E-pošta za povabilo na srečanje | Najboljši nasveti, primeri in predloge (100 % brezplačno)

Kaj je dobro e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek primer?

Sestanki so lahko bistveni element timske učinkovitosti, koordinacije in enotnosti. Številna podjetja gostijo sestanek vsaj enkrat na teden, lahko je to neformalno srečanje, na katerem se preprosto poglobljeno pogovorijo s svojimi zaposlenimi, ali bolj uradno srečanje uprave, na katerem razpravljajo o prihodnjem načrtu podjetja in letnem poročilu ob koncu leta. Administratorji ali vodje morajo udeležencem ali gostom poslati vabila na srečanje.

Vabilo na sestanek je pomembno za učinkovito in nemoteno vodenje uradnih sestankov. Obstaja veliko načinov za pošiljanje vabil na sestanke. V tem članku se osredotočamo na obravnavo e-poštna sporočila s povabili na sestanek, najbolj priročen in priljubljen način za povabilo ljudi k sodelovanju na vaših srečanjih.

Kazalo

• Kaj je e-pošta za povabilo na sestanek?
• Zakaj je e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek pomembno?
• Napišite e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek korak za korakom
• Vrste e-poštnih povabil na sestanek in primeri
• Bottom Line

Predloge za hitre sestanke z AhaSlides

• Srečanja v podjetju
• Zapisnik sestanka
• Stand up srečanje

Kaj je e-pošta za povabilo na sestanek?

Ključni del poslovnih dejavnosti, e-poštno sporočilo s povabilom na sestanek je pisno sporočilo z prikazom namena sestanka in prošnjo, da se ljudje pridružijo sestanku po določenem datumu in lokaciji ter podrobnejše priloge, če jih imajo. Lahko je napisan v formalnem ali neformalnem slogu, odvisno od značilnosti sestankov. Napisane morajo biti v ustreznem tonu in slogu, da ustrezajo bontonu poslovne e-pošte.

Vendar ne zamenjujte e-poštnega sporočila s povabilom na sestanek z e-poštnim sporočilom z vabilom na sestanek. Ključna razlika med temi e-poštnimi sporočili je, da je namen e-poštnega sporočila z zahtevo za sestanek dogovoriti sestanek z nekom, medtem ko je e-poštno sporočilo s povabilom na sestanek namenjeno povabilu na sestanek ob napovedanih datumih in lokaciji.

Zakaj je e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek pomembno?

Uporaba e-poštnih vabil prinaša veliko prednosti. Prednosti e-poštnih povabil so navedene spodaj:

• Povezuje se neposredno s koledarji. Ko prejemniki sprejmejo povabilo, je le-to dodano nazaj v njihov poslovni koledar in prejeli boste opomnik, enak kot drugi dogodki, zabeleženi v koledarju.
• Je priročno in hitro. Vaši prejemniki lahko dosežejo e-pošto takoj, ko kliknete gumb za pošiljanje. Ker gre neposredno do prejemnika, lahko obvestilo takoj prejmete, če je e-poštni naslov napačen, in hitro poiščete nadaljnje rešitve.
• Prihrani čas. Skupinska e-poštna sporočila lahko pošiljate na tisoče e-poštnih naslovov hkrati.
• Je prihranek stroškov. Ni vam treba porabiti denarja za pošiljanje po pošti.
• Ustvarite ga lahko neposredno iz vaše priljubljene platforme za spletne seminarje. Razen če imate srečanje iz oči v oči, bo vaša prva izbira verjetno Zoom, Microsoft Teams ali kaj podobnega. Ko je RSVP potrjen, se vse povezave in časovni okviri sinhronizirajo prek e-pošte, tako da se lahko udeleženec izogne ​​zamenjavi z drugimi dogodki.

Dejstvo je, da se vsak dan pošlje na milijarde e-poštnih sporočil in veliko med njimi je vsiljena pošta. Ker vsakdo uporablja vsaj eno e-pošto za izmenjavo pomembnih sporočil za delo, nakupe, sestanke in drugo. Ker pa morate prebrati na tone e-poštnih sporočil na dan, ni presenetljivo, da se včasih srečate s pojavom »utrujenosti od e-pošte«. Tako se lahko z dostavo dobrega elektronskega vabila izognete nepotrebnemu nesporazumu ali nevednosti prejemnikov.

Napišite e-poštno sporočilo s povabilom na sestanek korak za korakom

Dobra e-pošta s povabilom na sestanek je bistvena in praviloma vpliva na dostava po e-pošti oceniti.

Obstajajo etikete in načela, ki jih morajo upoštevati vsi, da izpolnijo e-poštno sporočilo s povabilom na poslovni sestanek in spoštujejo prejemnike. Če želite izvedeti, kako napisati standardno e-poštno sporočilo s povabilom na sestanek, sledite tem korakom:

1. korak: Napišite močno zadevo

Dejstvo je, da 47 % prejemnikov e-pošte prebere e-pošto z jasno in jedrnato zadevo. Prvi vtis je pomemben. To lahko zagotovi, da prejemniki čutijo nujnost ali pomembnost, kar vodi do višje odprte stopnje.

• Kratko, ciljano. Bodite dejanski, ne enigmatični.
• Za nujnost lahko zaprosite za potrditev udeležbe v zadevi.
• Ali pa dodajte ton čustev, na primer ne pozabite na pomembnost, nujnost, ...
• Dodajte čas, če želite poudariti časovno občutljivo vprašanje 

Na primer:: »Srečanje 4/12: seja projektne nevihte« ali »Pomembno. Odgovorite na: sestanek o strategiji novega izdelka 10. 6.

2. korak: Začnite s hitrim uvodom

V prvi vrstici je dobro, da na kratko opišete, kdo ste, kakšen je vaš položaj v organizaciji in zakaj se obrnete nanje. Nato lahko neposredno pokažete namen sestanka. Mnogi ljudje naredijo napako, ko podajo nejasen namen sestanka, saj domnevajo, da morajo udeleženci vedeti za to.

• Naj bo vaš uvod prijeten ali povezan z delom
• Opomnite udeležence, če morajo dokončati katero koli nalogo ali prinesti karkoli s seboj na sestanek.

Na primer: Pozdravljeni član ekipe, veselim se, da vas vidim na predstavitvi novega izdelka naslednji ponedeljek.

3. korak: Delite čas in lokacijo

Navesti morate točen čas sestanka. Prav tako jim morate povedati, kako in kje poteka srečanje, bodisi osebno ali prek spleta, ter ponuditi smernice ali povezave do platforme, če jih potrebujejo.

• Če zaposleni delajo na različnih koncih sveta, dodajte časovni pas
• Navedite predvideno trajanje sestanka
• Pri dajanju navodil bodite čim bolj podrobni ali priložite smernice za kartiranje

Na primer:: Pridružite se nam v petek, 6. oktobra, ob 1. uri v sejni sobi 00, v drugem nadstropju upravne stavbe.

4. korak: Opišite dnevni red sestanka

Zajemite ključne cilje ali predlagani dnevni red sestanka. Ne omenjajte podrobnosti. Lahko preprosto navedete temo in časovnico. Za formalne sestanke lahko priložite podroben dokument. To je še posebej uporabno za pomoč udeležencem pri pripravi vnaprej.

Na primer:, lahko začnete z: Načrtujemo razpravo o ..../ Želimo obravnavati nekatera vprašanja Ali kot naslednjo časovnico:

• 8:00-9:30: Predstavitev projekta
• 9:30-11:30: Predstavitve Howarda (IT), Noura (trženje) in Charlotte (prodaja)

5. korak: Zaprosite za odgovor

Če zahtevate odgovor na povabilo, lahko potrdite odgovor svojih prejemnikov. Da preprečite ambivalentnost, morate v svoje e-poštno sporočilo vključiti želeni odgovor in časovno omejitev, v kateri vas lahko udeleženci obvestijo o svoji udeležbi ali odsotnosti. S tem, če niste prejeli njihovega RSVP v času, ki ga urejate, lahko izvedete hitra nadaljnja dejanja.

Na primer:: Odgovorite na [datum] na [e-poštni naslov ali telefonsko številko]

6. korak: Dodajte profesionalni e-poštni podpis in blagovno znamko

Poslovni e-poštni podpis mora vsebovati polno ime, naziv delovnega mesta, ime podjetja, kontaktne podatke, osebna spletna mesta in druge naslove s hiperpovezavami.

Svoj podpis lahko preprosto prilagodite z Gmail.

Na primer::

Jessica Madison

Regionalni direktor trženja, industrija Inco

555-9577-990

Obstaja ogromno brezplačnih ustvarjalcev e-poštnih podpisov, ki vam prihranijo čas in trud, kot npr Moj podpis.

Vrste e-poštnih povabil na sestanek in primeri

Upoštevajte, da imajo različne vrste sestankov različne standarde in sloge pisanja, ki jim je treba slediti. Običajno ločujemo e-poštna sporočila s povabili na sestanke glede na njihovo formalno ali neformalno raven, vključno ali izključujoč virtualna srečanja ali čista spletna srečanja. V tem delu zbiramo in vam predstavljamo nekaj tipičnih vrst vabil na sestanke in predloge za vsako vrsto, ki se pogosto uporabljajo v e-poštnih sporočilih z vabili na poslovne sestanke.

#1. E-pošta s prošnjo za uradni sestanek

Uradno e-poštno sporočilo za zahtevo za sestanek se uporablja za velika srečanja, ki se običajno zgodijo enkrat do trikrat na leto. Gre za velik uradni sestanek, zato mora biti vaš e-poštni naslov napisan v formalnem slogu. Priložene priloge so potrebne, da bo udeležencem bolj jasno, kako se udeležiti srečanja, kako najti lokacijo in natančen dnevni red.

Uradna srečanja vključujejo:

• Vodstveni sestanek
• Sestanek odbora
• Seja upravnega odbora 
• Skupščina delničarjev 
• Strateški sestanek 

Primer 1: Delničarji e-poštna predloga za povabilo

Zadeva: Pomembno. Vabljeni na letno skupščino. [Čas]

[Ime prejemnika]

[Ime podjetja]

[Naziv delovnega mesta]

[Naslov podjetja]

[Datum]

Spoštovani delničarji,

Z veseljem vas vabimo na letno skupščino, ki bo dne [Ura], [Naslov]

Letna skupščina delničarjev je izjemna priložnost za informacije, izmenjavo informacij in razpravo med [Ime podjetja] in vsi naši delničarji.

To je tudi priložnost, da se izrazite in glasujete, da igrate aktivno vlogo pri sprejemanju pomembnih odločitev za [Ime podjetja], ne glede na število delnic, ki jih imate. Srečanje bo zajemalo naslednje ključne dnevne rede:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Navodila za udeležbo na tem sestanku, dnevni red in besedilo sklepov, ki vam bodo predloženi v potrditev, boste našli v pripetem dokumentu spodaj.

Rad bi se vam zahvalil v imenu uprave za vaš prispevek in vašo zvestobo [Ime podjetja] in veselim se, da vas lahko pozdravim na srečanju dne [Datum]

Best upoštevanju,

[Ime]

[Naziv delovnega mesta]

[Ime podjetja]

[Naslov in spletna stran podjetja]

Primer 2: Strateški sestanek e-poštna predloga za povabilo

[Ime prejemnika]

[Ime podjetja]

[Naziv delovnega mesta]

[Naslov podjetja]

[Datum]

Zadeva: Sestanek marketinške kampanje za začetek projekta: 2. 28

V imenu [ime podjetja], vas vabim na poslovni sestanek, ki bo v [Ime konferenčne dvorane, Ime stavbe] [Datum in ura]. Srečanje bo trajalo do [Trajanje].

V veselje mi je, da vas lahko pozdravim na prvi stopnji našega projekta, kjer bomo razpravljali o našem prihajajočem predlogu [Podrobnosti], in cenimo vaše dragocene vpoglede v to. Tukaj je kratek povzetek našega dnevnega reda za ta dan:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Celotna ekipa meni, da je ta predlog eden najpomembnejših. Za vašo nadaljnjo referenco smo temu pismu priložili dokument s podrobnejšimi informacijami, tako da se boste lažje pripravili na sestanek vnaprej.

Vsi se veselimo pogovora z vami, da bi razpravljali o tem, kaj lahko še storimo, da bo ta predlog uspešno izveden. Prosimo, da morebitna vprašanja ali predloge za srečanje posredujete pred [Rok] neposredno z odgovorom na to e-poštno sporočilo.

Lep dan še naprej.

Zahvaljujem se vam,

Topel pozdrav,

[Ime]

[Naziv delovnega mesta]

[Ime podjetja]

[Naslov in spletna stran podjetja]

#2. E-pošta z vabilom na neformalni sestanek

Z e-poštnim sporočilom z uradnim povabilom na sestanek, če gre le za sestanek s pali pod vodstvom ali člani v ekipi. Veliko lažje je razmišljati, kako pravilno pisati. Lahko pišete v neformalnem slogu s prijaznim in veselim tonom.

Neformalni sestanki vključujejo:

• Brainstorming srečanje
• Sestanek za reševanje problemov
• usposabljanje
• Sestanek za prijavo
• Team Building srečanje
• Klepet ob kavi 

3. primer: e-poštna predloga za vabilo na sestanek za prijavo

Zadeva: Nujno. [Ime Projekta] posodobitve. [Datum]

Spoštovane ekipe,

Lep pozdrav!

Bilo je prijetno in zabavno delati z vami glede [Ime Projekta]. Da bi lahko učinkovito nadaljevali z našimi načrti, menim, da je pravi čas, da poročamo o napredku, ki je bil dosežen, in cenil bi priložnost, da se srečamo na [lokacija] da bi o zadevi nadalje razpravljali na [Datum in čas].

Priložil sem tudi seznam vseh dnevnih redov, o katerih moramo razpravljati. Ne pozabite pripraviti poročila o opravljeni nalogi. Prosim, uporabite to [Povezava] da mi sporočiš, ali ti bo uspelo.

Prosim, čim prej mi pošljite potrditev po e-pošti.

Topel pozdrav,

[Ime]

[Naziv delovnega mesta]

[Ime podjetja]

Primer 4: Ekipa building e-poštna predloga za povabilo

Spoštovani člani ekipe,

Obveščamo vas, da je [Ime oddelka] organizira a Team Building srečanje za vse naše zaposlene člani naprej [Datum in čas]

Za nadaljnji strokovni razvoj je izredno pomembno, da rastemo skupaj, to pa se lahko zgodi le, če delamo kot ekipa, da lahko naše sposobnosti in talente izkoristimo za boljšo uspešnost. Zato naš oddelek vsak mesec promovira različne team-building aktivnosti.

Pridite in se pridružite dogodku, da bomo lahko poslušali vaš glas o tem, kako se lahko izboljšamo, da vam zagotovimo boljšo podporo. Nekaj ​​jih bo tudi team-building igre skupaj s pijačo in lahkimi prigrizki bo poskrbelo podjetje.

Veselimo se zabavnih trenutkov na tem team-building dogodku, ki je bil organiziran za pomoč vsakemu izmed nas pri rasti. V kolikor menite, da se srečanja ne morete udeležiti, vas prosimo, da o tem obvestite [Ime koordinatorja] at [Telefonska številka]

S spoštovanjem,

[Ime]

[Naziv delovnega mesta]

[Ime podjetja]

#3. E-pošta z vabilom gostujočega govornika

E-poštno sporočilo s povabilom gostujočega govornika mora vsebovati informacije, ki so pomembne za govornika v zvezi s srečanjem in priložnostjo za govor. Ključnega pomena je, da govornik ve, kako lahko prispeva k vašemu dogodku in kakšne koristi lahko prejme, če je del vašega dogodka.

Primer 5: E-poštna predloga za vabilo gostujočega govornika

Dragi [Govornik],

Upamo, da vas je to sporočilo dobro našlo! Danes vam ponujamo fantastično priložnost za govor, o kateri lahko razmišljate. Vljudno vas prosimo, da postanete naš častni govornik za [Ime srečanja], dogodek osredotočen na [Opis namena in občinstva vašega dogodka]. Celoten [Ime srečanja] ekipo navdihujejo vaši dosežki in meni, da bi bili popoln strokovnjak, ki bi nagovoril naše občinstvo podobno mislečih strokovnjakov.

[Ime srečanja] bo potekalo v [Prizorišče, vključno z mestom in državo] on [Datumi]. Naš dogodek bo predvidoma gostil do pribl [Ocenjeno število udeležencev#]. Naš cilj je, da [Cilji srečanja].

Verjamemo, da ste odličen govorec in da bi bil vaš glas pomemben dodatek k temu pogovoru glede na vaše obsežno delo v [Strokovno področje]. Lahko razmislite o predstavitvi svojih idej do [Trajanje] minut, ki so povezane s področjem [Tema sestanka]. Svoj predlog lahko pošljete pred [rokom], sledite [povezavi], tako da lahko naša ekipa prisluhne vašim zamislim in vnaprej določi podrobnosti vašega govora.

V vsakem primeru, če se ne morete udeležiti, vas ponižno prosimo, da nas kontaktirate preko [link]. Hvala za vaš čas in pozornost, veselimo se vašega pozitivnega odgovora.

Lep pozdrav,
[Ime]
[Naziv delovnega mesta]
[Kontaktni podatki]
[Naslov spletne strani podjetja]

#4. E-pošta s povabilom na spletni seminar

V današnjih trendih vse več ljudi gosti spletne sestanke, saj to prihrani čas in stroške, zlasti za oddaljene delovne ekipe. Če uporabljate konferenčne platforme, so na voljo dobro prilagojena vabila, ki so neposredno poslana vašemu udeležencu pred začetkom sestanka, na primer e-poštna predloga vabila Zoom. Za virtualni spletni seminar si lahko ogledate naslednji vzorec.

Namigi: Uporabite ključne besede, kot so »Čestitamo«, »Kmalu«, »Popolno«, »Posodobi«, »Na voljo«, »Na koncu«, »Najboljše«, »Posebno«, »Pridružite se nam«, »Brezplačno« itd.

Primer 6: E-poštna predloga za vabilo na spletni seminar

Zadeva: Čestitamo! Vabljeni na [Ime spletnega seminarja]

Dragi [Ime_kandidata],

[Ime podjetja] z veseljem organizira spletni seminar za [Tema spletnega seminarja] dne [Datum] pri [čas], s ciljem [[Nameni spletnega seminarja]

To bo dobra priložnost, da si prislužite velike koristi od povabljenih strokovnjakov na področju [teme spletnega seminarja] in prejmete brezplačna darila. Naša ekipa je tako navdušena nad vašo prisotnostjo.

Opomba: Ta spletni seminar je omejen na [Število ljudi]. Če želite ohraniti svoje mesto, se registrirajte [Povezava] in ga lahko delite s prijatelji. 

Upam, da se vidimo tam!

Imej lep dan,

[Tvoje ime]

[podpis]

Bottom Line

Na srečo je na internetu veliko razpoložljivih predlog za vabila na poslovne sestanke, ki jih lahko prilagodite in pošljete svojim udeležencem v nekaj sekundah. Ne pozabite jih shraniti v svoj oblak, da boste lahko pripravili svojo e-pošto s popolnim pisanjem, zlasti v nujnih primerih.

Če iščete tudi druge rešitve za svoje podjetje, jih lahko najdete AhaSlides je dobro predstavitveno orodje s številnimi neverjetnimi funkcijami za podporo vašim spletnim seminarjem, dejavnostim teambuildinga, konferencam in več.

Pogosto zastavljena vprašanja

Ref: Prav zares | Šerpani