a se asigura că este productivă și eficientă. Agenda întâlnirii va oferi următoarele beneficii:

• Clarificați scopul și scopurile întâlniriiși ajută la menținerea discuției concentrate și pe drumul cel bun.
• Gestionați timpul și ritmul întâlnirii, asigurați-vă că nu există argumente inutile și economisiți cât mai mult timp posibil.
• Stabiliți așteptări pentru participanțiși asigurați-vă că toate informațiile relevante și elementele de acțiune sunt acoperite.
• Promovează responsabilitatea și organizarea, ceea ce duce la întâlniri mai eficiente și mai eficiente.

8 pași cheie pentru a scrie o agendă eficientă a întâlnirii

Iată câteva sfaturi cheie pentru a vă ajuta să scrieți o agendă eficientă a întâlnirilor:

1/ Stabiliți tipul de întâlnire 

Deoarece diferite tipuri de întâlniri pot implica participanți, formate și obiective diferiți, este important să o alegeți pe cea potrivită pentru situație.

• Întâlnire de lansare a proiectului: O întâlnire care oferă o imagine de ansamblu asupra proiectului, obiectivele, calendarul, bugetul și așteptările acestuia.
• Întâlnirea tuturor mâinilor: Un tip de întâlnire la nivel de companie la care toți angajații sunt invitați să participe. Pentru a informa pe toată lumea despre performanța, obiectivele și planurile companiei și pentru a promova un sentiment comun de scop și direcție în cadrul organizației.
• Ședința Primăriei: O ședință a primăriei companiei în care angajații puteau pune întrebări, primi actualizări și oferă feedback managementului superior și altor lideri.
• Întâlnire de management strategic: O întâlnire în care liderii seniori sau directori se reunesc pentru a discuta și a planifica direcția pe termen lung. 
• Întâlnire virtuală a echipei: Formatul întâlnirilor virtuale de echipă poate include prezentări, discuții și activități interactive și poate fi desfășurat folosind software-ul de videoconferință, mesagerie instantanee sau alte instrumente de comunicare digitală. 
• Sesiune de brainstorming: O întâlnire creativă și de colaborare în care participanții generează și discută idei noi.
• Întâlnire unu-la-unu: O întâlnire privată între două persoane, adesea folosită pentru evaluarea performanței, coaching sau dezvoltare personală.

2/ Definiți scopul și scopurile întâlnirii

Spuneți clar de ce are loc întâlnirea și ce sperați să obțineți dvs. sau echipa dvs.

3/ Identificați subiectele cheie 

Enumerați subiectele cheie care trebuie acoperite, inclusiv orice decizii importante care trebuie luate.

4/ Atribuiți o limită de timp

Alocați o perioadă adecvată de timp pentru fiecare subiect și pentru întreaga întâlnire pentru a vă asigura că întâlnirea se menține conform programului.

5/ Identificați participanții și rolurile acestora

Faceți o listă cu cei care vor participa la întâlnire și specificați rolurile și responsabilitățile acestora.

6/ Pregateste materiale si documente justificative

Adunați orice informații sau materiale relevante care vor fi necesare în timpul întâlnirii.

7/ Distribuiți agenda în avans

Trimiteți agenda întâlnirii tuturor participanților pentru a vă asigura că toată lumea este pregătită și pregătită.

8/ Revizuiți și revizuiți ordinea de zi după cum este necesar

Revizuiți ordinea de zi înainte de întâlnire pentru a vă asigura că este completă și exactă și faceți toate revizuirile necesare.

Exemple de agende pentru întâlniri și șabloane gratuite 

Iată câteva exemple de agende de întâlnire care pot fi utilizate pentru diferite tipuri de întâlniri:

1/ Ordinea de zi a reuniunii echipei

Data: 

Locație: 

Participanți: 

Obiectivele întâlnirii echipei:

• Pentru a actualiza progresul implementării proiectului
• Pentru a revizui problemele și soluțiile actuale

Ordinea de zi a reuniunii echipei: 

• Introducere și bun venit (5 minute) | @OMS
• Revizuirea întâlnirii anterioare (10 minute) | @OMS
• Actualizări ale proiectului și rapoarte de progres (20 de minute) | @OMS
• Rezolvarea problemelor și luarea deciziilor (20 minute) | @OMS
• Discuție deschisă și feedback (20 de minute) | @OMS
• Acțiune și următorii pași (15 minute) | @OMS
• Aranjamentele de închidere și următoarea întâlnire (5 minute) | @OMS

Șablon gratuit de întâlnire lunară cu AhaSlides

2/ Ordinea de zi a întâlnirii tuturor mâinilor

Data: 

Locație: 

Attendees: 

Obiectivele întâlnirii:

• Pentru a actualiza performanța companiei și a introduce noi inițiative și planuri pentru angajați.

Ordinea de zi a ședinței: 

• Bun venit și prezentare (5 minute)
• Actualizarea performanței companiei (20 de minute)
• Introducerea de noi inițiative și planuri (20 de minute)
• Sesiune de întrebări și răspunsuri (30 de minute)
• Recunoașterea și premiile angajaților (15 minute)
• Aranjamentele de închidere și următoarea întâlnire (5 minute)

Șablon de întâlnire pentru toate mâinile

3/ Agenda întâlnirii de lansare a proiectului

Data: 

Locație: 

Participanți:

Obiectivele întâlnirii:

• Pentru a stabili obiective și așteptări clare pentru proiect
• Pentru a prezenta echipa de proiect
• Pentru a discuta despre provocările și riscurile proiectului

Ordinea de zi a ședinței: 

• Bun venit și introducere (5 minute) | @OMS
• Prezentare generală a proiectului și obiective (15 minute) | @OMS
• Prezentarea membrilor echipei (5 minute) | @OMS
• Atribuții de rol și responsabilitate (20 de minute) | @OMS
• Prezentare generală a programului și cronologiei (15 minute) | @OMS
• Discuție despre provocările și riscurile proiectului (20 de minute) | @OMS
• Acțiuni și pașii următori (15 minute) | @OMS
• Aranjamentele de închidere și următoarea întâlnire (5 minute) | @OMS

Rețineți că acestea sunt doar exemple, iar punctele și formatul agendei pot fi ajustate în funcție de nevoile și obiectivele specifice ale întâlnirii. 

Configurați-vă agenda întâlnirii cu AhaSlides 

Pentru a configura o agendă de întâlnire cu AhaSlides, urmați acești pași:

• Creează un cont: Dacă nu ați făcut-o deja, înscrieți-vă AhaSlides și creează un cont. Sau mergi la noi Biblioteca publică de șabloane.

• Alegeți un șablon de agendă a întâlnirii: Avem o varietate de șabloane de agendă a întâlnirilor pe care le puteți folosi ca punct de plecare. Pur și simplu alegeți-l pe cel care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. și faceți clic „Obține șablon”.

• Personalizați șablonul: După ce ați ales un șablon, îl puteți personaliza adăugând sau eliminând elemente, ajustând formatarea și schimbând schema de culori.

• Adăugați punctele de pe ordinea de zi: Folosiți editorul de diapozitive pentru a adăuga elementele din agendă. Puteți adăuga text, o roată, sondaje, imagini, tabele, diagrame și multe altele.

• Colaborează cu echipa ta: Dacă lucrați cu o echipă, puteți colabora pe agendă. Pur și simplu, invitați membrii echipei să editeze prezentarea, iar aceștia pot face modificări, pot adăuga comentarii și pot sugera modificări.

• Distribuie agenda: Când ești gata, poți împărtăși agenda cu echipa ta sau cu participanții. Puteți partaja un link sau printr-un cod QR.

Cu AhaSlides, puteți crea cu ușurință o agendă de întâlnire profesională, bine structurată, care vă va ajuta să rămâneți pe drumul cel bun și să vă atingeți obiectivele întâlnirii.

Intrebari cu cheie 

Urmând acești pași cheie și exemple cu ajutorul șabloanelor AhaSlides, sperăm că puteți crea o agendă de întâlnire bine structurată, care să vă pregătească pentru succes.

Întrebări Frecvente