O întâlnire de afaceri funcționează doar atunci când formatul său se potrivește scopului său. Un brainstorming condus ca o actualizare de status distruge ideile, iar o întâlnire de luare a deciziilor condusă ca un brainstorming nu ajunge niciodată la o decizie. Acest ghid prezintă cele 10 tipuri de întâlniri pe care le organizează majoritatea companiilor, la ce servește fiecare, cât ar trebui să dureze și cum să le menții utile.
Pentru scară, Harvard Business Review raportează că directorii petrec aproape 23 de ore pe săptămână în ședințe, față de mai puțin de 10 ore în anii 1960. Alegerea tipului potrivit și buna gestionare a acestuia oferă o mare parte din acest timp înapoi.
Ce este o întâlnire de afaceri?
O întâlnire de afaceri este o reuniune de oameni care se reunesc pentru a împărtăși informații, a rezolva probleme sau a lua decizii legate de muncă. Poate fi față în față, virtuală sau hibridă, formală sau informală, de la o întâlnire zilnică de 10 minute până la o sesiune de planificare care durează o zi întreagă. Ceea ce împărtășește fiecare persoană bună este un scop: ceva ar trebui să meargă mai departe până la final.
Ghid rapid: de ce tip de întâlnire aveți nevoie?
| Dacă trebuie să... | Aleargă o... | Lungime tipică |
|---|---|---|
| Menține o echipă aliniată la priorități | Întâlnire lunară a echipei | 30 până la 60 minute |
| Blocante de suprafață rapide | Ridica-te | Până la 15 minute |
| Urmăriți progresul în raport cu obiectivele | Întâlnire de actualizare a stării | 30 minute |
| Repara ceva ce a mers prost | Întâlnire de rezolvare a problemelor | 45 până la 60 minute |
| Luați o decizie clară | Şedinţa de luare a deciziilor | 30 până la 60 minute |
| Generați opțiuni | Întâlnire de brainstorming | 45 până la 60 minute |
| Stabiliți o direcție pe termen lung | Întâlnire de management strategic | Jumătate de zi sau mai mult |
| Începeți un proiect cu succes | Întâlnire de lansare a proiectului | 60 până la 90 minute |
| Ajută oamenii să se cunoască între ei | Ședință introductivă | 30 minute |
| Permiteți liderilor să răspundă la întrebările angajaților | Şedinţa primăriei | 45 până la 60 minute |
Duratele sunt puncte de plecare comune, nu reguli. Scurtați orice întâlnire care se termină mai devreme.
Cele 10 tipuri de întâlniri în mediul de afaceri
1. Ședințe lunare de echipă
O ședință lunară de echipă este o verificare recurentă în cadrul căreia o echipă analizează progresul, atribuie sarcini viitoare și stabilește prioritățile. Își câștigă locul atunci când sunt mai multe de acoperit decât permite o scurtă discuție de grup. Eșecul obișnuit este transformarea ei într-o scurgere de informații: dacă tot ce s-a partajat ar fi putut fi un e-mail, trimiteți e-mailul și păstrați ședința pentru blocaje, decizii care afectează mai multe persoane și schimbări de direcție.
Nu o confundați cu un întâlnire cu toate mâinile, care reunește întreaga companie, condusă de obicei de conducerea superioară, mai degrabă decât de o singură echipă.
2. Întâlniri în picioare
Un stand-up, numit și daily scrum, este o scurtă verificare zilnică care durează mai puțin de 15 minute. Atlassian o descrie ca o sesiune rapidă de tip „round-robin” în care fiecare persoană răspunde la trei întrebări: ce am realizat ieri, ce voi face astăzi și ce mă blochează. Limita de timp o face mai degrabă un instrument de coordonare decât un raport de stare. Stand-up-urile se potrivesc echipelor care lucrează zilnic la un proiect comun. Pentru echipele distribuite, un stand-up scris pe un canal partajat poate face aceeași treabă fără programare.
3. Întâlniri de actualizare a stării
Actualizările de stare au loc de obicei săptămânal și urmăresc progresul în raport cu obiective specifice. Spre deosebire de o prezentare de stand-up, întrebarea este dacă proiectul este pe drumul cel bun, unde este înainte sau înapoi și ce înseamnă asta pentru următoarea etapă importantă. Mențineți o ședință structurată: toată lumea raportează în același format, iar orice necesită o discuție serioasă are propria ședință, astfel încât o actualizare de 30 de minute să nu devină o oră neplanificată.
4. Întâlniri de rezolvare a problemelor
Acestea sunt apelate atunci când ceva a mers prost sau este pe cale să meargă prost, iar un grup trebuie să diagnosticheze problema și să convină asupra unei soluții. Adesea, sunt neplanificate și pot implica oameni din mai multe departamente. Concentrați-vă pe problemă, nu pe vină, și finalizați cu o soluție convenită, un responsabil numit și un termen limită. Trimiteți datele relevante în prealabil, astfel încât toată lumea să pornească de la aceeași imagine a problemei.
5. Ședințe decizionale
O întâlnire de luare a deciziilor are ca scop luarea unei decizii care necesită contribuția sau autoritatea mai multor persoane. Invitați pe toți cei a căror aprobare este necesară și pe nimeni altcineva. Scrieți decizia ca o singură întrebare înainte de a o programa: „Ar trebui să mutăm lansarea din trimestrul 3 în trimestrul 4?” este o întâlnire de decizie, în timp ce „Ce părere avem despre calendarul lansării?” nu este. Ulterior, înregistrați decizia și raționamentul, astfel încât să nu fie redeschisă luni mai târziu.
6. Ședințe de brainstorming
Ședințele de brainstorming generează idei; evaluarea lor vine mai târziu. Când ambele au loc simultan, instinctul de a judeca suprimă ideile și rămâi cu o listă scurtă de sugestii sigure. Petreceți prima parte producând idei fără comentarii, iar a doua parte grupându-le și clasificându-le. O întâlnire live nor de cuvinte sau un diapozitiv deschis permite persoanelor mai liniștite să contribuie în același moment cu toți ceilalți, în loc să aștepte o pauză în conversație.
7. Ședințe de management strategic
Întâlnirile strategice sunt momentele în care liderii seniori analizează direcția pe termen lung, evaluează performanța în raport cu obiectivele strategice și stabilesc prioritățile pentru trimestrul sau anul următor. Acestea au loc de obicei trimestrial sau anual și necesită o pregătire reală: împărtășiți informațiile preliminare cu cel puțin 48 de ore înainte, astfel încât discuția să nu fie superficială. Rezultatul ar trebui să fie o listă clară de priorități și decizii, nu o listă de lucruri de „explorat în continuare”. Există mai multe detalii în ghidul nostru despre... întâlnire de management strategic.
8. Întâlniri de lansare a proiectului
A întâlnire de lansare a proiectului Marchează începutul oficial al unui proiect. Reunește managerul de proiect, echipa și părțile interesate pentru a discuta ce trebuie să realizeze proiectul, cine este responsabil pentru ce, cum va comunica echipa și cum va arăta succesul. Este, de asemenea, cel mai ieftin moment pentru a scoate la iveală presupuneri și riscuri, înainte ca munca să fi prins avânt într-o anumită direcție.
9. Întâlniri introductive
An întâlnire introductivă se întâmplă atunci când cineva se alătură unei echipe, când două grupuri încep să lucreze împreună sau când o persoană se mută într-un rol nou. Scopul este de a construi relația: experiențe, stiluri de lucru și așteptări. Discuțiile deschise tind să eșueze, așa că oferiți-le oamenilor ceva concret despre care să vorbească, cum ar fi o întrebare scurtă sau o sarcină comună de mică amploare.
10. Ședințe ale primăriei
A sedinta primariei este o sesiune planificată la nivelul întregii companii sau al unui departament, în care liderii împărtășesc actualizări și răspund la întrebările angajaților. Wikipedia observă că formatul este inspirat de întâlnirile orășenești din New England, care datează din secolul al XVII-lea, dar că participanții la o primărie nu votează asupra deciziilor obligatorii. Valoarea constă în transparență și comunicarea bidirecțională, iar aceasta depinde de realitatea sesiunii de întrebări și răspunsuri. Întrebările de softball pre-selectate anulează scopul, așadar oferiți angajaților o modalitate anonimă de a trimite întrebări înainte și în timpul sesiunii.
Cum să conduci bine orice tip de întâlnire
Formatul se schimbă în funcție de cele 10 tipuri, dar obiceiurile care fac ca o întâlnire să merite să participi rămân aceleași.
- Definește scopul înainte de a programa. Puteți spune ce decizie va fi luată, ce informații vor fi partajate sau ce problemă va fi rezolvată? Dacă nu, probabil că întâlnirea nu este încă necesară.
- Împărtășiți o agendă. A agenda întâlnirii menține discuția pe drumul cel bun și permite participanților să se pregătească. O listă de subiecte cu un timp rezervat pentru fiecare este suficientă.
- Invită persoanele potrivite. Includeți-i pe cei a căror contribuție sau autoritate este necesară și trimiteți notițele tuturor celorlalți.
- Acordă fiecărui subiect timpul său. Acordați mai mult timp pentru elementele complexe, respectați programul și adăugați o scurtă pauză la fiecare oră care depășește termenul.
- Fă-l interactiv. O întâlnire în care o persoană vorbește și toți ceilalți ascultă își pierde rapid atenția. În direct sondaje, sesiuni rapide de întrebări și răspunsuri și întrebări deschise îi mențin pe oameni implicați. Sesiunea gratuită AhaSlides Planul acceptă până la 50 de participanți, ceea ce acoperă majoritatea ședințelor de echipă.
- Înregistrați deciziile și urmăriți-le. Procesele-verbale trebuie să conțină doar deciziile luate, acțiunile atribuite, cine este responsabil pentru fiecare și până când. Trimiteți-le în termen de 24 de ore, apoi solicitați feedback pentru ca următoarea întâlnire să se îmbunătățească.
greseli comune pentru a evita
- Folosirea tipului greșit pentru obiectiv. Decideți ce rezultat aveți nevoie, apoi alegeți formatul care îl produce.
- Invitând prea mulți oameni. Camerele mari încetinesc deciziile și reduc gradul de implicare a fiecărei persoane.
- Omiterea urmăririi. O decizie care nu este scrisă are același efect ca nicio decizie.
- Permiterea ca întâlnirile recurente să ruleze pe pilot automat. La fiecare câteva luni, întreabă-te dacă întâlnirea își mai îndeplinește scopul inițial. Dacă nu, anulează-o sau schimbă formatul.
Întrebări frecvente
De ce sunt importante întâlnirile în afaceri?
Ședințele permit informațiilor, ideilor și feedback-ului să circule în sus și în josul unei organizații și reprezintă cel mai rapid loc pentru a alinia oamenii în vederea unei decizii.
Ce întâlniri ar trebui să aibă o afacere?
Majoritatea companiilor organizează o combinație de întâlniri cu toții, întâlniri de conducere, întâlniri de echipă, întâlniri de proiect și întâlniri individuale, plus sesiuni specifice funcției, cum ar fi evaluări ale vânzărilor, marketingului, finanțelor și angajărilor, sesiuni de instruire și întâlniri cu clienții. Începeți cu cele 10 tipuri de mai sus și adăugați altele doar acolo unde există un scop clar care le impune.
Cât de lungă ar trebui să fie o întâlnire de afaceri?
Cât mai scurt posibil, pe cât permite scopul. Sesiunile de stand-up ar trebui să dureze sub 15 minute, actualizările de status și deciziile în jur de 30 de minute, iar doar sesiunile strategice sau de planificare ar trebui să dureze jumătate de zi sau mai mult.
Care este diferența dintre o întâlnire de stand-up și o întâlnire de actualizare a statusului?
O discuție de stand-up este o verificare zilnică, foarte scurtă, a sarcinilor individuale și a blocajelor. O actualizare de stare este de obicei săptămânală și analizează dacă un întreg proiect este pe drumul cel bun în ceea ce privește obiectivele sale.
