ปรับปรุงกระบวนการวางแผนกำลังคนของคุณ | 4 กลยุทธ์สู่ความสำเร็จ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบุคลากรที่เหมาะสมและมีทักษะที่เหมาะสมพร้อมทำงานเมื่อคุณต้องการ นั่นคือการวางแผนกำลังคน

ไม่สำคัญว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นหรือเป็นบริษัทที่จัดตั้งขึ้น การมีแผนการจัดหาพนักงานที่ชาญฉลาดและผ่านการคิดมาอย่างดีจะสร้างความแตกต่างอย่างมากในการบรรลุเป้าหมายของคุณ

ในคู่มือนี้ เราจะกล่าวถึงข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการค้นหาของคุณ กระบวนการวางแผนกำลังคนเหตุใดจึงสำคัญ และวิธีวางแผนที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร

สบายใจได้ เรากำลังกระโดดเข้าสู่โลกของกลยุทธ์การจัดพนักงาน!

สารบัญ

• การวางแผนกำลังคนคืออะไร?
• องค์ประกอบหลักของกระบวนการวางแผนกำลังคนคืออะไร?
• วัตถุประสงค์ของการวางแผนกำลังคนใน HRM คืออะไร?
• ขั้นตอนการวางแผนกำลังคน 4 ขั้นตอนมีอะไรบ้าง?
  • #1. การพยากรณ์ความต้องการ
  • #2. การวิเคราะห์อุปทาน
  • #3. การวิเคราะห์ช่องว่าง
  • #4. การวางแผนปฏิบัติการ
• ตัวอย่างการวางแผนกำลังคน
• บรรทัดด้านล่าง
• คำถามที่พบบ่อย

เคล็ดลับสำหรับการมีส่วนร่วมขององค์กร

การวางแผนกำลังคนคืออะไร?

การวางแผนกำลังคนหรือ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เป็นกระบวนการคาดการณ์ความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตขององค์กรและกำหนดวิธีการตอบสนองความต้องการเหล่านั้น มันเกี่ยวข้องกับ:

• วิเคราะห์กำลังคนในปัจจุบัน – ทักษะ ความสามารถ งาน และบทบาทของพวกเขา

• การคาดการณ์ความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตตามเป้าหมายทางธุรกิจ กลยุทธ์ และการเติบโตที่คาดการณ์ไว้

• กำหนดช่องว่างระหว่างความต้องการในปัจจุบันและอนาคต – ในแง่ของปริมาณ คุณภาพ ทักษะ และบทบาท

• การพัฒนาโซลูชันเพื่อเติมเต็มช่องว่างเหล่านั้น – ผ่านการสรรหา การฝึกอบรม โปรแกรมการพัฒนา การปรับค่าตอบแทน ฯลฯ

• สร้างแผนเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาเหล่านั้น ภายในกรอบเวลาและงบประมาณที่ต้องการ

• ติดตามการดำเนินการและปรับแผนกำลังคนตามความจำเป็น

องค์ประกอบหลักของกระบวนการวางแผนกำลังคนคืออะไร?

องค์ประกอบหลักของกระบวนการวางแผนกำลังคนโดยทั่วไปคือ:

ขอบเขต: เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ การวิเคราะห์เชิงปริมาณรวมถึงการคำนวณระดับพนักงานในปัจจุบันและอนาคตตามประมาณการภาระงาน การวิเคราะห์เชิงคุณภาพจะพิจารณาถึงทักษะ ความสามารถ และบทบาทที่จำเป็น

ระยะเวลา: แผนกำลังคนโดยทั่วไปจะครอบคลุมระยะเวลา 1-3 ปี โดยมีการคาดการณ์ในระยะยาวด้วย สร้างความสมดุลระหว่างความต้องการทางยุทธวิธีระยะสั้นกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ระยะยาว

แหล่งที่มา: ข้อมูลจากแหล่งต่างๆ จะถูกใช้เป็นข้อมูลเข้าสู่กระบวนการวางแผน รวมถึงแผนธุรกิจ การคาดการณ์ตลาด แนวโน้มการขัดสี การวิเคราะห์ค่าตอบแทน การวัดประสิทธิภาพ ฯลฯ

วิธีการ: วิธีการคาดการณ์อาจมีตั้งแต่การวิเคราะห์แนวโน้มอย่างง่ายไปจนถึงเทคนิคที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การจำลองและการสร้างแบบจำลอง หลายๆ สถานการณ์ 'จะเกิดอะไรขึ้นถ้า' มักจะได้รับการประเมิน

การใช้งาน: แผนกำลังคนระบุวิธีแก้ปัญหาสำหรับการเติมเต็มช่องว่างทักษะ รวมถึงการสรรหา การฝึกอบรม การเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทน การว่าจ้างบุคคลภายนอก/การย้ายถิ่นฐาน และการปรับใช้พนักงานที่มีอยู่ แผนปฏิบัติการถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้โซลูชันภายในระยะเวลาและข้อจำกัดด้านต้นทุน ความรับผิดชอบและความรับผิดชอบได้รับมอบหมาย

มีการติดตามแผนกำลังคนอย่างต่อเนื่อง แผนฉุกเฉินได้รับการพัฒนาขึ้นในกรณีที่การคาดการณ์ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้

การวางแผนกำลังคนที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องการข้อมูลและความร่วมมือจากส่วนงานหลักทั้งหมด โดยเฉพาะการปฏิบัติการ การเงิน และหน่วยธุรกิจต่างๆ

เครื่องมือเทคโนโลยีสามารถช่วยในการวางแผนกำลังคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการวิเคราะห์เชิงปริมาณและการสร้างแบบจำลองกำลังคน แต่การตัดสินของมนุษย์ยังคงมีความสำคัญ

วัตถุประสงค์ของการวางแผนกำลังคนใน HRM คืออะไร?

#1 – จัดความต้องการทรัพยากรมนุษย์ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และกลยุทธ์ทางธุรกิจ: การวางแผนกำลังคนช่วยกำหนดจำนวนและประเภทของพนักงานที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนเป้าหมาย แผนการเติบโต และการริเริ่มเชิงกลยุทธ์ของบริษัท ทำให้มั่นใจได้ว่าทรัพยากรมนุษย์ได้รับการปรับใช้ในที่ที่สามารถสร้างผลกระทบได้มากที่สุด

#2 – ระบุและเติมเต็มช่องว่างทักษะ: ด้วยการคาดการณ์ความต้องการทักษะในอนาคต การวางแผนกำลังคนสามารถระบุช่องว่างใดๆ ระหว่างทักษะของพนักงานปัจจุบันและความต้องการในอนาคต จากนั้นจะกำหนดวิธีการเติมเต็มช่องว่างเหล่านั้นผ่านโปรแกรมการสรรหา การฝึกอบรม หรือการพัฒนา

#3 – เพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนแรงงาน: การวางแผนกำลังคนมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ต้นทุนแรงงานสอดคล้องกับความต้องการปริมาณงาน สามารถระบุพื้นที่ที่มีพนักงานมากไปหรือน้อยไป เพื่อให้สามารถปรับใช้จำนวนพนักงานที่เหมาะสมและมีทักษะที่เหมาะสมได้ ซึ่งจะช่วยควบคุมต้นทุนแรงงาน

#4 – ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของผู้มีความสามารถ: การวางแผนกำลังคนจะช่วยเพิ่มผลิตภาพและประสิทธิภาพโดยรวมได้ ด้วยการทำให้มั่นใจว่าคนที่เหมาะสมอยู่ในงานที่เหมาะสมและมีทักษะที่เหมาะสม พนักงานเหมาะสมกับบทบาทมากขึ้น และองค์กรเพิ่มทุนมนุษย์ให้สูงสุด

#5 – คาดการณ์ความต้องการในอนาคต: การวางแผนกำลังคนช่วยคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและความต้องการของพนักงาน ดังนั้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเตรียมกลยุทธ์ล่วงหน้าเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกำลังคน แนวทางเชิงรุกนี้ช่วยในการสร้างพนักงานที่คล่องตัวและปรับตัวได้ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จขององค์กรใดๆ

#6 – เพิ่มแรงจูงใจของพนักงาน: ด้วยการคาดการณ์อย่างแม่นยำและตอบสนองความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ บริษัทสามารถลดความคลุมเครือใดๆ เกี่ยวกับหน้าที่การงาน ปริมาณงานที่มากเกินไป และความบกพร่องด้านความสามารถ ซึ่งทั้งหมดนี้มีศักยภาพที่จะส่งผลเสียต่อความพึงพอใจของพนักงาน

ขั้นตอนการวางแผนกำลังคน 4 ขั้นตอนมีอะไรบ้าง?

องค์กรสามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การวางแผนกำลังคน ดำเนินการโดยพิจารณาสี่ขั้นตอนง่าย ๆ นี้โดยไม่ต้องลงน้ำ:

#1. การพยากรณ์ความต้องการ

• ตามเป้าหมายของบริษัท กลยุทธ์และการคาดการณ์สำหรับการเติบโต การขยายตัว การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ฯลฯ
• พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น วิธีการจัดระเบียบบริษัท เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่พวกเขาสามารถใช้ได้ และจำนวนพนักงานที่ใช้
• กำหนดจำนวนคนที่ต้องการ ตามบทบาท ชุดทักษะ ครอบครัวงาน ระดับ สถานที่ ฯลฯ
• หลายๆ สถานการณ์มักได้รับการประเมินเพื่อสร้างความยืดหยุ่น

#2. การวิเคราะห์อุปทาน

• เริ่มต้นด้วยจำนวนพนักงานปัจจุบันและงาน/บทบาทของพวกเขา
• วิเคราะห์แนวโน้มการออกจากงาน การคาดการณ์การเกษียณอายุ และอัตราตำแหน่งงานว่างเพื่อกำหนดจำนวนพนักงานที่จะยังคงอยู่
• พิจารณาระยะเวลาการรับสมัครจากภายนอก และความพร้อมของทักษะที่จำเป็นในตลาดแรงงาน
• ประเมินความเป็นไปได้ในการปรับใช้ใหม่ การแบ่งปันงาน งานนอกเวลา และการว่าจ้างบุคคลภายนอก

#3. การวิเคราะห์ช่องว่าง

• เปรียบเทียบการคาดการณ์ว่าผู้คนต้องการอะไรในอนาคตกับสิ่งที่เรามีอยู่แล้ว ด้วยวิธีนี้เราจะเห็นว่าจำเป็นต้องเติมช่องว่างใดหรือไม่
• ประเมินช่องว่างในแง่ของจำนวนคนและชุดทักษะเฉพาะ
• ระบุช่องว่างในมิติต่างๆ เช่น ความสามารถ ระดับประสบการณ์ บทบาทของงาน สถานที่ ฯลฯ
• ช่วยกำหนดขนาดของโซลูชันที่จำเป็น เช่น จำนวนพนักงานใหม่ ผู้เข้ารับการฝึกอบรม และการออกแบบงานใหม่

#4. การวางแผนปฏิบัติการ

• ระบุโซลูชัน เช่น การรับสมัคร การฝึกอบรม โปรโมชัน โปรแกรมรางวัล ฯลฯ
• กำหนดระยะเวลาการดำเนินการ มอบหมายความรับผิดชอบ และประมาณการงบประมาณ
• พัฒนาแผนฉุกเฉินในกรณีที่การขัดสีต่ำกว่าที่คาดไว้ ความต้องการที่สูงขึ้น ฯลฯ
• กำหนดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPIs) เพื่อวัดความสำเร็จของแผนกำลังคน
• ขับเคลื่อนการปรับและปรับปรุงกระบวนการวางแผนกำลังคนอย่างต่อเนื่องเมื่อเวลาผ่านไป

ตัวอย่างการวางแผนกำลังคน

ยังไม่ได้ภาพที่ชัดเจน? ต่อไปนี้คือตัวอย่างกระบวนการวางแผนกำลังคนตามขั้นตอนสำคัญ 4 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจแนวคิดได้ดีขึ้น:

บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์คาดการณ์การเติบโต 30% ในอีก 2 ปีข้างหน้า โดยพิจารณาจากสัญญาใหม่และโครงการที่กำลังดำเนินการ พวกเขาจำเป็นต้องพัฒนาแผนกำลังคนเพื่อให้แน่ใจว่ามีนักพัฒนาเพียงพอต่อความต้องการนี้

ขั้นตอนที่ 1: การพยากรณ์ความต้องการ

พวกเขาคำนวณว่าเพื่อรองรับการเติบโต 30% ที่คาดการณ์ไว้ พวกเขาจะต้อง:

• นักพัฒนาอาวุโสเพิ่มเติม 15 คน
• นักพัฒนาระดับกลางเพิ่มอีก 20 คน
• นักพัฒนารุ่นเยาว์เพิ่มเติมอีก 10 คน

ขึ้นอยู่กับโครงสร้างปัจจุบันและข้อกำหนดของโครงการ

ขั้นตอนที่ 2: การวิเคราะห์อุปทาน

ขณะนี้มี:

• นักพัฒนาอาวุโส 50 คน
• นักพัฒนาระดับกลาง 35 คน
• นักพัฒนารุ่นเยาว์ 20 คน

ตามแนวโน้มการขัดสี พวกเขาคาดว่าจะแพ้:

• นักพัฒนาอาวุโส 5 คน
• นักพัฒนาระดับกลาง 3 คน
• นักพัฒนารุ่นเยาว์ 2 คน

ในอีก 2 ปีข้างหน้า

ขั้นตอนที่ 3: การวิเคราะห์ช่องว่าง

การเปรียบเทียบอุปสงค์และอุปทาน:

• พวกเขาต้องการนักพัฒนาอาวุโสอีก 15 คนแต่จะได้เพียง 5 คนเท่านั้น ทำให้ช่องว่างเหลือ 10 คน
• พวกเขาต้องการนักพัฒนาระดับกลางเพิ่มอีก 20 คนโดยได้รับเพียง 2 คน ทำให้เหลือช่องว่าง 18 คน
• พวกเขาต้องการนักพัฒนารุ่นเยาว์อีก 10 คนโดยแพ้เพียง 2 เท่านั้น เหลือช่องว่าง 12 คน

ขั้นตอนที่ 4: การวางแผนปฏิบัติการ

พวกเขาพัฒนาแผนเพื่อ:

• จ้างนักพัฒนาอาวุโส 8 คนและนักพัฒนาระดับกลาง 15 คนจากภายนอก
• ส่งเสริมนักพัฒนาระดับกลางภายใน 5 คนเป็นระดับอาวุโส
• จ้างผู้ฝึกงานระดับเริ่มต้น 10 คนสำหรับโปรแกรมการพัฒนา 2 ปี

พวกเขากำหนดผู้สรรหา กำหนดลำดับเวลา และสร้าง KPI เพื่อวัดผลลัพธ์

นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของวิธีที่องค์กรอาจใช้การวางแผนกำลังคนเพื่อตอบสนองความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตตามความต้องการทางธุรกิจที่คาดการณ์ไว้ กุญแจสำคัญคือการมีกระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่เป็นระบบซึ่งระบุช่องว่างและพัฒนาโซลูชันที่ชาญฉลาด

บรรทัดด้านล่าง

ในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำหน้าคู่แข่งอยู่เสมอ และกระบวนการวางแผนกำลังคนก็มีประสิทธิภาพในการคาดการณ์ความต้องการในอนาคตของบริษัทและวางแผนตามนั้น จึงช่วยให้สามารถแข่งขันได้และทำให้มั่นใจว่าคุณพร้อมสำหรับทุกสิ่งที่อยู่ข้างหน้า

คำถามที่พบบ่อย

วัตถุประสงค์หลัก 4 ประการของการบริหารกำลังคนคืออะไร?

การจัดการกำลังคนทำให้มั่นใจได้ว่าองค์กรมีจำนวนบุคลากรที่เหมาะสมพร้อมทักษะและความเชี่ยวชาญที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อใช้คนอย่างมีประสิทธิผล พัฒนาศักยภาพ และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานกับบริษัท สิ่งนี้สำเร็จได้ด้วยแนวทางปฏิบัติ เช่น การสรรหา การฝึกอบรม การจัดการผลงาน และการจัดการค่าตอบแทน

6 ขั้นตอนในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์มีอะไรบ้าง?

5 ขั้นตอนในกระบวนการวางแผนกำลังคนที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่ · คาดการณ์ความต้องการ · ประเมินกำลังคนปัจจุบัน · วิเคราะห์ช่องว่าง · วางแผนแก้ปัญหาเพื่อเติมเต็มช่องว่าง · ดำเนินการและทบทวน