Obchodné stretnutie funguje iba vtedy, keď jeho formát zodpovedá jeho cieľu. Brainstorming, ktorý prebieha ako aktualizácia statusu, ničí nápady a rozhodovacie stretnutie, ktoré prebieha ako brainstorming, nikdy nevedie k rozhodnutiu. Táto príručka popisuje 10 typov stretnutí, ktoré väčšina firiem organizuje, na čo slúži, ako dlho by malo trvať a ako ho udržať užitočným.
Pre mierku, Harvard Business Review uvádza, že manažéri trávia na stretnutiach takmer 23 hodín týždenne, čo je nárast z menej ako 10 hodín v 60. rokoch 20. storočia. Výber správneho typu stretnutí a ich dobré vedenie prináša veľa z tohto času späť.
Čo je to obchodné stretnutie?
Obchodné stretnutie je stretnutie ľudí, ktorí sa stretávajú, aby si vymieňali informácie, riešili problémy alebo rozhodovali o práci. Môže sa konať osobne, virtuálne alebo hybridne, formálne alebo neformálne, od 10-minútového denného stretnutia v stoji až po celodenné plánovacie stretnutie. Každý dobrý človek má spoločný cieľ: niečo by sa malo na konci pohnúť vpred.
Stručný návod: aký typ stretnutia potrebujete?
| Ak potrebujete... | Spustite... | Typická dĺžka |
|---|---|---|
| Udržujte tím v súlade s prioritami | Mesačné stretnutie tímu | 30 až 60 minút |
| Rýchle povrchové blokátory | Stand-up | Až 15 minút |
| Sledovanie pokroku v porovnaní s cieľmi | Aktualizácia stavu stretnutia | 30 minút |
| Opravte niečo, čo sa pokazilo | Stretnutie na riešenie problémov | 45 až 60 minút |
| Dosiahnuť jedno jasné rozhodnutie | Rozhodovacie stretnutie | 30 až 60 minút |
| Generovať možnosti | Brainstormingové stretnutie | 45 až 60 minút |
| Stanovte si dlhodobý smer | Stretnutie strategického manažmentu | Pol dňa alebo viac |
| Dobre začnite projekt | Úvodné stretnutie projektu | 60 až 90 minút |
| Pomôžte ľuďom navzájom sa spoznať | Úvodné stretnutie | 30 minút |
| Nechajte vedúcich pracovníkov odpovedať na otázky zamestnancov | Zasadnutie mestského úradu | 45 až 60 minút |
Dĺžky sú skôr bežné východiskové body než pravidlá. Skráťte každé stretnutie, ktoré končí predčasne.
10 typov stretnutí v podnikaní
1. Mesačné stretnutia tímu
Mesačné tímové stretnutie je opakujúce sa stretnutie, na ktorom tím hodnotí pokrok, prideľuje nadchádzajúce úlohy a dohodne sa na prioritách. Svoje miesto si zaslúži, keď je potrebné prebrať viac informácií, ako stačí na rýchle stretnutie. Obvyklým zlyhaním je premena na skládku informácií: ak by sa všetko, čo sa zdieľalo, mohlo odoslať e-mailom, pošlite e-mail a stretnutie si nechajte na bloky, rozhodnutia, ktoré ovplyvňujú viacerých ľudí, a zmeny smeru.
Nezamieňajte si to s všestranné stretnutie, ktorá spája celú spoločnosť, zvyčajne vedenú vrcholovým vedením, a nie jedným tímom.
2. Stretnutia v stoji
Stand-up, nazývaný aj denný scrum, je krátky denný check-in, ktorý trvá menej ako 15 minút. Atlassian opisuje to ako rýchle stretnutie, kde každá osoba odpovie na tri otázky: čo som včera dosiahol, čo budem robiť dnes a čo ma blokuje. Časový limit z toho robí skôr koordinačný nástroj než správu o stave. Stand-upy sú vhodné pre tímy, ktoré denne pracujú na spoločnom projekte. Pre distribuované tímy môže písomný stand-up v zdieľanom kanáli urobiť tú istú prácu bez plánovania.
3. Stretnutia o aktualizácii stavu
Aktualizácie stavu sa zvyčajne vyskytujú týždenne a sledujú pokrok oproti konkrétnym cieľom. Na rozdiel od stand-up prezentácie je otázkou, či je projekt na správnej ceste, kde je vpred alebo vzadu a čo to znamená pre ďalší míľnik. Zachovajte štruktúru: všetci podávajú správy v rovnakom formáte a všetko, čo si vyžaduje skutočnú diskusiu, má svoje vlastné stretnutie, takže 30-minútová aktualizácia sa nestane neplánovanou hodinou.
4. Stretnutia zamerané na riešenie problémov
Tieto stretnutia sa zvolávajú, keď sa niečo pokazilo alebo sa chystá pokaziť a skupina potrebuje diagnostikovať problém a dohodnúť sa na riešení. Často sú neplánované a môžu zahŕňať ľudí z viacerých oddelení. Zamerajte sa na problém, nie na vinníkov, a ukončite dohodnutým riešením, určeným vlastníkom a termínom. Vopred pošlite relevantné údaje, aby všetci začali s rovnakým obrazom o tom, aký problém v skutočnosti je.
5. Rozhodovacie stretnutia
Rozhodovacie stretnutie existuje na dosiahnutie jedného rozhodnutia, ktoré si vyžaduje vstup alebo autoritu od viacerých ľudí. Pozvite všetkých, ktorých súhlas je potrebný, a nikoho iného. Pred naplánovaním rozhodnutia si ho napíšte ako jednu otázku: „Mali by sme presunúť spustenie z 3. štvrťroka na 4. štvrťrok?“ je rozhodovacie stretnutie, zatiaľ čo „Čo si myslíme o časovom harmonograme spustenia?“ nie. Následne si zaznamenajte rozhodnutie a jeho zdôvodnenie, aby sa o niekoľko mesiacov neskôr neotváralo znova.
6. Brainstormingové stretnutia
Brainstormingové stretnutia generujú nápady; ich hodnotenie príde neskôr. Keď sa obe uskutočnia naraz, inštinkt posudzovať nápady potlačí a zostane vám len krátky zoznam bezpečných návrhov. Prvú časť venujte tvorbe nápadov bez komentára a druhú časť ich zoskupovaniu a hodnoteniu. Živý prenos slovo mrak alebo otvorený slajd umožňuje tichším ľuďom prispievať v rovnakom okamihu ako všetci ostatní, namiesto čakania na prestávku v konverzácii.
7. Stretnutia strategického manažmentu
Strategické stretnutia sú miestom, kde vrcholoví lídri prehodnocujú dlhodobé smerovanie, hodnotia výkonnosť v porovnaní so strategickými cieľmi a stanovujú priority na nasledujúci štvrťrok alebo rok. Zvyčajne sa konajú štvrťročne alebo ročné a vyžadujú si skutočnú prípravu: zdieľajte predbežné čítanie aspoň 48 hodín vopred, aby diskusia nebola povrchná. Výstupom by mal byť jasný zoznam priorít a rozhodnutí, nie zoznam vecí, ktoré treba „ďalej preskúmať“. Viac podrobností nájdete v našom sprievodcovi stretnutie strategického manažmentu.
8. Úvodné stretnutia projektu
A úvodné stretnutie projektu označuje oficiálny začiatok projektu. Spája projektového manažéra, tím a zainteresované strany, aby prediskutovali, čo sa musí projektom dosiahnuť, kto je za čo zodpovedný, ako bude tím komunikovať a aký bude úspech. Je to tiež najlacnejší moment na vyzdvihnutie predpokladov a rizík, skôr ako práca naberie na obrátkach jedným smerom.
9. Úvodné stretnutia
An úvodné stretnutie stane sa to, keď sa niekto pripojí k tímu, keď dve skupiny začnú spolupracovať alebo keď osoba prejde na novú pozíciu. Cieľom je vybudovať vzťah: zázemie, pracovné štýly a očakávania. Otvorený rozhovor má tendenciu vyprchať, preto dajte ľuďom niečo konkrétne na rozhovor, napríklad krátku otázku alebo malú spoločnú úlohu.
10. Stretnutia na mestskom úrade
A zasadnutie mestského úradu je plánované stretnutie v rámci celej spoločnosti alebo oddelenia, na ktorom vedúci pracovníci zdieľajú aktualizácie a odpovedajú na otázky zamestnancov. Wikipedia poznamenáva, že formát je vytvorený podľa vzoru mestského zhromaždenia v Novom Anglicku, ktoré pochádza zo 17. storočia, ale účastníci radnice nehlasujú o záväzných rozhodnutiach. Hodnotou je transparentnosť a obojsmerná komunikácia, ktorá závisí od toho, či sú otázky a odpovede skutočné. Vopred preverené otázky týkajúce sa softbalu strácajú svoj účel, preto dajte zamestnancom anonymný spôsob, ako klásť otázky pred zasadnutím a počas neho.
Ako dobre viesť akýkoľvek typ stretnutia
Formát sa v rámci 10 typov mení, ale zvyky, vďaka ktorým sa stretnutie oplatí zúčastniť, zostávajú rovnaké.
- Pred naplánovaním si definujte účel. Môžete povedať, aké rozhodnutie bude prijaté, aké informácie budú zdieľané alebo aký problém bude vyriešený? Ak nie, stretnutie pravdepodobne ešte nie je potrebné.
- Zdieľajte program. A program stretnutia udržiava diskusiu v správnom smere a umožňuje ľuďom sa pripraviť. Zoznam tém s časom pri každej z nich je postačujúci.
- Pozvite tých správnych ľudí. Zahrňte tých, ktorých vstup alebo autorita je potrebná, a pošlite poznámky všetkým ostatným.
- Dajte každej téme svoj čas. Na zložitejšie položky si vyhraďte viac času, držte sa rozvrhu a ku všetkému, čo trvá dlhšie ako hodinu, si pridajte krátku prestávku.
- Urobte to interaktívne. Stretnutie, kde jedna osoba hovorí a všetci ostatní počúvajú, rýchlo stráca pozornosť. Naživo polls, rýchle otázky a odpovede a otvorené otázky udržiavajú ľudí v prítomnosti. Bezplatná AhaSlides Plán podporuje až 50 účastníkov, čo pokrýva väčšinu tímových stretnutí.
- Zaznamenávajte rozhodnutia a riaďte sa ním. Zápisnice by mali zachytávať iba prijaté rozhodnutia, pridelené akcie, kto je za ne zodpovedný a do kedy. Pošlite ich do 24 hodín a potom si vyžiadajte spätnú väzbu, aby sa ďalšie stretnutie zlepšilo.
Časté chyby, ktorým sa treba vyhnúť
- Použitie nesprávneho typu pre daný cieľ. Rozhodnite sa, aký výstup potrebujete, a potom vyberte formát, ktorý ho vygeneruje.
- Pozývam príliš veľa ľudí. Veľké miestnosti spomaľujú rozhodovanie a znižujú mieru zapojenia každej osoby.
- Preskočenie následných krokov. Rozhodnutie, ktoré nie je spísané, má rovnaký účinok ako žiadne rozhodnutie.
- Nechajte opakujúce sa stretnutia bežať automaticky. Každých pár mesiacov sa opýtajte, či stretnutie stále slúži svojmu pôvodnému účelu. Ak nie, zrušte ho alebo zmeňte formát.
Často kladené otázky
Prečo sú stretnutia v podnikaní dôležité?
Stretnutia umožňujú informáciám, nápadom a spätnej väzbe šíriť sa v rámci organizácie a sú najrýchlejším miestom na zosúladenie rozhodnutia.
Aké stretnutia by mala mať firma?
Väčšina firiem organizuje kombináciu stretnutí so všetkými členmi tímu, stretnutí vedenia, tímových stretnutí, projektových stretnutí a individuálnych stretnutí, ako aj stretnutí zameraných na špecifické funkcie, ako sú napríklad obchodné, marketingové, finančné a náborové hodnotenia, školenia a stretnutia s klientmi. Začnite s 10 vyššie uvedenými typmi a ďalšie pridajte iba tam, kde si to vyžaduje jasný účel.
Ako dlho by malo trvať obchodné stretnutie?
Tak krátke, ako to účel dovolí. Stand-upy by mali trvať menej ako 15 minút, aktualizácie statusov a rozhodnutia okolo 30 minút a iba strategické alebo plánovacie stretnutia by mali trvať pol dňa alebo dlhšie.
Aký je rozdiel medzi stand-up stretnutím a stretnutím o aktualizácii statusu?
Stand-up je denná, veľmi krátka kontrola jednotlivých úloh a prekážok. Aktualizácia stavu sa zvyčajne koná týždenne a skúma, či celý projekt smeruje k svojim cieľom.
