E-pošta za povabilo na srečanje | Najboljši nasveti, primeri in predloge (100 % brezplačno)

Sestanki so lahko bistveni element učinkovitosti, koordinacije in enotnosti ekipe. Številna podjetja vsaj enkrat na teden gostijo sestanek, ki je lahko neformalni sestanek za poglobljen pogovor z zaposlenimi ali bolj formalen sestanek upravnega odbora, na katerem se razpravlja o prihodnjem načrtu podjetja in letnem poročilu. Administrativni uradniki ali vodje morajo udeležencem ali gostom poslati vabila na sestanek.

Vabilo na sestanek je pomembno za učinkovito in nemoteno vodenje uradnih sestankov. Obstaja veliko načinov za pošiljanje vabil na sestanke. V tem članku se osredotočamo na obravnavo e-poštna sporočila s povabili na sestanek, najbolj priročen in priljubljen način za povabilo ljudi k sodelovanju na vaših srečanjih.

Kazalo

• Kaj je e-poštno vabilo na sestanek?
• Zakaj je pomembno e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek?
• Napišite e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek korak za korakom
• Vrste e-poštnih povabil na sestanek in primeri
• Bottom Line

Predloge za hitre sestanke z AhaSlides

Kaj je e-poštno vabilo na sestanek?

Ključni del poslovnih aktivnosti je e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek, ki vsebuje predstavitev namena sestanka in prošnjo, da se udeleženci pridružijo sestanku po določenem datumu in lokaciji, ter po potrebi dodatne podrobne priloge. Lahko je napisano v formalnem ali neformalnem slogu, odvisno od značilnosti sestankov. Napisano mora biti v ustreznem tonu in slogu, ki ustreza poslovni e-poštni etiketi.

Vendar ne zamenjujte e-poštnega sporočila z vabilom na sestanek in e-poštnega sporočila z zahtevo za sestanek. Ključna razlika med tema e-poštnima sporočiloma je v tem, da je namen e-poštnega sporočila z zahtevo za sestanek dogovoriti sestanek z nekom, medtem ko je namen e-poštnega sporočila z vabilom na sestanek povabiti vas na sestanek ob napovedanih datumih in lokaciji.

Zakaj je pomembno e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek?

Uporaba e-poštnih vabil prinaša veliko prednosti. Prednosti e-poštnih povabil so navedene spodaj:

• Neposredno se poveže s koledarji. Ko prejemniki sprejmejo povabilo, se to doda nazaj v njihov poslovni koledar in prejeli boste opomnik, tako kot za druge dogodke, zabeležene v koledarju.
• Je priročno in hitro. Vaši prejemniki lahko dosežejo e-pošto takoj, ko kliknete gumb za pošiljanje. Ker gre neposredno do prejemnika, lahko obvestilo takoj prejmete, če je e-poštni naslov napačen, in hitro poiščete nadaljnje rešitve.
• Prihrani čas. Skupinska e-poštna sporočila lahko pošiljate na tisoče e-poštnih naslovov hkrati.
• To je stroškovno učinkovito. Ni vam treba porabiti proračuna za pošiljanje.
• Ustvarite ga lahko neposredno iz vaše želene platforme za spletne seminarje. Razen če imate srečanje iz oči v oči, bo vaša prva izbira verjetno Zoom, Microsoft Teams, ali kaj podobnega. Ko je RSVP potrjen, se vse povezave in časovni okviri sinhronizirajo prek e-pošte, tako da se lahko udeleženec izogne ​​zamenjavi z drugimi dogodki.

Dejstvo je, da se vsak dan pošljejo milijarde e-poštnih sporočil in veliko jih je neželene pošte. Vsakdo uporablja vsaj eno e-pošto za izmenjavo pomembnih sporočil za delo, nakupe, sestanke in drugo. Ker pa morate vsak dan prebrati na tone e-poštnih sporočil, ni presenetljivo, da se včasih srečate s pojavom "utrujenosti od e-pošte". Zato lahko s pošiljanjem dobrega e-poštnega vabila preprečite nepotrebno nerazumevanje ali nevednost prejemnikov.

Napišite e-poštno sporočilo s povabilom na sestanek korak za korakom

Dobra e-pošta s povabilom na sestanek je bistvena in praviloma vpliva na dostava po e-pošti oceniti.

Obstajajo pravila bontona in načela, ki jih mora vsakdo upoštevati pri pisanju e-poštnega sporočila z vabilom na poslovni sestanek v skladu s prejemniki. Standardno e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek lahko naučite napisati tako, da sledite tem korakom:

1. korak: Napišite močno zadevo

Dejstvo je, da 47 % prejemnikov e-pošte prebere e-poštna sporočila z jasno in jedrnato zadevo. Prvi vtis je pomemben. To lahko zagotovi, da prejemniki občutijo nujnost ali pomembnost, kar vodi do višje stopnje odpiranja.

• Kratko, ciljano. Bodite dejanski, ne enigmatični.
• Za nujnost lahko zaprosite za potrditev udeležbe v zadevi.
• Ali dodajte ton čustev, na primer ne pozabite na pomembnost, nujnost, ...
• Dodajte čas, če želite poudariti časovno občutljivo vprašanje 

Na primer:: »Srečanje 4. 12.: seja možganske nevihte o projektu« ali »Pomembno. Odgovorite na prijavo: sestanek o strategiji novega izdelka 10. 6.«

2. korak: Začnite s hitrim uvodom

V prvi vrstici je dobro, da na kratko opišete, kdo ste, kakšen je vaš položaj v organizaciji in zakaj se obrnete nanje. Nato lahko neposredno pokažete namen sestanka. Mnogi ljudje naredijo napako, ko podajo nejasen namen sestanka, saj domnevajo, da morajo udeleženci vedeti za to.

• Naj bo vaš uvod prijeten ali povezan z delom
• Opomnite udeležence, če morajo dokončati katero koli nalogo ali prinesti karkoli s seboj na sestanek.

Na primer:Pozdravljeni član ekipe, veselim se srečanja z vami na predstavitvi novega izdelka naslednji ponedeljek.

3. korak: Delite čas in lokacijo

Navesti morate točen čas sestanka. Prav tako jim morate povedati, kako in kje poteka srečanje, bodisi osebno ali prek spleta, ter ponuditi smernice ali povezave do platforme, če jih potrebujejo.

• Če zaposleni delajo na različnih koncih sveta, dodajte časovni pas
• Navedite predvideno trajanje sestanka
• Pri podajanju navodil bodite čim bolj podrobni ali priložite smernice za karto

Na primer:Pridružite se nam v petek, 6. oktobra, ob 13.00 v sejni sobi 2 v drugem nadstropju upravne stavbe.

4. korak: Opišite dnevni red sestanka

Zajemite ključne cilje ali predlagani dnevni red sestanka. Ne omenjajte podrobnosti. Lahko preprosto navedete temo in časovnico. Za formalne sestanke lahko priložite podroben dokument. To je še posebej uporabno za pomoč udeležencem pri predhodni pripravi.

Na primer:, lahko začnete z: Načrtujemo razpravo ... / Želimo obravnavati nekatere težave ali pa na naslednji način:

• 8:00-9:30: Predstavitev projekta
• 9:30-11:30: Predstavitve Howarda (IT), Noura (trženje) in Charlotte (prodaja)

5. korak: Zaprosite za odgovor

Če zahtevate odgovor na povabilo, lahko potrdite odgovor svojih prejemnikov. Da preprečite ambivalentnost, morate v svoje e-poštno sporočilo vključiti želeni odgovor in časovno omejitev, v kateri vas lahko udeleženci obvestijo o svoji udeležbi ali odsotnosti. S tem, če niste prejeli njihovega RSVP v času, ki ga urejate, lahko izvedete hitra nadaljnja dejanja.

Na primer:: Odgovorite na [datum] na [e-poštni naslov ali telefonsko številko]

6. korak: Dodajte profesionalni e-poštni podpis in blagovno znamko

Poslovni e-poštni podpis mora vsebovati polno ime, naziv delovnega mesta, ime podjetja, kontaktne podatke, osebna spletna mesta in druge naslove s hiperpovezavami.

Svoj podpis lahko preprosto prilagodite z Gmail.

Na primer::

Jessica Madison

Regionalni direktor trženja, industrija Inco

555-9577-990

Obstaja veliko brezplačnih ustvarjalcev e-poštnih podpisov, ki vam prihranijo čas in trud, kot na primer Moj podpis.

Vrste e-poštnih povabil na sestanek in primeri

Upoštevajte, da imajo različne vrste sestankov različne standarde in sloge pisanja, ki jim je treba slediti. Običajno ločujemo e-poštna sporočila s povabili na sestanke glede na njihovo formalno ali neformalno raven, vključno ali izključujoč virtualna srečanja ali čista spletna srečanja. V tem delu zbiramo in vam predstavljamo nekaj tipičnih vrst vabil na sestanke in predloge za vsako vrsto, ki se pogosto uporabljajo v e-poštnih sporočilih z vabili na poslovne sestanke.

#1. E-pošta s prošnjo za uradni sestanek

Formalno e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek se uporablja za velike sestanke, ki se običajno odvijajo enkrat do trikrat letno. Gre za velik formalni sestanek, zato mora biti vaše e-poštno sporočilo napisano v formalnem slogu pisanja. Priložene priloge so potrebne, da udeležencu bolj jasno pojasnijo, kako se udeležiti sestanka, kako najti lokacijo in podrobno predstaviti dnevni red.

Uradna srečanja vključujejo:

• Vodstveni sestanek
• Sestanek odbora
• Seja upravnega odbora 
• Skupščina delničarjev 
• Strateški sestanek 

Primer 1: delničarjev e-poštna predloga za povabilo

Zadeva: Pomembno. Vabljeni ste na letno skupščino. [Čas]

[Ime prejemnika]

[Ime podjetja]

[Naziv delovnega mesta]

[Naslov podjetja]

[Datum]

Spoštovani delničarji,

Z veseljem vas vabimo na letno skupščino, ki bo dne [Ura], [Naslov]

Letna skupščina delničarjev je izjemna priložnost za informacije, izmenjavo informacij in razpravo med [Ime podjetja] in vsi naši delničarji.

To je tudi priložnost, da se izrazite in glasujete, da igrate aktivno vlogo pri sprejemanju pomembnih odločitev za [Ime podjetja], ne glede na število delnic, ki jih imate. Srečanje bo zajemalo naslednje ključne dnevne rede:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Navodila za udeležbo na tem sestanku, dnevni red in besedilo sklepov, ki vam bodo predloženi v potrditev, boste našli v pripetem dokumentu spodaj.

Rad bi se vam zahvalil v imenu uprave za vaš prispevek in vašo zvestobo [Ime podjetja] in veselim se, da vas lahko pozdravim na srečanju dne [Datum]

Lep pozdrav,

[Ime]

[Naziv delovnega mesta]

[Ime podjetja]

[Naslov in spletna stran podjetja]

Primer 2: Strateški sestanek e-poštna predloga za povabilo

[Ime prejemnika]

[Ime podjetja]

[Naziv delovnega mesta]

[Naslov podjetja]

[Datum]

Zadeva: Sestanek marketinške kampanje za začetek projekta: 2. 28

V imenu [ime podjetja], vas vabim na poslovni sestanek, ki bo v [Ime konferenčne dvorane, Ime stavbe] [Datum in ura]. Srečanje bo trajalo do [Trajanje].

V veselje mi je, da vas lahko pozdravim na prvi stopnji našega projekta, kjer bomo razpravljali o našem prihajajočem predlogu [Podrobnosti], in cenimo vaše dragocene vpoglede v to. Tukaj je kratek povzetek našega dnevnega reda za ta dan:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Ta predlog je po mnenju celotne ekipe eden najpomembnejših. Za vašo nadaljnjo uporabo smo temu pismu priložili dokument s podrobnejšimi informacijami, da se boste lahko na sestanek pripravili vnaprej.

Vsi se veselimo pogovora z vami, na katerem bomo razpravljali o tem, kaj lahko še storimo, da bo ta predlog uspešno deloval. Prosimo, da vsa vprašanja ali priporočila za sestanek oddate pred [Rok] neposredno z odgovorom na to e-poštno sporočilo.

Lep dan še naprej.

Zahvaljujem se vam,

Topel pozdrav,

[Ime]

[Naziv delovnega mesta]

[Ime podjetja]

[Naslov in spletna stran podjetja]

#2. E-pošta z vabilom na neformalni sestanek

Z vabilom na formalni sestanek po elektronski pošti gre preprosto za sestanek z nižjimi vodstvenimi delavci ali člani ekipe. Veliko lažje boste razmislili, kako ustrezno pisati. Pišete lahko v neformalnem slogu s prijaznim in veselim tonom.

Neformalni sestanki vključujejo:

• Brainstorming srečanje
• Sestanek za reševanje problemov
• usposabljanje
• Sestanek za prijavo
• Team Building srečanje
• Klepet ob kavi 

3. primer: e-poštna predloga za vabilo na sestanek za prijavo

Zadeva: Nujno. [Ime Projekta] posodobitve. [Datum]

Spoštovane ekipe,

Lep pozdrav!

Bilo je prijetno in zabavno delati z vami glede [Ime Projekta]. Da bi lahko učinkovito nadaljevali z našimi načrti, menim, da je pravi čas, da poročamo o napredku, ki je bil dosežen, in cenil bi priložnost, da se srečamo na [lokacija] da bi o zadevi nadalje razpravljali na [Datum in čas].

Priložil sem tudi seznam vseh dnevnih redov, o katerih moramo razpravljati. Ne pozabite pripraviti poročila o opravljeni nalogi. Prosim, uporabite to [Povezava] da mi sporočiš, ali ti bo uspelo.

Prosim, čim prej mi pošljite potrditev po e-pošti.

Topel pozdrav,

[Ime]

[Naziv delovnega mesta]

[Ime podjetja]

Primer 4: Ekipa building e-poštna predloga za povabilo

Spoštovani člani ekipe,

Obveščamo vas, da je [Ime oddelka] organizira a Team Building srečanje za vse naše zaposlene člani naprej [Datum in čas]

Za nadaljnji strokovni razvoj je izredno pomembno, da rastemo skupaj, to pa se lahko zgodi le, če delamo kot ekipa, da lahko naše sposobnosti in talente izkoristimo za boljšo uspešnost. Zato naš oddelek vsak mesec promovira različne team-building aktivnosti.

Pridite in se pridružite dogodku, da bomo lahko poslušali vaš glas o tem, kako se lahko izboljšamo, da vam zagotovimo boljšo podporo. Nekaj ​​jih bo tudi igre za krepitev timskega duha, in lahke prigrizke bo poskrbelo podjetje.

Veselimo se zabavnih trenutkov na tem dogodku za krepitev timskega duha, ki je organiziran tako, da nam pomaga pri rasti. Če menite, da se tega srečanja ne morete udeležiti, nas prosim obvestite. [Ime koordinatorja] at [Telefonska številka]

S spoštovanjem,

[Ime]

[Naziv delovnega mesta]

[Ime podjetja]

#3. E-pošta z vabilom gostujočega govornika

E-poštno sporočilo z vabilom gostujočega govornika mora vsebovati informacije, ki so pomembne za govornika glede srečanja in možnosti govora. Ključnega pomena je, da govornik ve, kako lahko prispeva k vašemu dogodku in kakšne koristi lahko prejme od sodelovanja na njem.

Primer 5: E-poštna predloga za vabilo gostujočega govornika

Dragi [Govornik],

Upamo, da vas je to sporočilo dobro našlo! Danes vam ponujamo fantastično priložnost za govor, o kateri lahko razmišljate. Vljudno vas prosimo, da postanete naš častni govornik za [Ime srečanja], dogodek osredotočen na [Opis namena in občinstva vašega dogodka]. Celoten [Ime srečanja] ekipo navdihujejo vaši dosežki in meni, da bi bili popoln strokovnjak, ki bi nagovoril naše občinstvo podobno mislečih strokovnjakov.

[Ime srečanja] bo potekalo v [Prizorišče, vključno z mestom in državo] on [Datumi]. Naš dogodek bo predvidoma gostil do pribl [Ocenjeno število udeležencev#]. Naš cilj je, da [Cilji srečanja].

Verjamemo, da ste odličen govornik in da bi bil vaš glas ključnega pomena za ta pogovor, glede na vaše obsežno delo na [področje strokovnega znanja]. Svoje ideje, povezane s področjem, lahko predstavite v trajanju do [Trajanje] minut. [Tema sestanka]. Svoj predlog lahko pošljete pred [rokom], sledite [povezavi], tako da lahko naša ekipa prisluhne vašim zamislim in vnaprej določi podrobnosti vašega govora.

V vsakem primeru, če se ne morete udeležiti, vas vljudno prosimo, da nas kontaktirate prek [povezava]. Hvala za vaš čas in pozornost, veselimo se vašega pozitivnega odgovora.

Lep pozdrav,
[Ime]
[Naziv delovnega mesta]
[Kontaktni podatki]
[Naslov spletne strani podjetja]

#4. E-pošta s povabilom na spletni seminar

V današnjih trendih vse več ljudi gosti spletne sestanke, saj to prihrani čas in stroške, zlasti za ekipe, ki delajo na daljavo. Če uporabljate konferenčne platforme, so na voljo dobro prilagojena sporočila z vabilom, ki se udeležencu pošljejo neposredno pred začetkom sestanka, na primer predloga e-poštnega sporočila z vabilom Zoom. Za virtualni spletni seminar si lahko ogledate naslednji vzorec.

Namigi: Uporabite ključne besede, kot so »Čestitamo«, »Kmalu«, »Popolno«, »Posodobi«, »Na voljo«, »Na koncu«, »Najboljše«, »Posebno«, »Pridružite se nam«, »Brezplačno« itd.

Primer 6: E-poštna predloga za vabilo na spletni seminar

Zadeva: Čestitamo! Vabljeni na [Ime spletnega seminarja]

Dragi [Ime_kandidata],

[Ime podjetja] z veseljem organizira spletni seminar za [Tema spletnega seminarja] dne [Datum] pri [čas], s ciljem [[Nameni spletnega seminarja]

To bo dobra priložnost, da si prislužite velike koristi od povabljenih strokovnjakov na področju [teme spletnega seminarja] in prejmete brezplačna darila. Naša ekipa je tako navdušena nad vašo prisotnostjo.

Opomba: Ta spletni seminar je omejen na [Število ljudi]. Če želite ohraniti svoje mesto, se registrirajte [Povezava] in ga lahko delite s prijatelji. 

Upam, da se vidimo tam!

Imej lep dan,

[Tvoje ime]

[podpis]

Bottom Line

Na srečo je na internetu veliko razpoložljivih predlog za vabila na poslovne sestanke, ki jih lahko prilagodite in pošljete svojim udeležencem v nekaj sekundah. Ne pozabite jih shraniti v svoj oblak, da boste lahko pripravili svojo e-pošto s popolnim pisanjem, zlasti v nujnih primerih.

Recimo, da iščete tudi druge rešitve za svoje podjetje. V tem primeru, Ugotovili boste, da je AhaSlides dobro orodje za predstavitve s številnimi neverjetnimi funkcijami za podporo vaših spletnih seminarjev, dejavnosti za krepitev timskega duha, konferenc in še več.

Pogosto zastavljena vprašanja

Ref: Prav zares | Šerpani