Dobre zostavený program stanovuje jasné ciele a očakávania, aby každý vedel, čo sa má stať pred stretnutím, počas neho a po ňom. Táto príručka popisuje, prečo sú programy dôležité, osem krokov na napísanie efektívneho programu a príklady (so šablónami), ktoré môžete použiť na ďalšom stretnutí.
Prečo každé stretnutie potrebuje program
Stretnutia zaberajú veľa pracovného času. Štúdia Harvard Business Review zistila, že manažéri na nich trávia takmer 23 hodín týždenne, čo je nárast oproti menej ako 10 hodinám v 60. rokoch 20. storočia (Perlow, Hadley a Eun, „Zastavte šialenstvo stretnutí“, 2017). Program vám pomôže venovať tento čas účelnému zámeru. Bude:
- Objasnite si účel a ciele stretnutia a udržať diskusiu v správnom smere.
- Riaďte čas a tempo, takže je menej zbytočných hádok.
- Stanovte očakávania pre účastníkov a uistite sa, že každé rozhodnutie a krok sú zahrnuté.
- Podporovať zodpovednosť, pretože každá položka má svojho vlastníka.
Jedno upozornenie z výskumu: výskumník stretnutí Steven Rogelberg hovorí, že jeho výskum ukazuje, že mať program samo o sebe neprispieva k dosiahnutiu efektívnostia že vedúci predstavitelia často „dajú na začiatok programu iný dátum“ a zopakujú ten z minulého týždňa. Nasledujúce kroky sa týkajú napísania programu, ktorý je vytvorený pre toto stretnutie, nie je skopírovaný z posledného.
8 kľúčových krokov k napísaniu efektívneho programu stretnutia
1. Určite typ stretnutia
Rôzne stretnutia zahŕňajú rôznych ľudí, formáty a ciele, preto si najprv vyberte typ.
- Úvodné stretnutie projektuprehľad cieľov, časového harmonogramu, rozpočtu a očakávaní projektu.
- Stretnutie všetkých: celofiremné stretnutie, na ktorom sa zdieľajú výsledky, ciele a plány a buduje sa spoločný smer.
- Zasadnutie mestského úradu: zamestnanci kladú otázky, počúvajú aktualizácie a poskytujú spätnú väzbu vrcholovým manažérom.
- Stretnutie strategického manažmentuVrcholoví lídri plánujú dlhodobý smer.
- Virtuálne stretnutie tímu: prezentácie, diskusie a interaktívne aktivity cez video alebo chat.
- Brainstorming: kreatívne stretnutie, kde ľudia vytvárajú a diskutujú o nových nápadoch.
- Stretnutie jeden na jednéhosúkromný rozhovor zameraný na hodnotenie výkonnosti, koučing alebo rozvoj.
2. Definujte účel a ciele
Uveďte, prečo sa stretnutie koná a čo chcete dosiahnuť. Ak neviete pomenovať výsledok, opýtajte sa, či by namiesto toho stačila správa. Rogelberg uvádza to isté: niekedy môžete poslať informácie a stretnutie využiť na päť minút otázok (Pohovor s Knowledge at Wharton).
3. Identifikujte kľúčové témy
Uveďte témy, ktoré je potrebné prebrať, vrátane akýchkoľvek rozhodnutí, ktoré je potrebné urobiť. Najdôležitejšiu položku umiestnite na prvé miesto, pričom jej venujte najviac energie a pozornosti.
4. Stanovte časový limit
Každej téme prideľte časový úsek a celému stretnutiu čas ukončenia, aby stretnutie dodržalo plán.
5. Identifikujte účastníkov a ich úlohy
Uveďte, kto sa zúčastní a za čo je každá osoba zodpovedná, napríklad prezentovanie aktualizácie, robenie si poznámok alebo sledovanie času.
6. Pripravte materiály a podporné dokumenty
Zhromaždite si, čo budú ľudia počas stretnutia potrebovať, a vopred si prečítajte všetko, čo si treba prečítať.
7. Program stretnutia rozdajte vopred
Pošlite program všetkým účastníkom, aby všetci prišli pripravení. Pred stretnutím ich požiadajte, aby pridali svoje vlastné body.
8. Podľa potreby skontrolujte a upravte
Pred stretnutím skontrolujte program, či je úplný a presný, a vymažte všetko, čo nepotrebuje, aby bola skupina v miestnosti.
Príklady programov stretnutí a bezplatné šablóny
Tu sú tri programy, ktoré si môžete prispôsobiť. Body programu a časový harmonogram by sa mali prispôsobiť potrebám a cieľom vášho stretnutia.
1. Program stretnutia tímu
Dátum:
Miesto:
Účastníci:
ciele: aktualizovať priebeh projektu; preskúmať aktuálne problémy a ich riešenia.
- Úvod a privítanie (5 minút) | @SZO
- Prehľad predchádzajúcej schôdze (10 minút) | @SZO
- Aktualizácie projektu a správy o pokroku (20 minút) | @SZO
- Riešenie problémov a rozhodovanie (20 minút) | @SZO
- Otvorená diskusia a spätná väzba (20 minút) | @SZO
- Akcie a ďalšie kroky (15 minút) | @who
- Záverečná a ďalšia schôdza (5 minút) | @SZO
Šablóna pre mesačné stretnutia zdarma
2. Program stretnutia všetkých zúčastnených strán
Dátum:
Miesto:
Účastníci:
Cieľ: zdieľať výkonnosť spoločnosti a predstaviť nové iniciatívy a plány.
- Privítanie a predstavenie (5 minút)
- Aktualizácia výkonnosti spoločnosti (20 minút)
- Nové iniciatívy a plány (20 minút)
- Otázky a odpovede (30 minút)
- Uznanie a ocenenia zamestnancov (15 minút)
- Ukončenie a plán ďalšej schôdze (5 minút)
3. Program úvodného stretnutia projektu
Dátum:
Miesto:
Účastníci:
ciele: stanoviť jasné ciele a očakávania; predstaviť tím; prediskutovať výzvy a riziká.
- Privítanie a predstavenie (5 minút) | @SZO
- Prehľad projektu a ciele (15 minút) | @SZO
- Predstavenie členov tímu (5 minút) | @SZO
- Pridelenie úloh a zodpovednosti (20 minút) | @SZO
- Prehľad harmonogramu a časovej osi (15 minút) | @SZO
- Výzvy a riziká projektu (20 minút) | @who
- Akčné položky a ďalšie kroky (15 minút) | @SZO
- Záverečná a ďalšia schôdza (5 minút) | @SZO
Viac nápadov na začiatok nájdete v našom sprievodca úvodným stretnutím projektu.
Pripravte si program stretnutia s AhaSlides
Ak chcete, aby váš tím videl a spoločne o ňom hlasoval a upravoval ho, postupujte takto:
- Vytvoriť účet. Zaregistrujte sa AhaSlides alebo prechádzajte verejná knižnica šablón.
- Vyberte šablónu programu schôdze a kliknite na tlačidlo Získajte šablónu.
Pridajte si body programu. Nahraďte zoznamový slajd v šablóne vlastným programom. Potom pridajte krátky úvod, anketu alebo otvorenú otázku, aby sa ľudia mohli zapojiť od prvého slajdu.
Spolupracujte a zdieľajte. Pozvite kolegov na úpravu prezentácie a potom pred stretnutím zdieľajte program ako odkaz alebo QR kód.
Kľúčové jedlá
- Pred uvedením tém si vyberte typ stretnutia a jasný cieľ.
- Najdôležitejšiu vec dajte na prvé miesto a každej veci venujte čas a majiteľa.
- Program pošlite vopred a pozvite účastníkov, aby ho doplnili.
- Zakaždým si napíšte nový program. Samotný program ešte nerobí schôdzu efektívnou.
Často kladené otázky
Čo sa vzťahuje na program stretnutia?
Program je plánovaný prehľad toho, čo sa bude diať na stretnutí, niekedy nazývaný harmonogram alebo program práce. Uvádza témy, časové harmonogramy a kto vedie jednotlivé body.
Čo je to stretnutie, na ktorom sa stanovuje program?
Schôdza, na ktorej sa stanovuje program, sa koná s cieľom naplánovať a rozhodnúť o programe väčšieho nadchádzajúceho stretnutia.
Aký je program projektového stretnutia?
Program projektového stretnutia načrtáva témy, diskusie a akčné body súvisiace s projektom, ako napríklad pokrok, riziká a ďalšie kroky.
