Как провести гладкие вводные встречи | Лучшие советы разблокированы в 2024 году!

Ты бывал когда-нибудь в успешные ознакомительные встречи?

Если вы участвуете в новой кросс-функциональной команде на работе или в новой проектной команде, это могут быть люди из других отделов или других компаний, с которыми вы, возможно, не знакомы или с которыми раньше не работали, и вы хотите убедиться, что ваш готовность посвятить себя и вложить свои навыки и идеи в команду, особенно если эта команда высокоэффективна. Таким образом, очень важно провести встречу, чтобы собрать вместе новых товарищей по команде.

Тем не менее, неудивительно, если вы чувствуете себя немного неловко и нервничаете, поскольку даже самые опытные профессионалы испытывают волнение при первой встрече с новой командой. Если вы лидер и беспокоитесь о том, что не сможете провести ознакомительные встречи по продуктивности.

В этой статье вы найдете полное руководство, примеры и советы о том, как сделать вводные встречи успешными.

В этой статье вы узнаете

• Что такое ознакомительная встреча?
• Какова цель вводной встречи?
• Как организовать эффективную ознакомительную встречу
• Советы по успешной вводной встрече
• Основные выводы

Еще советы от AhaSlides

• Встречи в бизнесе
• Стендап-встреча | Полное руководство
• 8 лучших советов, как провести хорошую встречу

Что такое ознакомительная встреча?

Ознакомительная или ознакомительная встреча имеет совершенно то же значение, когда речь идет о представлении команды, когда члены команды и их лидеры впервые встречаются друг с другом официально, чтобы определить, хотят ли участвующие лица построить рабочие отношения и проявить приверженность команде в будущее.

Его цель – дать членам команды время побыть вместе, чтобы узнать биографию, интересы и цели каждого участника. В зависимости от ваших предпочтений и предпочтений вашей команды вы можете назначить ознакомительные встречи формальные или неформальные.

Стандартная повестка дня вводной встречи включает:

• Расскажите о цели встречи
• Представьте лидеров и каждого участника
• Обсудите правила команды, работу, льготы и методы лечения...
• Время поиграть в игры
• Завершите встречи и примите последующие меры

Какова цель вводных встреч?

Не рассматривайте введение как флажок для проверки. Используйте это время, чтобы зажечь настоящие связи, получить уникальные идеи и создать основу для безупречной командной работы. Вводные встречи отлично подходят для:

• Повысить командную работу и сплоченность команды

Самая первая цель ознакомительных встреч — свести незнакомцев с близкими товарищами по команде. Если вы никогда раньше не видели друг друга и мало о них знаете, у вас будет отсутствовать сплоченность и связь, что может повлиять на командный дух и продуктивность. Когда люди могут обсуждать и унифицировать командные правила, подходящие вознаграждения и наказания или знают, что их лидеры — честные и верные люди, а их товарищи по команде — скромные, надежные, чуткие и т. команда.

• Снять напряжение и неловкость

Производительность, скорее всего, снизится, если сотрудники будут работать в напряженной рабочей среде. Также нехорошо, если сотрудники пугают своего руководителя, а не вдохновляются им. Вводные встречи могут помочь новым командам чувствовать себя более уверенно и делиться своими идеями и мнениями. Они также легко начинают заводить друзей, общаться и уменьшают неловкость для дальнейшего сотрудничества. Например, член команды без колебаний высказывается и просит о помощи, когда не может уложиться в сроки.

• Помогите структурировать и согласовать стандарты и практики.

Акцент на правилах и положениях является важной частью самых первых вводных встреч. Неспособность сделать это четким, честным и прямолинейным в начале командной работы может привести к конфликту в команде и недопониманию. Наоборот, если вы можете заставить команду следовать стандарты и практика, будет обеспечена эффективность использования ресурсов за счет эффективности и результативности команды, в то же время повысится удовлетворенность работой членов команды, которые являются частью сплоченной команды.

Как организовать эффективную ознакомительную встречу

Ознакомительные встречи могут следовать стандартному процессу планирования встреч с 5 пс: Цель, Планирование, Подготовка, Участиеи Прогресс. В зависимости от вашего ограничения по времени, количества участников, опыта вашей команды и ваших ресурсов вы можете организовать формальные или случайные вводные встречи. Первое впечатление важно. Тем больше уважения и доверия оценят члены вашей команды, если вы проявите организованные и внимательные встречи.

• Цель

Речь идет о постановке целей для встреч. Перечисляйте цели встреч ясно и кратко, чтобы вы могли легко вернуть внимание всех участников, если участник отвлечется на несвязанные действия. Вы можете рассмотреть возможность структурирования целей, составив пирамиду целей, в которой очерчен каждый набор целей на различных уровнях.

• Планирование

Первое, что должны сделать новые руководители групп, — это спланировать детали или разработать повестку дня. Когда есть на что сослаться, попытка запомнить все самостоятельно снимает стресс. Вы можете создать шаблон с помощью слайд-шоу через PowerPoint. или рукописные карточки-подсказки.

• Подготовка

Эта часть включает в себя некоторые действия, такие как подготовка сценария вступления к встрече и рассмотрение повестки дня перед началом официальной встречи. Вам будет проще проговорить всю ключевую информацию и сосредоточиться на повестке дня с поддержкой заметок докладчика или сценария, когда вы вдруг сойдете с ума.

• Участие

Не забывайте поощрять новых участников задавать вопросы и участвовать в интерактивных мероприятиях во время встреч. Если другие кажутся такими нерешительными, спросите их мнение. Убедитесь, что у каждого в команде есть возможность высказаться, а не просто сосредоточьтесь на членах-экстравертах. Вы можете провести живой опрос, чтобы некоторые интроверты могли напрямую поделиться своим мнением.

• Прогресс

Вам следует завершить встречу подведением итогов и сообщить о действиях для следующих шагов. И, после встречи, это важная часть: вы можете подумать о принятии окончательного решения и задокументировать его.

Советы по успешной вводной встрече

• Используйте инструмент интерактивной презентации

Чувствуете себя застенчиво или неловко в первый день? Вы можете сделать свои ознакомительные встречи в 100 раз веселее, используя интерактивный инструмент для презентаций, такой как AhaSlides!

A

Есть дюжина способов сделать это, но мы рекомендуем следующую схему, чтобы быстро растопить лед:

• Начните со вступительного слайда.
• Приправьте игру викторинами о себе с очками и таблицей лидеров.
• Завершите слайд слайдом вопросов и ответов в конце, где каждый может задать вопросы, которые его интересуют о вас.

В AhaSlidesинтерактивная презентационная платформа, вы можете создать убедительное вступление, которое отправит людей на Луну.🚀Попробуйте этот шаблон здесь:

• Начните введение со слов «мы"

Команда работает над сотрудничеством между членами команды для достижения общих целей, а не для проявления личных талантов. Поэтому важно подчеркнуть смысл культуры «мы». Старайтесь как можно чаще использовать «мы:», а не «я» на вступительных слайдах и на всех собраниях, за исключением личного представления. В конечном итоге это стимулирует команду к более эффективному сотрудничеству, поскольку они понимают, что разделяют единое видение и больше посвящали себя работе на команду, а не на себя.

• Развлекайте своих товарищей по команде

Как наиболее увлекательно начать ознакомительные встречи? Поскольку все участники не знакомы друг с другом, как хозяин, вы можете начать с нескольких быстрых ледоколов. Вы также можете организовать от 2 до 3 игр и викторин, а также сеансы мозгового штурма, чтобы у других было время поделиться своей личностью, талантами и мыслями; общаться и работать с другими, чтобы улучшить сплоченность команды и культуру и связи на рабочем месте. Например, вы можете попробовать такие игры, как Круг признательности, Охота на мусорщиков, Вы бы лучше...

• Тайм-менеджмент

Обычно высокопродуктивные встречи могут длиться от 15 до 45 минут, особенно вводные встречи, которые следует контролировать за 30 минут. У новых членов команды достаточно времени, чтобы познакомиться друг с другом, кратко представиться и сотрудничать друг с другом в нескольких простых и увлекательных мероприятиях по построению команды. Вы также установили ограничения по времени для различных разделов, чтобы ваше время не истекло, а вам еще многое нужно скрыть.

Основные выводы

Вашей команде выгодно начать совместную работу с новой командой, воспользовавшись ознакомительными встречами. Организация самой первой встречи может быть сложной и подражательной. Когда вы находитесь в процессе подготовки, не стесняйтесь обращаться за поддержкой, даже если вы мастер PowerPoint. Вы определенно можете облегчить свою работу и сэкономить день с помощью AhaSlides.

Часто задаваемые вопросы

Ref: В самом деле. Лучше вверх, LinkedIn