Bemästra intern kommunikationsstrategi | 9 bästa praxis 2024

Great intern kommunikationsstrategi är livsnerven i varje framgångsrik organisation. I dagens hybrida arbetsklimat är det viktigare än någonsin att säkerställa transparent, frekvent kommunikation mellan distribuerade team. Ändå kämpar många företag fortfarande för att få meddelanden direkt när anställda är både på och utanför kontoret.

I det här inlägget kommer vi att utforska bästa praxis från interna kommunikationsproffs hos företag som utmärker sig i hybrideran. Du får insidertips för att skapa relevant, engagemangdrivande innehåll samt för att mäta vad som verkligen resonerar hos din publik.

Innehållsförteckning

• Vad är internkommunikationsstrategi?
• Varför är intern kommunikationsstrategi viktiga?
• Vem är ansvarig för att utveckla den interna kommunikationsstrategin?
• När äger den interna kommunikationsstrategin rum?
• Vilka kanaler kommer den interna kommunikationsstrategin att använda?
• Hur utvecklar man en intern kommunikationsstrategi?
• Gör intern kommunikation effektiv med AhaSlides 
• Key Takeaways 
• Vanliga frågor

Fler tips med AhaSlides

• Självgodhet på arbetsplatsen
• Effektiv kommunikation på arbetsplatsen

Vad är internkommunikationsstrategi?

Föreställ dig att du har ett gäng duktiga människor som arbetar tillsammans i ett företag. Nu, för att detta team ska lyckas, måste de kommunicera bra, precis som vänner pratar och delar idéer. Det är där den interna kommunikationsstrategin kommer in!

Intern kommunikationsstrategi är en omfattande plan och ram utformad för att underlätta effektiv och effektiv kommunikation inom en organisation. 

Det primära målet med denna strategi är att skapa en sammanhållen, informerad och engagerad arbetsstyrka, som i slutändan bidrar till organisationens framgång och uppnående av sina mål.

Det finns fyra typer av intern kommunikation:

• Top-down-kommunikation (kommunikation mellan ledning och medarbetare): Det är när information flödar från toppen av den organisatoriska hierarkin (som chefer eller ledare) till de lägre nivåerna (anställda). Det är som en chef som ger anvisningar till laget. Vi använder den här typen av kommunikation för att dela viktiga meddelanden, företagets mål eller nya policyer.
• Bottom-up-kommunikation (medarbetare-upp-kommunikation): Det är motsatsen till top-down kommunikation. Information går från de lägre nivåerna (anställda) till toppen (chefer eller ledare). Det är som att anställda delar sina idéer, feedback eller problem med sina chefer. 
• Horisontell/lateral kommunikation (peer-to-peer-kommunikation:): Denna typ av kommunikation sker mellan människor på samma nivå inom organisationen. Det är som att kollegor chattar med varandra för att samordna uppgifter eller dela uppdateringar. 
• Diagonal kommunikation: Föreställ dig detta som en blandning av top-down och horisontell kommunikation. Det uppstår när personer från olika avdelningar eller nivåer behöver arbeta tillsammans i ett projekt eller utbyta information. 

Varför är intern kommunikationsstrategi viktiga?

I alla företag håller en intern kommunikationsstrategi medarbetarna anslutna och engagerade. Viktiga meddelanden som lanseringar av nya produkter, ändringar i företagets policyer eller kommande evenemang delas snabbt. Medarbetarna kan också ge feedback och idéer till ledningen, så att de känner sig värdefulla och en del av helheten.

Med en gedigen strategi blir arbetsplatsen en glad och produktiv sådan, där alla är på samma sida, teamwork frodas och företaget blomstrar!

Vem är ansvarig för att utveckla den interna kommunikationsstrategin?

Ansvaret för att utveckla den interna kommunikationsstrategin faller vanligtvis på axlarna av organisationens ledningsgrupp och kommunikations- eller HR-avdelningen (Human Resources). Det innebär samarbete mellan olika intressenter för att skapa en väl avrundad och effektiv strategi som stämmer överens med organisationens mål och värderingar.

Här är nyckelaktörerna som är involverade i utvecklingen av den interna kommunikationsstrategin:

• Ledningsgrupp
• Kommunikations- eller HR-avdelning
• Kommunikationskonsulter: I vissa fall kan organisationer söka externa kommunikationskonsulter eller specialister för att erbjuda nya perspektiv och bästa praxis för att utveckla en effektiv strategi.

När äger den interna kommunikationsstrategin rum?

Den interna kommunikationsstrategin pågår och sker under hela organisationens livscykel. Det är inte en engångsgrej utan ett kontinuerligt arbete för att säkerställa effektiv kommunikation. Här är några viktiga tillfällen när det äger rum:

1. Organisationsplanering: Strategin byggs under planeringen för att anpassa kommunikationen till företagets mål.
2. Regelbundna uppdateringar: Den ses över regelbundet för att anpassa sig till förändringar och förändrade behov.
3. Utvärderingar och bedömningar: Det är mycket viktigt för utvärderingsprocessen inklusive halvårsutvärdering, årsbokslut och utvärdering av anställdas prestationer.
4. Under förändringar: Det blir viktigt under stora förändringar som fusioner eller ledarskapsövergångar.
5. Vi presenterar policyer: Det säkerställer att anställda känner till nya policyer eller initiativ.
6. Under kris: Det spelar en avgörande roll för att tillhandahålla aktuell och korrekt information under tuffa tider.
7. Anställd ombordstigning: Det hjälper nya medarbetare att känna sig välkomna och informerade om sina roller.
8. Daglig verksamhet: Det säkerställer smidig kommunikation mellan team och ledarskap.
9. Söker feedback: Det träder i kraft när företaget ber om feedback från anställda, chefsfeedback och uppmuntrar öppen kommunikation.

Vilka kanaler kommer den interna kommunikationsstrategin att använda?

Kanalerna som används i en internkommunikationsstrategi kan variera beroende på organisationens preferenser, storlek och arten av den information som ska förmedlas. Här är några vanliga kommunikationskanaler som en intern kommunikationsstrategi kan använda:

1. E-postadress
2. Intranät
3. Lagmöten (Regelbundna möten ansikte mot ansikte eller virtuella för att diskutera framsteg, dela uppdateringar och samarbeta i projekt.)
4. Digitala samarbetsverktyg (Plattformar som Microsoft Teams, Slack eller andra projekthanteringsverktyg.)
5. nyhetsbrev
6. Rådhusmöten
7. Anslagstavlor
8. Sociala medier (Interna plattformar)
9. Feedbackundersökningar

Hur utvecklar man en intern kommunikationsstrategi?

Att utveckla en effektiv internkommunikationsstrategi innefattar flera steg för att säkerställa att den överensstämmer med organisationens mål och möter de anställdas kommunikationsbehov. Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att utveckla en intern kommunikationsstrategi:

1/ Definiera kommunikationsmål och mål: 

Specificera de mål du vill uppnå med strategin. Att ha specifika mål kommer att styra dina kommunikationsinsatser, oavsett om de ökar samarbetet, ökar medarbetarnas engagemang eller bringar anställda i linje med företagets vision.

2/ Identifiera målgrupp: 

Identifiera olika medarbetarsegment och deras unika kommunikationsbehov. Skräddarsy meddelanden och kanaler för att passa varje grupps preferenser, roller och krav.

• Till exempel kan marknadsföringsteamet kräva frekventa uppdateringar av nya kampanjer, medan IT-avdelningen behöver information om systemuppdateringar och tekniska problem.

3/ Välj kommunikationskanaler: 

Beroende på vilken typ av information som ska tillhandahållas och målgruppen, välj de bästa kommunikationsmetoderna. Tänk på att använda en mängd olika kanaler, som chattplattformar, e-post, intranätet, teammöten och digitala samarbetsverktyg.

4/ Upprätta riktlinjer för meddelanden: 

Definiera tonen, stilen och språket för kommunikation. Se till att budskapen är tydliga, koncisa och i linje med företagets värderingar och kultur.

5/ Implementera tvåvägskommunikation: 

Uppmuntra öppen dialog och återkopplingsslingor för att skapa en kultur av engagemang. Ge medarbetarna möjlighet att uttrycka sina åsikter, förslag och problem.

6/ Skapa ett kommunikationsschema: 

Utveckla en tidslinje för regelbunden kommunikation. Bestäm frekvensen av uppdateringar, möten och feedbacksessioner för att hålla anställda informerade och engagerade.

7/ Förbered kriskommunikationsplan: 

Ha en plan på plats för att kommunicera effektivt under kristider eller utmanande situationer. Genom att ha en välutvecklad kriskommunikationsplan kan företaget effektivt svara på utmaningar, hålla anställda informerade och behålla förtroendet för organisationens förmåga att navigera i kriser.

8/ Träna och utbilda: 

Ge utbildning till anställda och chefer om effektiva kommunikationsmetoder, särskilt för nya verktyg eller kanaler som introduceras.

9/ Mät och utvärdera: 

Sätt upp mätvärden för att bedöma effektiviteten av den interna kommunikationsstrategin. Samla feedback från anställda och spåra nyckeltal för att göra förbättringar.

Håll dessutom strategin flexibel och justera den efter behov baserat på feedback, förändrade organisationsbehov och framväxande kommunikationsteknik.

Gör intern kommunikation effektiv med AhaSlides 

AhaSlides kan vara ett kraftfullt verktyg för att förbättra intern kommunikation och göra den mer effektiv på flera sätt:

• Interaktiva möten och rådhus: Du kan använda levande omröstningar, frågesporteroch Frågor och svar att engagera deltagare, samla feedback i realtid och uppmuntra aktivt deltagande i virtuella möten och stadshus med anställda. 
• Feedback i realtid: Med AhaSlides kan du snabbt skapa och distribuera omröstningar, ordmoln till anställda. Detta gör att du kan samla in värdefull feedback om olika ämnen, såsom företagsinitiativ, medarbetarnöjdhet eller utbildningsprogram.
• Träning och lärande: Du kan integrera interaktiva frågesporter och omröstningar med färdiga mallar att testa medarbetarnas förståelse och förstärka nyckelbegrepp för att förbättra utbildningssessioner och workshops.
• Teambuildingaktiviteter: AhaSlides erbjuder lagbyggande aktiviteter som isbrytarfrågesporter, spel med ett spinnerhjul, slumpmässig laggenerator. Dessa aktiviteter kan främja kamratskap och samarbete mellan anställda, även i avlägsna eller distribuerade team.
• Anställdsigenkänning: AhaSlides kan användas för att uppmärksamma och fira anställdas prestationer, milstolpar och bidrag. Detta ökar medarbetarnas moral och motivation.
• Anonym feedback: Plattformens anonyma omröstningsfunktion kan göra det möjligt för anställda att ge feedback utan rädsla för återverkningar, vilket främjar en mer öppen och ärlig kommunikationsmiljö.
• Engagera distansanställda: För organisationer med distanserade eller distribuerade team kan AhaSlides vara ett värdefullt verktyg för att säkerställa att alla anställda förblir uppkopplade, engagerade och informerade.

Key Takeaways 

En effektiv internkommunikationsstrategi är ryggraden i en välfungerande och harmonisk organisation. Det stärker organisationens kultur och leder i slutändan till förbättrad produktivitet och framgång. 

Vanliga frågor

Ref: forbes