Stretnutia v biznise sú známe tým, ktorí sú vo vedúcich pozíciách, ako sú projektoví manažéri alebo senior roly v rámci spoločnosti. Tieto stretnutia sú nevyhnutné na zlepšenie komunikácie, podporu spolupráce a napredovanie úspechu v rámci organizácie.
Nie každý si však môže byť vedomý definícií, typov a účelov týchto stretnutí. Tento článok slúži ako komplexný sprievodca a poskytuje tipy na vedenie produktívnych stretnutí v podnikaní.
Čo je obchodné stretnutie?
Obchodné stretnutie je stretnutie jednotlivcov, ktorí sa stretávajú, aby diskutovali a prijímali rozhodnutia o konkrétnych témach týkajúcich sa podnikania. Účelom tohto stretnutia môže byť informovanie členov tímu o aktuálnych projektoch, plánovanie budúceho úsilia, riešenie problémov alebo prijímanie rozhodnutí, ktoré ovplyvňujú celú spoločnosť.
Obchodné stretnutia je možné viesť osobne, virtuálnealebo kombináciou oboch a môže byť formálny alebo neformálny.
Cieľom obchodného stretnutia je výmena informácií, zosúladenie členov tímu a prijímanie rozhodnutí, ktoré pomôžu podniku dosiahnuť jeho ciele.
Typy stretnutí v podnikaní
V podnikaní existuje niekoľko typov stretnutí, ale medzi 10 bežných typov patrí:
1/ Mesačné tímové stretnutia
Mesačné tímové stretnutia sú pravidelné stretnutia členov tímu spoločnosti, na ktorých sa diskutuje o prebiehajúcich projektoch, prideľujú sa úlohy a ľudia sú informovaní a zosúladení. Tieto stretnutia sa zvyčajne konajú mesačne, v ten istý deň a trvajú od 30 minút do niekoľkých hodín (v závislosti od veľkosti skupiny a množstva pokrytých informácií).
Mesačné tímové stretnutia poskytujú členom tímu príležitosť a poradenstvo, aby si vymieňali informácie a nápady, diskutovali o postupe projektu a ubezpečili sa, že všetci pracujú na dosiahnutí rovnakého cieľa.
Tieto stretnutia môžu byť tiež použité na riešenie akýchkoľvek výziev alebo problémov, ktorým tím čelí, identifikáciu riešení a prijímanie rozhodnutí, ktoré ovplyvňujú smerovanie projektu alebo prácu tímu.
An všestranné stretnutie je jednoducho stretnutie, na ktorom sa zúčastňujú všetci zamestnanci spoločnosti, inými slovami, mesačné tímové stretnutie. Je to pravidelné stretnutie – koná sa možno raz za mesiac – a zvyčajne ho vedú vedúci spoločnosti.
2/ Stand Up Meetingy
stand-up stretnutie, tiež známy ako denné stand-up alebo denné scrum stretnutie, je typ krátkeho stretnutia, ktoré zvyčajne netrvá dlhšie ako 15 minút a koná sa denne, aby tím mohol rýchlo informovať o postupe projektu alebo dokončenej pracovnej záťaži, plánovať pracovať dnes.
Zároveň pomáha identifikovať a riešiť prekážky, ktorým členovia tímu čelia a ako ovplyvňujú spoločné ciele tímu.
3/ Stretnutia s aktualizáciou stavu
Stretnutia s aktualizáciou stavu sa zameriavajú na poskytovanie aktualizácií od členov tímu o pokroku ich projektov a úloh. Môžu sa konať častejšie ako mesačné stretnutia, napríklad týždenné.
Účelom stretnutí s aktualizáciou stavu je samozrejme poskytnúť transparentný pohľad na postup každého projektu a identifikovať všetky výzvy, ktoré môžu ovplyvniť úspech projektu. Tieto stretnutia sa nezapoja do problémov, ako je diskusia alebo riešenie problémov.
V prípade schôdze väčšieho rozsahu môže byť stretnutie s aktualizáciou stavu pomenované aj ako „Zasadnutie mestského úradu“, Stretnutie na radnici je jednoducho plánované celofiremné stretnutie, na ktorom sa zameriava na to, aby vedenie odpovedalo na otázky zamestnancov. Preto toto stretnutie zahŕňalo stretnutie otázok a odpovedí, vďaka čomu bolo otvorenejšie a menej formulované ako ktorýkoľvek iný typ stretnutia!
4/ Stretnutia zamerané na riešenie problémov
Ide o stretnutia, ktoré sa točia okolo identifikácie a riešenia výziev, kríz alebo problémov, ktorým organizácia čelí. Často sú neočakávaní a potrebujú priviesť jednotlivcov z rôznych oddelení alebo tímov, aby spolupracovali a našli riešenia konkrétnych problémov.
Na tomto stretnutí sa títo účastníci podelia o svoje názory, spoločne identifikujú hlavné príčiny problémov a ponúknu možné riešenia. Aby bolo toto stretnutie efektívne, mali by byť povzbudzovaní, aby diskutovali otvorene a úprimne, vyhýbali sa obviňovaniu a sústredili sa na hľadanie odpovedí.
5/ Rozhodovacie stretnutia
Tieto stretnutia majú za cieľ urobiť dôležité rozhodnutia, ktoré ovplyvňujú smerovanie projektu, tímu alebo celej organizácie. Účastníci sú zvyčajne jednotlivci s potrebnými rozhodovacími právomocami a odbornými znalosťami.
Na tomto stretnutí bude potrebné vopred poskytnúť všetky relevantné informácie, ktoré budú potrebovať zainteresované strany. Potom, aby sa zabezpečilo, že rozhodnutia prijaté počas stretnutia sa vykonajú, sú stanovené následné činnosti s časom dokončenia.
6/ Brainstormingové stretnutia
Brainstormingové stretnutia sa zameriavajú na generovanie nových a inovatívnych nápadov pre vaše podnikanie.
Najlepšia časť brainstormingu je, ako podporuje tímovú prácu a invenciu a zároveň využíva kolektívnu inteligenciu a predstavivosť skupiny. Každý môže vyjadriť svoj názor, navzájom čerpať z nápadov a prichádzať s originálnymi a špičkovými riešeniami.
7/ Stretnutia strategického manažmentu
Stretnutia strategického manažmentu sú stretnutia na vysokej úrovni, ktoré sa zameriavajú na preskúmanie, analýzu a prijímanie rozhodnutí týkajúcich sa dlhodobých cieľov, smerovania a výkonu organizácie. Na týchto stretnutiach, ktoré sa konajú štvrťročne alebo ročne, sa zúčastňujú vedúci pracovníci a vedúci tím.
Počas týchto stretnutí sa prehodnocuje a hodnotí organizácia, ako aj konkurencieschopnosť alebo sa identifikujú nové príležitosti na rast a zlepšenie.
8/ Začiatočné stretnutia projektu
A úvodné stretnutie projektu je stretnutie, ktoré predstavuje oficiálny začiatok nového projektu. Spája kľúčové osoby z projektového tímu, vrátane projektových manažérov, členov tímu a zainteresovaných strán z iných oddelení, aby prediskutovali ciele, zámery, harmonogramy a rozpočty.
Projektovému manažérovi tiež poskytuje príležitosť vytvoriť jasné komunikačné kanály, stanoviť očakávania a zabezpečiť, aby členovia tímu rozumeli svojim úlohám a zodpovednosti.
Toto sú niektoré z najbežnejších typov stretnutí v podnikaní a ich formát a štruktúra sa môžu meniť v závislosti od veľkosti a typu organizácie.
9/ Úvodné stretnutia
An úvodné stretnutie je to prvýkrát, čo sa členovia tímu a ich vedúci navzájom oficiálne stretávajú, aby sa zistilo, či zúčastnení jednotlivci chcú vybudovať pracovný vzťah a zaviazať sa k tímu v budúcnosti.
Cieľom tohto stretnutia je poskytnúť členom tímu čas zostať spolu, aby spoznali pozadie, záujmy a ciele každého účastníka. V závislosti od vašich preferencií a preferencií vášho tímu môžete nastaviť úvodné stretnutia formálne alebo neformálne, v závislosti od rôznych kontextov.
10/ Zasadnutia mestského úradu
Tento koncept vznikol zo stretnutí miestnych miest v Novom Anglicku, kde sa politici stretávali s voličmi, aby diskutovali o problémoch a legislatíve.
Dnes, a zasadnutie mestského úradu je plánované celofiremné stretnutie, kde vedenie odpovedá na otázky priamo od zamestnancov. Umožňuje otvorenú komunikáciu a transparentnosť medzi vedením a zamestnancami. Zamestnanci môžu klásť otázky a získať okamžitú spätnú väzbu.
Odpoveď všetko dôležité otázky
Nenechajte si ujsť ani chvíľku AhaSlides' bezplatný nástroj Q&A. Buďte organizovaní, transparentní a skvelý líder.
Ako viesť obchodné stretnutia
Aby sa prajem dobré stretnutie, najprv musíte poslať a e-mail s pozvánkou na stretnutie.
Vedenie efektívnych stretnutí v podnikaní si vyžaduje starostlivé plánovanie a prípravu, aby sa zabezpečilo, že stretnutie bude produktívne a dosiahne zamýšľané ciele. Nasledujúce rady vám môžu pomôcť viesť produktívne obchodné stretnutia:
1/ Definujte účel a ciele
Definovanie účelu a cieľov obchodného stretnutia je rozhodujúce pre zabezpečenie toho, aby bolo stretnutie produktívne a prinieslo zamýšľaný výsledok. Musia zabezpečiť nasledovné:
- Účel. Uistite sa, že cieľom stretnutia je diskutovať o konkrétnych témach, robiť rozhodnutia alebo poskytovať aktualizácie. Musíte definovať, prečo je stretnutie potrebné a očakávaný výsledok.
- Cieľov. Ciele obchodného stretnutia sú konkrétne, merateľné výsledky, ktoré chcete dosiahnuť do konca stretnutia. Mali by byť v súlade s celkovým účelom stretnutia s časovou osou, KPI atď.
Napríklad stretnutie na prediskutovanie uvedenia nového produktu by malo mať ciele, ktoré sú v súlade s celkovým cieľom zvýšiť predaj alebo zlepšiť podiel na trhu.
2/ Pripravte si program stretnutia
A program stretnutia slúži ako plán stretnutia a pomáha udržať diskusiu zameranú a na správnej ceste.
Preto prípravou efektívnej agendy môžete zabezpečiť, aby boli obchodné stretnutia produktívne a sústredené a aby si každý bol vedomý toho, o čom diskutovať, čo očakávať a čo je potrebné dosiahnuť.
3/ Pozvite správnych účastníkov
Zvážte, kto by sa mal zúčastniť stretnutia na základe svojej úlohy a tém, o ktorých sa bude diskutovať. Pozvite len tých, ktorí musia byť prítomní, aby sa zabezpečil hladký priebeh stretnutia. Niektoré faktory, ktoré je potrebné zvážiť pri výbere správnych účastníkov, zahŕňajú vhodnosť, úroveň odbornosti a autoritu.
4/ Efektívne prideľovať čas
Dbajte na to, aby ste každej téme vo svojom programe venovali dostatok času, pričom berte do úvahy dôležitosť a zložitosť každého problému. Pomôže to zabezpečiť, aby sa všetkým témam venovala plná pozornosť a aby stretnutie neprebehlo nadčas.
Tiež by ste sa mali čo najviac držať harmonogramu, no zároveň byť dostatočne flexibilní, aby ste v prípade potreby urobili zmeny. Môžete tiež zvážiť krátke prestávky, ktoré pomôžu účastníkom dobiť energiu a preorientovať sa. To môže udržať energiu a záujem stretnutia.
5/ Urobte stretnutia interaktívnejšími a pútavejšími
Urobte obchodné stretnutia interaktívnejšími a pútavejšími povzbudením všetkých účastníkov, aby hovorili a zdieľali svoje myšlienky a nápady. Rovnako ako využívanie interaktívnych aktivít, ako napr živé prieskumy verejnej mienky or brainstormingové stretnutia a rotujúce kolesá pomáhajú udržať účastníkov zapojených a sústredených na diskusiu.
Alebo použite AhaSlides vopred pripravená knižnica šablón rozlúčiť sa s nudnými stretnutiami a zasklenými očami.
Vyskúšajte: 20+ online zábavy Hry ľadoborec pre lepšie zapojenie alebo 14 inšpiratívnych Hry pre virtuálne stretnutia, s najlepšími 6 stretnutia hacky nájdete v roku 2024!
6/ Zápisnica z rokovania
Užívanie zápisnica zo schôdze počas obchodného stretnutia je dôležitou úlohou, ktorá pomáha zdokumentovať hlavné diskusie a rozhodnutia prijaté počas stretnutia. Pomáha to tiež zlepšiť transparentnosť a zaisťuje, že všetci sú na rovnakej vlne predtým, ako vstúpia na ďalšie stretnutie.
7/ Nadväzovanie na akčné položky
Sledovaním akčných bodov môžete zabezpečiť, že rozhodnutia prijaté počas stretnutia sa prevedú do praxe a že každému bude jasné, aké sú jeho povinnosti.
A VŽDY získajte spätnú väzbu od účastníkov, aby boli nadchádzajúce obchodné stretnutia ešte lepšie – spätnú väzbu môžete zdieľať po skončení práce prostredníctvom e-mailov alebo prezentačných snímok. Vďaka tomu nie sú stretnutia únavné a všetci sa zabavia💪
Získajte bezplatné šablóny prieskumov pre vaše stretnutia!
Zaregistrujte sa zadarmo a vezmite si z knižnice šablón, čo chcete!
🚀 Voľné šablóny ☁️
Kľúčové jedlá
Dúfajme, že s týmto článkom AhaSlides, môžete rozlíšiť typy stretnutí v podnikaní a ich účely. Dodržiavaním týchto krokov a osvedčených postupov môžete tiež pomôcť zabezpečiť, aby boli vaše obchodné stretnutia efektívne, sústredené a prinášali požadované výsledky.
Efektívne vedenie obchodných stretnutí môže pomôcť zlepšiť komunikáciu, spoluprácu a úspech v rámci organizácie a je kľúčovým prvkom úspešného riadenia podniku.
Často kladené otázky
Prečo sú stretnutia v podnikaní dôležité?
Stretnutia umožňujú efektívnu komunikáciu smerom nadol aj nahor v rámci organizácie. Je možné zdieľať dôležité aktualizácie, nápady a spätnú väzbu.
Aké stretnutia by mala mať firma?
- Stretnutia všetkých zamestnancov: Stretnutia v rámci celej spoločnosti na zdieľanie aktualizácií, oznámení a podporu komunikácie medzi oddeleniami.
- Stretnutia výkonných/vedúcich: pre vrcholový manažment na diskusiu o stratégii na vysokej úrovni, plánoch a prijímaní kľúčových rozhodnutí.
- Stretnutia oddelení/tímov: Pre jednotlivé oddelenia/tímy na synchronizáciu, diskusiu o úlohách a riešenie problémov v rámci ich pôsobnosti.
- Projektové stretnutia: Plánovanie, sledovanie pokroku a riešenie blokátorov pre jednotlivé projekty.
- Individuálne: Individuálne kontroly medzi manažérmi a priamymi podriadenými s cieľom prediskutovať prácu, priority a profesionálny rozvoj.
- Predajné stretnutia: Pre predajný tím na kontrolu výkonnosti, identifikáciu príležitostí a plánovanie predajných stratégií.
- Marketingové stretnutia: Používa sa marketingovým tímom na plánovanie kampaní, kalendár obsahu a meranie úspechu.
- Rozpočtové/finančné stretnutia: Na finančnú kontrolu výdavkov oproti rozpočtu, prognózovanie a diskusie o investíciách.
- Náborové stretnutia: Preverenie životopisov, vedenie pohovorov a rozhodovanie o nových pracovných pozíciách.
- Tréningové stretnutia: Plánovať a poskytovať školenia, stretnutia na rozvoj zručností pre zamestnancov.
- Stretnutia s klientmi: Na riadenie vzťahov s klientmi, spätnú väzbu a rozsah budúcej práce.
