Mötesinbjudan E-post | Bästa tips, exempel och mallar (100 % gratis)

Möten kan vara en viktig del av teamets effektivitet, samordning och enighet. Många företag anordnar ett möte minst en gång i veckan, vilket kan vara ett informellt möte för att helt enkelt ha ett djupt samtal med sina anställda eller ett mer formellt styrelsemöte för att diskutera företagets framtidsplan och årsredovisning. Det är obligatoriskt för administrativa tjänstemän eller ledare att skicka mötesinbjudningar till deltagarna eller gästerna.

En mötesinbjudan är viktig för att genomföra officiella möten effektivt och smidigt. Det finns många sätt att skicka mötesinbjudningar. I den här artikeln fokuserar vi på att hantera mötesinbjudningar via e-post, den mest bekväma och populära metoden för att bjuda in människor att delta i dina möten.

Innehållsförteckning

• Vad är en mötesinbjudan via e-post?
• Varför är e-postmeddelandet med mötesinbjudan viktigt?
• Skriv mötesinbjudan e-post steg för steg
• Typer av mötesinbjudningar e-post och exempel
• The Bottom Line

Snabbmötesmallar med AhaSlides

Vad är en mötesinbjudan via e-post?

En viktig del av affärsverksamheten är ett skriftligt meddelande med en demonstration av mötets syfte och en begäran om att delta i mötet efter det specifika datumet och platsen, plus mer detaljerade bilagor om det behövs. Det kan skrivas i formell eller informell stil beroende på mötenas karaktär. De bör skrivas i en lämplig ton och stil för att uppfylla affärsmässig e-postetikett.

Förväxla dock inte ett e-postmeddelande med en mötesinbjudan med en mötesförfrågan. Den viktigaste skillnaden mellan dessa e-postmeddelanden är att ett e-postmeddelande med en mötesförfrågan syftar till att boka in ett möte med någon, medan ett e-postmeddelande med en mötesinbjudan syftar till att bjuda in dig till ett möte på meddelade datum och plats.

Varför är e-postmeddelandet med mötesinbjudan viktigt?

Att använda e-postinbjudningar ger många fördelar. Fördelarna med e-postinbjudningar listas nedan:

• Den ansluter direkt till kalendrar. När mottagare accepterar en inbjudan läggs den till i deras arbetskalender igen, och du får en påminnelse, precis som andra händelser som noteras i kalendern.
• Det är bekvämt och snabbt. Dina mottagare kan nå e-postmeddelandet direkt efter att du klickat på skicka-knappen. Eftersom det går direkt till mottagaren, om e-postadressen är fel, kan du få meddelandet direkt och snabbt gå efter ytterligare lösningar.
• Det är tidsbesparande. Du kan skicka gruppmail med tusentals e-postadresser samtidigt.
• Det är kostnadsbesparande. Du behöver inte lägga en budget på utskick.
• Det kan genereras direkt från din föredragna webinarplattform. Såvida du inte har ett möte ansikte mot ansikte, kommer ditt första val förmodligen att vara Zoom, Microsoft Teams, eller något motsvarande. När OSA har bekräftats synkroniseras alla länkar och tidsramar via e-post, så att deltagaren kan undvika förväxling med andra evenemang.

Det är ett faktum att miljarder e-postmeddelanden skickas varje dag och många av dem är skräppost. Alla använder minst ett e-postmeddelande för att skicka viktiga meddelanden för arbete, inköp, möten och mer. Men eftersom du måste läsa massor av e-postmeddelanden per dag är det inte förvånande att du ibland stöter på fenomenet "e-posttrötthet". Att skicka ett bra e-postinbjudningsmejl kan därför undvika onödiga missförstånd eller okunskap från mottagarna.

Skriv en mötesinbjudan via e-post steg för steg

Ett bra e-postmeddelande med inbjudan till möten är viktigt och som regel påverkar det en e-postleverans Betygsätta.

Det finns etikettregler och principer som alla måste följa för att skriva en e-postinbjudan till affärsmöten med respekt för mottagarna. Du kan lära dig att skriva en vanlig mötesinbjudan genom att följa dessa steg:

Steg 1: Skriv en stark ämnesrad

Det är ett faktum att 47 % av e-postmottagarna läser igenom e-postmeddelanden som har en tydlig och koncis ämnesrad. Det första intrycket är viktigt. Detta kan se till att mottagarna känner en känsla av brådska eller vikt, vilket leder till en högre öppningsfrekvens.

• Kort, målinriktad. Var saklig, inte gåtfull.
• Du kan be om bekräftelse på närvaro i ämnesraden som ett tecken på brådska.
• Eller lägg till en sentimental ton som glöm inte vikt, brådska,...
• Lägg till tid om du vill betona den tidskänsliga frågan 

Till exempel: "Möte 4/12: Projektbrainstormsession" eller "Viktigt. OSA: Ny produktstrategimöte 10/6"

Steg 2: Börja med en snabbintroduktion

På den allra första raden är det en bra idé att kortfatta vem du är, vilken position du har i organisationen och varför du vänder dig till dem. Då kan du direkt visa syftet med mötet. Många människor gör misstaget att leverera ett vagt syfte med mötet eftersom de antar att deltagarna måste veta om det.

• Gör din introduktion angenäm eller relaterad till arbetet
• Påminn deltagarna om de behöver slutföra några uppgifter eller ta med sig något till mötet.

Till exempelHej teammedlem, jag ser fram emot att träffa dig vid den nya produktlanseringen nästa måndag.

Steg 3: Dela tid och plats

Du bör ange den exakta tidpunkten för mötet. Du bör också berätta för dem hur och var mötet äger rum, antingen personligen eller online, och erbjuda riktlinjer eller plattformslänkar om de behöver dem.

• Lägg till tidszonen om några anställda arbetar i olika delar av världen
• Nämn en beräknad längd på mötet
• När du ger vägbeskrivningar, var så detaljerad som möjligt eller bifoga en kartriktlinje

Till exempelVälkommen till oss fredagen den 6 oktober kl. 13.00 i mötesrum 2, på andra våningen i administrationsbyggnaden.

Steg 4: Beskriv mötesagendan

Täck över huvudmålen eller den föreslagna mötesagendaen. Nämn inte detaljerna. Du kan helt enkelt ange ämne och tidslinje. För formella möten kan du bifoga ett detaljerat dokument. Detta är särskilt användbart för att hjälpa deltagarna att förbereda sig i förväg.

Till exempel, kan du börja med: Vi planerar att diskutera.../ Vi vill ta itu med några av problemen eller enligt följande:

• 8:00-9:30: Introduktion till projektet
• 9:30-11:30: Presentationer från Howard (IT), Nour (marknadsföring) och Charlotte (försäljning)

Steg 5: Be om ett OSA

Att kräva ett OSA kan hjälpa dig att bekräfta ett svar från dina mottagare. För att förhindra ambivalens bör ett föredraget svar och en tidsgräns för deltagare att informera dig om sin närvaro eller frånvaro inkluderas i ditt e-postmeddelande. Med det, om du inte har fått deras OSA vid den tidpunkt du reglerar, kan du göra snabba uppföljningsåtgärder.

Till exempel: Vänligen OSA senast [datum] till [e-postadress eller telefonnummer]

Steg 6: Lägg till en professionell e-postsignatur och varumärkesprofil

En e-postsignatur för företag bör innehålla fullständigt namn, befattningstitel, företagsnamn, kontaktuppgifter personliga webbplatser och andra hyperlänkade adresser.

Du kan enkelt anpassa din signatur med gmail.

Till exempel:

Jessica Madison

Regional marknadschef, Inco-branschen

555-9577-990

Det finns massor av gratis e-postsignaturer som sparar tid och ansträngning, till exempel Min signatur.

Typer av mötesinbjudningar e-post och exempel

Tänk på att olika typer av möten kommer att ha olika standarder och skrivstilar att följa. Vanligtvis separerar vi e-postmeddelanden med mötesinbjudningar baserat på deras nivå av formella eller informella, inklusive eller utesluter virtuella möten eller rena onlinemöten. I den här delen samlar vi och presenterar för dig några typiska typer av mötesinbjudningar och varje typs mall som populärt används i e-postinbjudningar till affärsmöten.

#1. E-post för formella mötesförfrågan

Det formella e-postmeddelandet med mötesförfrågningar används för stora möten som vanligtvis äger rum en till tre gånger om året. Det är ett stort formellt möte, så ditt e-postmeddelande bör skrivas i en formell stil. De bifogade bilagorna behövs för att göra det tydligare för deltagaren hur man deltar i mötet, hur man hittar platsen och för att specificera dagordningen.

Formella möten omfattar:

• Ledningsmöte
• kommittemöte
• Styrelsemöte 
• Aktieägarmöte 
• Strategimöte 

Exempel 1: Aktieägare e-postmall för inbjudan

Ämnesrad: Viktigt. Du är inbjuden till årsmötet. [Tid]

[Mottagarens namn]

[Företagsnamn]

[Jobbtitel]

[Företags Adress]

[Datum]

Kära aktieägare,

Vi är glada att bjuda in till årsstämman som kommer att hållas den [Tid], [Adress]

Årsstämman är ett exceptionellt tillfälle för information, utbyte och diskussion mellan [Företagsnamn] och alla våra aktieägare.

Det är också möjligheten att uttrycka sig och rösta för att spela en aktiv roll i att fatta stora beslut för [Företagsnamn], oavsett hur många aktier du äger. Mötet kommer att täcka följande huvudagendor:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Du hittar instruktioner om hur du deltar i detta möte, dagordningen och texten till de resolutioner som ska lämnas in för ditt godkännande i det bifogade dokumentet nedan

Jag skulle vilja tacka dig, å styrelsens vägnar, för ditt bidrag och din lojalitet till [Företagsnamn] och jag ser fram emot att välkomna dig till mötet den [Datum]

Med vänliga hälsningar,

[Namn]

[Positionens titel]

[Företagsnamn]

[Företagets adress och webbplats]

Exempel 2: Strategimöte e-postmall för inbjudan

[Mottagarens namn]

[Företagsnamn]

[Jobbtitel]

[Företags Adress]

[Datum]

Ämnesrad: Projektlansering Marknadsföringskampanj Möte: 2/28

På uppdrag av [Företagsnamn], Jag skulle vilja bjuda in dig att delta i ett affärsmöte som hålls kl [Konferenssalens namn, byggnadens namn] [Datum och tid]. Mötet kommer att pågå i kl [Varaktighet].

Det är ett nöje för mig att välkomna dig till den första etappen av vårt projekt för att diskutera vårt kommande förslag [Detaljer] och vi uppskattar dina värdefulla insikter om det. Här är en kort sammanfattning av vår agenda för dagen:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Detta förslag anses av hela vårt team vara ett av de viktigaste. För er vidare referens har vi bifogat ett dokument till detta brev med mer detaljerad information så att ni enkelt kan förbereda er för mötet i förväg.

Vi ser alla fram emot att ha ett samtal med er för att diskutera vad mer vi kan göra för att få detta förslag att fungera framgångsrikt. Vänligen skicka in eventuella frågor eller rekommendationer till mötet före [Deadline] till mig direkt genom att svara på detta mejl.

Ha en bra dag framåt.

Tacka dig,

Varma hälsningar,

[Namn]

[Positionens titel]

[Företagsnamn]

[Företagets adress och webbplats]

#2. E-postinbjudan till det informella mötet

Med en formell mötesinbjudan via e-post är det helt enkelt ett möte med personal på underordnad ledningsnivå eller medlemmar i teamet. Det är mycket lättare för dig att tänka på hur du ska skriva på lämpligt sätt. Du kan skriva i en informell stil med en vänlig och glad ton.

Informella möten omfattar:

• Brainstorming möte
• Problemlösningsmöte
• Utbildning
• Incheckningsmöte
• Team Building möte
• Kaffe chattar 

Exempel 3: E-postmall för incheckning av mötesinbjudan

Ämnesrad: Brådskande. [Projektnamn] uppdateringar. [Datum]

Kära lag,

Hälsningar!

Det har varit roligt och roligt att få tid att arbeta med dig angående [Projektnamn]. Men för att kunna fortsätta med våra planer på ett effektivt sätt tror jag att det är dags för oss att rapportera om de framsteg som har gjorts och jag skulle uppskatta möjligheten att träffa dig på [plats] att diskutera saken vidare kl [Datum och tid].

Jag bifogade också en lista över alla dagordningar som vi behöver diskutera. Glöm inte att förbereda din slutförda uppgiftsrapport. Vänligen använd detta [Länk] för att meddela mig om du kommer att klara det.

Maila mig din bekräftelse snarast.

Varma hälsningar,

[Namn]

[Jobbtitel]

[Företagsnamn]

Exempel 4: Team building inbjudan e-postmall

Kära teammedlemmar,

Detta för att informera dig om att [Avdelningsnamn] organiserar en Team Building möte för all vår personal medlemmar på [Datum och tid]

För vidare professionell utveckling är det oerhört viktigt att vi växer tillsammans och det kan bara hända om vi arbetar som ett team så att våra färdigheter och talanger kan utnyttjas för att ge bättre prestationer. Det är anledningen till att vår avdelning fortsätter att marknadsföra olika team-building-aktiviteter varje månad.

Kom och gå med i eventet så att vi kan lyssna på din röst om hur vi kan förbättra oss för att ge dig bättre stöd. Det kommer också att finnas några teambuilding-spel, och lättare förfriskningar kommer att serveras av sällskapet.

Vi ser fram emot roliga stunder på detta teambuilding-evenemang, som är arrangerat för att hjälpa var och en av oss att växa. Om du tror att du inte kan delta i detta möte, vänligen informera [Samordnarens namn] at [Telefonnummer]

Vänliga hälsningar,

[Namn]

[Jobbtitel]

[Företagsnamn]

#3. E-post med inbjudan till gästtalare

Ett e-postmeddelande med en inbjudan till gästtalare bör innehålla information som är relevant för talaren gällande mötet och möjligheten att tala. Det är viktigt att talaren vet hur de kan bidra till ert evenemang och vilka fördelar de kan få genom att vara en del av ert evenemang.

Exempel 5: E-postmall för inbjudan till gästtalare

Dear [Högtalare],

Vi hoppas att det här meddelandet hittar dig väl! Vi når ut idag med ett fantastiskt tillfälle att prata för din kontemplation. Vi vill be dig att vänligen vara vår ärade talare för [Mötets namn], en händelse fokuserad på [Beskrivning av syftet och publiken för ditt evenemang]. Hela [Mötets namn] teamet inspireras av dina prestationer och känner att du skulle vara den perfekta experten för att tilltala vår publik av likasinnade proffs.

[Mötets namn] kommer att äga rum i [Plats, inklusive stad och stat] on [Datum]. Vårt evenemang förväntas vara värd för upp till ca [Antal deltagare uppskattat#]. Vårt mål är att [Mötets mål].

Vi tror att du är en fantastisk talare och din röst skulle vara ett viktigt tillskott till den diskussionen, med tanke på ditt omfattande arbete inom [Expertisområde]. Du kan överväga att presentera dina idéer i upp till [Varaktighet] minuter som är relaterade till området [Mötens ämne]. Du kan skicka ditt förslag före [deadline] följ [länken] så att vårt team kan lyssna på dina idéer och bestämma detaljerna i ditt tal i förväg.

Om du inte kan närvara ber vi dig ödmjukt att kontakta oss via [länk]. Tack för din tid och omtanke, vi ser fram emot att höra ett positivt svar från dig.

Bäst,
[Namn]
[Jobbtitel]
[Kontaktinformation]
[Företagets webbplatsadress]

#4. E-postinbjudan till webbseminarium

I dagens trender håller allt fler människor onlinemöten eftersom det sparar tid och pengar, särskilt för distansarbetande team. Om du använder konferensplattformar finns det väl anpassade inbjudningsmeddelanden som skickas direkt till dina deltagare innan mötet börjar, till exempel Zoom-mall för e-postinbjudningar. För ett virtuellt webbinarium kan du se följande exempel.

tips: Använd nyckelord som "Grattis", "Snart", "Perfekt", "Uppdatering", "Tillgänglig", "I slutändan", "Topp", "Special", "Gå med oss", "Gratis", " osv.

Exempel 6: Webinar inbjudan e-postmall

Ämnesrad: Grattis! Du är inbjuden till [Webinariets namn]

Dear [Kandidatens namn],

[Företagsnamn] är så glad över att organisera ett webbseminarium för [Webinar ämne] på [Datum] vid [Tid], siktar på [[Syften med webbseminariet]

Det kommer att vara ett bra tillfälle för dig att tjäna enorma förmåner från dina inbjudna experter inom området [Webinar-ämnen] och få gratis gåvor. Vårt team är så entusiastiska över din närvaro.

Obs: Detta webbseminarium är begränsat till [Antal personer]. För att spara din plats, vänligen registrera dig [Länk], och dela det gärna med dina vänner. 

Jag hoppas att jag ser dig där!

Ha en bra dag,

[Ditt namn]

[namnteckning]

The Bottom Line

Lyckligtvis finns det många tillgängliga mallar för affärsmötesinbjudningar på internet som du kan anpassa och skicka till dina deltagare på några sekunder. Glöm inte att spara några i ditt moln så att du kan förbereda din e-post med perfekt skrift, särskilt i brådskande fall.

Anta att du också letar efter andra lösningar för ditt företag. Isåfall, Du kan upptäcka att AhaSlides är ett bra presentationsverktyg med många fantastiska funktioner som stödjer dina webbinarium, teambuilding-aktiviteter, konferenser och mer.

Vanliga frågor

Ref: Verkligen | Sherpany