The Ultimate All-Hands Meeting Guide 2024: Agenda + gratis mall!

Försvinner stora anteckningar? Ny personal som väntar på att bli introducerad? Lag som slår sina mål men får inget erkännande? Ser ut som en möte med alla händer står på agendan!

Ett företags alla händer är möjligen det bästa sättet att förena hela ditt team i ett avslappnat men intensivt produktivt möte.

Så här gör du det rätt, med en exempelagenda och en gratis interaktiv mall!

Innehållsförteckning

• Vad är ett All-Hands Meeting?
• Varför hålla ett möte med alla händer?
• Mötesmall för alla händer
• Agenda för alla händers möte
  • Extra hjälp för möte med alla händer
• Vanliga frågor

Vad är ett All-Hands Meeting?

An möte med alla händer är helt enkelt ett möte som involverar all personal på ett företag. Det är ett regelbundet möte – kanske en gång i månaden – och det sköts vanligtvis av företagets chefer.

Ett möte med alla händer försöker åstadkomma några viktiga saker...

• att uppdatera personal med ev nya meddelanden inte lämplig för e-post.
• för att ställa in företagets mål och spåra framstegen mot befintliga.
• att belöna enastående prestationer från individer och team.
• till erkänna personalen som har gått med såväl som de som lämnat.
• att svara anställdas frågor från varje hörn av verksamheten.

Med allt detta slutliga Målet med ett möte med alla händer är att injicera en känsla av enhet in i ett företag. Inte överraskande, nuförtiden, är det något som efterfrågas mer och mer, och möten för alla händer njuter av en ökning i popularitet bland företag som vill hålla starka kontakter inom sina led.

Rolig fakta ⚓ Innebörden av 'all-hands meeting' kommer från det gamla sjöuppropet, 'alla händer på däck', som användes för att föra alla besättningsmedlemmar på ett fartyg till översta däck för att hjälpa till att navigera i en storm.

Är ett "All-Hands"-möte detsamma som ett "stadshus"?

För att vara rakt på sak, nej. Även om ett rådhusmöte är ganska likt skiljer sig det från ett möte med alla händer på ett stort sätt:

En all-hands fokuserar mer på att leverera förplanerad information, medan ett rådhus fokuserar mer på Q&A.

Detta innebär att medan en all-hands har känslan av ett vanligt möte, kan ett stadshus kännas mer som en avslappnad politisk händelse, vilket faktiskt är där det har fått sitt namn.

Ändå är de två av samma i många avseenden. Båda är regelbundna möten i hela företaget, som drivs av toppmästare, som ger de anställda nödvändig information och utmärkelser.

Kolla in de bästa mötesidéerna från:

• Möten i Business
• Projekt Kickoff-möte
• Stadshus Mötesguide

Varför hålla ett möte med alla händer?

Jag fattar; vi försöker alla undvika "inte ett annat möte"-syndromet. Att lägga till ytterligare en till listan över vecko-, månads- och årsmöten kan tyckas vara ett bra sätt att vända personalen emot dig, men det kan faktiskt minska antalet möten du håller.

Hur? Eftersom ett möte med alla händer är allomfattande. Det tar de viktiga delarna av många av de andra möten du kommer att ha under din arbetsmånad och förkortar det till en snäv tid på 1 timme.

I slutändan kan detta verkligen frigöra lite tid i ditt schema. Här är några av de andra fördelarna med ett möte med alla händer...

1. Var inkluderande – Det är svårt att uttrycka hur mycket det kan betyda för ditt team att du är villig att sitta ner med dem varje vecka eller månad. Att ge dem chansen att ställa sina brännande frågor genom en Q&A och vara så öppen och ärlig mot dem som möjligt bygger en underbar företagskultur.
2. Var ett team – Precis som det är kul att höra från chefen är det också kul att se ansiktena på medarbetarna. Distansarbete och segmenterade kontor kan ofta isolera de människor som är menade att ge mest. Ett möte med alla händer ger dem en informell chans att se och chatta med varandra igen.
3. Missa inte någon – Hela tanken bakom ett möte med alla händer är att det är det alla händer ombord. Även om du kanske har några frånvaro, kan du leverera dina meddelanden med vetskapen om att alla, inklusive distansarbetare, hör vad de behöver höra.

Upp med händerna för Alla händer!

Om alla ska vara där, Sätta upp en show. Ta den här gratis interaktiva presentationsmallen för ditt nästa möte med alla händer!

Agenda för alla händers möte

Behöver ett mötesexempel för alla händer för att verkligen linda huvudet kring vad faktiskt händer i alla händer?

Här är 6 typiska punkter du kan se på agendan, samt rekommenderade tidsgränser för att hålla allt på ett smidigt sätt 1 timme.

1. Isbrytare

⏰ 5 minuter

Eftersom det är ett företagsomfattande möte med potentiellt några nya ansikten, finns det en god chans att vissa kollegor inte har haft chansen att sitta och chatta med varandra på ett tag. Använd 1 eller 2 isbrytare för att behålla laganda stark och värm upp de vackra hjärnorna innan mötets tyngd börjar.

Prova några av dessa idéer:

• Vilken GIF beskriver ditt humör? – Ge alla några GIF-bilder och be dem rösta på den som passar bäst för hur de mår.
• Dela en pinsam historia – Här är en visat sig generera bra idéer. Be alla att skriva en kort, pinsam historia och skicka in den anonymt. Att läsa upp dessa kan vara en rolig start på din mötesdagordning för alla händer.
• Frågesport! – Det finns ingen situation som inte kan förstärkas med lite trivia. En snabb 5-minuters frågesport om aktuella händelser eller företagspraxis kan inspirera kreativitet och börja dina händer med lite trevligt rent nöje.

💡 Kolla in 10 isbrytare för alla möten – online eller på annat sätt! Tillsammans med några idéer för projektets kickoff-möte!

2. Laguppdateringar

⏰ 5 minuter

Det finns en chans att du kommer att titta på några nya ansikten i det här mötet, samt att du missar ett par senaste avgångar. Det är bäst att ta itu med detta tidigt i agendan så att ingen sitter och väntar obekvämt på att bli introducerad.

Att ge ett stort tack till personalen som just lämnat är inte bara bra ledarskap, det humaniserar dig inför ditt folk. Likaså är att introducera nya ansikten för företaget tidigt ett bra sätt att hjälpa dem att känna sig inkluderade och göra alla lugna under resten av mötet.

Bara ett snabbt tack och en hälsning räcker för detta, men du kan gå den extra milen genom att göra en kort presentation.

3. Företagsnyheter

⏰ 5 minuter

En annan snabb men viktig punkt i din agenda för alla möten är den där du kan uppdatera ditt team på företagets kommer och går.

Tänk på att det här inte handlar om projekt och mål (som kommer inom en minut), utan mer om tillkännagivanden som påverkar hela företaget. Det här kan handla om nya affärer, nya teambuilding planer på gång och även alla nödvändiga tråkiga grejer, som vilken dag rörmokaren kommer för att hämta kaffekoppen han lämnade förra gången.

4. Målframsteg

⏰ 20 minuter

Nu är vi i era alla händers verkliga kött. Det är här du kommer att visa målen och stoltsera (eller gråta offentligt) om ditt teams framsteg mot dem.

Det här är kanske den viktigaste delen av ditt möte, så kolla in dessa snabba tips...

• Använd visuell data – Det här kanske inte kommer som någon överraskning, men grafer och diagram gör det mycket bättre jobb med att förtydliga data än text. Visa varje avdelnings framsteg som en punkt på en graf för att ge dem en tydligare indikation på var de kommer ifrån och vart de (förhoppningsvis) är på väg.
• Grattis och knuffa – För ditt team kan detta vara den mest nervkittlande delen av hela mötesagendan för alla händer. Dämpa rädslor genom att gratulera team till deras goda arbete och försiktigt knuffa till team som underpresterar genom att fråga dem vad de skulle behöva för att ha en bättre chans att nå sina mål.
• Gör det interaktivt – Som den längsta delen av ditt möte med alla händer, och med många aspekter som inte gäller direkt för alla, kanske du vill behålla fokus i rummet med lite interaktivitet. Prova en omröstning, skala betyg, ett ordmoln eller till och med en frågesport för att se hur på spår ditt lag tror att de är det.

När du har hållit den här delen av föredraget är det en bra idé att placera team i grupprum så att de kan brainstorma ett tredelat svar...

1. Vad de gillade med deras framstegsuppdatering.
2. Vad de ogillade med deras framstegsuppdatering.
3. En blockerare som står i vägen för bättre framsteg.

5. Personal erkännande

⏰ 10 minuter

Det finns inget värre än att tränga undan över något du inte får någon ära för. Det är en grundläggande önskan hos var och en av dina personalmedlemmar att längta efter krediter där krediter förfaller, så använd den här delen av ditt möte med alla händer för att ge dem det strålkastarljus som de förtjänar.

Du behöver inte sätta upp en hel sång och dansa (många i din personal kan känna sig obekväma med detta ändå), men visst erkännande och eventuellt ett litet pris kan göra mycket, inte bara för individen, utan för ditt möte som en hel.

Generellt sett finns det två sätt att göra detta:

1. Före mötet, alla lagledare skickar in namnet på någon i sitt team som har gått utöver sin roll. Använd mötet för att bekräfta det mest inlämnade namnet från varje team.
2. Under mötet - Håll en levande word cloud för allas "tysta hjälte". Det mest inskickade namnet från din publik kommer att skymmas i mitten av ordmolnet, vilket ger dig en chans att offentligt erkänna vem det än är.

Tips 💡 A spinnerhjul är det perfekta prisutdelningsverktyget. Det finns inget liknande för publikengagemang!

6. Öppna Frågor och svar

⏰ 15 minuter

Avsluta med det som många anser vara högsta prioritet i ett möte med alla händer: live Q&A.

Det här är en chans för vem som helst från vilken avdelning som helst att ställa frågor till den högsta mässan. Förvänta dig allt och allt från det här segmentet, och välkomna det också, eftersom ditt team kan känna att det är den enda gången de kan få ett direkt svar på ett giltigt problem.

Om du har ett stort team är ett sätt att hantera frågorna och svaren på ett effektivt sätt att ställa frågor några dagar innan ditt möte med alla händer och sedan filtrera igenom dem för att hitta de som är värda att besvara inför publiken.

Men om du vill vara mer transparent om hela processen, låt helt enkelt ditt team ställa frågor till dig via en live Q&A-plattform. På så sätt kan du behålla allt organiserad, modererad och 100% vänlig för distansarbetare.

Extra hjälp för ett möte med alla händer

Om du vill förvandla dina händer till något som är lite längre än 1 timme, prova dessa extra aktiviteter...

1. Kundberättelser

Tider när ditt företag har berört en kund kan vara en oerhört kraftfull motivation för ditt team.

Be ditt team att skicka dig lysande recensioner från kunder, antingen före eller under mötet. Läs upp dessa för hela teamet, eller till och med ha en frågesport så att alla kan gissa vilken kund som gav vilken recension.

2. Team Talk

Låt oss vara ärliga, teammedlemmar är ofta mycket närmare sina teamledare än sin VD.

Låt alla höra från en bekant röst genom att bjuda in ledarna för varje lag att komma till scenen och leverera sin version av målframsteg steg. Det är mer sannolikt att detta är relaterbart och korrekt, och det ger andra en paus från din röst!

3. Quiz Time!

Krydda alla händer med ett tävlingsquiz. Du kan sätta in varje lag i... lag och sedan utmana dem till topplistan genom frågor som rör arbetet.

Vad är vår förväntade innehållsproduktion i år? Vilken var användningsgraden för vår största funktion förra året? Frågor som dessa lär inte bara ut några viktiga företagsmått, de får också ditt möte att pumpa och hjälper till att bygga de lag du vill ha.

Vanliga frågor