Ești participant?

10 tipuri de întâlniri în afaceri cu cele mai bune practici

prezentarea

Jane Ng 30 noiembrie, 2023 10 citește min

Întâlniri în afaceri sunt familiare pentru cei care ocupă poziții de conducere, cum ar fi managerii de proiect sau roluri de conducere în cadrul unei companii. Aceste întâlniri sunt esențiale pentru îmbunătățirea comunicării, încurajarea colaborării și promovarea succesului în cadrul organizației. 

Cu toate acestea, nu toată lumea poate fi conștientă de definițiile, tipurile și scopurile acestor întâlniri. Acest articol servește ca un ghid cuprinzător și oferă sfaturi pentru desfășurarea de întâlniri productive în afaceri.

Ce este întâlnirea de afaceri?

O întâlnire de afaceri este o întâlnire a indivizilor care se reunesc pentru a discuta și a lua decizii cu privire la subiecte specifice legate de afaceri. Scopurile acestei întâlniri pot include actualizarea membrilor echipei cu privire la proiectele curente, planificarea eforturilor viitoare, rezolvarea problemelor sau luarea de decizii care afectează întreaga companie. 

Întâlnirile de afaceri pot fi organizate personal, virtual, sau o combinație a ambelor și poate fi formală sau informală.

Scopul unei întâlniri de afaceri este de a face schimb de informații, de a alinia membrii echipei și de a lua decizii care ajută afacerea să-și atingă obiectivele.

Întâlnirile sunt o parte indispensabilă a afacerilor. Fotografie: Freepik

Tipuri de întâlniri în afaceri

Există mai multe tipuri de întâlniri în afaceri, dar cele 10 tipuri comune includ:

1/ Întâlniri lunare ale echipei

Întâlnirile lunare ale echipei sunt întâlniri regulate ale membrilor echipei unei companii pentru a discuta proiectele în derulare, a atribui sarcini și a menține oamenii informați și aliniați. Aceste întâlniri au loc de obicei lunar, în aceeași zi și durează de la 30 de minute la câteva ore (în funcție de dimensiunea grupului și de cantitatea de informații acoperite).

Întâlnirile lunare ale echipei oferă o oportunitate și îndrumări pentru membrii echipei de a face schimb de informații și idei, de a discuta progresul proiectului și de a se asigura că toată lumea lucrează pentru aceeași țintă. 

Aceste întâlniri pot fi, de asemenea, folosite pentru a aborda orice provocări sau probleme cu care se confruntă echipa, pentru a identifica soluții și pentru a lua decizii care afectează direcția proiectului sau munca echipei.

An întâlnire cu toate mâinile este pur și simplu o întâlnire care implică tot personalul unei companii, cu alte cuvinte, o întâlnire lunară a echipei. Este o întâlnire regulată – care are loc poate o dată pe lună – și este condusă de obicei de șefii companiei.

2/ Stand Up Meetings

întâlnire stand-up, cunoscută și sub denumirea de întâlnire zilnică stand-up sau zilnică scrum, este un tip de întâlnire scurtă, care durează de obicei nu mai mult de 15 minute și care se desfășoară zilnic pentru a oferi echipei actualizări rapide cu privire la progresul proiectului sau la volumul de lucru finalizat, pentru a planifica lucrează astăzi.

În același timp, ajută la identificarea și rezolvarea obstacolelor cu care se confruntă membrii echipei și a modului în care acestea afectează obiectivele comune ale echipei. 

3/ Întâlniri de actualizare a stării

Întâlnirile de actualizare a stării se concentrează pe furnizarea de actualizări de la membrii echipei cu privire la progresul proiectelor și sarcinilor lor. Acestea pot avea loc mai des decât întâlnirile lunare, cum ar fi săptămânal. 

Scopul întâlnirilor de actualizare a stării, desigur, este de a oferi o imagine transparentă asupra progresului fiecărui proiect și de a identifica orice provocări care pot afecta succesul proiectului. Aceste întâlniri nu vor fi prinse în probleme precum discuții sau rezolvarea problemelor.

Pentru o întâlnire la scară mai mare, întâlnirea de actualizare a stării poate fi numită și „Ședința Primăriei', O ședință de primărie este pur și simplu o întâlnire planificată la nivelul întregii companii, în care se pune accent pe managementul care răspunde la întrebările angajaților. Prin urmare, această întâlnire a implicat o sesiune de întrebări și răspunsuri, făcând-o mai deschisă și mai puțin formulată decât orice alt tip de întâlnire!

4/ Întâlniri de rezolvare a problemelor

Acestea sunt întâlniri care gravitează în jurul identificării și soluționării provocărilor, crizelor sau problemelor cu care se confruntă o organizație. Sunt adesea neașteptate și trebuie să aducă persoane din diferite departamente sau echipe pentru a colabora și a găsi soluții la probleme specifice.

La această întâlnire, acei participanți își vor împărtăși punctele de vedere, vor identifica în comun cauzele principale ale problemelor și vor oferi potențiale soluții. Pentru ca această întâlnire să fie eficientă, aceștia ar trebui încurajați să discute deschis și onest, să evite vina și să se concentreze pe găsirea de răspunsuri.

Întâlniri în afaceri | Imagine: freepik

5/ Ședințe de luare a deciziilor

Aceste întâlniri au scopul de a lua decizii importante care afectează direcția proiectului, a echipei sau a întregii organizații. Participanții sunt de obicei persoane cu autoritatea de luare a deciziilor și expertiza necesară.

Această întâlnire va trebui să fie furnizată în prealabil cu toate informațiile relevante, având nevoie de părți interesate. Apoi, pentru a se asigura că deciziile luate în cadrul ședinței sunt îndeplinite, se stabilesc acțiunile de urmărire cu un timp de finalizare. 

6/ Întâlniri de brainstorming

Întâlnirile de brainstorming se concentrează pe generarea de idei noi și inovatoare pentru afacerea dvs. 

Cea mai bună parte a unei sesiuni de brainstorming este modul în care promovează munca în echipă și invenția în timp ce se bazează pe inteligența colectivă și imaginația grupului. Fiecare are voie să-și exprime opiniile, să tragă din ideile celuilalt și să vină cu soluții originale și de ultimă oră.

7/ Întâlniri de management strategic

Întâlniri de management strategic sunt întâlniri la nivel înalt care se concentrează pe revizuirea, analizarea și luarea deciziilor cu privire la obiectivele, direcția și performanța pe termen lung ale unei organizații. Directorii superiori și echipa de conducere participă la aceste întâlniri, care au loc trimestrial sau anual.

În cadrul acestor întâlniri, organizația este revizuită și evaluată, precum și competitivitatea sau identificarea de noi oportunități de creștere și îmbunătățire.

8/ Întâlniri de lansare a proiectului

A întâlnire de lansare a proiectului este o întâlnire care marchează începutul oficial al unui nou proiect. Acesta reunește persoane cheie din echipa de proiect, inclusiv manageri de proiect, membri ai echipei și părți interesate din alte departamente, pentru a discuta despre obiective, obiective, calendare și bugete.

De asemenea, oferă managerului de proiect o oportunitate de a stabili canale de comunicare clare, de a stabili așteptări și de a se asigura că membrii echipei își înțeleg rolurile și responsabilitățile.

Acestea sunt unele dintre cele mai comune tipuri de întâlniri în afaceri, iar formatul și structura se pot schimba în funcție de dimensiunea și tipul organizației.

9/ Întâlniri introductive

An întâlnire introductivă este prima dată când membrii echipei și liderii lor se întâlnesc oficial, pentru a determina dacă indivizii implicați doresc să construiască o relație de lucru și să se angajeze în echipă în viitor.

Această întâlnire își propune să ofere membrilor echipei timp să rămână împreună pentru a cunoaște trecutul, interesele și obiectivele fiecărui participant. În funcție de preferințele dvs. și ale echipei dvs., puteți organiza întâlniri introductive formale sau informale, în funcție de diferite contexte.

10/ Şedinţele Primăriei

Acest concept provine din adunările locale din New England, unde politicienii se întâlneau cu alegătorii pentru a discuta probleme și legislație.

Astăzi, a sedinta primariei este o întâlnire planificată la nivel de companie în care conducerea răspunde la întrebările direct de la angajați. Permite o comunicare deschisă și transparență între conducere și personal. Angajații pot pune întrebări și pot obține feedback imediat.

Răspunde toate întrebările importante

Nu rata nicio ritm cu AhaSlides' instrument gratuit de întrebări și răspunsuri. Fii organizat, transparent și un mare lider.

GIF al unui prezentator care găzduiește o întâlnire la distanță a primăriei folosind software-ul AhaSlides Q&A.

Cum se desfășoară întâlniri în afaceri

Pentru a sa aveti o intalnire buna, în primul rând, trebuie să trimiteți un e-mail de invitație la întâlnire.

Desfășurarea de întâlniri eficiente în afaceri necesită o planificare și o pregătire atentă pentru a se asigura că întâlnirea este productivă și își atinge obiectivele propuse. Următoarele sfaturi vă pot ajuta să organizați întâlniri de afaceri productive:

1/ Definiți scopul și scopurile

Definirea scopului și obiectivelor unei întâlniri de afaceri este esențială pentru a ne asigura că întâlnirea este productivă și produce rezultatul dorit. Ei trebuie să asigure următoarele:

  • Scopul. Asigurați-vă că întâlnirea are scopul de a discuta subiecte specifice, de a lua decizii sau de a oferi actualizări. Trebuie să definiți de ce este necesară întâlnirea și rezultatul așteptat.
  • Obiective. Obiectivele unei întâlniri de afaceri sunt rezultate specifice, măsurabile pe care doriți să le obțineți până la sfârșitul întâlnirii. Ar trebui să se alinieze cu scopul general al întâlnirii cu cronologia, KPI etc.

De exemplu, o întâlnire pentru a discuta despre lansarea unui nou produs ar trebui să aibă obiective care să se alinieze cu obiectivul general de a crește vânzările sau de a îmbunătăți cota de piață.

2/ Pregătiți ordinea de zi a ședinței

A agenda întâlnirii servește drept foaie de parcurs pentru întâlnire și ajută la menținerea discuției concentrate și pe drumul cel bun.

Prin urmare, prin pregătirea unei agende eficiente, vă puteți asigura că întâlnirile de afaceri sunt productive și concentrate și că toată lumea este conștientă de ce să discute, la ce să se aștepte și ce trebuie realizat. 

Tipuri de întâlniri în afaceri

3/ Invitați participanții potriviți

Luați în considerare cine ar trebui să participe la întâlnire în funcție de rolul lor și de subiectele care vor fi discutate. Invitați numai cei care trebuie să fie prezenți pentru a vă asigura că întâlnirea se desfășoară fără probleme. Unii factori de luat în considerare pentru a ajuta la selectarea participanților potriviți includ adecvarea, nivelul de expertiză și autoritatea.

4/ Alocați timpul în mod eficient

Asigurați-vă că alocați suficient timp pentru fiecare subiect din agenda dvs., ținând cont de importanța și complexitatea fiecărei probleme. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toate subiectele primesc o atenție deplină și că întâlnirea nu va avea loc peste ore.

De asemenea, ar trebui să respectați programul cât mai mult posibil, dar și să fiți suficient de flexibil pentru a face modificări dacă este necesar. De asemenea, puteți lua în considerare luarea unor pauze scurte pentru a ajuta participanții să se reîncarce și să se concentreze. Acest lucru poate menține energia și interesul întâlnirii.

5/ Faceți întâlnirile mai interactive și mai captivante

Faceți întâlnirile de afaceri mai interactive și mai captivante, încurajând toți participanții să vorbească și să-și împărtășească gândurile și ideile. Pe lângă utilizarea activităților interactive, cum ar fi sondaje vii or sesiuni de brainstorming iar roțile rotative ajută participanții să fie implicați și concentrați pe discuție.

Întâlniri în afaceri

Sau folosiți AhaSlides bibliotecă de șabloane prefabricate să-și ia rămas-bun de la întâlniri plictisitoare și de la ochi străluciți.

Verificați: 20+ distracție online Jocuri de spărgător de gheață pentru o mai bună implicare sau 14 inspirație Jocuri pentru întâlniri virtuale, cu cele mai bune 6 întâlnire hack-uri gasesti in 2024!

6/ Procesul-verbal de ședință

Luare proces-verbal de ședință în timpul unei întâlniri de afaceri este o sarcină importantă care ajută la documentarea principalelor discuții și decizii luate în timpul întâlnirii. De asemenea, ajută la îmbunătățirea transparenței și asigură că toată lumea este pe aceeași pagină înainte de a merge la următoarea întâlnire.

7/ Urmăriți elementele de acțiune

Urmărind elementele de acțiune, vă puteți asigura că deciziile luate în timpul întâlnirii sunt puse în aplicare și că toată lumea își are clar responsabilitățile.

Și strângeți ÎNTOTDEAUNA feedback de la participanți pentru a face întâlnirile de afaceri viitoare și mai bune - puteți partaja feedback-ul după încheiere, prin e-mailuri sau diapozitive de prezentare. Face întâlnirile să nu fie plictisitoare și toată lumea se distrează💪

Text alternativ


Obțineți șabloane gratuite de sondaje pentru întâlnirile dvs.!

Înscrieți-vă gratuit și luați ceea ce doriți din biblioteca de șabloane!


🚀 Șabloane gratuite ☁️

Intrebari cu cheie 

Sper că, cu acest articol de AhaSlides, puteți distinge tipurile de întâlniri în afaceri și scopurile acestora. De asemenea, urmând acești pași și cele mai bune practici, vă puteți asigura că întâlnirile dvs. de afaceri sunt eficiente, concentrate și produc rezultatele dorite.

Conducerea eficientă a întâlnirilor de afaceri poate ajuta la îmbunătățirea comunicării, colaborării și succesului în cadrul unei organizații și este o componentă cheie a managementului de succes al afacerii.

Întrebări Frecvente

De ce sunt importante întâlnirile în afaceri?

Întâlnirile permit o comunicare eficientă atât în ​​jos, cât și în sus în cadrul unei organizații. Actualizări importante, idei și feedback pot fi împărtășite.

Ce întâlniri ar trebui să aibă o afacere?

- Întâlniri între toți membrii/întregurile personalului: întâlniri la nivel de companie pentru a împărtăși actualizări, anunțuri și pentru a stimula comunicarea între departamente.
- Întâlniri executive/leadership: pentru ca managementul superior să discute despre strategia la nivel înalt, să planifice și să ia decizii cheie.
- Întâlniri de departament/echipă: pentru ca departamentele/echipele individuale să se sincronizeze, să discute sarcini și să rezolve problemele din domeniul lor.
- Întâlniri de proiect: pentru a planifica, urmări progresul și rezolva blocantele pentru proiecte individuale.
- One-on-one: verificări individuale între manageri și rapoarte direcți pentru a discuta despre munca, prioritățile și dezvoltarea profesională.
- Întâlniri de vânzări: Pentru ca echipa de vânzări să analizeze performanța, să identifice oportunități și să planifice strategii de vânzări.
- Întâlniri de marketing: Folosit de echipa de marketing pentru planificarea campaniilor, calendarul de conținut și măsurarea succesului.
- Întâlniri privind bugetul/finanțare: pentru revizuirea financiară a cheltuielilor față de buget, discuții privind previziunile și investițiile.
- Întâlniri de angajare: pentru a verifica CV-urile, a efectua interviuri și a lua decizii pentru noi locuri de muncă.
- Întâlniri de instruire: pentru a planifica și oferi sesiuni de onboarding, de dezvoltare a competențelor pentru angajați.
- Întâlniri cu clienții: pentru a gestiona relațiile cu clienții, feedback-ul și pentru a stabili activitățile viitoare.