Stretnutia zohrávajú kľúčovú úlohu v podnikoch a organizáciách a slúžia ako platforma na diskusiu a riešenie problémov a riadenie vnútorných záležitostí s cieľom podporiť pokrok. Aby sme zachytili podstatu týchto stretnutí, či už virtuálnych alebo osobných, Stretnutie zápisov or zápisnica zo stretnutia (MoM) sú kľúčové pri robení poznámok, zhrnutí kľúčových tém, o ktorých sa diskutuje, a pri sledovaní dosiahnutých rozhodnutí a uznesení.
Tento článok vás prevedie písaním efektívnych zápisníc zo stretnutí s príkladmi a šablónami na použitie, ako aj osvedčenými postupmi, ktoré treba dodržiavať.
Obsah
Dúfajme, že tento článok vám pomôže, aby ste už nepociťovali problém písania zápisníc zo stretnutí. A nezabudnite byť kreatívny a interaktívny na každom stretnutí s:
- Verejná šablóna AhaSlides
- Úvodné stretnutie projektu
- Stretnutie strategického manažmentu
- Stretnutia v podnikaní |10 typov a osvedčených postupov
- Program stretnutia | 8 kľúčových krokov, príkladov a bezplatných šablón
- E-mail s pozvánkou na stretnutie | Najlepšie tipy, príklady a šablóny
- AI Online Quiz Creator | Urobiť kvízy naživo | 2024 odhaľuje
- Live Word Cloud Generator | #1 bezplatný tvorca klastrov slov v roku 2024
- 14 najlepších nástrojov na brainstorming v škole a práci v roku 2024
- Čo je to hodnotiaca stupnica? | Bezplatný tvorca mierky prieskumov
- Generátor náhodných tímov | 2024 Random Group Maker odhaľuje
Čo sú zápisnice zo schôdze?
Zápisnica zo stretnutia je písomný záznam diskusií, rozhodnutí a akčných bodov, ktoré sa vyskytnú počas stretnutia.
- Slúžia ako referencia a zdroj informácií pre všetkých účastníkov a tých, ktorí sa nemôžu zúčastniť.
- Pomáhajú zabezpečiť, aby sa nezabudlo na dôležité informácie a aby boli všetci na rovnakej stránke o tom, o čom sa diskutovalo a aké kroky treba podniknúť.
- Poskytujú tiež zodpovednosť a transparentnosť dokumentovaním rozhodnutí a záväzkov prijatých počas stretnutia.
Kto je čakateľ minút?
Zapisovateľ je zodpovedný za presné zaznamenávanie diskusií a rozhodnutí prijatých počas stretnutia.
Môže ísť o administratívneho pracovníka, sekretárku, asistenta alebo manažéra alebo člena dobrovoľníckeho tímu, ktorý vykonáva úlohu. Je nevyhnutné, aby zapisovateľ mal dobrú organizáciu a robil si poznámky a vedel efektívne zhrnúť diskusie.
Zábavná účasť na stretnutiach s AhaSlides
Zhromaždite ľudí v rovnakom čase
Namiesto toho, aby ste prišli ku každému stolu a „kontrolovali“ ľudí v prípade, že sa neobjavia, teraz môžete upútať pozornosť ľudí a kontrolovať účasť zábavnými interaktívnymi kvízmi s AhaSlides!
🚀 Získajte bezplatné šablóny ☁️
Ako napísať zápisnicu zo stretnutia
Pre efektívne zápisnice zo stretnutí, po prvé, mali by byť objektívne, byť vecným záznamom zo stretnutiaa vyhýbajte sa osobným názorom alebo subjektívnym interpretáciám diskusií. Ďalšie, mal by byť krátky, jasný a ľahko pochopiteľný, zamerajte sa len na hlavné body a vyhnite sa pridávaniu zbytočných detailov. nakoniec musia byť presné a musia zabezpečiť, aby všetky zaznamenané informácie boli čerstvé a relevantné.
Poďme sa pozrieť na podrobnosti písania zápisnice zo stretnutia pomocou nasledujúcich krokov!
8 základných súčastí zápisnice zo schôdze
- Dátum, čas a miesto stretnutia
- Zoznam prítomných a prípadné ospravedlnenie za neúčasť
- Program a účel stretnutia
- Zhrnutie diskusií a prijatých rozhodnutí
- Všetky prijaté hlasy a ich výsledky
- Akčné položky vrátane zodpovednej strany a termínu dokončenia
- Akékoľvek ďalšie kroky alebo následné položky
- Záverečné slovo alebo prerušenie schôdze
Kroky na písanie efektívnych zápisníc zo stretnutí
1/ Príprava
Pred stretnutím sa oboznámte s programom stretnutia a všetkými relevantnými podkladovými materiálmi. Uistite sa, že máte všetky potrebné nástroje, ako je laptop, poznámkový blok a pero. Je tiež dobré si preštudovať zápisnice z predchádzajúcich stretnutí, aby ste získali predstavu o tom, aké informácie treba zahrnúť a ako ich naformátovať.
2/ Zapisovanie poznámok
Počas stretnutia si robte jasné a stručné poznámky o diskusiách a prijatých rozhodnutiach. Mali by ste sa zamerať na zachytenie kľúčových bodov, rozhodnutí a akčných položiek, a nie na doslovný prepis celého stretnutia. Nezabudnite uviesť mená rečníkov alebo akékoľvek kľúčové citácie a všetky akcie alebo rozhodnutia. A vyhnite sa písaniu v skratkách alebo skratkách, ktorým ostatní nerozumejú.
3/ Usporiadajte zápisnicu
Prezrite si a usporiadajte svoje poznámky, aby ste vytvorili súvislé a stručné zhrnutie svojich zápisníc po stretnutí. Na uľahčenie čítania zápisníc môžete použiť nadpisy a odrážky. Neberte si osobné názory alebo subjektívne interpretácie diskusie. Zamerajte sa na fakty a na to, čo bolo dohodnuté počas stretnutia.
4/ Zaznamenanie detailov
Zápis z vášho stretnutia by mal obsahovať všetky relevantné podrobnosti, ako je dátum, čas, miesto a účastníci. A uveďte všetky dôležité diskutované témy, rozhodnutia a pridelené akčné položky. Nezabudnite zaznamenať všetky uskutočnené hlasy a výsledky diskusií.
5/ Akčné položky
Nezabudnite uviesť všetky položky akcií, ktoré boli priradené, vrátane toho, kto je zodpovedný a termínu dokončenia. Ide o kľúčovú časť zápisnice zo schôdze, pretože zabezpečuje, že každý pozná svoje povinnosti a časový harmonogram na ich vyplnenie.
6/ Recenzia a distribúcia
Mali by ste skontrolovať presnosť a úplnosť zápisnice a vykonať potrebné opravy. Uistite sa, že sú zaznamenané všetky kľúčové body a rozhodnutia. Potom môžete zápisnicu distribuovať všetkým účastníkom, či už osobne alebo e-mailom. Uložte kópiu zápisníc na centralizovanom mieste, aby ste k nim mali jednoduchý prístup, ako je napríklad zdieľaný disk alebo cloudová úložná platforma.
7/ Sledovanie
Zabezpečte, aby sa na akčné body zo stretnutia nadviazali a aby sa rýchlo dokončili. Využite minúty na sledovanie pokroku a ubezpečte sa, že rozhodnutia sa implementujú. Pomáha vám udržiavať zodpovednosť a zaisťuje, že stretnutie bude produktívne a efektívne.
Príklady zápisníc (+ šablóny)
1/ Zápis z porady Príklad: Jednoduchá šablóna stretnutia
Úroveň podrobnosti a zložitosti jednoduchých zápisníc zo stretnutí bude závisieť od účelu stretnutia a potrieb vašej organizácie.
Vo všeobecnosti sa jednoduché zápisnice zo schôdze používajú na interné účely a nemusia byť také formálne alebo komplexné ako iné typy zápisníc.
Ak to teda potrebujete súrne a schôdza sa točí okolo jednoduchého, nie príliš dôležitého obsahu, môžete použiť nasledujúcu šablónu:
| Názov stretnutia: [Vložte názov stretnutia] Dátum: [Vložte dátum] Čas: [Vložiť čas] miesto: [Vložte polohu] Účastníci: [Vložte mená účastníkov] Ospravedlnenie za neprítomnosť: [Vložte mená] Agenda: Zhrnutie stretnutia: Akčné položky: Ďalšie kroky: Záverečné poznámky: podpis: [Vložte podpis osoby, ktorá robí zápisnicu] |
2/ Zápisnica zo zasadnutia Príklad: Šablóna zasadnutia rady
Zápisnica zo zasadnutia správnej rady sa zaznamenáva a distribuuje všetkým členom, pričom poskytuje záznam o prijatých rozhodnutiach a smerovaní organizácie. Preto by mal byť jasný, úplný, podrobný a formálny. Tu je vzor zápisnice zo zasadnutia správnej rady:
| Názov stretnutia: Zasadnutie predstavenstva Dátum: [Vložte dátum] Čas: [Vložiť čas] miesto: [Vložte polohu] Účastníci: [Vložte mená účastníkov] Ospravedlnenie za neprítomnosť: [Vložte mená tých, ktorí sa ospravedlnili za neprítomnosť] Agenda: Zhrnutie stretnutia: Akčné položky: Ďalšie kroky: Záverečné poznámky: podpis: [Vložte podpis osoby, ktorá robí zápisnicu] |
Toto je len základná šablóna stretnutia predstavenstva a možno budete chcieť pridať alebo odstrániť prvky v závislosti od potrieb vášho stretnutia a organizácie.
3/ Zápis z porady Príklad: Šablóna projektového manažmentu
Tu je príklad zápisnice zo stretnutia pre šablónu projektového manažmentu:
| Názov stretnutia: Stretnutie projektového manažmentu Dátum: [Vložte dátum] Čas: [Vložiť čas] miesto: [Vložte polohu] Účastníci: [Vložte mená účastníkov] Ospravedlnenie za neprítomnosť: [Vložte mená tých, ktorí sa ospravedlnili za neprítomnosť] Agenda: Zhrnutie stretnutia: Akčné položky: Ďalšie kroky: Záverečné poznámky: podpis: [Vložte podpis osoby, ktorá robí zápisnicu] |
Tipy na vytvorenie dobrých zápisníc
Nestresujte sa zachytením každého slova, zamerajte sa na zaznamenávanie hlavných tém, výsledkov, rozhodnutí a akčných položiek. Dajte diskusie na živú platformu, aby ste mohli zachytiť všetky slová do jednej veľkej siete🎣 – Nástenka AhaSlides je intuitívny a jednoduchý nástroj aby každý mohol rýchlo predložiť svoje nápady. Urobíte to takto:
Vytvorte novú prezentáciu s vaším Účet AhaSlidesa potom pridajte snímku Brainstorm do sekcie „Anketa“.
Napíš svoje téma diskusie, potom stlačte „Prezentovať“, aby sa každý účastník stretnutia mohol pripojiť a odoslať svoje nápady.
Znie to jednoducho, však? Vyskúšajte túto funkciu teraz, je to len jedna z užitočných funkcií, ktorá vám pomôže uľahčiť vaše stretnutia so živými a rozsiahlymi diskusiami.
Kľúčové jedlá
Účelom zápisnice zo stretnutia je poskytnúť prehľad na vysokej úrovni o stretnutí pre tých, ktorí sa ho nemohli zúčastniť, ako aj viesť záznam o výsledkoch stretnutia. Preto by zápisnica mala byť usporiadaná a ľahko pochopiteľná a mala by jasne a stručne zvýrazniť najdôležitejšie informácie.
