Састанци играју кључну улогу у предузећима и организацијама, служећи као платформа за дискусију и решавање проблема и управљање унутрашњим пословима како би се покренуо напредак. Да бисмо ухватили суштину ових окупљања, било виртуелно или лично, Записник састанка or записник са састанка (МоМ) су кључни у вођењу белешки, сумирању кључних тема о којима се разговарало и праћењу одлука и донетих резолуција.
Овај чланак ће вас водити у писању ефективних записника са састанка, са примерима и шаблонима које можете да користите, као и најбољим праксама које треба следити.
Преглед садржаја
- Шта су записници са састанка?
- Ко је записничар?
- Како написати записник са састанка
- Примери записника са састанка (+ шаблони)
- Савети за креирање добрих записника са састанка
- Кључне Такеаваис
Надамо се да ће вам овај чланак помоћи да више не осећате изазов писања записника са састанка. И не заборавите да будете креативни и интерактивни на сваком од својих састанака са:
- AhaSlides Публиц Темплате
- Почетни састанак пројекта
- Састанак стратешког менаџмента
- Пословни састанци |10 типова и најбољих пракси
- Дневни ред састанка | 8 кључних корака, примера и бесплатних шаблона
- Е-пошта са позивницом за састанак | Најбољи савети, примери и шаблони
- АИ Онлине Куиз Цреатор | Маке Куиззес Ливе | 2024 Ревеалс
- Бесплатан Ворд Цлоуд Цреатор
- 14 најбољих алата за размишљање у школи и на послу 2024
- Шта је скала оцењивања? | Бесплатан креатор скале анкета
- Генератор случајних тимова | 2024 Рандом Гроуп Макер открива
Шта су записници са састанка?
Записник са састанка је писани запис о дискусијама, одлукама и радњама које се дешавају током састанка.
- Они служе као референца и извор информација за све присутне и оне који нису у могућности да присуствују.
- Они помажу да се осигура да се важне информације не забораве и да сви буду на истој страни о томе о чему се разговарало и које радње треба предузети.
- Они такође пружају одговорност и транспарентност документовањем одлука и обавеза преузетих током састанка.
Ко је записничар?
Записничар је одговоран за тачно бележење дискусија и одлука донетих током састанка.
Они могу бити административни службеник, секретар, помоћник или менаџер, или члан волонтерског тима који обавља задатак. Од суштинског је значаја да записничар има добру организацију и вођење белешки и да може ефикасно да резимира дискусију.
Забавно присуство на састанку са AhaSlides
Окупите људе у исто време
Уместо да долазите за сваки сто и 'проверавате' људе у случају да се не појаве, сада можете да привучете пажњу људи и проверите присуство забавним интерактивним квизовима са AhaSlides!
🚀 Набавите бесплатне шаблоне ☁
Како написати записник са састанка
За ефикасан записник са састанка, прво, треба да буду објективни, да буду чињенични запис са састанка, и избегавајте лична мишљења или субјективна тумачења дискусија. Следећи, треба да буде кратак, јасан и лако разумљив, фокусирајте се само на главне тачке и избегавајте додавање непотребних детаља. коначно, мора бити тачан и осигурати да су све снимљене информације свеже и релевантне.
Хајдемо у детаље писања записника са састанка са следећим корацима!
8 основних компоненти записника са састанка
- Датум, време и место састанка
- Списак присутних и евентуална извињења због одсуства
- Дневни ред и сврха састанка
- Резиме дискусија и донетих одлука
- Било каквих гласова и њихових резултата
- Ставке активности, укључујући одговорну страну и рок за завршетак
- Све наредне кораке или пратеће ставке
- Завршне речи или прекид састанка
Кораци за писање ефективног записника са састанка
1/ Припрема
Пре састанка, упознајте се са дневним редом састанка и свим релевантним пратећим материјалима. Уверите се да имате све потребне алате, као што су лаптоп, нотепад и оловка. Такође је добра идеја да прегледате претходни записник са састанка да бисте стекли осећај које информације треба укључити и како их форматирати.
2/ Водење белешки
Током састанка водите јасне и концизне белешке о дискусијама и донетим одлукама. Требало би да се усредсредите на хватање кључних тачака, одлука и радњи, уместо да дословно преписујете цео састанак. Обавезно укључите имена говорника или било које кључне цитате, као и све акције или одлуке. И избегавајте да пишете скраћеницама или стенографијом због којих други не разумеју.
3/ Организујте записнике
Прегледајте и организујте своје белешке да бисте направили кохерентан и концизан резиме ваших записника након састанка. Можете да користите наслове и тачке за набрајање да бисте записнике учинили лакшим за читање. Немојте узимати лична мишљења или субјективна тумачења дискусије. Фокусирајте се на чињенице и оно што је договорено током састанка.
4/ Снимање детаља
Ваш записник са састанка треба да садржи све релевантне детаље, као што су датум, време, локација и учесници. И наведите све важне теме о којима се разговарало, одлуке и додељене акције. Обавезно забиљежите сва гласања која су обављена и исход свих дискусија.
5/ Акционе ставке
Обавезно наведите све ставке које су додељене, укључујући ко је одговоран и рок за завршетак. Ово је кључни део записника са састанка, јер осигурава да сви знају своје одговорности и временски оквир за њихово испуњавање.
6/ Преглед и дистрибуција
Требало би да прегледате тачност и потпуност записника и извршите све потребне ревизије. Уверите се да су све кључне тачке и одлуке забележене. Затим можете поделити записнике свим учесницима, било лично или путем е-поште. Чувајте копију минута на централизованој локацији ради лакшег приступа, као што је дељени диск или платформа за складиштење заснована на облаку.
7/ Праћење
Уверите се да се активности са састанка прате и да се брзо заврше. Користите записнике да пратите напредак и уверите се да се одлуке примењују. Помаже вам да одржите одговорност и осигурава да је састанак продуктиван и ефикасан.
Примери записника са састанка (+ шаблони)
1/ Пример записника са састанка: Једноставан шаблон састанка
Ниво детаља и сложеност једноставних записника са састанка зависиће од сврхе састанка и потреба ваше организације.
Уопштено говорећи, једноставни записници са састанака се користе за интерне сврхе и не морају бити тако формални или свеобухватни као други типови записника са састанка.
Дакле, ако вам је хитно потребна и састанак се врти око једноставног, не превише важног садржаја, можете користити следећи шаблон:
| Наслов састанка: [Убаци наслов састанка] Датум: [Убаци датум] Време: [Инсерт Тиме] Lokacija (head office) [Убаци локацију] Учесници: [Убаците имена учесника] Извињавам се због одсуства: [Убаците имена] Дневни ред: [Убаци 1. тачку дневног реда] [Убаци 2. тачку дневног реда] [Убаци 3. тачку дневног реда] Резиме састанка: [Убаците резиме дискусија и одлука донетих током састанка, укључујући све кључне тачке или радње.] Ставке акције: [Убаците листу свих радњи које су додељене током састанка, укључујући одговорну страну и рок за завршетак.] Следећи кораци: [Убаците све наредне кораке или пратеће ставке о којима се разговарало током састанка.] Завршна реч: [Убаците све завршне речи или одлагање састанка.] Потписан: [Убаци потпис особе која води записник] |
2/ Пример записника са састанка: Шаблон састанка одбора
Записници са седница одбора се снимају и дистрибуирају свим члановима, дајући запис о донетим одлукама и смеру организације. Због тога треба да буде јасан, потпун, детаљан и формалан. Ево шаблона записника са састанка одбора:
| Наслов састанка: Седница Управног одбора Датум: [Убаци датум] Време: [Инсерт Тиме] Lokacija (head office) [Убаци локацију] Учесници: [Убаците имена учесника] Извињавам се због одсуства: [Убаците имена оних који су се извинили због одсуства] Дневни ред: 1. Усвајање записника са претходног састанка 2. Преглед финансијског извештаја 3. Дискусија о стратешком плану 4. Било који други посао Резиме састанка: 1. Одобрење записника са претходног састанка: [Убаците најважније тачке са претходног састанка су прегледане и одобрене] 2. Преглед финансијског извештаја: [Убаците нагласке тренутне финансијске ситуације и препоруке за будуће финансијско планирање] 3. Дискусија о стратешком плану: [Убаците о чему је одбор расправљао и ажурирао стратешки план организације] 4. Било шта друго: [Убаците било која друга важна питања која нису била укључена у дневни ред] Ставке акције: [Убаците листу свих радњи које су додељене током састанка, укључујући одговорну страну и рок за завршетак] Следећи кораци: Одбор ће имати наредни састанак у [Инсерт Дате]. Завршна реч: Састанак је прекинут у [Инсерт Тиме]. Потписан: [Убаци потпис особе која води записник] |
Ово је само основни шаблон састанка одбора и можда ћете желети да додате или уклоните елементе у зависности од потреба вашег састанка и организације.
3/ Пример записника са састанка: Шаблон за управљање пројектом
Ево примера записника са састанка за шаблон за управљање пројектом:
| Наслов састанка: Састанак тима за управљање пројектима Датум: [Убаци датум] Време: [Инсерт Тиме] Lokacija (head office) [Убаци локацију] Учесници: [Убаците имена учесника] Извињавам се због одсуства: [Убаците имена оних који су се извинили због одсуства] Дневни ред: 1. Преглед статуса пројекта 2. Дискусија о пројектним ризицима 3. Преглед напретка тима 4. Било који други посао Резиме састанка: 1. Преглед статуса пројекта: [Убаците све ажуриране информације о напретку и истакните сва питања која треба да се реше] 2. Дискусија о пројектним ризицима: [Убаците потенцијалне ризике за пројекат и план за ублажавање тих ризика] 3. Преглед напретка тима: [Убацити ревидирани напредак и дискутовати о свим насталим питањима] 4 Било шта друго: [Убаците било која друга важна питања која нису била укључена у дневни ред] Ставке акције: [Убаците листу свих радњи које су додељене током састанка, укључујући одговорну страну и рок за завршетак] Следећи кораци: Тим ће имати додатни састанак у [Инсерт Дате]. Завршна реч: Састанак је прекинут у [Инсерт Тиме]. Потписан: [Убаци потпис особе која води записник] |
Савети за креирање добрих записника са састанка
Не оптерећујте се хватањем сваке речи, фокусирајте се на евидентирање главних тема, исхода, одлука и радњи. Поставите дискусије на платформу уживо како бисте могли да ухватите све речи у велику мрежу🎣 - AhaSlides' плоча идеја је интуитиван и једноставан алат да сви брзо поднесу своје идеје. Ево како то радите:
Направите нову презентацију са својим AhaSlides рачун, а затим додајте слајд Браинсторм у одељку „Анкета“.
Напишите свој тема дискусије, а затим притисните „Презентуј“ да би сви на састанку могли да се придруже и поднесу своје идеје.
Звучи лако, зар не? Испробајте ову функцију сада, то је само једна од корисних функција која ће вам помоћи да олакшате састанке уз живахне, снажне дискусије.
Кључне Такеаваис
Сврха записника са састанка је да пружи преглед састанка на високом нивоу за оне који нису били у могућности да присуствују, као и да води евиденцију о резултатима састанка. Зато записници треба да буду организовани и лаки за разумевање, наглашавајући најважније информације јасно и сажето.
