O agendă bine elaborată stabilește obiective și așteptări clare, astfel încât toată lumea să își cunoască scopul și ce trebuie să se întâmple înainte, în timpul și după întâlnire. Acest ghid prezintă de ce contează agendele, opt pași pentru a scrie una eficientă și exemple (cu șabloane) pe care le puteți folosi în următoarea întâlnire.
De ce fiecare întâlnire are nevoie de o ordine de zi
Ședințele ocupă mult timp de lucru. Un studiu realizat de Harvard Business Review a constatat că directorii petrec aproape 23 de ore pe săptămână în cadrul acestora, față de mai puțin de 10 ore în anii 1960.Perlow, Hadley și Eun, „Opriți nebunia întâlnirilor”, 2017O agendă te ajută să-ți petreci acel timp în mod intenționat. Aceasta va:
- Clarificați scopul și obiectivele a întâlnirii și să mențină discuția pe drumul cel bun.
- Gestionează timpul și ritmul, deci există mai puține argumente inutile.
- Stabiliți așteptări pentru participanți și asigurați-vă că fiecare decizie și acțiune este acoperită.
- Promovați responsabilitatea, deoarece fiecare element are un proprietar.
Un avertisment din cercetare: cercetătorul Steven Rogelberg, specializat în întâlniri, spune că cercetarea sa arată că existența unei agende în sine nu contribuie la atingerea eficienței...și că liderii adesea pur și simplu „pun o altă dată pe ordinea de zi” și repetă cea de săptămâna trecută. Pașii de mai jos se referă la redactarea unei ordini de zi construite pentru această întâlnire, nu copiată după cea precedentă.
8 pași cheie pentru a scrie o agendă eficientă a ședinței
1. Determinați tipul de întâlnire
Diferite întâlniri implică persoane, formate și obiective diferite, așa că alegeți mai întâi tipul.
- Întâlnire de lansare a proiectuluio prezentare generală a obiectivelor, calendarului, bugetului și așteptărilor proiectului.
- Întâlnire cu toțiio întâlnire la nivelul întregii companii în cadrul căreia se împărtășesc performanța, obiectivele și planurile și se construiește un simț comun al direcției.
- Şedinţa primărieiangajații pun întrebări, primesc noutăți și oferă feedback conducerii superioare.
- Întâlnire de management strategic: liderii superiori planifică direcția pe termen lung.
- Întâlnire virtuală a echipeiprezentări, discuții și activități interactive prin video sau chat.
- Sesiune de brainstormingo întâlnire creativă în care oamenii generează și discută idei noi.
- Întâlnire individualăo conversație privată pentru evaluarea performanței, coaching sau dezvoltare.
2. Definiți scopul și obiectivele
Explică motivul pentru care are loc întâlnirea și ce speri să obții. Dacă nu poți numi un rezultat, întreabă dacă un mesaj ar fi potrivit în schimb. Rogelberg subliniază aceeași idee: uneori poți trimite informațiile și poți folosi întâlnirea pentru cinci minute de întrebări (Interviu pentru Knowledge la Wharton).
3. Identificați subiectele cheie
Enumerați subiectele care trebuie abordate, inclusiv orice decizii care trebuie luate. Puneți cel mai important element pe primul loc, atunci când energia și atenția sunt la cote maxime.
4. Stabiliți o limită de timp
Acordă fiecărui subiect un interval orar și întregii întâlniri o oră de încheiere, astfel încât întâlnirea să respecte programul.
5. Identificați participanții și rolurile acestora
Enumerați cine va participa și ce este responsabil fiecare persoană, cum ar fi prezentarea unei actualizări, luarea de notițe sau cronometrarea.
6. Pregătiți materialele și documentele justificative
Adună ceea ce vor avea nevoie oamenii în timpul întâlnirii și împărtășește tot ce trebuie citit în prealabil.
7. Distribuiți ordinea de zi în avans
Trimiteți ordinea de zi tuturor participanților, astfel încât toată lumea să sosească pregătită. Invitați-i să adauge propriile puncte înainte de întâlnire.
8. Revizuiți și revizuiți după cum este necesar
Verificați ordinea de zi înainte de întâlnire pentru a vă asigura că este completă și corectă și eliminați orice element care nu necesită prezența grupului în sală.
Exemple de agendă de ședință și șabloane gratuite
Iată trei ordine de zi pe care le puteți adapta. Punctele de pe ordinea de zi și programul ar trebui ajustate în funcție de nevoile și obiectivele întâlnirii dumneavoastră.
1. Ordinea de zi a ședinței de echipă
Data:
Locație:
Participanți:
obiective: actualizarea progresului proiectului; analizarea problemelor și soluțiilor actuale.
- Introducere și bun venit (5 minute) | @OMS
- Revizuirea întâlnirii anterioare (10 minute) | @OMS
- Actualizări ale proiectului și rapoarte de progres (20 de minute) | @OMS
- Rezolvarea problemelor și luarea deciziilor (20 minute) | @OMS
- Discuție deschisă și feedback (20 de minute) | @OMS
- Acțiuni și pașii următori (15 minute) | @who
- Aranjamentele de închidere și următoarea întâlnire (5 minute) | @OMS
Șablon gratuit pentru întâlniri lunare
2. Ordinea de zi a întâlnirii cu toți participanții
Data:
Locație:
Participanți:
Obiectiv: a împărtăși performanța companiei și a introduce noi inițiative și planuri.
- Bun venit și prezentare (5 minute)
- Actualizarea performanței companiei (20 de minute)
- Noi inițiative și planuri (20 de minute)
- Sesiune de întrebări și răspunsuri (30 de minute)
- Recunoașterea și premiile angajaților (15 minute)
- Aranjamentele de închidere și următoarea întâlnire (5 minute)
3. Ordinea de zi a ședinței de lansare a proiectului
Data:
Locație:
Participanți:
obiective: stabiliți obiective și așteptări clare; prezentați echipa; discutați provocările și riscurile.
- Bun venit și introducere (5 minute) | @OMS
- Prezentare generală a proiectului și obiective (15 minute) | @OMS
- Prezentarea membrilor echipei (5 minute) | @OMS
- Atribuții de rol și responsabilitate (20 de minute) | @OMS
- Prezentare generală a programului și cronologiei (15 minute) | @OMS
- Provocările și riscurile proiectului (20 de minute) | @who
- Acțiuni și pașii următori (15 minute) | @OMS
- Aranjamentele de închidere și următoarea întâlnire (5 minute) | @OMS
Mai multe idei de lansare sunt în ghidul întâlnirii de lansare a proiectului.
Stabilește-ți agenda întâlnirii cu AhaSlides
Pentru a transforma o agendă într-una vizibilă pentru echipa dvs., votați și editați împreună:
- Creați un cont. Înscrieți-vă pentru AhaSlides sau răsfoiți fișierul biblioteca publică de șabloane.
- Alegeți un șablon de agendă pentru întâlnire și faceți clic Obțineți șablon.
Adăugați punctele de pe ordinea de zi. Înlocuiți diapozitivul cu listă din șablon cu propria agendă. Apoi adăugați o scurtă introducere, un sondaj sau o întrebare deschisă, astfel încât oamenii să participe de la primul diapozitiv.
Colaborați și împărtășiți. Invită-i pe colegii de echipă să editeze prezentarea, apoi distribuie agenda ca link sau cod QR înainte de întâlnire.
Cheltuieli cheie
- Alegeți tipul de întâlnire și un obiectiv clar înainte de a enumera subiectele.
- Pune cel mai important element pe primul loc și atribuie fiecărui element un timp și un proprietar.
- Trimiteți ordinea de zi în avans și invitați participanții să o completeze.
- Scrieți o ordine de zi nouă de fiecare dată. O ordine de zi singură nu face o ședință eficientă.
Întrebări frecvente
Ce se referă la ordinea de zi a unei ședințe?
Ordinea de zi este schița planificată a ceea ce se va întâmpla într-o ședință, uneori numită program sau ordine de zi. Aceasta enumeră subiectele, orele și cine conduce fiecare punct.
Ce este o ședință de stabilire a ordinii de zi?
O ședință de stabilire a ordinii de zi se desfășoară pentru a planifica și a decide ordinea de zi a unei ședințe viitoare, mai ample.
Care este ordinea de zi pentru o întâlnire de proiect?
Ordinea de zi a unei întâlniri de proiect prezintă subiectele, discuțiile și acțiunile legate de proiect, cum ar fi progresul, riscurile și pașii următori.
