7 กุญแจสู่กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ที่มีประสิทธิภาพ + ตัวอย่าง

ในฐานะผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล คุณคงไม่อยากประสบกับวิกฤตที่บริษัทขาดแคลนพนักงาน หรือมีคนมาบ่นในออฟฟิศทุกวัน

การผ่านกระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมความไม่แน่นอนได้อย่างดีเยี่ยม

ดูรายละเอียดแต่ละขั้นตอนและตัวอย่างเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจสำหรับบริษัทในบทความนี้ มาม้วนกันเถอะ!

สารบัญ

• กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์คืออะไร?
• 7 ขั้นตอนในกระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์คืออะไร?
  • #1. สแกนสิ่งแวดล้อม
  • #2. การคาดการณ์ความต้องการ
  • #3. การวิเคราะห์อุปทาน
  • #4. การวิเคราะห์ช่องว่าง
  • #5. การพัฒนากลยุทธ์ทรัพยากรบุคคล
  • #6. การดำเนินการ
  • #7. การติดตามและประเมินผล
• ตัวอย่างกระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
  • #1. สถานการณ์: การขยายบริษัท
  • #2. สถานการณ์: การขาดแคลนทักษะ
  • #3. สถานการณ์: การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง
• บรรทัดด้านล่าง
• คำถามที่พบบ่อย

กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์คืออะไร?

กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (HRP) เป็นแนวทางเชิงกลยุทธ์ที่องค์กรต่างๆ ใช้เพื่อจัดการและจัดทรัพยากรมนุษย์ให้สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

ปัจจัยบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อกำหนดความถี่ของกระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ได้แก่:

สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ: องค์กรที่ดำเนินงานในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอาจต้องดำเนินการวางแผนทรัพยากรบุคคลบ่อยขึ้นเพื่อปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของตลาด ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี หรือการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบ

การเติบโตและการขยายตัว: หากองค์กรกำลังประสบกับการเติบโตอย่างมาก เข้าสู่ตลาดใหม่ หรือขยายการดำเนินงาน การวางแผนทรัพยากรบุคคลบ่อยขึ้นอาจจำเป็นเพื่อสนับสนุนและสอดคล้องกับกลยุทธ์การขยายตัว

พลวัตของแรงงาน: พลวัตของแรงงาน เช่น การหมุนเวียนสูง การขาดแคลนทักษะ หรือการเปลี่ยนแปลงข้อมูลประชากรของพนักงาน อาจจำเป็นต้องมีการวางแผนทรัพยากรบุคคลบ่อยขึ้นเพื่อรับมือกับความท้าทายที่เกิดขึ้นใหม่และรับประกันความยั่งยืนของบุคลากร

รอบการวางแผนเชิงกลยุทธ์: การวางแผนทรัพยากรบุคคลควรบูรณาการกับองค์กร รอบการวางแผนเชิงกลยุทธ์. หากองค์กรดำเนินการวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นประจำทุกปี ขอแนะนำให้จัดการวางแผนทรัพยากรบุคคลให้สอดคล้องกับวงจรนั้นเพื่อรักษาความสอดคล้องและสอดคล้องกัน

7 ขั้นตอนในกระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์คืออะไร?

ไม่ว่าองค์กรจะเลือกดำเนินการอย่างไร มีเจ็ดขั้นตอนที่สามารถนำไปใช้ในระดับสากลเพื่อบรรลุความสำเร็จได้

#1. สแกนสิ่งแวดล้อม

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการประเมินปัจจัยทั้งภายในและภายนอกที่สามารถมีอิทธิพลต่อการวางแผนทรัพยากรบุคคลของบริษัท

ปัจจัยภายในอาจรวมถึงเป้าหมายเชิงกลยุทธ์โดยรวม ข้อจำกัดด้านงบประมาณ และความสามารถภายใน

ปัจจัยภายนอกรวมถึงสภาวะตลาด แนวโน้มอุตสาหกรรม ข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับ และความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี

วิธีการทั่วไปในการวิเคราะห์สิ่งแวดล้อมโดยทั่วไปคือการใช้ สาก หรือแบบจำลอง PEST ที่คุณสำรวจแง่มุมทางการเมือง เศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยี กฎหมาย และสิ่งแวดล้อมที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของบริษัท

เมื่อเข้าใจปัจจัยเหล่านี้ บริษัทต่างๆ จะสามารถคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงและปรับกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลให้สอดคล้องกันได้

ทำงานร่วมกับทีม HR ของคุณ

ระดมความคิดแบบโต้ตอบกับทีมของคุณเพื่อช่วยขับเคลื่อนวิสัยทัศน์ของคุณไปข้างหน้า

#2. การคาดการณ์ความต้องการ

การคาดการณ์ความต้องการเกี่ยวข้องกับการประมาณความต้องการแรงงานในอนาคตตามความต้องการทางธุรกิจที่คาดการณ์ไว้

ขั้นตอนนี้ต้องมีการวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เช่น ยอดขายที่คาดการณ์ไว้ ความต้องการของตลาด โครงการหรือความคิดริเริ่มใหม่ๆ และแผนการขยาย

สามารถใช้ข้อมูลย้อนหลัง เกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม และการวิจัยตลาดเพื่อคาดการณ์อย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนและประเภทของพนักงานที่ต้องการในอนาคต

#3. การวิเคราะห์อุปทาน

ในขั้นตอนนี้ องค์กรจะประเมินพนักงานที่มีอยู่เพื่อกำหนดองค์ประกอบ ทักษะ และความสามารถ

ซึ่งรวมถึงการจัดทำบัญชีรายชื่อผู้มีความสามารถ การประเมินผลการปฏิบัติงานและศักยภาพของพนักงาน และการระบุช่องว่างหรือความขาดแคลนด้านทักษะใดๆ

นอกจากนี้ องค์กรต่างๆ พิจารณาสภาวะตลาดแรงงานภายนอกเพื่อทำความเข้าใจความพร้อมของบุคลากรภายนอก โดยคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น แนวโน้มทางประชากรศาสตร์ การแข่งขันเพื่อชิงตำแหน่งหลัก และกลยุทธ์การจัดหาผู้สมัคร

#4. การวิเคราะห์ช่องว่าง

การวิเคราะห์ความต้องการทรัพยากรมนุษย์และเปรียบเทียบกับอุปทานที่มีอยู่เป็นส่วนสำคัญของการวิเคราะห์ช่องว่าง

การประเมินนี้ช่วยระบุความไม่สมดุลในบุคลากร เช่น การขาดแคลนหรือส่วนเกินของพนักงานในบทบาทหรือชุดทักษะเฉพาะ

ด้วยการระบุช่องว่างเหล่านี้ บริษัทสามารถพัฒนากลยุทธ์ที่ตรงเป้าหมายเพื่อจัดการกับสิ่งเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

#5. การพัฒนากลยุทธ์ทรัพยากรบุคคล

จากผลการวิเคราะห์ช่องว่าง องค์กรต่างๆ จะพัฒนากลยุทธ์และแผนปฏิบัติการด้านทรัพยากรบุคคล

กลยุทธ์เหล่านี้อาจรวมถึงแผนการสรรหาและคัดเลือกเพื่อดึงดูดและจ้างผู้มีความสามารถที่จำเป็น โปรแกรมการฝึกอบรมและการพัฒนาเพื่อเพิ่มพูนทักษะให้กับพนักงานที่มีอยู่ การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นผู้นำในอนาคต การริเริ่มการรักษาพนักงาน หรือแผนการปรับโครงสร้างเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพโครงสร้างพนักงาน

กลยุทธ์ควรสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร

#6. การดำเนินการ

เมื่อพัฒนากลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลแล้ว ก็จะนำไปใช้จริง

ซึ่งรวมถึงการดำเนินการตามความพยายามในการสรรหาบุคลากรที่วางแผนไว้ การดำเนินการฝึกอบรมและโปรแกรมการพัฒนา การสร้างแผนการสืบทอดตำแหน่ง และการนำความคิดริเริ่มอื่น ๆ ที่ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้ไปปฏิบัติ

เพื่อให้กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างราบรื่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและแผนกอื่นๆ จำเป็นต้องทำงานร่วมกันและสื่อสารกันเป็นอย่างดี นั่นเป็นวิธีที่เราทำให้สิ่งต่าง ๆ ถูกต้อง

#7. การติดตามและประเมินผล

ขั้นตอนสุดท้ายเกี่ยวข้องกับการติดตามและประเมินประสิทธิผลของการริเริ่มการวางแผนทรัพยากรบุคคล

จับตาดูการติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่เกี่ยวข้องกับมาตรวัดกำลังคน เช่น อัตราการลาออกของพนักงาน ตำแหน่งว่างที่ถึงเวลาบรรจุ อัตราความสำเร็จของโปรแกรมการฝึกอบรม และระดับความพึงพอใจของพนักงาน

การประเมินอย่างสม่ำเสมอช่วยให้องค์กรประเมินผลกระทบของกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

ตัวอย่างกระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของวิธีการนำกระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ไปใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ได้:

#1. สถานการณ์: การขยายบริษัท

• การวิเคราะห์ด้านสิ่งแวดล้อม: องค์กรวิเคราะห์แนวโน้มของตลาด ความต้องการของลูกค้า และการคาดการณ์การเติบโต
• การคาดการณ์ความต้องการ: จากแผนการขยายและการวิเคราะห์ตลาด บริษัทประมาณการความต้องการแรงงานที่เพิ่มขึ้น
• การวิเคราะห์อุปทาน: แผนกทรัพยากรบุคคลประเมินทักษะของพนักงานที่มีอยู่และระบุช่องว่างที่อาจเกิดขึ้นในการตอบสนองความต้องการในการขยายตัว
• การวิเคราะห์ช่องว่าง: โดยการเปรียบเทียบอุปสงค์และอุปทาน บริษัทจะกำหนดจำนวนและประเภทของพนักงานที่จำเป็นเพื่อรองรับการขยายตัว
• การพัฒนากลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล: กลยุทธ์อาจรวมถึงแคมเปญการรับสมัครตามเป้าหมาย การเป็นพันธมิตรกับหน่วยงานจัดหาพนักงาน หรือการใช้โปรแกรมการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะที่จำเป็น
• การดำเนินการ: แผนกทรัพยากรบุคคลดำเนินการสรรหาและฝึกอบรมความคิดริเริ่มเพื่อจ้างและรับพนักงานใหม่
• การติดตามและประเมินผล: บริษัทติดตามประสิทธิผลของกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลโดยประเมินความคืบหน้าของการจ้างงานและการรวมพนักงานใหม่เข้ากับบริษัท

#2. สถานการณ์: การขาดแคลนทักษะ

• การวิเคราะห์ด้านสิ่งแวดล้อม: บริษัทประเมินสภาวะตลาดแรงงานและระบุการขาดแคลนทักษะเฉพาะที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานของบริษัท
• การคาดการณ์ความต้องการ: แผนกทรัพยากรบุคคลประเมินความต้องการในอนาคตสำหรับพนักงานที่มีทักษะที่จำเป็น
• การวิเคราะห์การจัดหา: บริษัทระบุทักษะปัจจุบันที่พนักงานมีและประเมินความพร้อมของพนักงานที่มีทักษะที่จำเป็น
• การวิเคราะห์ช่องว่าง: โดยการเปรียบเทียบความต้องการพนักงานที่มีทักษะกับการจัดหา บริษัทตระหนักถึงช่องว่างการขาดแคลนทักษะ
• การพัฒนากลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล: กลยุทธ์อาจรวมถึงการร่วมมือกับสถาบันการศึกษาหรือองค์กรวิชาชีพเพื่อพัฒนาบุคลากรที่มีความสามารถ ดำเนินโครงการฝึกอบรม หรือพิจารณาวิธีการจัดหาทางเลือก เช่น การจ้างบุคคลภายนอกหรือการทำสัญญา
• การนำไปใช้: บริษัทดำเนินการตามกลยุทธ์ที่วางแผนไว้ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการร่วมมือกับสถาบันการศึกษา การออกแบบและเสนอโปรแกรมการฝึกอบรม หรือการสำรวจความร่วมมือกับผู้ขายหรือผู้รับจ้าง
• การติดตามและประเมินผล: แผนกทรัพยากรบุคคลติดตามความคืบหน้าของการริเริ่มการพัฒนาทักษะ ติดตามการได้มาซึ่งทักษะที่จำเป็น และประเมินผลกระทบต่อความสามารถขององค์กรในการปิดช่องว่างทักษะ

#3. สถานการณ์: การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง

• การวิเคราะห์ด้านสิ่งแวดล้อม: บริษัทประเมินแนวทางการเป็นผู้นำในปัจจุบัน ระบุการเกษียณอายุที่อาจเกิดขึ้น และประเมินความต้องการผู้นำในอนาคต
• การคาดการณ์ความต้องการ: แผนกทรัพยากรบุคคลประเมินความต้องการในอนาคตสำหรับตำแหน่งผู้นำตามการเกษียณอายุที่คาดการณ์ไว้และแผนการเติบโต
• การวิเคราะห์อุปทาน: บริษัทดูแลผู้สืบทอดที่มีศักยภาพภายในพนักงานที่มีอยู่และระบุช่องว่างในทักษะหรือความสามารถความเป็นผู้นำ
• การวิเคราะห์ช่องว่าง: โดยการเปรียบเทียบความต้องการผู้นำในอนาคตกับผู้สืบทอดที่มีอยู่ บริษัทจะระบุช่องว่างในการสืบทอดตำแหน่ง
• การพัฒนากลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล: กลยุทธ์อาจรวมถึงการใช้โปรแกรมการพัฒนาความเป็นผู้นำ การริเริ่มการให้คำปรึกษา หรือกลยุทธ์การจัดหาผู้มีความสามารถพิเศษเพื่อเติมเต็มช่องว่างในการสืบทอดตำแหน่ง
• การดำเนินการ: แผนกทรัพยากรบุคคลดำเนินการตามกลยุทธ์ที่วางแผนไว้โดยการดำเนินโครงการพัฒนาผู้นำ สร้างความสัมพันธ์ในการให้คำปรึกษา หรือการสรรหาผู้มีความสามารถภายนอกสำหรับตำแหน่งผู้นำที่สำคัญ
• การติดตามและประเมินผล: บริษัทติดตามความคืบหน้าของโปรแกรมการพัฒนาความเป็นผู้นำ ประเมินความพร้อมของผู้สืบทอดที่มีศักยภาพ และประเมินประสิทธิผลของกลยุทธ์ในการสร้างท่อส่งความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง

บรรทัดด้านล่าง

กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ไปไกลกว่าการค้นหาคนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม จำเป็นต้องได้รับการติดตามและปรับตัวอย่างต่อเนื่องในโลกที่เต็มไปด้วยความไม่แน่นอน เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณกำลังเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทีมและเป้าหมายของบริษัทของคุณ และเมื่อต้องจัดการกับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความสามารถ คุณจะสามารถทำได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

คำถามที่พบบ่อย

ขั้นตอนที่ 5 ใน 7 ขั้นตอนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คืออะไร?

ขั้นตอนที่ 5 ใน 7 ขั้นตอนของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คือ “การพัฒนากลยุทธ์ทรัพยากรบุคคล”

กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ 4 ขั้นตอนมีอะไรบ้าง?

กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เกี่ยวข้องกับสี่ขั้นตอน: การวิเคราะห์สภาพแวดล้อม การพยากรณ์อุปสงค์ การวิเคราะห์อุปทาน และการวิเคราะห์ช่องว่าง