คุณเคยรู้สึกเสียใจที่ไม่ได้พูดออกไปกี่ครั้งแล้ว? หรือรู้สึกว่าคนอื่นเอาเปรียบคุณกี่ครั้งแล้ว? การสื่อสารอย่างมั่นใจคือทักษะในการพูดสิ่งที่คุณคิด รู้สึก และต้องการ อย่างชัดเจนและด้วยความเคารพ คู่มือนี้จะอธิบายว่ามันคืออะไร องค์ประกอบสามประการ (3 C) ที่เป็นกรอบของการสื่อสารอย่างมั่นใจ และทักษะเชิงปฏิบัติห้าประการพร้อมตัวอย่างวลีที่คุณสามารถนำไปใช้ในที่ทำงานได้ในวันนี้
การสื่อสารอย่างมั่นใจคืออะไร?
การสื่อสารอย่างมั่นใจคือรูปแบบการสื่อสารที่คุณยืนหยัดเพื่อสิทธิและความคิดเห็นของตนเอง ในขณะเดียวกันก็เคารพความคิดเห็นของผู้อื่นด้วย คลินิก Mayo อธิบายว่าเป็นวิธีการสื่อสารที่ตรงไปตรงมาและให้เกียรติ และระบุว่าวิธีนี้จะช่วยให้คุณสื่อสารข้อความได้ดีที่สุด เพราะผู้คนจะไม่วุ่นวายกับการตอบสนองต่อวิธีการนำเสนอของคุณ
โดยทั่วไปจะแบ่งออกได้เป็น 4 รูปแบบ ดังนี้ การระงับข้อขัดแย้งของสกอตแลนด์ อธิบายว่า:
- Passive: การยอมตามคนอื่นเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง แม้ว่ามันจะทำให้คุณสูญเสียสิ่งที่ต้องการก็ตาม ความไม่พอใจมักจะก่อตัวขึ้น
- ก้าวร้าว: ชอบเผชิญหน้าหรือเรียกร้อง โดยไม่คำนึงถึงความรู้สึกหรือความคิดเห็นของผู้อื่น
- ก้าวร้าวแบบแฝง: ไม่พูดตรงๆ ว่าคิดในใจ และแสดงความไม่พอใจทางอ้อมผ่านการประชดประชันหรือการหลีกเลี่ยง
- กล้าแสดงออก: ชัดเจน ซื่อตรง และให้เกียรติ เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายรู้สึกว่าได้รับการรับฟัง
การแสดงออกอย่างมั่นใจเป็นทักษะที่เรียนรู้ได้ ไม่ใช่ลักษณะนิสัย ทั้งสองฝ่ายในบทสนทนาสามารถจบลงด้วยการที่ความต้องการของตนได้รับการยอมรับ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการแสดงออกอย่างมั่นใจจึงช่วยปกป้องความสัมพันธ์ได้ดีกว่าการยอมหรือการทะเลาะวิวาท
หลัก 3 C ของการสื่อสารอย่างมั่นใจ
การควบคุมตนเอง ความชัดเจน และความมั่นใจ จะเป็นกรอบการทำงานที่คุณสามารถใช้ได้ก่อนการสนทนาที่ยากลำบากใดๆ
- ควบคุม. ในสถานการณ์ตึงเครียด การพูดอะไรบางอย่างที่ทำให้เราเสียใจนั้นเป็นเรื่องง่าย หายใจออกช้าๆ ก่อนตอบ และตั้งใจฟังโดยไม่ตัดสิน การหยุดชั่วครู่จะช่วยให้คุณควบคุมบทสนทนาได้
- ความชัดเจน การใช้ภาษาคลุมเครือหรือประชดประชันจะทำให้เกิดความเข้าใจผิด จงพูดในสิ่งที่คุณต้องการหรือคิดอย่างตรงไปตรงมา โดยใช้ประโยคที่ขึ้นต้นด้วย "ฉัน" และอย่าปล่อยให้เกิดความเข้าใจผิดใดๆ
- ความมั่นใจ. จงรู้จักข้อเท็จจริงและคุณค่าของตนเอง และปรับน้ำเสียงและภาษากายให้สอดคล้องกัน การเตรียมตัวคือวิธีที่เร็วที่สุดที่จะทำให้คุณรู้สึกมั่นใจมากขึ้น
5 ทักษะสำหรับการฝึกฝนการสื่อสารอย่างมั่นใจ
แต่ละสถานการณ์แตกต่างกัน แต่ทักษะทั้งห้าข้อนี้สามารถนำไปใช้ได้ในการสนทนาในที่ทำงานส่วนใหญ่
1. ใช้ประโยคที่ขึ้นต้นด้วย "ฉัน"
ประโยคที่ขึ้นต้นด้วย "คุณ" เช่น "คุณไม่เคยส่งงานตรงเวลาเลย" ฟังดูเหมือนเป็นการกล่าวโทษ และผู้คนมักจะปกป้องตัวเองแทนที่จะรับฟัง คลินิก Mayo แนะนำให้ใช้ประโยคที่ขึ้นต้นด้วย "ฉัน" ซึ่งบอกผู้อื่นว่าคุณคิดหรือรู้สึกอย่างไรโดยไม่ฟังดูเป็นการกล่าวหา ตัวอย่างเช่น การพูดว่า "ฉันไม่เห็นด้วย" แทนที่จะพูดว่า "คุณผิด" และการพูดว่า "ฉันอยากให้คุณช่วยในเรื่องนี้" แทนที่จะพูดว่า "คุณต้องทำสิ่งนี้"
รูปแบบง่ายๆ คือ: ฉันรู้สึก [ความรู้สึก] เมื่อ [สถานการณ์] เพราะ [เหตุผล] ฉันอยากจะ [คำขอ] ตัวอย่าง:
- การให้ข้อเสนอแนะ: "ฉันคิดว่าการประชุมของเราจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากเรายึดตามวาระการประชุมที่กำหนดไว้"
- การขอความช่วยเหลือ: "ฉันรู้สึกหนักใจกับโปรเจกต์นี้มาก คุณช่วยฉันทำรายงานลูกค้าได้ไหม?"
- การมอบหมาย: "ฉันจะขอบคุณมากหากคุณช่วยติดต่อลูกค้าเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่เปลี่ยนแปลงไป"
- การกำหนดขอบเขต: "ฉันต้องการแจ้งล่วงหน้าหนึ่งวันหากมีการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา เพื่อที่ฉันจะได้วางแผนรับมือได้"
- ไม่เห็นด้วย: "ผมไม่เห็นด้วยกับแนวทางนั้น เพราะจากประสบการณ์ของผม มันทำให้ระยะเวลาดำเนินการเพิ่มขึ้นอีกหนึ่งสัปดาห์"
2. รักษาการสบตาอย่างต่อเนื่อง
การสบตาเป็นสัญญาณว่าคุณเชื่อในสิ่งที่พูดและไม่กลัวที่จะยืนหยัดในสิ่งนั้น การสบตาอาจรู้สึกไม่เป็นธรรมชาติหากปกติคุณมักมองลงหรือมองไปรอบๆ ห้อง เริ่มจากไม่กี่วินาทีแล้วค่อยๆ เพิ่มเวลา หากการสบตาโดยตรงรู้สึกเข้มข้นเกินไป ให้มองไปที่สันจมูกหรือระหว่างดวงตา วัฒนธรรมมีความสำคัญในที่นี้: ในบางวัฒนธรรม การสบตาโดยตรงเป็นเวลานานอาจดูไม่สุภาพ ดังนั้นจงปรับให้เข้ากับบุคคลที่อยู่ตรงหน้าคุณ
3. พูดด้วยน้ำเสียงที่มั่นคงและมั่นใจ
ข้อความของคุณควรได้รับการรับฟังอย่างชัดเจน ไม่ใช่การพูดพึมพำลงในบันทึก พูดด้วยระดับเสียงและจังหวะที่สม่ำเสมอ และหยุดพักระหว่างประเด็น หากรู้สึกประหม่า ให้หายใจเข้าช้าๆ ก่อนเริ่ม น้ำเสียงที่สงบและสม่ำเสมอจะบอกผู้ฟังว่าคุณมีสิทธิ์ที่จะได้รับการรับฟัง และได้ผลดีกว่าการพูดเสียงดัง
4. เสนอแนวทางแก้ไข ไม่ใช่แค่ปัญหา
การแสดงความกังวลเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล การเสนอข้อแนะนำควบคู่ไปด้วยแสดงให้เห็นว่าคุณอยู่ข้างทีม หากกำหนดเวลาดูกระชั้นชิดเกินไป ให้เสนอที่จะมอบหมายงานสองชิ้นให้คนอื่นทำแทนที่จะบอกเพียงว่าเป็นไปไม่ได้ ตัวอย่างเพิ่มเติม:
- โครงการล่าช้าเรื่อยๆ: เสนอให้ใช้ระบบติดตามงานร่วมกัน พร้อมตรวจสอบความคืบหน้าทุกสัปดาห์
- การประชุมดูน่าเบื่อ: ลองเสนอวิธีการสร้างความคุ้นเคยหรือกิจกรรมโต้ตอบสั้นๆ ดูสิ ทดสอบ เพื่อเปิดพวกมัน
- ทีมต่างๆ ไม่ได้สื่อสารกัน: แนะนำให้มีการอัปเดตข้อมูลข้ามทีมทุกสองสัปดาห์
- ภาระงานไม่สมดุล: ควรขอให้ตรวจสอบงานเพื่อให้เห็นชัดเจนถึงความรับผิดชอบ
- งบประมาณบานปลายอยู่เสมอ: แนะนำให้ประเมินราคาล่วงหน้าและกำหนดจุดตรวจสอบการอนุมัติสำหรับค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
5. เคารพความคิดเห็นของผู้อื่น
การแสดงออกอย่างมั่นใจไม่ใช่เรื่องของการเอาชนะ การฟังอย่างตั้งใจต่างหากที่จะทำให้ได้ผล: วางอคติไว้ก่อน ฟังประเด็นทั้งหมดก่อนที่จะวางแผนตอบ และสังเกตน้ำเสียงและภาษากาย เมื่อพวกเขาพูดจบ ให้ขอบคุณพวกเขา การฟังไม่ได้หมายความว่าเห็นด้วย แต่หมายความว่าคุณกำลังแก้ปัญหาโดยใช้ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ คนที่รู้สึกว่าได้รับการรับฟังจะเปิดรับมากขึ้นเมื่อคุณแสดงความคิดเห็นของคุณเอง
ฝึกฝนการสื่อสารอย่างมั่นใจกับทีมของคุณ
การอ่านเกี่ยวกับความกล้าแสดงออกช่วยได้ แต่การฝึกฝนต่างหากที่จะเปลี่ยนนิสัยได้ การทำแบบทดสอบสั้นๆ แบบสดๆ เป็นวิธีจัดเวิร์คช็อปที่ไม่กดดัน: แต่ละคนตอบคำถามผ่านโทรศัพท์ จากนั้นกลุ่มจะอภิปรายว่าทำไมคำตอบหนึ่งถึงแสดงถึงความกล้าแสดงออก ในขณะที่คำตอบอื่นๆ แสดงถึงความเฉื่อยชาหรือก้าวร้าว สไลด์ตัวอย่างด้านล่างมาจากชุดแบบฝึกหัด 3 ข้อ
คัดลอกสไลด์ชุดนี้ แล้วเปลี่ยนสถานการณ์ต่างๆ เป็นสถานการณ์จากที่ทำงานของคุณเอง จากนั้นนำไปใช้ในการประชุมทีมครั้งต่อไป
ประเด็นที่สำคัญ
- การสื่อสารอย่างมั่นใจนั้นตรงไปตรงมาและให้เกียรติผู้อื่น โดยอยู่ระหว่างรูปแบบการสื่อสารแบบเฉื่อยชาและแบบก้าวร้าว
- ใช้คำพูดที่ขึ้นต้นด้วย "ฉัน" สบตาอย่างสม่ำเสมอ น้ำเสียงเรียบ นำเสนอวิธีแก้ปัญหาควบคู่ไปกับปัญหา และตั้งใจฟังอย่างแท้จริง
- ฝึกฝนในสถานการณ์ที่ไม่กดดันก่อน เช่น การตอบคำถามเป็นทีม เพื่อให้ใช้คำพูดได้อย่างคล่องแคล่วเมื่อถึงเวลาสำคัญ
คำถามที่พบบ่อย
องค์ประกอบหลักของการสื่อสารอย่างมั่นใจมีอะไรบ้าง?
โครงสร้างทั่วไปของข้อความที่แสดงความมั่นใจมีสี่ส่วน ได้แก่ อธิบายสถานการณ์ บอกความรู้สึกของคุณ อธิบายเหตุผล และขอร้องอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น: "เมื่อกำหนดส่งงานเลื่อนออกไปโดยไม่แจ้งล่วงหน้า ฉันรู้สึกกดดัน เพราะฉันวางแผนสัปดาห์ของฉันโดยยึดกำหนดส่งงานนั้นเป็นหลัก เราตกลงกันได้ไหมว่าจะแจ้งล่วงหน้าเพียงวันเดียว?"
การสื่อสารอย่างมั่นใจคืออะไร?
เป็นรูปแบบการสื่อสารที่แสดงออกถึงความคิด ความรู้สึก และความต้องการของคุณอย่างมั่นใจ ตรงไปตรงมา และให้เกียรติผู้อื่น คลินิก Mayo เรียกได้ว่าตรงไปตรงมาและให้เกียรติ
อะไรคืออุปสรรคทั่วไปที่ขัดขวางการแสดงออกอย่างมั่นใจ?
อุปสรรคทั่วไปอาจรวมถึงความกลัวความขัดแย้ง ความมั่นใจในตนเองต่ำ ความสมบูรณ์แบบ ความคิดที่ยึดติดอยู่กับกรอบเดิมๆ และการไม่เคยเรียนรู้ทักษะมาก่อน อุปสรรคส่วนใหญ่จะคลี่คลายลงได้ด้วยการฝึกฝน โดยเริ่มจากบทสนทนาที่ไม่กดดันมากนัก
ฉันจะแสดงความมั่นใจโดยไม่เสียมารยาทได้อย่างไร?
เน้นความต้องการและความรู้สึกของตนเองโดยใช้ประโยคที่ขึ้นต้นด้วย "ฉัน" รักษาโทนเสียงให้สงบ และรับฟังความคิดเห็นของอีกฝ่ายก่อนที่จะแสดงความคิดเห็นของคุณเอง
