Vylepšenie procesu plánovania pracovnej sily | 4 stratégie úspechu

Uistiť sa, že máte správnych ľudí s vhodnými zručnosťami, ktorí sú pripravení ísť, keď ich potrebujete – to je plánovanie pracovnej sily.

Nezáleží na tom, či ste startup alebo etablovaná spoločnosť, mať inteligentný a dobre premyslený personálny plán znamená obrovský rozdiel pri dosahovaní vašich cieľov.

V tejto príručke sa budeme zaoberať základmi zisťovania vášho proces plánovania pracovnej sily, prečo je to dôležité a ako vytvoriť plán, ktorý pomôže vašej firme uspieť bez ohľadu na to, čo sa tam zmení.

Tak sa pohodlne usaďte, skočíme do sveta personálnych stratégií!

Obsah

• Čo je plánovanie pracovnej sily?
• Aké sú kľúčové prvky procesu plánovania pracovnej sily?
• Aký je účel plánovania ľudských zdrojov v HRM?
• Aké sú 4 kroky v procese plánovania pracovnej sily?
  • #1. Predpovedanie dopytu
  • #2. Analýza ponuky
  • #3. Analýza medzier
  • #4. Akčné plánovanie
• Príklad plánovania pracovnej sily
• Zrátané podčiarknuté
• Často kladené otázky

Tipy pre zapojenie organizácie

Čo je plánovanie pracovnej sily?

Plánovanie pracovnej sily resp plánovanie ľudských zdrojov je proces prognózovania budúcich potrieb organizácie v oblasti ľudských zdrojov a určovania, ako tieto potreby naplniť. Zahŕňa to:

• Analýza súčasnej pracovnej sily – jej zručností, kompetencií, pracovných miest a úloh

• Predpovedanie budúcich potrieb ľudských zdrojov na základe obchodných cieľov, stratégie a predpokladaného rastu

• Určenie akýchkoľvek medzier medzi súčasnými a budúcimi potrebami – pokiaľ ide o kvantitu, kvalitu, zručnosti a úlohy

• Vývoj riešení na vyplnenie týchto medzier – prostredníctvom náboru, školení, rozvojových programov, úprav odmeňovania atď.

• Vytvorenie plánu implementácie týchto riešení v požadovaných časových rámcoch a rozpočtoch

• Monitorovanie realizácie a vykonávanie úprav plánu pracovných síl podľa potreby

Aké sú kľúčové prvky procesu plánovania pracovnej sily?

Hlavné zložky procesu plánovania pracovnej sily sú zvyčajne:

Rozsah: Zahŕňa kvantitatívnu aj kvalitatívnu analýzu. Kvantitatívna analýza zahŕňa výpočet súčasnej a budúcej úrovne zamestnancov na základe prognóz pracovného zaťaženia. Kvalitatívna analýza zvažuje potrebné zručnosti, kompetencie a roly.

Trvanie: Plán pracovnej sily zvyčajne pokrýva 1-3 ročný horizont s dlhodobejšími prognózami. Vyvažuje krátkodobé taktické potreby s dlhodobými strategickými cieľmi.

Zdroje: Údaje z rôznych zdrojov sa používajú ako vstup do procesu plánovania vrátane obchodných plánov, predpovedí trhu, trendov opotrebovania, analýz odmeňovania, opatrení produktivity atď.

Metóda: Metódy predpovedania sa môžu pohybovať od jednoduchej analýzy trendov až po sofistikovanejšie techniky, ako je simulácia a modelovanie. Často sa vyhodnocujú viaceré scenáre „čo ak“.

Použitie: Plán pracovnej sily špecifikuje riešenia na vyplnenie medzier v zručnostiach, vrátane náboru, školenia, zmien odmeňovania, outsourcingu/offshoringu a prerozdelenia existujúcich zamestnancov. Akčné plány sú vytvorené na implementáciu riešení v rámci časovej osi a nákladových obmedzení. Zodpovednosti a zodpovednosti sú pridelené.

Plán pracovných síl je priebežne monitorovaný. Pohotovostné plány sa vypracúvajú pre prípad, že sa projekcie nenaplnia podľa plánu.

Efektívne plánovanie pracovnej sily si vyžaduje vstup a spoluprácu zo všetkých kľúčových funkčných oblastí, najmä prevádzky, financií a rôznych obchodných jednotiek.

Technologické nástroje môžu pomôcť pri plánovaní pracovnej sily, najmä pri kvantitatívnej analýze a modelovaní pracovnej sily. Ľudský úsudok však zostáva nevyhnutný.

Aký je účel plánovania ľudských zdrojov v HRM?

#1 – Zosúlaďte potreby ľudských zdrojov s obchodnými cieľmi a stratégiou: Plánovanie pracovnej sily pomáha určiť počet a typy zamestnancov potrebných na podporu firemných cieľov, plánov rastu a strategických iniciatív. Zabezpečuje, aby boli ľudské zdroje nasadené tam, kde môžu mať najväčší vplyv.

#2 – Identifikujte a vyplňte medzery v zručnostiach: Predpovedaním budúcich požiadaviek na zručnosti môže plánovanie pracovnej sily identifikovať akékoľvek medzery medzi súčasnými zručnosťami zamestnancov a budúcimi potrebami. Potom určí, ako vyplniť tieto medzery prostredníctvom náborových, školiacich alebo rozvojových programov.

#3 – Optimalizujte náklady na pracovnú silu: Plánovanie pracovnej sily sa zameriava na zosúladenie nákladov práce s požiadavkami na pracovné zaťaženie. Dokáže identifikovať oblasti nadmerného alebo nedostatočného počtu zamestnancov, aby bolo možné nasadiť správny počet zamestnancov so správnymi zručnosťami. To pomáha kontrolovať náklady na prácu.

#4 – Zlepšite produktivitu talentov: Zabezpečením, že správni ľudia budú na správnych miestach so správnymi zručnosťami, môže plánovanie pracovnej sily zvýšiť celkovú produktivitu a efektivitu. Zamestnanci sa lepšie hodia do svojich úloh a organizácia maximalizuje ich ľudský kapitál.

#5 – Predvídať budúce potreby: Plánovanie pracovnej sily pomáha predvídať zmeny v podnikateľskom prostredí a potreby zamestnancov. V dôsledku toho môže HR pripraviť stratégie vopred, aby sa zabezpečilo splnenie požiadaviek na pracovnú silu. Tento proaktívny prístup pomáha pri vytváraní agilnej a prispôsobivej pracovnej sily, ktorá je rozhodujúca pre úspech akejkoľvek organizácie.

#6 - Zvýšte motiváciu zamestnancov: Presným predpovedaním a splnením požiadaviek na ľudské zdroje môže spoločnosť minimalizovať akúkoľvek nejednoznačnosť týkajúcu sa pracovných povinností, drvivej pracovnej záťaže a nedostatkov v kompetenciách, ktoré môžu nepriaznivo ovplyvniť spokojnosť zamestnancov.

Aké sú 4 kroky v procese plánovania pracovnej sily?

Organizácie môžu efektívne plánovať plánovanie pracovnej sily proces zvážením týchto štyroch jednoduchých krokov bez toho, aby ste to prehnali:

#1. Predpovedanie dopytu

• Na základe firemných cieľov, stratégií a prognóz rastu, expanzie, uvedenia nových produktov atď.
• Zohľadňuje faktory, ako je organizácia spoločnosti, aké nové technológie môžu používať a koľko využívajú svojich pracovníkov.
• Určuje počet potrebných ľudí podľa roly, súboru zručností, pracovnej skupiny, úrovne, miesta atď.
• Často sa vyhodnocuje viacero scenárov, aby sa vytvorila určitá flexibilita.

#2. Analýza ponuky

• Začína sa aktuálnym počtom zamestnancov a ich zamestnaniami/rolami.
• Analyzuje trendy opotrebovania, predpovede odchodu do dôchodku a mieru neobsadenosti, aby určila, koľko ľudí zostane.
• Zohľadňuje termíny externého náboru a dostupnosť potrebných zručností na trhu práce.
• Hodnotí možnosti preradenia, zdieľania práce, práce na čiastočný úväzok a outsourcingu.

#3. Analýza medzier

• Porovnajte projekcie toho, čo budú ľudia v budúcnosti potrebovať, s tým, čo už máme. Takto môžeme vidieť, či je potrebné vyplniť nejaké medzery.
• Kvantifikuje medzery z hľadiska počtu ľudí a špecifických súborov zručností.
• Identifikuje medzery v dimenziách, ako sú kompetencie, úrovne skúseností, pracovné pozície, miesta atď.
• Pomáha určiť rozsah požadovaných riešení, napríklad počet nových zamestnancov, stážistov a prerobených pracovných miest.

#4. Akčné plánovanie

• Špecifikuje riešenia ako nábor, školenia, propagácie, programy odmeňovania atď.
• Stanovuje časové harmonogramy implementácie, prideľuje zodpovednosti a odhaduje rozpočty.
• Vypracúva pohotovostné plány v prípade nižšieho ako očakávaného opotrebovania, vyššieho dopytu atď.
• Definuje kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) na meranie úspešnosti plánu pracovnej sily.
• Poháňa neustále prispôsobovanie a zlepšovanie procesu plánovania pracovnej sily v priebehu času.

Príklad plánovania pracovnej sily

Ešte nemáte jasný obraz? Tu je príklad procesu plánovania pracovnej sily podľa 4 základných krokov, ktoré vám pomôžu lepšie uchopiť koncept:

Spoločnosť zaoberajúca sa vývojom softvéru predpovedá 30 % rast v priebehu nasledujúcich 2 rokov na základe nových zmlúv a pripravovaných projektov. Musia vypracovať plán pracovnej sily, aby zabezpečili dostatok vývojárov na uspokojenie tohto dopytu.

Krok 1: Prognóza dopytu

Vypočítali, že na podporu plánovaného 30 % rastu budú potrebovať:

• 15 ďalších starších vývojárov
• 20 ďalších vývojárov strednej úrovne
• 10 ďalších juniorských vývojárov

Na základe ich aktuálnej štruktúry a požiadaviek projektu.

Krok 2: Analýza ponuky

V súčasnosti majú:

• 50 senior vývojárov
• 35 vývojárov strednej úrovne
• 20 juniorských vývojárov

Na základe trendov opotrebovania očakávajú, že stratia:

• 5 senior vývojárov
• 3 vývojárov strednej úrovne
• 2 juniorských vývojárov

Počas nasledujúcich 2 rokov.

Krok 3: Analýza medzier

Porovnanie dopytu a ponuky:

• Potrebujú 15 ďalších skúsených vývojárov, ale získajú len 5, čím zostane medzera 10
• Potrebujú 20 ďalších vývojárov na strednej úrovni so ziskom 2, takže medzera je 18
• Potrebujú 10 ďalších mladších vývojárov, pričom stratia iba 2, čím zostane medzera 12

Krok 4: Akčné plánovanie

Vypracujú plán:

• Externe najmite 8 starších vývojárov a 15 vývojárov na strednej úrovni
• Povýšte 5 interných vývojárov na strednej úrovni na vyššiu úroveň
• Najmite 10 študentov na základnej úrovni na 2-ročný rozvojový program

Prideľujú náborových pracovníkov, stanovujú časové harmonogramy a stanovujú KPI na meranie výsledkov.

Toto je len jeden príklad toho, ako môže organizácia pristupovať k plánovaniu pracovnej sily, aby splnila svoje budúce potreby ľudských zdrojov na základe predpokladaného obchodného dopytu. Kľúčom je mať systematický proces založený na údajoch, ktorý identifikuje medzery a vyvíja inteligentné riešenia.

Zrátané podčiarknuté

V dnešnom rýchlo sa rozvíjajúcom svete podnikania je dôležité udržať si náskok. Proces plánovania pracovnej sily je účinný pri predpovedaní budúcich potrieb vašej spoločnosti a podľa toho plánovať, čím pomáha udržať si konkurencieschopnosť a zabezpečiť, aby ste boli pripravení na všetko, čo vás čaká.

Často kladené otázky

Aké sú 4 hlavné ciele riadenia pracovnej sily?

Manpower management zabezpečuje, že organizácia má správny počet ľudí so správnymi zručnosťami a odbornými znalosťami na dosiahnutie svojich cieľov. Jeho cieľom je produktívne využívať ľudí, rozvíjať ich potenciál a budovať pozitívny vzťah medzi zamestnancami a firmou. To sa dosahuje prostredníctvom postupov, ako je nábor, školenie, riadenie výkonnosti a riadenie odmeňovania.

Čo je 6 krokov v plánovaní ľudských zdrojov?

5 krokov v procese efektívneho plánovania pracovnej sily sú: • Predpovedanie dopytu • Hodnotenie súčasnej pracovnej sily • Analýza nedostatkov • Plánovanie riešení na vyplnenie medzier • Implementácia a kontrola.