В одном из Статья ASCM Insights о запросах, связанных с расхождениями в инвентаризации.Бритт Лоури (впервые опубликовано в журнале APICS Magazine, август 2018 г.) описывает типичную схему: обнаруженное расхождение в подсчете обычно приводит к его исправлению, в то время как реальный анализ первопричин происходит реже, и она рекомендует проводить его сразу после возникновения расхождения. Обучение анализу первопричин циклического подсчета устраняет этот пробел: оно учит людей выяснять, почему подсчет отличается, прежде чем они изменят число.
Проводится подсчет, в результате которого обнаруживается 12 единиц товара в системе и 9 на полке. Если счетчик показывает корректировку в минус 3 единицы и продолжает работу, отчет становится зеленым, и причина остается скрытой. В следующем месяце тот же склад снова оказывается неисправным, потому что настоящая проблема заключалась в проверке при приемке, которую никто не проверил.
Это руководство показывает менеджерам по обучению в сфере логистики и руководителям складов или диспетчерских служб, как построить обучение по выявлению первопричин отклонений при проведении циклической инвентаризации вокруг одной задачи: расследования отклонений с использованием отслеживаемых доказательств до того, как кто-либо скорректирует цифры. Оно охватывает краткую диагностику, практику с обратной связью, разбор кейса с повторной попыткой, оценочную шкалу и проверку перемещения. Кейс и шкала являются иллюстрациями, поэтому перед оценкой попросите специалиста по управлению запасами проверить их на соответствие вашим процедурам.
Интересные факты
| Вопрос | Короткий ответ |
|---|---|
| Чем вы занимаетесь? | Расследование отклонений в количестве с использованием подтверждающих доказательств, а затем выбор корректирующих действий. |
| Что на первом месте? | Проверка процедур, доступа к системе и кадрового обеспечения необходима, поскольку обучение не сможет это исправить. |
| Как вы это практикуете? | Реалистичные сценарии отклонений с обратной связью по каждому решению. |
| Как вы это оцениваете? | Критерии оценки выполнения задачи, логического мышления и соблюдения границ от 0 до 2, при этом критические ошибки определяются отдельно. |
| Как проверить перевод? | Новое, ранее не встречавшееся дело, затем контролируемое расследование в зале суда. |
| Что нельзя исправить с помощью обучения? | Отсутствуют правила дисциплинарного воздействия при сканировании, нет доступа к истории транзакций и нет времени на расследование. |
1. Опишите проблему с производительностью.
Начните с выполнения работы. Если количество товара отличается от данных системы, перед корректировкой необходимо выполнить следующие действия: получить историю транзакций по данному товару и местоположению, проверить последние поступления, комплектации и перемещения, выявить ошибки сканирования или неправильное размещение поддона, определить наиболее вероятную причину и зафиксировать подтверждающие доказательства. Только после этого следует вносить корректировки, указав причину рядом с текстом корректировки.
В качестве примера рассмотрим повторяющееся отклонение на одной из поверхностей захвата. Каждая корректировка незначительна, поэтому каждая выглядит безобидной, но вместе они скрывают повторяющуюся ошибку сканирования или приемки. Не следует предполагать, что причина — кража. Необъяснимое отклонение может иметь производственную причину, которую можно обнаружить с помощью доказательств, и рассмотрение каждого случая как кражи учит людей прекращать поиски.
2. Диагностика пробелов в знаниях и контексте.
Сравните это задание с тем, как ваши сотрудники проходят обучение и тестирование сегодня. Тест, в котором задается вопрос «Что такое подсчет циклов?», проверяет способность запоминать информацию. Он не показывает, может ли человек прочитать историю транзакций, сформулировать гипотезу и исключить альтернативы. Исследование и определение наиболее вероятной причины требуют более высокого уровня знаний, чем простое запоминание, и для этого необходима практика на реальных примерах. Наше руководство по соответствие учебных мероприятий таксономии Блума объясняет, как правильно интерпретировать требования к заданию.
Затем проверьте причины, которые не будут устранены в процессе обучения:
- Процедуры. Существует ли письменное правило, определяющее, когда необходимо провести расследование отклонений от нормы и кто утверждает корректировки?
- Инструменты. Может ли команда просмотреть историю транзакций по товару и местоположению без запроса в ИТ-отдел?
- Комплектование. Есть ли время в течение смены для проведения расследования, или же показатели эффективности счётчиков измеряются только количеством закрытых точек?
- Стимулы. Заслуживает ли «безупречный» отчет похвалы, так что внесение изменений без замечаний является безопасным вариантом?
- Практикуйтесь. Кто-нибудь проводил репетицию расследования с получением отзывов?
Только последний представляет собой явный пробел в обучении. Назовите остальные пункты спонсорам и согласуйте ответственного за каждый из них, прежде чем создавать контент.
3. Разработайте целенаправленную подготовку и практику.
Три слоя, каждый из которых выполняет свою функцию.
Подготовка: проверьте необходимые условия. Кратко опишите термины и инструменты, необходимые для выполнения задачи: что такое подсчет циклов, что такое код причины, где хранится история транзакций и какие движения могут привести к отклонениям (сканирование при приемке, подтверждение комплектации, размещение товара не в том месте, несоответствие единиц измерения). Проверка на наличие необходимых условий подтверждает их выполнение и ничего больше. Не указывайте это как проверку компетенций. Самостоятельное обучение подходит для этого уровня, поскольку у людей разный уровень опыта.
Практика: разбор отклонений с предоставлением обратной связи, связанной с принятыми решениями. Предоставьте обучающемуся информацию о расхождении и небольшой набор подтверждающих документов, таких как история транзакций, квитанция о получении и карта местоположения. Спросите, какая причина, по его мнению, наиболее вероятна, какие доказательства её подтверждают и что бы он проверил дальше. В ответе следует указать конкретный вариант: фраза «Вы внесли корректировки до проверки последней квитанции» учит больше, чем «Попробуйте ещё раз». Наше руководство по разработка интерактивных методов обучения с полезной обратной связью идет дальше.
Обзор и перенос: обсудите один неоднозначный случай. Ввод данных в режиме реального времени от руководителя позволяет выявить наиболее вероятные причины, когда обе причины соответствуют имеющимся данным, например, ошибка сканирования при приемке товара и размещение его не в том месте. Асинхронного анализа достаточно для четкой проверки согласованного ответа. Наше руководство по сочетание самостоятельной подготовки с интерактивным коучингом показывает, как разделить эти две части.
Если ваши сотрудники в розничных магазинах или торговых точках сталкиваются с необходимостью обладать аналогичными навыками, наши руководства помогут вам в этом. Переход от чтения правил к анализу в рамках обучения предотвращению убытков и анализ моделей прогнозирования запасов и спроса охватывать смежные задачи.
4. Пример решения задачи с обратной связью и возможностью повторной попытки.
Иллюстративный пример. Специалист по управлению запасами должен проверить кейс и критерии ответа перед использованием.
Дело. На пункте комплектации упакованного товара в течение последних трех циклов инвентаризации наблюдался дефицит: минус 3, минус 2 и минус 3 единицы. Каждый раз счетчик корректировал запасы в сторону уменьшения. В этот раз есть еще и подтверждающие доказательства: три поступления за последние шесть недель, одно из которых было отсканировано дважды в один и тот же день разными портативными устройствами, и никаких ошибок при комплектации не зафиксировано.
Задача. Объясните принятое решение, приведите доказательства, которые вы использовали, и укажите, какая дополнительная информация или поддержка вам необходима.
Первая попытка. «Вероятно, это усадка, поэтому я бы снова внес корректировки и отметил место для проверки службой безопасности». Проверяющий спрашивает, какие доказательства указывают на кражу, что показывает двойное сканирование чека и почему не были проверены две предыдущие корректировки. Учащийся не может ответить на первый вопрос и не ознакомился с записью о чеке.
Отправьте отзыв и попробуйте снова. Рецензент указывает на дубликат отсканированного чека и на то, что недостача возникает вслед за чеками, а затем просит обучающегося повторить ответ.
Более убедительная попытка. Учащийся указывает на наиболее вероятную причину: повторное сканирование при приемке, которое завысило системное количество, в результате чего при каждой пересчетке обнаруживается меньше единиц, чем ожидает система. Он ссылается на двойное сканирование и закономерность после приемки, исключая вариант комплектации, поскольку не было зарегистрировано никаких исключений. Он предлагает корректирующие действия: отложить корректировку до проверки приемки по накладной, исправить запись о приемке, зафиксировать причину в корректировке и попросить руководителя отдела приемки проверить, как стало возможным дублирование. Он говорит, что ему еще нужно: использовался ли второй портативный сканер на погрузочной площадке в тот день и кто отвечает за процедуру приемки.
Почему каждый ответ является обоснованным или неполным. Оценивайте по утвержденным критериям, а не по вкусу рецензента. Первая попытка сразу указывает на причину без подтверждающих доказательств и продолжает повторять этот шаблон, поэтому она считается критической ошибкой. Вторая попытка называет причину, приводит доказательства и усугубляет ситуацию, которую исправить не удается. Добавьте вариант, в котором обучающийся не находит причину, а доказательства остаются неоднозначными, и спросите группу, когда допустимо внести корректировки с пометкой о том, что причина неизвестна.
5. Оценить возможности и спланировать передачу.
Оцените каждый критерий по шкале от 0 до 2. Адаптируйте критерии вместе со своим специалистом: данная рубрика является предлагаемой отправной точкой, а не утвержденным стандартом готовности.
| Критерий | 0: отсутствует или не поддерживается | 1: частичный, с пропусками | 2: полный и обоснованный |
|---|---|---|---|
| Выполнение задачи | Вносит изменения без предварительного расследования. | Проверяет некоторые записи, но не все релевантные. | Проводит расследование с использованием достоверных доказательств и документирует действия и доказательства, лежащие в их основе. |
| аргументация | Указывает причину без каких-либо доказательств. | Называет причину и приводит одно доказательство, но игнорирует альтернативные варианты. | Объясняет ограничения, исключает альтернативы и указывает на неопределенность. |
| Границы | Действует вне утвержденных процедур. | Относится к процедуре непоследовательно. | Использует утвержденные процедуры и обращается за помощью в случае отсутствия информации или полномочий. |
Критические ошибки следует определять отдельно, например, корректировка запасов до начала расследования или обвинение коллеги в краже без доказательств. Общая оценка ни в коем случае не должна скрывать критическую ошибку. Прежде чем полагаться на оценки, убедитесь, что два эксперта поставили одинаковую оценку одному и тому же ответу: если это не так, критерии оценки необходимо пересмотреть. Наше руководство по Оценка способности принимать решения и решать проблемы в процессе обучения В данном разделе более подробно рассматриваются вопросы, касающиеся опорных точек и калибровки оценщиков.
Оценка за тренировочный процесс показывает, что ученик делал на практике. Чтобы узнать, сохраняется ли этот навык, дайте новый кейс через небольшую задержку, а затем добавьте последующее исследование на рабочем месте: контролируемое исследование реального отклонения, оцененное по той же критерию. Два показателя соответствуют этой схеме:
- Правильное определение причины: Доля исследованных отклонений, причина которых, после подтверждения, совпадает с той, которую указал обучающийся.
- Показатель корректирующих действий: Доля расследований, которые заканчиваются не просто корректировкой процесса, а исправлением ошибок, при этом знаменатель и сроки определяются еще до начала расследования.
Сравните базовый уровень с контрольным заданием, которое не выполнялось ранее, и обратите внимание на сопутствующие изменения, такие как новая система складского учета, сезонный пик или изменение частоты подсчета, прежде чем засчитывать результаты обучения. Не завышайте оценку. Более высокий балл за тренировочный результат свидетельствует о способности к рассуждению в реальных условиях, а не гарантирует меньшее количество отклонений.
Где интерактивная доставка помогает
Интерактивные форматы помогают в тех случаях, когда участники должны определиться с ответом до того, как услышат мнение группы. На очном занятии модератор может показать пакет доказательств, попросить каждого выбрать наиболее вероятную причину и написать однострочное объяснение, а затем показать результаты перед обсуждением. Это позволяет выявить разногласия, что является наилучшей основой для обучения. Самостоятельное обучение подходит для подготовки и последующего анализа результатов. AhaSlidesЭта универсальная платформа для взаимодействия команд и учебных классов поддерживает интерактивное обучение, а также обучение в режиме реального времени и в удобном для вас темпе. Прежде чем полагаться на нее, проверьте, как вы будете переключаться между этими двумя вариантами в соответствии со своим рабочим процессом.
Что обучение не исправит
- Процедуры и полномочия. Чёткие критерии оценки не могут прояснить неясное правило корректировки.
- Инструменты и доступ. Если счетчики не видят историю транзакций, никакое дело этого не изменит.
- Время и стимулы. Если поощрять будет только скорость, люди будут продолжать адаптироваться, не повышая её.
- Ограничения по количеству доказательств. В одной из статей, написанных практикующими специалистами, описывается типичная схема. В ней не показано, что какой-либо метод обучения работает. Измеряйте показатели своей собственной выборки.
Часто задаваемые вопросы
Что такое обучение по выявлению первопричин нарушений при подсчете циклов?
Обучение, которое учит группы инвентаризации выяснять причины расхождения результатов подсчета с данными системы, используя подтверждающие доказательства, и выбирать корректирующие действия, а не просто корректировать цифры.
Когда команде следует скорректировать отклонение?
После проведения расследования, с указанием причины или "причины неизвестны" рядом с корректировкой, в соответствии с вашими собственными правилами утверждения.
Как оценить навыки анализа первопричин?
Используйте оценочную шкалу для реалистичного кейса, отдельно определив критические ошибки, затем новый кейс и контролируемое расследование в зале. Контрольная работа лишь подтверждает наличие необходимых предварительных знаний.
Что нельзя исправить с помощью обучения?
Отсутствие процедур, отсутствие доступа к истории транзакций, отсутствие данных о времени смены и система поощрений за безупречные отчеты. Проверьте это в первую очередь и назначьте ответственного за каждый пункт.
Кто должен проверять дело и критерии оценки?
Специалист по управлению запасами, который знает вашу систему и процедуры еще до того, как будет выставлена оценка.
Когда начать
Выберите наиболее часто встречающееся отклонение, составьте описание одного случая с пакетом доказательств, двумя обоснованными ответами и четкой критической ошибкой, а затем адаптируйте трехкритериальную рубрику совместно со специалистом по управлению запасами. Проведите тестирование в небольшой группе, затем оцените новый случай и проведите контролируемое расследование, прежде чем масштабировать тест.
Чтобы узнать, как подобное дело может рассматриваться в режиме реального времени или в удобном для вас темпе, изучите информацию по ссылке. AhaSlides.
