Även de mest disciplinerade företagen där ute kan ibland känna att deras projekt går vilse. Oftare än inte är problemet ett av beredning. Lösningen? En välstrukturerad och helt interaktiv projektets kickoff-möte!
Mer än bara pomp och ceremoni kan ett väl genomfört kickoff-möte verkligen få något vackert på höger fot. Här är åtta steg för att hålla ett kickoff-möte för projektet som skapar spänning och blir alla på samma sida.
Kickoff tid!
Mötestips att komma ihåg
Du måste ha en agenda för kickoffmötet i förväg. Det är mycket viktigt att skicka ett tidigt projektkickoff-e-postmeddelande! Så låt oss kolla in några exempel på startmötesagendan!
Kickoffsessionen ska vara kort och koncis, med massor av spel och aktiviteter, eftersom det är då AhaSlides kommer väl till pass! Kolla in fler tips med oss enligt nedan:
Starta konversationen.
Få värdefull input från ditt team och dina kunder under projektets startmöte. Använd live-omröstning, frågor och svar och verktyg för idéutbyte med denna gratis mall!
🚀 Se mallen
Vad är ett Project Kickoff-möte?
Som det står på burken är ett projekt kickoff-möte ett möte där du startar ditt projekt.
Vanligtvis är ett projekt kickoff-möte det första mötet mellan kunden som beställt ett projekt och företaget som kommer att förverkliga det. Båda sidor kommer att sitta ner tillsammans och diskutera grunderna för projektet, dess syfte, dess mål och hur det kommer att gå från idé hela vägen till förverkligande.
Generellt sett finns det 2 typer av kickoff-möten att vara medveten om:
- Externt projekt Kickoff - Ett utvecklingsteam sätter sig ner med någon från utanför företaget, som en klient eller intressent, och diskuterar planen för ett samarbetsprojekt.
- Intern PKM - Ett team från inom företaget sätter sig tillsammans och diskuterar planen för ett nytt internt projekt.
Även om båda dessa typer kan ha olika resultat, proceduren är ungefär detsamma. Det finns i huvudsak ingen del av ett externt projekt kickoff som inte ingår i ett internt projekt kickoff - den enda skillnaden är vem du håller det för.
Mer engagemang med dina sammankomster
Varför är Project Kickoff-möten så viktiga?
Syftet med Kickoff Meetings ska vara högt och tydligt! Det kan tyckas enkelt nog att starta ett projekt bara genom att tilldela en massa uppgifter till rätt personer, särskilt på dagens Kanban-styrelsebesatta arbetsplats. Detta kan dock leda till att team kontinuerligt tappar vägen.
Kom ihåg, bara för att du är på samma styrelse betyder inte att du är på samma sida.
Kärnan i det är ett projekts kickoff-möte ett ärligt och öppet dialog mellan en klient och ett team. Dess inte en serie meddelanden om hur projektet ska fungera, men a konversation om planer, förväntningar och mål som uppnåtts genom obehindrad debatt.
Här är några av fördelarna med att hålla ett projekts kickoff-möte:
- Det får alla beredd - ”Ge mig sex timmar att hugga ner ett träd så spenderar jag de fyra första på att slipa yxan”. Om Abraham Lincoln levde idag kan du vara säker på att han skulle spendera de första 4 av 6 projekttimmarna i ett kickoff-möte. Det beror på att dessa möten innehåller alla nödvändiga steg för att få ut alla projekt på höger fot.
- Det involverar alla viktiga aktörer - Kickoff-möten kan inte komma igång om inte alla är där: chefer, teamledare, kunder och andra som har en andel i projektet. Det är så lätt att tappa koll på vem som ansvarar för vad utan tydligheten i ett kickoff-möte för att räkna ut allt.
- Det är öppen och samarbetsvillig – Som vi sa, projekt kickoff-möten är debatter. De bästa engagerar sig alla deltagare och ta med de bästa idéerna från alla.
Mer engagemang med dina sammankomster
8 steg till ett Kickass-projekt Kickoff-möte
Så vad exakt ingår i agendan för ett projekts kickoff-möte? Vi har begränsat det till de åtta stegen nedan, men du bör alltid komma ihåg att det finns ingen fast meny för denna typ av möte.
Använd dessa 8 steg som en guide, men glöm aldrig att den slutliga dagordningen ligger med dig!
Steg 1 - Introduktioner och isbrytare
Naturligtvis är det enda sättet att starta ett kickoffmöte genom att göra deltagarna bekanta med varandra. Oavsett längden eller storleken på ditt projekt måste kunder och teammedlemmar vara på förnamn med varandra innan de kan arbeta effektivt tillsammans.
Medan en enkel introduktion av typen "gå runt bordet" räcker för att göra folk bekanta med namn, kan en isbrytare lägga till ytterligare ett lager av personlighet och lättare på stämningen före start av projektet.
Testa den här: Snurra hjulet 🎡
Lägg ut några enkla introduktionsämnen på en spinnerhjul, få sedan varje lagmedlem att snurra på det och svara på vilket ämne hjulet än landar på. Roliga frågor uppmuntras, men se till att hålla det mer eller mindre professionellt!
Vill du ha mer så här? Vi har det 10 isbrytare för alla möten här.
Steg # 2 - Projektbakgrund
Med formaliteterna och festligheterna ur vägen är det dags att sparka igång genom att kicka igång den stenkalla verksamheten. För att lansera mötet framgångsrikt bör du ha en tydlig agenda för kick-off mötet!
Som alla fantastiska berättelser gör är det bäst att börja i början. Skissera all korrespondens mellan dig och dina klienter för att få alla inblandade i projektet att klara av vad som hänt hittills.
Detta kan vara skärmdumpar av e-post, texter, protokoll från tidigare möten eller andra resurser som lägger till någon form av sammanhang för ditt företag och din klient. Gör det enkelt för alla att visualisera genom att skapa en tidslinje.
Steg 3 - Projektbehov
Förutom korrespondensbakgrunden vill du dyka djupt in i detaljerna i varför detta projekt startas i första hand.
Detta är ett viktigt steg eftersom det ger en tydlig översikt över de smärtpunkter som projektet vill lösa, vilket är något som både team och kunder alltid måste ligga i framkant.
Proffstips ????
Stadier som detta är mogna för diskussion. Fråga dina kunder och ditt team att lägga fram sina idéer om varför de tror att detta projekt drömts upp.
Om tillämpligt bör du alltid försöka kanalisera kundens röst i denna avdelning. Samarbeta med kunden för att hitta verkliga exempel på konsumenter som nämner smärtpunkter som ditt projekt försöker fixa. Deras åsikter bör forma hur ditt team närmar sig projektet.
Steg # 4 - Projektmål
Så du har tittat på Tidigare av projektet, nu är det dags att titta på framtida.
Att ha direkta mål och en tydlig definition av framgång för ditt projekt hjälper verkligen ditt team att arbeta mot det. Inte bara det, det kommer att visa din klient att du menar allvar med arbetet och har lika höga insatser för hur det går.
Fråga dina kickoff-mötesdeltagare "hur kommer framgång att se ut?" Är det fler kunder? Fler recensioner? En bättre kundtillfredsställelse?
Oavsett mål bör det alltid vara ...
- Achievable - Sträck inte över er själva. Känn dina gränser och komma med ett mål du faktiskt har en chans att uppnå.
- Mätbar - Förstärk ditt mål med data. Sikta på ett specifikt nummer och spåra dina framsteg mot det.
- Timed - Ge dig själv ett slutdatum. Gör allt du kan för att nå dina mål före den tidsfristen.
Steg 5 - Arbetsförklaringen
Att sätta "köttet" i "kickoff-möte", ett uttalande om arbete (SoW) är ett rejält dyk i projektets detaljer och hur det ska genomföras. Det är huvudfakturering på kickoff-mötesagendan och bör få mest av din uppmärksamhet.
Kolla in denna infografik om vad du ska inkludera i din arbetsredovisning:
Tänk på att arbetsredogörelsen inte handlar så mycket om diskussion som resten av projektets kickoff-mötesagenda. Det är verkligen dags för ett projekt att leda till helt enkelt lägga upp handlingsplanen för det kommande projektet, spara sedan diskussionen för nästa punkt på mötet.
Precis som resten av ditt kickoff-möte är ditt uttalande om arbete super variabel. Specifikationerna för ditt arbetsförklaring beror alltid på projektets komplexitet, teamets storlek, de inblandade delarna etc.
Vill du veta mer? 💡 Kolla in detta omfattande artikel om att skapa en arbetsredogörelse.
Steg # 6 - Avsnitt för frågor och svar
Även om du kanske känner dig tvungen att lämna din Q & A-sektion till slutet rekommenderar vi faktiskt att du håller den direkt efter ditt arbetsförklaring.
Ett sådant köttigt segment kommer säkert att ge upphov till frågor från både din klient och ditt team. Eftersom huvuddelen av mötet är så friskt i allas sinnen, är det bäst att slå medan strykjärnet är varmt.
Användning av interaktiv presentationsprogramvara för att vara värd för dina frågor och svar kan hjälpa till att hålla allt tickande smidigt, särskilt om ditt projekt kickoff-möte har ett högt närvaronummer ....
- Det är organiserad - Frågorna ordnas efter popularitet (genom uppröstningar) eller efter tid och kan markeras som 'besvarade' eller fästas högst upp.
- Det är modererad - Frågor kan godkännas och avvisas innan de visas på skärmen.
- Det är anonym - Frågor kan skickas anonymt, vilket innebär att alla har en röst.
Steg 7 - Potentiella problem
Som vi sa tidigare handlar ett kickoff-möte om att vara så öppen och ärlig som möjligt. Det är hur du bygger en känsla av förtroende med din klient från början.
För detta ändamål är det bäst att diskutera de potentiella problem som projektet kan möta på vägen. Ingen ber dig att förutsäga framtiden här, bara för att komma med en preliminär lista över hinder du kan stöta på.
När du, ditt team och din klient kommer att närma sig detta projekt med olika insatser, är det perfekt att få alla involverad i den potentiella problemdiskussionen.
Steg # 8 - Incheckning
Att checka in med din klient regelbundet är ett annat sätt att stärka förtroendet mellan båda parter. Vid ditt projekts kickoff-möte har du några frågor att ta itu med Vad, när vem och hur dessa incheckningar kommer att ske.
Incheckning är en ganska fin balans mellan öppenhet och ansträngning. Även om det är trevligt att vara så öppen och transparent som möjligt, måste du hantera detta inom ramen för hur tillgängligt du faktiskt kommer att vara för be öppen och transparent.
Se till att du har dessa frågor besvarade innan mötet är slut:
- Vad söker du? - Exakt i vilken detalj behöver klienten uppdateras? Behöver de veta om varje liten detalj av framsteg, eller är det bara de stora tecknen som betyder något?
- När? - Hur ofta ska ditt team uppdatera din klient? Ska de vidarebefordra vad de har gjort varje dag, eller bara summera vad de har lyckats i slutet av veckan?
- Vem? - Vilken lagmedlem kommer att kontakta kunden? Kommer det att finnas en medlem i varje lag, i varje steg, eller bara en enskild korrespondent under hela projektet?
- Hur? - Med vilken metod kommer klienten och korrespondenten att hålla kontakten? Vanligt videosamtal, e-post eller kontinuerligt uppdaterad live-dokument?
Som det är fallet med de flesta punkter på agendan för ett projekts kickoff-möte, är det bäst att diskutera i det fria. För ett stort team och en stor grupp kunder kan det vara lättare att göra ett levande omröstning för att korta ner alternativen för att skapa bästa möjliga incheckningsformel.
Vill du veta mer? 💡 Kolla in några bästa praxis för att checka in med dina kunder.
Undersök effektivt med AhaSlides
Projekt Kickoff Meeting Agenda Mall
Med ditt sakkunnigt planerade kickoff-möte som bara väntar på att spränga några tankar i styrelserummet, kan det vara sista touch interaktion att föra samman allt.
Visste du bara det 29% av företagen känner sig ansluten till sina kunder (Gallup)? Disengagement är en epidemi på B2B-nivå, och det kan göra att kickoffmöten känns som en platt, oinspirerande process genom formaliteterna.
Att engagera dina kunder och team genom interaktiva bilder kan verkligen öka deltagandet och öka uppmärksamhetsspännen.
AhaSlides har en arsenal av verktyg inklusive liveundersökningar, Q&A och brainstorming -bilder, och till och med levande frågesporter och spel för att tända ditt projekt på rätt sätt.
Klicka nedan för att få en gratis mall utan nedladdning för ditt kickoff-möte. Ändra vad du vill och presentera det utan kostnad!
Klicka nedan för att skapa ett gratis AhaSlides-konto och börja skapa egna engagerande möten genom interaktivitet!
